Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется в валюте, а отразить в учете их нужно в рублях.

Из статьи вы узнаете:

• когда и по какому курсу пересчитывать суточные, выданные в валюте;
• в какой момент и по какому курсу признавать расходы в БУ и НУ;
• вносить ли в авансовый отчет расходы, которые оплачивала организация;
• как затраты на загранкомандировки отразить в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Рассмотрим пошаговую инструкцию оформления примера. PDF

Перечисление подотчетной суммы в евро на карту сотрудника

Для выдачи подотчетных сумм организация имеет право использовать:

• наличные;
• корпоративную карту;
• карту сотрудника, в т. ч. зарплатную.

Подробнее Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

При заполнении платежного поручения выберите вид операции Перечисление подотчетному лицу. Код вида дохода заполнится автоматически.

• Удержание по исполнительному листу — 2 — запрещено (без оговорок).

Подробнее Коды выплат по заработной плате в платежных документах

• Перечисление подотчетной суммы в иностранной валюте проведите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу (Банк и касса – Банковские выписки).
• 
• При заполнении проверьте:

• Банковский счет — валютный счет нужно выбрать из справочника Банковские счета;
• Счет учета — 52 «Валютные счета» — в этом случае счет подставится автоматически;
• Вид операции — Перечисление подотчетному лицу;
• Статья расходов — Выдача подотчетных сумм — это предопределенная статья, заполняется автоматически.

Авансовый отчет сотрудника о командировке

Форма Авансового отчета

Подотчетные суммы выдавались в EUR и рублях. Для отражения операций надо создать 2 разных документа Авансовый отчет (Банк и касса — Авансовые отчеты):

Для заполнения авансового отчета в EUR выбирайте стандартный документ Авансовый отчет. Авансовый отчет по командировке для валютных операций не подходит т. к. имеет ряд ограничений.

Подробнее Авансовый отчет по командировке: удобства и ограничения

1. Авансовый отчет в евро заполняется так:
2. 
3. Укажите:

• Валюта — валюта, в которой выдан аванс (в нашем примере — EUR);
• переключатель Курс — Рассчитывается автоматически — в этом случае из справочника Валюты подставится курс, установленный ЦБ РФ на дату:
  • выдачи аванса — для графы Курс, вкладка Авансы;
  • авансового отчета — для пересчета расходов в рубли в части перерасхода.

Обратите внимание: валюта устанавливается для документа в целом, поэтому если подотчетному лицу выдавались, как в нашем примере, билеты и наличные в рублях, а денежные средства в иностранной валюте, то заполняются 2 документа Авансовый отчет:

Поступление и выдача денежных документов (Банк и касса — Денежные документы), например, билетов можно оформить и в рублях, и в иностранной валюте.

В 1С достаточно выбрать счет учета денежных документов:

• 50.03 «Денежные документы» — в рублях;
• 50.23 «Денежные документы (в валюте)» — в иностранной валюте.

Вкладка Авансы

По кнопке Добавить выберите документ выдачи аванса подотчетнику. В списке будут документы, оформленные в той же валюте, что и Авансовый отчет.

В табличной части укажите:

• Зачтено (EUR) — сумма, на которую представлены первичные документы, т. е. заполнен отчет, в EUR;
• Курс — курс ЦБ РФ, действующий на дату выдачи аванса, заполняется автоматически;
• Зачтено (руб.) — зачтенная сумма аванса в рублях по курсу на дату его выдачи.

Авансовый отчет в иностранной валюте может использоваться только для авансов, выданных в той же валюте. Расходы в этом случае пересчитаются в рубли автоматически.

Если аванс выдан в рублях, то расходы в иностранной валюте надо пересчитать вручную и отразить в рублевом Авансовом отчете.

Вкладка Прочее

В нашем примере сотрудник отчитывается за:

• проживание в гостинице;
• суточные.

Обратите внимание на заполнение граф:

• Счет затрат (Счет затрат НУ) — счет, на который относятся расходы по командировке в БУ и НУ (в нашем примере — 44.02 «Коммерческие расходы в организациях, осуществляющих промышленную и иную производственную деятельность»);
• Подразделение — подразделение, к которому относятся расходы по командировке (если учет затрат ведется по подразделениям) (в нашем примере — Отдел продаж);
• Субконто (Субконто НУ) — статья затрат в целях БУ и НУ, выбирается из справочника Статьи затрат.
  • Вид расхода — Командировочные расходы.

