Одним из самых популярных вопросов начинающих пользователей электронного документооборота является ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур. Сразу отметим, что ответственность предусмотрена за невыставление любого счета-фактуры – бумажного и электронного. Что же касается нарушения сроков – тут ситуация разнится.

Бумажный счет-фактуру можно выставить задним числом, а датой выставления электронного счета-фактуры является та, которая указана в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.

Именно дата из протокола передачи документа будет зафиксирована в книгах покупок/продаж, журналах учета счетов-фактур, и, в конечном счете – в декларации по НДС. Ее же используют в случае спора с контрагентом.

Кто обязан выписывать электронные счета-фактуры в 2020 году?

Выставлять электронные счета-фактуры на территории РФ обязательно должны налогоплательщики НДС.

Но при этом важно помнить, что фирмы, освобожденные от уплаты НДС, все-таки должны выписывать счета-фактуры, если провели операции, облагаемые данным налогом, а также если получили аванс от клиента.

Счета-фактуры также обязаны выставлять фирмы, работающие по договору посредничества с комитентом на ОСНО.

Штрафы за невыписку ЭСФ

Если по какой-либо причине налоговая проверка обнаружит отсутствие ЭСФ, фирме, которая обязана была это его выписать, грозит штраф, поскольку статья 120 НК РФ классифицирует это как «грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения».

• Если счет-фактура или несколько счетов-фактур отсутствуют за один налоговый период, и нет признаков налогового правонарушения, штраф составит 10 000 рублей.
• Отсутствие документов за два и более налоговых периода, обойдется в 30 000 рублей.
• Если отсутствие ЭСФ привело к занижению налоговой базы, штраф составит 20% от суммы невыплаченного налога/страховых взносов, но не менее 40 000 рублей.

Подключение 1С-ЭДО от официального партнера 1С. Комплект документов от 250 руб./мес.

Штрафы за несвоевременное выставление ЭСФ

В соответствии с НК продавец обязан выставить ЭСФ в срок до 5 дней со дня отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса, поэтому возникает вопрос: если не вовремя выписали счет-фактуру, и произошло нарушение сроков – будет ли штраф за несвоевременную выписку ЭСФ в 2020 году?

Как уже упоминалось, если компания использует ЭДО, задним числом счет-фактуру выставить не получится, так как дату зафиксирует оператор.

Но будет ли штраф за то, что была произведена несвоевременная выписка ЭСФ в 2020 году? Приведенная выше статья (120-я) предполагает штрафные санкции только за отсутствие документов – грубое нарушение. Если же документ существует, но был оформлен с нарушениями, выписывать штраф по этой статье контролирующие органы не имеют права.

Также, исходя из этого, ФНС не может отказаться принять сумму налога по «опоздавшему» счету-фактуре к вычету, поскольку нарушение срока не является ошибкой реквизитов, искажающей идентификацию продавца и покупателя, товар/работы/услуги, имущественные права, их стоимость, налоговую ставку и сумму налога.

Бесплатная консультация

эксперта

Как контролировать сроки выставления ЭСФ с помощью программы 1С?

В «1С:Бухгалтерия» реализованы модули документооборота, которые предусматривают возможность выставления ЭСФ контрагентам непосредственно из программы и оперативно проконтролировать наличие и правильность оформленных счетов-фактур.

Гарантия 6 мес. на услуги подключения и настройки ЭДО в 1С. Решаем любые задачи!

Обработка «Экспресс-проверка» – самый быстрый способ проверить правильность отражения операций в программе и проанализировать общее состояние бухгалтерского учета. Для этого нужно зайти в раздел «Отчеты — Анализ учета — Экспресс-проверка».

Рис.1 Отчёты — Экспресс-проверка

В открывшейся форме отчета заполнить «Период» (1), «Организацию» (2) и нажать кнопку «Показать настройки» (3) для более детальной настройки перечня отображаемых данных.

Рис.2 Осуществление экспресс-проверки

В «Списке возможных проверок» отметьте флажками интересующие разделы (1).

Рис.3 Список возможных проверок

При необходимости можно детализировать подразделы, раскрыв их щелчком мыши по знаку «+» и отметив флажком необходимые сведения.

Рис.4 Экспресс-проверка

Отчет сформируется по нажатию кнопки «Выполнить проверку» (2). Отчет содержит подробную информацию о результатах проверки, возможных причинах ошибок и рекомендациях по их исправлению.

