Отдел по делам архивов администрации городского округа город Шарья Костромской области
Место нахождения и почтовый адрес:
ул. Центральная, д. 4, п. Ветлужский, г. Шарья, обл. Костромская, 157510
телефон/факс: 8(49449) 5-72-86
адрес электронной почты: sharyaarhiv@yandex.ru
Режим работы:
понедельника - пятница с 8.00 до 17.00,
обеденный перерыв с 12.00 до 13.00,
предпраздничные дни рабочее время сокращается на 1 (один) час
выходные дни суббота, воскресенье
заведующий отделом: Крапивина Ольга Николаевна
ведущий специалист: Трошинская Светлана Геннадьевна
ведущий специалист: Шилова Лариса Николаевна
Цель создания отдела:
Отдел создан в целях обеспечения деятельности органов местного самоуправления городского округа город Шарья по формированию и содержанию муниципального архива и является структурным подразделением администрации городского округа город Шарья без статуса юридического лица.
В рамках осуществления деятельности Отдел наделен полномочиями:
- по разработке основных направлений деятельности Отдела в области развития архивного дела на территории муниципального образования;
- по разработке нормативных правовых актов в сфере архивного дела, в том числе целевых программ развития архивного дела в городском округе;
- по осуществлению контроля в рамках предоставленных полномочий исполнения законодательства Костромской области, муниципальных нормативных правовых актов об архивном деле.
Основными задачами Отдела являются:
- обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда РФ, хранящихся в Отделе;
- комплектование Отдела документами архивного фонда РФ, отражающими материальную и духовную жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;
- информационное обеспечение органов местного самоуправления городского округа город Шарья, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, организация использования документов;
- организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления городского округа город Шарья, муниципальных учреждений; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов;
- решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований;
- исполнение государственных полномочий в области архивного дела по временному хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, переданных Законом Костромской области «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Костромской области отдельными государственными полномочиями Костромской области в области архивного дела» от 19.12.2005 № 347-ЗКО.
Функции Отдела:
Отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:
В части обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ, хранящихся в Отделе:
- осуществляет хранение и государственный учет документов, принятых в Отдел;
- представляет в орган управления архивным делом Костромской области по установленным формам сведения о хранящихся в Отделе фондах;
- принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- готовит, представляет Администрации городского округа город Шарья и реализует предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;
- разрабатывает предложения, проекты программ по развитию архивного дела на территории городского округа город Шарья.
В части комплектования Отдела документами архивного фонда РФ:
- разрабатывает и, по согласованию с органом управления архивным делом Костромской области, представляет на утверждение главе администрации городского округа город Шарья списки учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат передаче в Отдел, ведет систематическую работу по уточнению этих списков;
- организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;
- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в Отделе;
- внедряет в практику работы Отдела нормативно - методические документы по архивному делу и делопроизводству, прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
В части информационного обеспечения органов местного самоуправления городского округа город Шарья, удовлетворения прав граждан на архивную информацию, организации использования документов:
- информирует органы местного самоуправления городского округа город Шарья, иные организации, предприятия и учреждения о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполняет их запросы на документную информацию;
- в установленном порядке представляет документы Отдела органам местного самоуправления городского округа город Шарья, учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования;
- исполняет социально - правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов;
- использует документы в социально - экономических и культурно - просветительных целях на выставках, радио и телевидении, в периодической печати;
- создает и совершенствует научно - справочный аппарат к документам Отдела с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
- рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенциям Отдела;
- разрабатывает административные регламенты предоставления муниципальных услуг;
- предоставляет муниципальные услуги физическим и юридическим лицам в соответствии с Перечнем услуг, предоставляемых органами местного самоуправления городского округа город Шарья и административными регламентами предоставления муниципальных услуг.
В части организационно - методического руководства деятельностью архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве:
- ведет в установленном порядке государственный учет документов Архивного фонда РФ, хранящихся в учреждениях - источниках комплектования и других государственных учреждениях, находящихся на территории городского округа город Шарья;
- рассматривает и согласовывает положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений - источников комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассматривает и представляет на утверждение экспертно - проверочной комиссии органа управления архивным делом Костромской области, поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, описи дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел;
- проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, организаций, предприятий, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников архива и делопроизводства;
- изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт;
- проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве, а также деятельности экспертных комиссий;
- информирует администрацию городского округа город Шарья, орган управления архивным делом Костромской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства об Архивном деле РФ;
- осуществляет организационно - методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также на основании соглашения (договора) между органом управления архивным делом Костромской области и Администрацией городского округа город Шарья - за работой других ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций находящихся на территории городского округа город Шарья.
В части решения вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований:
- разрабатывает предложения по передаче архивных документов, находящихся в собственности городского округа город Шарья, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
В части исполнения государственных полномочий в области архивного дела:
- осуществляет государственные полномочия в сфере архивного дела на территории муниципального образования в соответствии с Законом Костромской области “О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в Костромской области отдельными государственными полномочиями Костромской области в области архивного дела”.