Суточные

Коммерческая организация сама устанавливает нормы выдачи суточных и утверждает их в своем локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. Суточные в полном объеме принимаются в расходы в целях налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При заграничных поездках суточные рассчитываются по лимитам, утвержденным в положении о командировках (п. 17, абз. 1 и 3 п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Расчет производится со дня пересечения границы по норме суточных для той страны, куда въезжает работник при:

• выезде из РФ;
• посещении нескольких стран;
• въезде в РФ.

Дата пересечения границы для расчета суточных по загранкомандировке в дальнее зарубежье определяется по дате прохождения паспортного контроля, а не прибытия самолета (поезда).

Для командировок по странам ближнего зарубежья — по проездным документам, потому что таможенных границ внутри СНГ нет (п. 18, 19 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749).

В целях БУ и НУ суточные, выданные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса работнику (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Расходы БУ и НУ

По общему правилу расходы по командировкам в валюте признаются в БУ и НУ на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пересчет валютных расходов в рубли производится по следующим правилам (пп. 3, 5, 6, 9 ПБУ 3/2006, п. 10 ст. 272 НК РФ):

• расходы, оплаченные авансом, выданным работнику — на дату выдачи аванса;
• расходы сверх аванса (в части перерасхода по авансовому отчету) — на дату утверждения авансового отчета;
• расходы, оплаченные авансом организацией — на дату перечисления аванса за товары (работы, услуги);
• расходы, оплаченные организацией после потребления услуги — на дату оказания услуги, а потом на дату оплаты.

Учет расходов на загранкомандировки в «1С:Бухгалтерии 8»

Эксперты 1С напоминают об особенностях учета расходов на командировки за пределы Российской Федерации и рассказывают об отражении таких расходов на примере «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 с учетом новых возможностей программы.

Служебные поездки за рубеж не прекращались даже в условиях ограничений и самоизоляции в связи с коронавирусом. Достаточно, например, вспомнить пожарных, вирусологов и эпидемиологов, направляемых в помощь иностранным государствам. Да и в коммерческих организациях командировки за пределы РФ распространены. При этом порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировки в валюте, а также расчетов с подотчетными лицами по таким командировкам часто вызывает вопросы. Рассмотрим особенности учета расходов на загранкомандировки и их отражение в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0.

Порядок возмещения командировочных расходов

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (п. 11 Положения о командировках, ст. 168 ТК РФ).

Согласно статье 168 ТК РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан ему возместить:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Например, расходы на телефонную связь, представительские расходы, транспортные издержки и т. д.;

А при направлении в командировку на территорию иностранного государства работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения о командировках):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Заграничная командировка: оформление, суточные и компенсация расходов

Зарубежные поездки по служебному поручению, так же как
и поездки по России, регулируются Трудовым кодексом
и Положением о командировках № 749. Отдельного
нормативного документа для них нет. Но у командировок
за границу есть свои особенности, о которых
мы расскажем в этой статье.

Подготовка к командировке за рубеж

Для заграничной служебной поездки действуют те же правила,
что и для поездок по России:

• Направить в командировку можно только штатного работника,
  в том числе руководителя.
• При выборе сотрудника учитываются ограничения
  по действующему законодательству. Беременных женщин
  в командировки направлять нельзя даже при их согласии.
  Иностранцев, кандидатов в депутаты, учеников, инвалидов и несовершеннолетних — можно
  в определённых случаях. Одиноких родителей детей до 14-ти
  лет и других льготников по ст. 259, ст. 264 ТК РФ — только
  с их письменного согласия.
• Перед командировкой обязательно выпускают приказ.
  Без письменного распоряжения руководителя расходы на поездку
  нельзя признать экономически обоснованными.

Оформление командировки: пошаговая
инструкция 

Особенности командировки за границу связаны
с дополнительными документами, которые нужно оформить
работнику. Их объём зависит от того, в какую страну
он направляется, — с визовым или безвизовым
режимом.