Рис.5 Результаты экспресс-проверки

Разделы с выявленными ошибками будут выделены красным цветом. При необходимости их можно будет открыть для просмотра и/или редактирования, сделав двойной щелчок мышью на соответствующей строке. Устранив ошибки в соответствии с рекомендациями, выполните повторный запуск проверки.

Если обнаруженная проблема не является ошибкой способной нарушить правильность ведения учета и/или формирования отчетности, рекомендации можно проигнорировать.

В заключении отметим, что внедрение системы безбумажного документооборота облегчает работу не только административных департаментов и бухгалтерии, но также упрощает любые бизнес-процессы в компании, поскольку тесно с ними связана.

Вопрос по ЭДО. Если поставщик прислал Торг 12 и счет- фактуру по купленным нами материалам, мы подписываем торг. 12. Должны ли мы подписывать в ЭДО СЧЕТ- фактуру поставщика. Или достаточно подписать извещение о приемке документа

Вопрос по ЭДО. Если поставщик прислал Торг 12 и счет- фактуру по купленным нами материалам, мы подписываем торг. 12. Должны ли мы подписывать в ЭДО СЧЕТ- фактуру поставщика. Или достаточно подписать извещение о приемке документа. Материалы не относятся к отслеживаемым товарам. Достаточно ли для подтверждения вычета по НДС, СЧЕТ- ФАКТУРЫ, подписанной поставщиком?

Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем

Полагаем:

Соглашение об электронном взаимодействии требуется в случаях применения для подписания электронных документов простой и (или) неквалифицированной электронной подписи. При применении ФСБУ 27/2021 вид электронной подписи, применяемый в первичных электронных документах, оформляемых контрагентами совместно, должен быть согласован между покупателем и продавцом.

Для обмена счетами-фактурами в электронной форме в общем случае требуется взаимное согласие сторон сделки, отдельных требований к оформлению которого не установлено. Выставление и получение счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота

Обмен счетами-фактурами в электронной форме идет через операторов электронного документооборота.

Электронные счета-фактуры продавец составляет по установленному формату. Счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

• Для того чтобы электронный документ был признан действительным, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью уполномоченных лиц – эти документы имеют такую же юридическую силу, как и подписанные на бумаге от руки и заверенные печатью.
• Счета-фактуры считаются юридически значимыми, если:
• — выставлены и получены через оператора ЭДО, состоящего в реестре ФНС ;

— формат соответствует требованиям  Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

1. — подписаны КЭП, которую выдали в ФНС, доверенном центре ФНС или аккредитованном УЦ.
2. Датой выставления продавцом покупателю счета-фактуры в электронной форме считается дата поступления счета-фактуры в электронной форме, исходящего от продавца, Оператору электронного документооборота, заключившему договор с продавцом, указанная в таком подтверждении.
3. Счет-фактура в электронной форме, выставленный через Оператора электронного документооборота, считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение Оператора электронного документооборота, заключившего договор с покупателем, указанное в пункте 16 настоящего Порядка.
4. Счет-фактура в электронной форме, выставленный с использованием единой информационной системы через уполномоченный орган, считается полученным покупателем, если продавцом получено соответствующее подтверждение от уполномоченного органа.
5. Для подтверждения вычета по НДС, счета-фактуры, подписанной поставщиком достаточно подписать извещение о приемке документа.
6. Обоснование:
7. Получение электронного счета-фактуры
8. Для перехода на электронные счета-фактуры заключите договор с оператором ЭДО из реестра на сайте ФНС.

Электронный счет-фактура является оригиналом документа. Распечатывать его не надо (ст. 93 НК РФ, Письмо ФНС от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@).

Электронные счета-фактуры выставляются по взаимному согласию продавца и покупателя, если у них есть совместимые технические средства. Обмен счетами-фактурами в электронной форме идет через операторов электронного документооборота.

Счета-фактуры, выставленные через оператора ЭДО, вы получаете в следующем порядке (п. п. 16, 17, 19 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме):

• 1) ваш оператор ЭДО, получив счет-фактуру, не позднее, чем на следующий рабочий день, направляет вам:
• — файл счета-фактуры;
• — подтверждение, где указаны дата и время отправки вам счета-фактуры — это дата получения счета-фактуры покупателем;
• 2) вы проверяете правильность заполнения поступившего счета-фактуры. Если в счет-фактуру нужно внести изменения, направляете продавцу через оператора ЭДО уведомление об уточнении счета-фактуры;
• 3) если результат проверки положительный, вы направляете продавцу через оператора ЭДО извещение о получении счета-фактуры, если об этом имеется договоренность.

