Аванс

Возврат аванса на командировку 2023: Порядок и условия возврата авансовой оплаты при командировке

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре. 

Возмещение расходов на служебную поездку

Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:

  • проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;
  • расходы на аренду жилья;
  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
  • прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем. 

Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку.

Любое возмещение расходов регулируется Законодательством РФ и строго контролируется, поэтому важна правильность документального оформления всех моментов, связанных с командировочными средствами.

Это касается и возврата командировочных расходов в кассу. 

Особое внимание уделяется посадочным талонам.

В том случае, если отрывная часть была испорчена, утеряна или текст является нечитаемым, сотрудник обязан подать запрос в соответствующую компанию перевозчика для получения электронного дубликата с подписью и печатью.

Кроме того, к билету должен прилагаться документ, который подтверждает факт использования билета и его текущее состояние. В билете должно указываться имя и фамилия пассажира, точная сумма, маршрут и дата. 

Когда можно учесть расходы в случае отмены командировки? 

Возврат суточных при отмене командировки возвращается точно так же, как и аванс, так как финансовые средства были уже получены. А вот особенности возврата зависят от того, когда была совершена трата: до выхода приказа об отмене служебной поездки или уже после этого. Поэтому работодатель обязуется сообщить об этом командированному сотруднику еще до официального подписания документа. 

Далее возможны несколько вариантов. Если расходов не было, сотрудник при возврате сдает полученные средства в кассу компании по кассовому ордеру, после чего деньги возвращаются на банковский счет работодателя. В графе «Основание» ордера указывается отмена командировки и номер приказа. Работнику выдается корешок, который свидетельствует о возврате средств.  

В том случае, если часть выданного аванса была уже потрачена, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеет другой алгоритм.

К примеру, если во время поездки было приобретено оборудование для компании, оговоренное заранее с директором, необходимо изменить назначение данных расходов. Обычно, это выполняется в приказе об отмене служебной поездки, либо же формируется отдельный документ.

Важно, чтобы приобретенная вещь стала на баланс организации, а не числилась в качестве оборудования для командировки. 

Дальнейшие действия практически не отличаются от стандартных. Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе.

Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом.

Заявление на возврат денежных средств за командировку подается вместе с авансовым отчетом в том случае, если были другие траты, помимо закупки оборудования (к примеру, сотрудник уже успел оплатить жилье и приехать на место, но поездка после была отменена).   

Возврат аванса на командировку 2023: Порядок и условия возврата авансовой оплаты при командировке

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Возврат командировочных расходов имеет определенные сроки, которые регулируются не только приказом, но и Трудовым Кодексом РФ. Если средства не будут возвращены работником по истечении указанного срока, работодатель имеет право удержать указанную сумму из заработной платы.

Решение должно быть принято не позднее чем через календарный месяц с последнего дня возврата задолженности. Если сотрудник оспаривает размер командировочных или предъявляет другие претензии, проводится предварительное рассмотрение ситуации.

Если сумма превышает третью часть от зарплаты, платеж разбивается на несколько месяцев. 

Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю.

Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах. 

Как правильно выдавать аванс на командировку — Полезные статьи о командировках и деловом туризме в блоге OneTwoTrip for Business

Когда сотрудник отправляется в командировку, работодатель должен не просто выплачивать ему средний заработок, но и компенсировать возникающие в поездке расходы. И здесь часто возникает вопрос: можно ли не выплачивать такую компенсацию в виде аванса, а выдать деньги уже после возвращения работника в офис?

Сегодня поговорим о том, как правильно выплачивать аванс на командировку.

Согласно ТК РФ, расходы на командировку должен оплачивать работодатель. Это логично, ведь сотрудник отправляется в другой город для выполнения служебного задания. В поездках часто возникают расходы, которых бы не было, если работник продолжал находиться в месте проживания. Вот несколько примеров таких трат:

  • оплата проезда;
  • аренда жилья в командировке;
  • дополнительные расходы из-за проживания вне дома.

Соответственно, компания должна компенсировать работнику затраты на проезд и проживание, а также выплачивать суточные, чтобы он мог покрывать дополнительные расходы.