Информация о визовых требованиях разных стран есть на Консульском информационном портале МИД
РФ. Но её лучше перепроверять на официальном
сайте посольства страны. Кроме того, есть специальные сайт-сервисы,
где можно ввести название страны и узнать, требуется ли
виза.

Работнику понадобится загранпаспорт и, в большинстве
случаев, виза. Её оформляют через компанию-посредника,
например, туроператора или самостоятельно. Во втором случае
нужно обратиться в визовый центр или консульское учреждение
той страны, куда будет командировка. Список иностранных
представительств с адресами есть
на портале МИД.

Стоимость визы, сроки и перечень документов для каждой
страны отличаются. Их нужно уточнять в самих
представительствах. Дешевле всего оформлять визу в самом
посольстве, но они есть не во всех городах России.
Визовые центры дополнительно берут визовый сбор за свои
услуги.

Для зарубежной поездки также понадобится страховой полис
(туристическая страховка). Его требуют и при оформлении визы.
По нему командированный сможет получить медпомощь
в случае болезни или травмы за рубежом. Полис оформляет
либо работодатель, либо сам сотрудник и потом получает
возмещение этих расходов.

В некоторые страны Африки или Азии не пустят без
обязательных прививок. Список стран и прививок можно узнать
у терапевта или на сайте Роспотребнадзора. Результаты
вакцинации вносят в прививочный сертификат. ВОЗ рекомендует вакцинироваться за 4-8 недель
и не позднее 3 недель до поездки, чтобы
сформировался достаточный иммунитет.

Компенсация расходов и подтверждающие документы

Оплата заграничных командировок отличается от оплаты
поездок по России. По п. 23 Положения № 749
сотруднику дополнительно компенсируют затраты на оформление
визы, загранпаспорта, медицинской страховки и другие
обязательные платежи. Консульские, визовые и сервисные сборы
работник уплачивает самостоятельно, а компания возвращает ему
эти расходы.

В заграничных служебных поездках суточные выплачивают
по особым правилам. Компания самостоятельно определяет нормы суточных при
командировках в другие страны.

Она может ориентироваться
на размеры суточных для бюджетников
и военнослужащих, утверждённые Постановлением
Правительства № 812.

Например, по этому документу самые
большие суточные полагаются при поездках в Гренаду —
92 доллара в сутки, а самые маленькие —
в Молдавию: 53 доллара в сутки.

При расчёте суточных за границей применяют пункты 16-20 Положения № 749:

• день пересечения границы при въезде и время нахождения
  на территории другой страны оплачивают (рассчитывают)
  по нормам, принятым компанией для этой страны;
• если работник посетит два и более государства,
  то суточные определяют в валюте по нормам,
  установленным отдельно для каждого государства;
• день пересечения границы при возвращении в Россию
  и проезд по России оплачивают в рублях
  по нормам для командировок по России;
• при вынужденной задержке в пути суточные возмещаются
  по отдельному приказу руководителя, после того как работник
  напишет служебную записку с объяснением причин задержки
  и дополнительных расходов;
• в однодневной командировке за границу тоже
  начисляются суточные — в иностранной валюте
  в размере 50% от нормы, установленной внутренним положением
  о командировках (п. 20 Положения №749).

Пример. Работник вылетел в командировку
в Беларусь 20 июня, а оттуда в Варшаву
24 июня. Вернулся в Москву 28 июня авиарейсом.
За период с 20 по 24 июня размер суточных
ему считают в валюте по нормам для Беларуси;
с 24 по 27 июня — для Польши;
за 28 июня — в российских рублях для
России.

При такой схеме оплаты расходов на зарубежную поездку важно
документально подтверждать все факты пересечения границы между
странами. Если въезд в страну по визе,
то соответствующий штамп ставит в загранпаспорт
погранконтроль. В командировках в СНГ даты пересечения
границ определяют по проездным документам (п. 19 Положения № 749).

Пограничники некоторых государств за пределами СНГ
не всегда ставят отметки в паспорта. Положение №749 не содержит подсказок, как
в этом случае подтвердить въезд в страну. Минфин в письме от 14.12.2004
№ 03-05-01-04/105 рекомендует считать днями пересечения
границы соответствующие дни отъезда из России
и из пункта командировки.