При выставлении электронного счета-фактуры с использованием ЕИС через уполномоченный орган он считается полученным покупателем, если продавцом получено соответствующее подтверждение от уполномоченного органа.

В нем уполномоченный орган фиксирует дату поступления счета-фактуры покупателю и направляет подтверждение покупателю и продавцу (п. п. 9, 22.1 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Если электронный счет-фактуру вы своевременно не получили, сообщите об этом продавцу любым доступным способом. Участники ЭДО совместно должны принять меры для получения вами счета-фактуры (п. 24 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Все исходящие от вас в рамках ЭДО документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной подписью ваших уполномоченных лиц. При получении любых документов проверяйте подлинность подписей в них.

1. Датой подписания ПЭП (НЭП) электронного документа является дата, указанная в визуальном отображении отметки об электронной подписи, автоматически создаваемом средствами информационной системы организации при открытии (визуализации) ЭПУД, подписанного ПЭП (НЭП), в интерфейсе информационной системы.
2. Порядок действия покупателя:
3. Покупатель принимает электронный счет-фактуру

Покупатель проверяет полученный от продавца счет-фактуру в электронной форме на соответствие установленным НК РФ требованиям (п. 17 Порядка).

• В случае выявления необходимости исправления ошибок покупатель:
• 1) формирует в электронном виде уведомление об уточнении электронного счета-фактуры и подписывает его электронной подписью уполномоченного на то лица;
• 2) зашифровывает (при необходимости) уведомление об уточнении электронного счета-фактуры;
• 3) направляет файл подписанного уведомления в адрес продавца через оператора ЭДО, с которым у него заключен договор.

В п. 18 Порядка, электронный документооборот между участниками при направлении и получении уведомления об уточнении счета-фактуры осуществляется по аналогии с тем, что предусмотрен п. 20 и 21 Порядка для направления и получения извещения о получении счета-фактуры в электронной форме, указанного в п. 19 Порядка.

1. При организации электронного документооборота по взаимному согласию сторон сделки в случае положительного результата проверки покупатель совершает следующие действия (п. 19 Порядка):
2. Покупатель формирует в электронном виде извещение о получении электронного счета фактуры и (или) дополнительные сведения к полученному счете-фактуре.
3. Подписывает извещение и (или) иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре электронной подписью, уполномоченного на то лица
4. Направляет подписанное электронное извещение в электронной форме в адрес продавца через оператора ЭДО, с которым заключен договор.
5. Оператор ЭДО покупателя, в свою очередь, получив от него соответствующее извещение о получении электронного счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, не позднее следующего рабочего дня (п. 20 Порядка):
6. 1) фиксирует дату получения названных извещения и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре;

2) направляет в адрес продавца через оператора ЭДО продавца извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, фиксирует дату и время отправки. Если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем, действия, связанные с передачей документов между операторами, не осуществляются (п. 22 Порядка);

• 3) формирует в электронном виде подтверждение о поступлении от покупателя извещения о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к нему с указанием даты и времени поступления ему такого извещения и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре;
• 4) подписывает подтверждение электронной подписью и направляет его в адрес покупателя.
• Оператор ЭДО продавца, получив от оператора ЭДО покупателя извещение о получении электронного счета-фактуры (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре), не позднее следующего рабочего дня (п. 21 Порядка):

1) фиксирует дату и время поступления извещения (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре). Данное действие не выполняется, если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем (п. 22 Порядка);

1. 2) направляет в адрес продавца извещение о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре в электронной форме, фиксирует дату и время отправки;
2. 3) формирует в электронной форме подтверждение оператора продавца о направлении извещения о получении счета-фактуры (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре) продавцу с указанием даты и времени отправки извещения о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре в электронной форме в адрес продавца;
3. 4) подписывает данное подтверждение электронной подписью и направляет соответствующее подтверждение продавцу и оператору ЭДО покупателя (либо только продавцу, если оператором заключены договоры с обеими сторонами сделки).
4. Документы:

Новая концепция ЭДО от ФНС: схема выставления электронных счетов-фактур

ФНС планирует к 2024 году перевести весь бизнес на электронный документооборот. Примерный план перехода содержится в концепции развития ЭДО.