Все это, помимо выплаты, собственно, среднего заработка – сотрудник не может оставаться без зарплаты в поездке.

Можно ли компенсировать расходы после возвращения

Распространенный вопрос: можно ли не выдавать аванс на командировочные расходы, а оплатить их по факту уже после? Вдруг аванс окажется слишком большим. 

Простой ответ: по нынешним нормам так делать нельзя. Компания обязана выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.

Даже в том случае, если сотрудник согласен отправиться в командировку без аванса, делать так нельзя. Суточные – это доход работника, и их невыплата будет расцениваться с точки зрения закона как задержка зарплаты. Соответственно, для работодателя это повлечет неприятности.

За сколько дней до поездки выдавать аванс

Жестких правил нет, главное – аванс нужно перечислить до начала поездки. Конкретные сроки компания может прописать в Положении о командировках.

Важный момент, который также следует учесть в этом документе – это размер суточных. Стоит помнить, что существуют лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ.

В 2020 году порог составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок. При превышении этих лимитов нужно будет платить налог и взносы в фонды.

Но никто не мешает работодателю установить суточные и выше этого лимита.

Можно ли не выдавать аванс на командировку

Если компания не выдаст сотруднику аванс перед его отправлением в деловую поездку, то он не сможет и составить авансовый отчет. У этого факта могут быть и негативные последствия. Прежде всего, в поездке работник неизбежно будет нести расходы, которые компания затем должна будет компенсировать. 

Читайте также:  Взыскание неотработанного аванса по договору подряда 2023: Особенности и процедуры взыскания неотработанного аванса при подрядных работах

Но поскольку расходы осуществляются от имени работника и за его счет, а деньги он потом получает от компании, налоговые органы могут посчитать это коммерческими отношениями между ним и организацией. В итоге у сотрудника возникнут налоговые обязательства. 

В таких случаях нужно внимательно подходить к составлению отчетности. Компания может установить форму отчета о произведенных расходах при отсутствии аванса. Эту форму и подтверждающие расходы документы обязательно нужно использовать при оформлении командировки.

Командировочные расходы 2020

Что входит в командировочные расходы в 2020 году и кто устанавливает нормы возмещения командировочных затрат, говорим в данной статье. Также рассмотрим отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете. И узнаете, как рассчитать командировочные расходы.

Также смотрите:

Что входит в перечень командировочных расходов

Возмещению расходов, связанных со служебными командировками, подлежат следующие затраты работника:

  • суточные расходы (подробнее о суточных вы можете прочитать в статье «Размер суточных при командировках и их расчет»);
  • транспортные расходы;
  • расходы на жилье;
  • оплата визы и пошлина за оформление загранпаспорта;
  • консульские сборы;
  • сборы за право выезда/въезда;
  • сбор за платные дороги;
  • оформление обязательной страховки;
  • обязательные сборы и платежи;
  • другие расходы, произведенные сотрудником в командировке с согласия руководства.

Данный перечень составлен с учетом норм трудового законодательства (ТК РФ) и Положения о командировках, утвержденного Правительством РФ.

Расчет и оформление командировочных расходов за границей имеет свои особенности, с которыми вы можете ознакомиться в статье «Как рассчитать суточные при командировке за границу».

Оплата командировочных расходов

Для того чтобы сотрудник мог направиться в поездку для выполнения служебного задания, ему должен быть выплачен аванс на командировочные расходы.

Срок выплаты командировочных расходов – до начала поездки. Он может быть установлен в организационно-распорядительном документе компании.

  • Для получения аванса делают приказ на командировку (более подробно ознакомиться с данной темой можно в материале «Как правильно оформить командировку»).
  • Также работодатель может закрепить во внутреннем регламенте необходимость подачи предварительного расчета, служебной записки, заявления на командировочные расходы или разработку сметы командировочных расходов, образцы которых желательно закрепить в локальном акте.
  • Ознакомиться с тем, как делать расчет командировочных, можно в статье «Как рассчитать командировочные выплаты (расходы)».
  • Помимо суточных и оплаты других командировочных расходов за работником сохраняют среднюю заработную плату.