Больничный лист в заграничной поездке

Сотруднику компенсируют расходы на оплату жилья
и суточные за весь период временной нетрудоспособности
в командировке по п. 25 Положения №749. Чтобы
получить компенсацию за время болезни в зарубежной
поездке, командированному необходимо предпринять ряд шагов:

1. Получить в заграничном медучреждении, куда работник
обращался за помощью, документ, подтверждающий факт болезни.
В странах СНГ это листок нетрудоспособности; в других
государствах — справка или другой бланк.

2. Самостоятельно сделать в России нотариально заверенный
перевод этих документов и предоставить их работодателю
вместе с авансовым отчётом, чтобы подтвердить факт болезни как
причины вынужденной задержки. Этого будет достаточно, чтобы
компенсировать суточные и затраты на жильё.

3. Для оплаты пособия по временной нетрудоспособности
заменить иностранные документы на российский листок временной
нетрудоспособности. Для этого их сначала нужно
легализовать.

В странах-участницах Гаагской Конвенции от 05.10.1961,
в том числе России, подлинность медицинских документов
удостоверяют проставлением на них апостиля. За границей
его получают в компетентных органах — например,
в местной гражданской администрации (магистрате).
В России апостиль проставляют сотрудники консульства или
представительства соответствующего государства на территории
России.

Апостиль — отдельный бланк со штампом или штамп на документе с подписью должностного лица, который подтверждает подлинность иностранного документа.

После получения апостиля работнику необходимо обратиться
в поликлинику по месту жительства или в частный
медцентр и попросить заменить иностранный больничный
российским.

Решение о замене принимает врачебная комиссия
на основании легализованного иностранного медицинского
документа и его нотариального перевода — п. 17 Приказа Минздрава
от 23.11.2021 №1089н.

Номер больничного нужно сообщить
работодателю.

Работодатель компенсирует работнику расходы на нотариальный
перевод иностранного больничного листа, если это предусмотрено
коллективным договором или другими внутренними документами.

Частые вопросы

Каков максимальный срок заграничной командировки?

Законодательных ограничений
по сроку нет. Возможна как однодневная командировка
за границу, так и длительная поездка на несколько
месяцев. Срок определяет руководитель компании с учётом
характера и объёма служебного поручения, экономической
обоснованности.

Однако учитывайте последствия по ст. 207 НК РФ. При длительной
заграничной командировке более 182 дней подряд сотрудник теряет
статус налогового резидента РФ, а вместе с ним
и право на налоговые вычеты. Ставка НДФЛ с зарплаты у него так
и останется 13%, но не подтверждённые
документально командировочные расходы будут облагаться
по ставке 30%.

Нужна ли временная регистрация в долгой
командировке?

Командировка по ст. 166 ТК РФ всегда
имеет определённый срок. Однако работодатель может её продлить
в том же порядке, что и оформлял изначально.
То есть работник теоретически может находиться в поездке
несколько месяцев или лет.

Если гражданин РФ выехал за пределы региона своей
постоянной прописки на непрерывный срок от 90 дней, то он должен зарегистрироваться по месту
пребывания. Но речь про другой регион РФ,
а не страну.

Если сотрудник останавливается в гостинице,
то её администрация направит документы в УМВД
на регистрацию. Сложнее со съёмными квартирами —
здесь заявление должен подавать сам командированный вместе
с владельцем жилья.

За отсутствие регистрации по месту пребывания
в России гражданину может грозить штраф по ст. 19.15.2 КоАП РФ —
от 2 до 3 тысяч рублей.

Регистрационный учёт иностранцев в другой стране
устанавливается законодательством этой страны. Узнать про него
можно на сайте соответствующего консульства. Как правило,
за нарушение правил пребывания в стране путешественнику
грозит штраф и депортация.

По какому курсу рассчитывается аванс для
загранкомандировки?

По общему правилу командировочные расходы признаются
таковыми и принимаются к учёту в день утверждения
авансового отчёта.

То есть все валютные затраты
в служебной поездке нужно пересчитать в рубли
по курсу Центробанка на эту дату. Это сделает бухгалтер
по чекам и квитанциям, полученным от работника.