В связи с этим существенно изменится алгоритм оформления первичной документации и выставления счетов-фактур. Первые шаги в этом направлении уже сделаны.

Расскажем, как изменится схема выставления счетов-фактур с 1 июля 2021 года и какие изменения планируются в дальнейшем.

Что изменится с 1 июля 2021 года

С 1 июля утратит силу приказ Минфина России от 10 ноября 2015 года № 174н, который регламентирует способы выставления и получения электронных счетов-фактур. Вместо него вступит в силу новый Порядок. Сейчас счета-фактуры можно выставлять в бумажном и электронном виде.

Использование электронной формы возможно только в том случае, если есть техническая возможность, и стороны договорились об электронном документообороте. С 1 июля выставление счетов-фактур по прослеживаемым товарам предусмотрено только в электронном виде.

Исключение составляют сделки с физлицами и экспорт товаров.

С 1 июля нельзя будет шифровать счета-фактуры в следующих случаях:

• когда нормативными правовыми актами запрещено шифрование информации счетов-фактур;
• когда счёт-фактура выставляется по прослеживаемым товарам и содержит регистрационные номера партии товара;
• если по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО проверяет электронные счета-фактуры, в том числе на соответствие утверждённому формату.

Новая схема выставления электронного счёта-фактуры

В целом алгоритм выставления электронного счёта-фактуры изменился незначительно.

• Продавец формирует электронный документ и отправляет покупателю через своего оператора ЭДО.
• Оператор отправляет продавцу уведомление о том, что файл принят, не содержит технических ошибок и дошёл до покупателя.
• Покупатель проверяет полученный счёт-фактуру. Если документ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.
• Если счёт-фактура содержит ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. Продавец переоформляет документ и направляет его покупателю, процедура повторяется.

Из новшеств можно выделить следующее:

• продавец и покупатель не должны сами формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
• продавец, выставляющий счёт-фактуру, не должен проверять действительность усиленной УКЭП лица, уполномоченного его подписывать;
• оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность электронного счёта-фактуры и его подписи и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.

Возможные схемы выставления электронных счетов-фактур

Новый порядок выставления электронных счетов-фактур — первый шаг к повсеместному внедрению электронного оборота между хозяйствующими субъектами. Концепция развития ЭДО предполагает в дальнейшем переход на более совершенные схемы.

В частности, электронные документы будут регистрироваться в системе оператора ЭДО. Оператор будет присваивать каждому документу регистрационный номер. По РНД можно будет найти документ и посмотреть все действия над ним: подписание, аннулирование, редактирование и т.д.

Электронный счёт-фактура

Предполагается, что алгоритм выставления электронного счёта-фактуры будет таким:

• Контрагент 1 создаёт электронный документ, подписывает его электронной подписью и регистрирует у оператора ЭДО. Оператор присваивает ему РНД.
• Контрагент 1 передаёт этот документ контрагенту 2 любым удобным способом: по электронной почте, в мессенджере, на флэшке или через систему электронного документооборота.
• Контрагент 2 получает документ и проверяет его по РНД, обратившись к оператору ЭДО.
• Оператор ЭДО направляет в налоговую каждый зарегистрированный документ — автоматически или по запросу.

Обменивайтесь электронными документами с контрагентами через систему ЭДО «Астрал.ЭДО». Новый сервис поддерживает работу с любой электронной подписью и бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Электронный корректировочный счёт-фактура

Схема выставления корректировочного документа разработана по аналогии с алгоритмом выставления первичного счёта-фактуры. Контрагент 1 таким же образом регистрирует КСФ у своего оператора ЭДО, получает РНД и направляет документ контрагенту 2 любым удобным способом. Связывание документов происходит на стороне хозяйствующих субъектов и ФНС, а не оператора ЭДО.

Первичка, требующая подписания двумя сторонами

Концепция предусматривает следующий порядок действий над такими документами:

• Контрагент 1 формирует и подписывает документ своей ЭП, а затем направляет его контрагенту 2.
• Контрагент 2 проверяет документ, при отсутствии замечаний подписывает его своей ЭП и направляет обратно. Каким образом происходит обмен — выбирают сами хозяйствующие субъекты.
• Для документов, которые будут дополнительно определены соответствующими НПА, будет введена обязательная регистрация подписанного с обеих сторон документа у оператора ЭДО. Обязанность по регистрации возлагается на контрагента 1. В результате документ получает РНД и при необходимости направляется в ФНС.