По оплате дней командировки, которые выпали на выходные или праздники, есть определенные нюансы. С ними вы можете ознакомиться в статье «Оплата командировки в выходные и праздничные дни: особенности».

Нормы командировочных расходов каждая компания устанавливает самостоятельно с учетом своих финансовых возможностей. При этом размер суточных должен покрывать расходы на питание и бытовые траты в командировке.

В каких случаях удерживают НДФЛ с суммы командировочных расходов, можете узнать из статьи «Как отражать суточные в налоговом учете».

Бухгалтерский учет командировочных расходов

Рассмотрим отражение в бухучете командировочных расходов. Для их отражения предусмотрен счет 71 «Расчеты с подотчетниками»:

  • по дебету – учитывают все денежные средства, выданные на командировочные и представительские расходы;
  • по кредиту – отражают проводки, когда командировочные расходы списаны.

Аванс на расходы на командировку может быть выдан из кассы предприятия, перечислен с расчетного счета на банковскую карту сотрудника или возможно перечисление на специальную корпоративную карту.

Вот примеры проводок:

  • Дт 71 – Кт 50: выдано на командировочные расходы. Если перед этим деньги получены в кассу на командировочные расходы, то проводка следующая: Дт 50 – Кт 51;
  • Дт 71 – Кт 51: перечислен аванс под отчет с расчетного счета компании;
  • Дт 55 – Кт 51: осуществлен перевод на спец счет.
  1. Впоследствии – когда сотрудник будет рассчитываться картой (например, за гостиницу) – бухгалтер отразит следующую операцию: Дт 71 – Кт 55.
  2. Если сотрудник снимет деньги с корпоративной карты (например, на питание), проводка такая: Дт 71 – Кт 55.
  3. В учете командировочные расходы относят на счета затрат (в большинстве случаев).

По окончании служебной поездки работник должен сдать в бухгалтерию правильно оформленный авансовый отчет на командировочные расходы. В этом случае бухгалтер отразит в учете проводку: Дт 26 – Кт 71 (списаны командировочные расходы).

Как правильно оформить авансовый отчет и отчитаться за аванс на командировочные расходы, вы можете прочитать в статье «Каким должен быть отчет о командировке».

Другие расходы сотрудника в командировке с согласия руководства

  • Работник имеет право претендовать на возмещение дополнительных командировочных расходов, если они предусмотрены в регламентах компании или трудовом законодательстве.
  • Дополнительно – помимо суточных и проживания – у работника могут быть расходы на такси в командировке.
  • Как оформить данную выплату командировочных расходов, можно подробно узнать в статье «Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы».

Также компания может включать в состав командировочных расходов и другие затраты.

Так, если сотрудник едет в длительную поездку, то упаковка багажа может входить в командировочные расходы.

Сервисные сборы и штрафы за возврат/обмен билетов (при отсутствии вины командированного) тоже входят в командировочные расходы.

Оплата транспортных расходов в командировке может происходить с учетом норм, установленным по категориям сотрудников.

Например, в локальном акте работодатель может закрепить, что руководство компании, включая заместителей директора, имеет право на проезд первым классом в ж/д вагоне и перелет бизнес-классом.

Для всех остальных сотрудников – плацкарт и эконом-класс соответственно. И это не будет нарушением оплаты расходов на служебные командировки.

Оплата командировочных расходов по договору

Подрядчик очень часто хочет получить возмещение дополнительных расходов по договору. В общем случае (п. 2 ст.

709 ГК РФ) цена договора уже включает в себя компенсацию всех издержек исполнителя и его вознаграждение.

Однако стороны могут включить условие о возмещении командировочных расходов в договор. Как в этом случае оплачивать командировочные расходы подрядчику?

Условие о компенсации затрат на командировочные расходы имеет смысл тогда, когда исполнителю не известно заранее, сколько он совершит выездов на объект. Однако можно:

  • в договоре ограничить сумму возмещения командировочных расходов заказчиком и установить предел;
  • заложить сумму на командировочные расходы в сводном сметном расчете.

Также имеет смысл указать в договоре, что относится к командировочным расходам, а также срок отчета по ним. Данные пункты договора помогут обосновать размер командировочных расходов в налоговом учете.