Командированному сотруднику нужно сохранять все документы
о своих тратах, в том числе чеки из обменников.

Для аванса другие правила. Его работодатель может переводить как
в рублях, так и в иностранной валюте.
В Положении №749 и Трудовом кодексе нет никаких
ограничений на этот счёт.

Если аванс работнику перечисляют в иностранной валюте,
то для учёта его пересчитывают в рубли по курсу
на день выплаты согласно п. 10 ст. 272 НК РФ.

Если аванс перечисляют в рублях, а во внутреннем
положении размер суточных за границей указан
в иностранной валюте, то размер аванса в рублях
определяют также по курсу Центробанка на день
перечисления в соответствии с п. 10 ст. 272 НК
РФ.

* Cтатья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

• Ещё можно почитать
• Командировка
  в выходные дни
• Компенсация
  транспортных расходов в командировке
• Командировка
  во время пандемии
• Оформление
  командировки: пошаговая инструкция
• Как
  оформить отмену командировки в связи
  с коронавирусом
• Каршеринг
  в командировке

Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета – АКГ «Деловой профиль»

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов.

Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица.

Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.

03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Порядок учета командировочных расходов в 2022 — 2023 годах

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений.

Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ).

При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

• предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
• утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:

• приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
• письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

• стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
• оплата за проживание в гостинице;
• суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

• другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом.

При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2022-2023 годах этот лимит равен 700 руб.

в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

• Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
• Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
• При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
• Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

• остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
• перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

Командировочные расходы в 2023 году

Рассказываем, что входит в командировочные расходы, по каким правилам их платить и как учитывать в налогах. В статье — примеры расчетов

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобиля;
• комиссия за обмен валюты;
• расходы на обязательную медстраховку.

Также работодатель может возмещать сотрудникам расходы на услуги связи в командировке — это опционально.

https://www.youtube.com/watch?v=NNvkXgNN9Fg\u0026pp=ygWtAdCQ0LLQsNC90YEg0L3QsCDQt9Cw0LPRgNCw0L3QutC-0LzQsNC90LTQuNGA0L7QstC60YM6INCj0YHQu9C-0LLQuNGPINC4INC_0YDQvtGG0LXQtNGD0YDRiyDQv9GA0LXQtNCy0LDRgNC40YLQtdC70YzQvdC-0Lkg0L7Qv9C70LDRgtGLINGA0LDRgdGF0L7QtNC-0LIg0LfQsCDQs9GA0LDQvdC40YbQtdC5

Какие дополнительные расходы возмещать и по каким правилам, работодатель устанавливает сам в локальном нормативном акте — как правило, это положение о командировках.

Шаблон положения о командировках

В налоговом кодексе установлены лимиты суточных, которые не облагаются НДФЛ и страховыми взносами: 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок. Можно давать больше денег, но придется платить налоги и взносы.

Что не облагается налогом

ООО «Лютик» работает на УСН «Доходы минус расходы». В марте 2023 года компания отправила сотрудника в командировку в Новосибирск на три дня. Вот какие расходы она понесла:

• билет на самолет за 16 000 ₽, в том числе НДС 10% — 1463,64 ₽;
• такси от аэропорта до отеля и обратно за 2000 ₽;
• номер в гостинице за 6000 ₽;
• суточные за три дня по 700 ₽ в день — 2100 ₽.

Итого на командировку сотруднику выделили 16 000 + 2000 + 6000 + 2100 = 26 100 ₽. Суточные не превысили лимиты, поэтому налоги и взносы с них считать не надо.

Зато если затраты на командировку подтверждены документами — обычно чеками и билетами, — их можно в полном объеме включить в расходы при расчете налога на прибыль и налога при УСН или АУСН «Доходы минус расходы». Это можно сделать, когда будет утвержден авансовый отчет работника.

Шаблон авансового отчета

Авансовый отчет о командировке утвержден главным бухгалтером ООО «Лютик» 24 марта.

При расчете авансового платежа по УСН за 1‑й квартал компания может включить все 26 100 ₽ в расходы, тем самым уменьшив налоговую базу.

А если бы ООО «Лютик» работало на ОСН, оно могло бы принять к вычету НДС, выделенный в авиабилете, — 1463,64 ₽. То есть уменьшить общую сумму НДС за 1‑й квартал на 1463,64 ₽.