Первичка, требующая подписания тремя сторонами

К такому виду документов относится, например, транспортная накладная. Её будут оформлять по следующей схеме:

• Отправитель формирует транспортную накладную, подписывает ЭП и направляет перевозчику по любому удобному каналу связи.
• Перевозчик подписывает транспортную накладную со своей стороны и направляет оператору ЭДО, который присваивает РНД1 и направляет его перевозчику.
• Перевозчик направляет подписанную двумя подписями ТН в адреса грузоотправителя и грузополучателя.
• Грузополучатель подписывает ТН со своей стороны и направляет оператору ЭДО для регистрации конечного документа. Оператор присваивает РНД2 и направляет его грузополучателю.
• Грузополучатель пересылает подписанную тремя сторонами ТН грузоотправителю и перевозчику.

Если обмен ТН осуществляется участниками через оператора ЭДО, то ее регистрация выполняется автоматически. На схеме выполняются одновременно пункты 2 и 3, а также 4 и 5.

Для обмена электронными документами с контрагентами необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. «Aстрал-ЭТ» — надёжная и безопасная ЭП, которая подойдёт для электронного документооборота, а кроме того для участия в торгах, сдачи отчётности и работы с госпорталами.

Эдо – бумажному документу не препятствие

Если фирма заключила со своими контрагентами соглашения об ЭДО, будет ли это означать, что все бумажные документы попадают под запрет? А если будет технический сбой? Многие бухгалтеры задумываются об этом, переходя на электронное взаимодействие. Особенно их волнует вопрос со счетами-фактурами. Сразу скажем, что закон не препятствует выставлению бумажных оригиналов, но все-таки подстраховать себя нужно.  

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Первичные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Что касается счетов-фактур, то похожая норма имеется в статье 169 НК РФ.

НК РФ требует, чтобы электронные документы отвечали требованиям первичных учетных документов, перечисленных в статье 9 Закона о бухучете, и требованиям, предъявляемым к счетам-фактурам пунктом 5 статьи 169 НК РФ. Также они должны соответствовать форматам электронных документов, утвержденным ФНС.

Таким образом, разрешены оба варианта первички: бумажный оригинал и электронный документ. Электронный документ, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.

Об этом сказано в статье 6 Закона об электронной цифровой подписи. А вот о том, что переход на электронный документооборот делает невозможным направление документов на бумажном носителе, здесь ничего не говорится.

Электронный документооборот между контрагентами

Порядок электронного документооборота (ЭДО) между контрагентами устанавливается соглашением об ЭДО. Как в любом договоре, в нем стороны прописывают права и обязанности сторон, а, поскольку это соглашение специфическое, в нем нужно предусмотреть и технические вопросы применения ЭДО.

Обязательным условием для ЭДО между сторонами сделки является наличие у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных документов.

А во избежание конфликтных ситуаций включите в соглашение об ЭДО пункт, который предусматривает при возникновении технических проблем (сбои в работе интернета, замена сертификата ЭЦП и т. д.) направлять друг другу документы на бумажном носителе.

Если из-за технических проблем подписывать и направлять документы по ЭДО невозможно, их можно направлять на бумажном носителе. Об этом напишите в соглашении об ЭДО.

Дожидаться решения технических проблем, чтобы принимать и подписывать электронные документы, необходимости нет. Все это можно делать и с бумажными.

Счет-фактура по ЭДО

Что касается счетов-фактур, то и в отношении них опасаться не стоит. Подтверждать расходы и НДС-вычеты бумажными документами при наличии соглашения об ЭДО не запрещено.

Более того, в пункте 2.20 порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по ТКС, утвержденного приказом Минфина от 10 ноября 2015 г. № 174н, говорится следующее.

При невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через оператора ЭДО, продавец выставляет счет-фактуру на бумажном носителе и направляет его покупателю.

Вполне ясная позиция. Ее можно применять в отношении других первичных документов, а также  и УПД.

Формат электронных счетов-фактур

На основании счета-фактуры покупатель может уменьшить сумму налога на добавленную стоимость, которую должен заплатить в бюджет страны. Добавленная стоимость — это дополнительная сумма, которую продавец начисляет сверху себестоимости товаров. Эту сумму государство облагает налогом. 