А как оплатить командировочные расходы по договору аудита? Аналогично: включить в договор условие о компенсации командировочных расходов заказчиком.

Итоги

В данной статье представлен обзор, как посчитать командировочные расходы в различных ситуациях и рассмотрены бухгалтерские проводки по затратам на командировки.

Как выдать и вернуть деньги на командировочные расходы?

При отправлении сотрудника в командировку ему необходимо выдать деньги на наем жилья, проезд и средства на суточные расходы, размер которых установлен на основании регламентных документов. Каким образом определить сумму аванса и как произвести выдачу и возврат оставшейся суммы денег, а также как поступить с перерасчетом?

Читайте также:  Расписка в получении задатка - Юридическая помощь

Определение суммы аванса на командировку

Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.

В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.

Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение.

Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.

Выдача аванса на командировку

Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение).

Аванс выдается из следующих денежных средств:

  • Поступления в кассу организации за реализацию товара (Услуг, работ).
  • Полученных с расчетного счета.

Аванс не выдается из денег, полученных от граждан для оплаты в пользу третьих лиц (к примеру по договору поручения в счет оплаты за услуги связи).

Важно! Получить деньги на командировку в под отчет может лицо у которого отсутствует задолженность по полученным ранее авансам.

Выдача командировочных производится по следующим основаниям:

  • При наличии приказа, составленного по форме Т-9 (коллективная форма Т-9а).
  • Заявления работника о сумме аванса и сроке выдачи с визой директора.

Выдача денег производится по расходному кассовому ордеру, который оформляется в одном экземпляре.

В «расходнике» работник должен от руки прописью записать сумму полученных денег (рубли пишутся прописью, а копейки цифрами, к примеру, пять тысяч рублей 38 копеек), а после поставить свою роспись в получении.

Деньги необходимо пересчитать  присутствии кассира, ибо в противном случае претензии по отсутствующим суммам приниматься не будут.

После выдачи денег из кассы бухгалтер подписывает «расходник» после ставят на нем свою подпись главный бухгалтер и руководитель. Денежные средства могут быть выданы как сотруднику лично — по паспорту, так и доверенному лицу по доверенности и паспорту. При много разовой доверенности необходимо приложить ее копию к расходнику, а оригинал останется у кассира.

Как производится увольнение в связи со смертью сотрудника

Порядок отчета по командировочному авансу

После прибытия из командировки сотруднику необходимо предоставить в течение 3-х рабочих дней авансовый отчет, составленный по форме №АО-1 (Согласно постановления п.4.4).

В нем нужно отразить произведенные расходы в поездке согласно первичным документам, которые прикладываются к отчету (товарные чеки, кассовые, транспортные документы и т.п.).

Первичные документы желательно пронумеровать в соответствии с записями отчета.

Возврат подотчетной суммы в кассу, если образовался остаток

В том случае, если в поездке была израсходована не вся сумма аванса, его необходимо вернуть в организацию в соответствии с порядком, прописанным в п. 3.1 и 3.2 Положения.

Возврат подотчетной суммы в кассу производится по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) кассиром предприятия (Положение п. 3.4).  При этом следует проверить первичные документы, подтверждающие расход денег и отраженные в приходно-кассовом ордере.

Принимать купюры и монеты необходимо поштучно в присутствии подотчетного лица, чтобы не возникло лишних вопросом, если сумма будет разница. Пересчитанную сумму следует сравнить с суммой, отраженной в ПКО.

И если разницы нет, подписывает приходник и ставит печать (штамп), а подотчетному лицу возвращает квитанцию к приходнику. Если сумма меньше, то отчитывающийся работник должен до внести отсутствующую сумму.

Что делать если сотрудник отказывается до внести отсутствующую сумму:

  • Возвращается внесенная сумма денег.
  • Приходник перечеркивается и передается руководителю или главному бухгалтеру, а после вновь оформляется ПКО согласно фактической сумме денег.

Работодатель вправе вернуть недостающую сумму денег с заработной платы сотрудника, если то не произошло в установленные сроки.