Дальше — подробнее про учет каждого вида командировочных расходов.

Чаще всего сотрудники добираются до места командировки таким способом:

• на автомобиле каршеринга;

Учет расходов будет отличаться в зависимости от вида транспорта. Рассказываем про каждый.

Поезд и самолет. В расходах можно учесть стоимость билета и сервисный сбор.

Траты на проезд учитываются на основании распечатки электронного билета, перелет должен быть дополнительно подтвержден посадочным талоном. НДС, выделенный в электронном билете, принимается к вычету без счета-фактуры.

О вычете НДС по электронному авиабилету

Если посадочный талон утерян, для подтверждения перелета можно использовать справку авиакомпании — ее выдают на стойке в аэропорту — или документы, косвенно подтверждающие перелет, например отметку в загранпаспорте.

Чем еще можно подтвердить перелет

Сервисный сбор за оформление билетов можно учесть в расходах, а НДС принимается к вычету, только если есть счет-фактура.

О сервисном сборе

Каршеринг. Оплату можно возместить работнику и учесть в расходах на основании договора и чека.

Личный автомобиль. Для учета расходов и возмещения нужны путевой лист, чеки на бензин, служебная записка.

Шаблон путевого листа

А работнику, который остался в месте командировки, чтобы провести там отпуск, надо компенсировать обратный проезд, если это установлено законом, коллективным договором или положением о командировках. Например, согласно ст. 325 ТК РФ, работодатель из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей обязан раз в два года оплатить работнику проезд по России к месту отпуска и обратно.

О возмещении расходов на проезд из командировки

Если такая компенсация предусмотрена только коллективным договором или положением о командировках, ее нельзя включить в расходы, а вот НДФЛ и взносы с нее придется начислить.

Учет расходов будет отличаться в зависимости от того, где жил сотрудник: в отеле или в арендованной квартире.

Отель. Расходы на гостиницу подтверждаются счетом на оплату, чеком или другим платежным документом. Нельзя учесть в расходах стоимость дополнительных услуг, которые оказывает гостиница, а именно:

подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ

• обслуживание сотрудника в барах и ресторанах;
• дополнительное обслуживание в номере, например мини-бар;
• пользование оздоровительными объектами, например бассейном, тренажерным залом.

Если работодатель возместил работнику стоимость завтрака и другого питания, оплаченного по отдельному чеку или выделенного в счете гостиницы, эти затраты не учитываются в налоговых расходах, потому что не считаются расходами на проживание. Также их нужно обложить НДФЛ и взносами.

НДС к вычету принять нельзя, даже если есть счет-фактура.

О расходах на питание по отдельному чеку

Допустим, работодатель оплатил командированному работнику только проживание в отеле на 3 дня. На месте работник отдельно купил себе завтраки в гостинице за 600 ₽ в день, всего 1800 ₽.

По возвращении из командировки работодатель на основании чека из отеля возместил работнику эту сумму, удержав НДФЛ 13%. На руки работник получил 1800 ₽ − 13% = 1566 ₽.

Также с 1800 ₽ работодатель начислил и уплатил в бюджет страховые взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ по тарифу 30%: 1800 ₽ × 0,3 = 540 ₽.

В налоговых расходах стоимость оплаченных гостиничных завтраков в сумме 1800 ₽ работодатель учесть не сможет.

Арендованная квартира. Если командированный работник проживал в арендованной квартире, то оплата аренды учитывается в расходах на основании договора и платежных документов, а НДФЛ и взносы на сумму возмещения таких расходов не начисляются.

https://www.youtube.com/watch?v=NNvkXgNN9Fg\u0026pp=YAHIAQE%3D

О затратах на аренду квартиры для командировок

Страховые взносы придется начислить на всю сумму, а НДФЛ — только на часть, которая превышает «норму» в день — это 700 ₽ при командировке по РФ и 2500 ₽ при загранкомандировке.

Предположим, сотрудник жил 3 дня в командировке в Туле в арендованной квартире, за проживание расплатился собственными наличными. Стоимость составила 3000 ₽. Но арендодатель никаких подтверждающих документов ему не выдал.