Продавец со своей стороны включает НДС в окончательную цену товара. Получается, что налог в бюджет продавец платит из денег покупателя. Если он использует этот товар как сырье для производства своей продукции, то при ее продаже покупатель будет обязан заплатить НДС в бюджет еще раз.

Чтобы избежать двойного налогообложения, покупатель имеет право получить вычет по НДС на основании счетов-фактур. Это уменьшит сумму налога к уплате в бюджет на величину НДС, выплаченного при покупке товаров, используемых для получения готовой продукции.

Важно помнить о том, что налоговая служба тщательно проверяет документы, предъявляемые для получения налоговых вычетов. Если счет-фактура будет неверно оформлен или невовремя передан в ФНС, организация рискует не получить вычет.

Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, это такой же юридически значимый оригинал документа. Его не нужно дублировать на бумаге. Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде можно только через оператора электронного документооборота (ЭДО). Он фиксирует дату и время отправки и получения документов. 

Согласно порядку обмена, утвержденному Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14Н, электронный счет-фактура — это формализованный документ. Передавать его можно только в формате XML, установленном ФНС Приказом от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Утвержденный формат делает документ машиночитаемым, это значит, что компьютер может обработать счет-фактуру и выявить ошибки в заполнении.

На электронные счета-фактуры можно перейти, если соблюдаются все условия:

• Обмен происходит через оператора ЭДО по требованию Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 N 14Н. 
• Оператор проверяет документ на соответствие требованиям заполнения электронного счета-фактуры и сообщает об ошибках, чтобы организация представляла корректный файл в ФНС.
• Оператор проверяет сертификат электронной подписи. Если сертификат недействителен или отозван, подписать документ будет невозможно. 
• КЭП гарантирует неизменность информации с момента подписания;
• Оператор всегда может подтвердить факт отправки, получения и подписания счета-фактуры.

Электронные документы защищены от потери, их можно легко найти в системе ЭДО при необходимости.

Для удобства доступен автоматический учет в 1С, который избавляет от ручного переноса данных и снижает вероятность появления ошибок в декларации.

Электронный счет-фактура доставляется в считаные секунды, что особенно важно для предприятий, чья прибыль тут же уходит на закупку нового товара — например в сфере ритейла.

Как хранить электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура регистрируется в книгах покупок и продаж, в журналах учета счетов-фактур и хранится в электронном виде в течение пяти лет. Отсчет срока хранения начинается после налогового периода, в котором документ использовался последний раз для вычета НДС. Хранить счета-фактуры необходимо по правилам, утвержденным Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

ФНС может запросить у организации представление счета-фактуры во время проведения камеральной проверки декларации по НДС. Направлять документ разрешено в электронном виде, возможность закреплена в п. 2 ст. 93 НК РФ. При этом передавать счет-фактуру обязательно через оператора ЭДО в утвержденном формате.

Как заполнить счет-фактуру

Согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактуру необходимо передавать в течение пяти дней после отгрузки товара, оказания услуги или получения аванса. Важно корректно заполнить документ, чтобы впоследствии без проблем получить налоговый вычет. При составлении счета-фактуры укажите следующие реквизиты:

• порядковый номер и дату составления;
• сведения о продавце;
• сведения о грузоотправителе и грузополучателе;
• реквизиты документов на оплату;
• сведения о покупателе;
• наименование и код валюты;
• наименование и коды товаров, работ, услуг;
• количество и стоимость товаров;
• сведения об импортных товарах.

Полный перечень реквизитов содержится в ст.169 НК РФ. Организации и ИП, которые работают на специальных налоговых режимах, — УСН, ЕСХН, ПСН, — не платят НДС и не составляют счета-фактуры. Подписывает электронный счет-фактуру только отправитель.

Как работать со счетом-фактурой в Диадоке

Через Диадок можно отправить счет-фактуру, созданный в самом сервисе или составленный в другой системе. Редактор Диадока позволяет сформировать документ с учетом всех требований законодательства.

Мы написали подробную инструкцию о том, как создать и отправить электронный счет-фактуру.

Если вы подготовили документ в другой программе, можете загрузить XML-файл на сайт Диадока и проверить его на соответствие формату по ссылке. 

Формируйте счета-фактуры в электронном виде, согласно утвержденному формату ФНС, прямо в Диадоке с помощью встроенного редактора. Он подскажет, как правильно заполнить поля и проверит документ на ошибки.

Подключиться

Частые вопросы