Если сотрудник добровольно согласился вернуть образовавшийся долг, то по соответствующему заявлению из его заработной платы можно удерживать в счет погашения долга не более 20% начисленной ему зарплаты (ТК РФ ст. 137, ч.2, ст. 138 ч.1). При этом необходимо издать приказ руководителем, но не позже месяца с установленного срока возврата неизрасходованный суммы аванса (ТК РФ ст. 248 ч.1).

Если работник отказывается вернуть не истраченную сумму добровольно, то произвести это можно только в судебном порядке, подав иск о возмещении ущерба. Суммы взыскиваются по исполнительным листам.

Бывает и такое, что работник понес в поездке большие расходы, чем предполагалось ранее. Как возместить перерасход в этом случае? Для начала необходимо проверить авансовый расчет и в случае обоснованного перерасхода компенсировать работнику потраченную им сумму.

Для того, чтобы решить обоснованность перерасхода необходимо проверить следующее:

  • Были ли потрачены деньги по целевому назначению.
  • Наличие подтверждающих расходы документы и оправдывающих произведенные выплаты.
  • Документы и подотчет были оформлены правильно.

Если условия выполнены, то работнику необходимо выдать потраченную им сумму по расходному кассовому ордеру 0310002. Дату и номер РКО нужно указать в соответствующей строке авансового отчета, которая обозначена как «Перерасход выдан по ордеру».

Окончательно рассчитаться с работником необходимо в установленный руководителем срок (Положение п. 4.4), который должен быть разумным, ибо сотрудник может обратиться в суд с требованием компенсации за задержу и суммы долга (ГК РФ ст.395).

Порой, из-за отсутствия денежных средств в кассе возврат сумм сотруднику произвести в установленные сроки может не получиться. В таком случае сторонам необходимо договориться об установлении нового срока или о компенсации долга частями.

Полезные статьи
Суточные в 2017 году.

Оформление командировки в 2023 году: пошаговая инструкция

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

  • что может быть целью рабочей поездки;
  • кого могут отправлять в командировку;
  • каков размер суточных для командировочных по России
    и за границей;
  • какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
    дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
    такси).
Читайте также:  Перенос вычета по ндс с аванса - Юридическая помощь

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Командировка во время мобилизации 

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников Исключения Ссылка
на законодательство
Беременные Исключений нет ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние Можно, если речь идёт
о спортсменах и творческих работниках
ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие
по ученическому договору
Можно, только если командировка
связана с ученичеством
ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными
физическими возможностями
Можно, если командировка
не противоречит индивидуальной программе реабилитации
ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
    до 14 лет;
  • родители детей с ограниченными физическими
    возможностями;
  • родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
    вахтовым методом;
  • многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
    младшему не исполнится 14 лет;
  • сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
  • кандидаты в депутаты в период выборов. 

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ. 

Особенности направления в командировку работников, имеющих
детей 

Есть нюансы и при направлении в
командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника
не могут послать в командировку, пока он находится
в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника
с отдыха, понадобится заручиться его согласием
в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

Электронный кадровый документооборот и
командировки 

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных).

Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.

Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
    подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для .
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров. Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст.

217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных.

Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку.

Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение.

В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
    талоны);
  • заполнить авансовый
    отчёт;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
    на самолет, то ему нужно составить служебную записку
    на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт.

Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства.

Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно
предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также
чек об оплате или счёт-фактуру. Отчётные
документы за проживание в гостинице

Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить
к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее
уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И
не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой
отчётный документ. Где можно жить
в командировке кроме отеля

На транспорт

Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус
онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета
на Туту.ру на электронную почту придут два чека —
на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо
приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный
билет. 

Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную
квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это
документы строгой отчётности.

Электронный посадочный талон
в командировке 

Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек
на трансфер или такси, если положение о командировках
предусматривает компенсацию этих расходов.

На другие расходы

Остальные расходы определяются положением
о командировках в компании. Например, некоторые
организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов.
В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

  • Еще можно почитать
  • Суточные в командировке: нормы 
  • Командировочное
    удостоверение
  • Каршеринг
    в командировке
  • Командировка
    во время коронавируса
  • Компенсация
    транспортных расходов в командировке
  • Как
    оформить отмену командировки в связи
    с коронавирусом
Adblock
detector