Работодатель решил возместить работнику эти деньги. На руки он выдаст не все 3000 ₽, а сумму после вычета НДФЛ 13%.

Необлагаемая сумма за 3 дня — 700 ₽ × 3 дня = 2100 ₽. Значит, удержать НДФЛ нужно с 3000 ₽ − 2100 ₽ = 900 ₽. Удержанный налог составит 900 ₽ × 13% = 117 ₽. Итого работнику возместят 3000 ₽ − 2100 ₽ = 2883 ₽.

Кроме того, придется начислить и уплатить страховые взносы — 3000 ₽ × 30% = 900 ₽.

Если подтверждающих документов нет, учесть оплату проживания в налоговых расходах нельзя.

С помощью суточных командированному работнику возмещают дополнительные расходы, связанные с проживанием вне дома. Как правило, это питание. Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения.

пп. 11, 20 положения о служебных командировках

Размер суточных для командировок по России и за границу работодатель прописывает в положении о командировках.

На сумму сверх лимита, прописанного в НК РФ — 700 ₽ для командировок по России и 2500 ₽ для загранкомандировок, — надо начислить НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. Взносы на травматизм на суточные не начисляются. В налоговых расходах суточные учитываются без ограничений.

п. 2 ст. 20.2 закона о взносах на травматизм

Работник выехал в командировку 10 апреля поездом в 23:15, а вернулся 13 апреля в 06:40. Суточные надо выплатить за 4 дня с 10.04.2023 по 13.04.2023.

В компании установлена норма суточных при командировках по России — 900 ₽ в день. Выходит, нужно заплатить 900 ₽ × 4 дня = 3600 ₽.

Вся сумма суточных учитывается в налоговых расходах. НДФЛ и страховые взносы ОПС, ОМС и ВНиМ надо начислить на 800 ₽ = (900 ₽/день − 700 ₽/день) × 4 дня. Взносы на травматизм начислять не нужно.

При однодневной командировке по России суточные платить не нужно, а при загранкомандировке выплачивается 50% от нормы, установленной в положении о командировках.

При оплате заграничных командировок есть один нюанс — выплата суточных за дни, проведенные в дороге. За день выезда из России надо платить суточные по нормам для загранкомандировок, а за день въезда — по нормам для России.

Их можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Вот пример расчета суточных при загранкомандировке.

Работник пересек границу и вылетел в командировку в Стамбул 1 февраля, вернулся в Россию 4 февраля.

По локальному акту компании, норма суточных для зарубежных поездок — 40 евро в день, суточные выплачиваются в рублях по курсу ЦБ на дату выплаты. Суточные по России — 800 ₽ в день. Суточные выплачены 27 января при курсе евро в 62,4680 ₽.

Суточные за 1, 2 и 3 февраля считаем по ставке для зарубежных поездок — 40 евро × 3 дня = 120 евро. Это 7496,16 ₽.

Суточные за 4 февраля выплачиваем по ставке для поездок по России, так как это день возвращения — платим 800 ₽.

Итого к выплате 7496,16 ₽ + 800 ₽ = 8296,16 ₽.

При загранкомандировках НДФЛ и взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ начисляются на сумму суточных, которая превысила 2500 ₽ в день. Взносов на травматизм нет.

Валютные расходы для налога на прибыль надо пересчитать по курсу обмена в справке о покупке валюты или банковской выписке. Если документа нет, возьмите курс ЦБ на дату выдачи аванса, а в части, не покрытой авансом, — курс на дату утверждения авансового отчета.

Чем подтвердить курс конвертации рублей в валюту

Если аванс на загранкомандировку выдан в валюте, расходы в авансовом отчете указывайте в валюте. Если аванс в рублях, строку 1а, графы 6 и 8 не заполняйте. Оплаченные валютой расходы отразите в рублях по тому же курсу, что и для учета налоговых расходов.

Подтверждающие документы на иностранном языке нужно перевести на русский. Сделать это может и сам работник.

Эксперты Тинькофф отвечают на вопросы читателей по налогообложению, законам, трудовым спорам и другим проблемам в бизнесе. Чтобы мы разобрали вашу ситуацию, пишите на [email protected].