Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать авансовый отчет в 1С не составит труда, эта операция полностью автоматизирована.

В данной статье мы разберем:

• где в 1С авансовые отчеты,
• как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3 — образец заполнения,
• как оформлять авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово на примере конкретных ситуаций,
• проводки по авансовому отчету в 1С.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Авансовый отчет образец заполнения →

Авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия от подотчетного лица оформляют документом Авансовый отчет, который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.

В шапке документа нужно указать:

• от — дата составление авансового отчета;
• Подотчетное лицо — физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.

Рассмотрим пошаговые инструкции, как сформировать авансовый отчет в 1С в разных ситуациях.

Как занести выданные ранее подотчетные суммы в авансовый отчет

01 сентября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.

• Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы.
• 
• Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить. Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:

В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб. Авансовый отчет в 1С 8.3 образец заполнения

Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Изучить подробнее:

Как сделать авансовый отчет в 1С при покупке материалов и товаров

Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.

01 сентября Дружников Г. П. предоставил отчет, к которому приложил:

• чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Комус-Р2»:
  • бумаги А4 — 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 20%);

Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары.

На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом, проводится документом Авансовый отчет.

1. 
2. На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
3. 

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

• Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС.
• В результате проведения документа Авансовый отчет в 1С такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
• Авансовый отчет проводки в 1С
• 

Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:

Изучить подробнее:

Как проводить суточные и командировочные расходы в авансовом отчете

Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.

24 августа июля Дружников Г. П. направлен в командировку в г. Сочи на 6 дней.

Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего — 4 200 руб.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 120 руб.);
• ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 130 руб.);
• квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие.

Суточные сверхнормы облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ).

На данный момент установлены следующие нормы:

• командировка по РФ — 700 руб. в день;
• командировка за пределы РФ — 2 500 руб. в день.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа (это могут быть внешние документы как чек, билеты, акты, счета, так и внутренние, как Приказ). Наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС, которую можно будет принять к вычету.

1. В нашем примере весь предъявленный НДС можно принять к вычету.
2. Авансовый отчет по командировке проводки в 1С.
3. 

Как провести услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов

Как заполнить авансовый отчет в 1с 8.3 на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 20%);

Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее.

На вкладке Прочее вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.

Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ.

Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО.

При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС. Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.

Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС. В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.

Изучить подробнее:

Как провести оплату услуг в авансовом отчете

Как заполнить авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.

01 сентября сотрудник предоставил отчет, к которому приложил:

• банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.

• Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата.
• На вкладке Оплата вносится контрагент и сумма, которую оплатил подотчетник.
• Изучить подробнее:

Как сделать авансовый отчет в 1С

Заполнение авансового отчета в 1С 8.3.

Сумма выданного аванса и общая сумма, за которую отчитался сотрудник, выводятся в подвале документа:

• Выдано авансов — полученная сумма аванса из вкладки Авансы;
• Расходы — израсходованная сумма подотчетных средств из вкладок Товары, Оплата, Прочее;
• Остаток/Перерасход — разница между суммами полей Выдано авансов и Расходы. Результат может быть в виде:
  • отрицательной суммы — т.е. перерасход, если сумма выводится со знаком минус;
  • положительной суммы — т.е. остаток денежных средств у подотчетника, которые необходимо вернуть, например, в кассу. Подробнее Возврат неиспользованных подотчетных средств.

Назначение аванса и количество подтверждающих расходы подотчетника документов отражается также в подвале документа.

После того, как сотрудник Дружников Г.П. предоставил все первичные документы, из 1С можно распечатать бланк Авансовый отчет по кнопке Печать — Авансовый отчет (АО-1). PDF

1. Авансовый отчет образец заполнения →
2. При приобретении материалов можно распечатать Приходный ордер по форме М-4 по кнопке Печать — Приходный ордер (М-4). PDF
3. Авансовый отчет из 1С можно также сохранить на компьютер или отправить по электронной почте.

Проверьте себя! Пройдите тест:

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, читайте дополнительный материал по теме:

• Если Вы еще не подписаны:
• Активировать демо-доступ бесплатно →
• или
• Оформить подписку на Рубрикатор →
• После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

• командировочные с учетом суточных;
• представительские;
• закупку товаров, работ или услуг;
• расчеты с контрагентами;
• и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Переходим к заполнению

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса. 

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства. Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход».

Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз.

Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник.

Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т.д. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов.

Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10. То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение.

Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

Скачать образец авансового отчета

В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошаговая инструкция

В хозяйственной деятельности практически любой компании присутствуют операции выдачи денежных средств/ДС работнику из кассы предприятия, за которые потом сотрудник обязан либо отчитаться, либо вернуть полученные денежные средства в кассу.

В этой статье мы рассмотрим несколько примеров операций, связанных с учетом средств, выданных под отчет, выдачей кассой денег, а также с возвратом сотрудником ранее полученных и неиспользованных средств. Отдельно остановимся на особенностях учета таких операций и крайних ситуациях, встречающихся на практике.

В соответствии с действующим законом получателем выдаваемых под отчет ДС может быть либо работник предприятия, т.е. физическое лицо с которым заключен трудовой договор, либо человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, например, подрядчик, проводящий работы по такому договору.

В качестве системы для моделирования операции, позволившей сформировать отчет по авансам, мы будем использовать конфигурацию 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Выдача средств под отчет

Порядок выдачи ДС под отчет регулируется Положением о порядке ведения кассовых операций от 12.10.2011 № 373-П.

Основанием для выдачи является заявление подотчетного лица. На заявлении обязательно должна быть собственноручная подпись руководителя о сумме и сроке, на который выдаются наличные деньги, его подпись и дата.

В 1С 3.0 выдача ДС сотруднику/отчет осуществляется:

1. Посредством «Расходный кассовый ордер» с видом хозоперации «Выдача подотчетному лицу»; Рис.1 Выдача денег/отчет посредством расходного кассового ордера
2. Документом «Платежное поручение» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу»; Выдача денег под отчет документом Платежное поручение
3. «Выдача денежных документов» подотчетному лицу. В качестве денежного документа может, к примеру, выступать топливная карта, абонемент на проезд и т.д. Несмотря на то, что денежный документ – это материальный объект, учет таких документов ведется в суммовом выражении.

Во всех документах выдачи ДС под отчет с соответствующими видами операций присутствует обязательное для заполнения поле «Получатель», в котором необходимо из справочника «Физические лица» выбрать работника, которому выдаются (перечисляются) денежные средства.

Независимо от способа выдачи денежных средств под отчет – наличными из кассы или безналичным переводом на р/с сотрудника (на карту), суть хозяйственной операции не меняется. В 1С Бухгалтерия учет ДС, выданных под отчет, ведется на счете 71: ДС 71 счет (по дебиту) корреспондирует со счетом 50 или 51 (по кредиту) в зависимости от того, каким образом выдавались деньги.

Как оформить авансовый отчет

Поскольку ДС выдаются на основании заявления сотрудника, можно сделать вывод, что организация имеет право не принимать авансовый отчет от сотрудника, которому ранее не выдавались денежные средства под отчет (или выдавались, но с другими целями). В этом случае информация о понесенных сотрудником затратах в системе не отражается.

Создать новый документ «Авансовый отчет» можно из подсистемы «Банк и касса», далее команда «Авансовые отчеты».

В шапке документа обязательно указывается, кому и от какой фирмы были выданы денежные средства, по которым отчитывается сотрудник.

Рис.3 Оформление авансового отчета работника

• В документе также присутствует ряд необязательных для заполнения полей, используемых для печати авансовых отчетов сотрудником (печатная форма АО-1) или, если авансовый отчет содержит приобретенные сотрудником товары, для печати приходного ордера (печатная форма М-4).
• Если вам необходимо изменить или дополнить печатные формы, обратитесь к нашим специалистам, мы в кратчайшие сроки предоставим услуги по доработке 1С.
• С помощью авансового отчета можно отразить целый спектр расходов сотрудника:

• Приобретение товарно-материальных ценностей (закладка табличной части «Товары»). В этой части функционал Авансового отчета дублирует возможности документа «Поступление товаров и услуг»;
• Оформить поступление возвратной тары (закладка «Возвратная тара»);
• Отразить оплату ДС поставщику в счет будущих поступлений или за ранее поставленные товары/оказанные услуги (закладка «Оплата»). Ключевым отличием этой операции от операции отражения закупки ТМЦ, является то, что при отображении операции на закладке «Товары» бухгалтеру необходимо указать конкретные ценности купленные сотрудником, выбрав их из справочника «Номенклатура», тогда как при отражении расхода денежных средств на закладке «Оплата» достаточно указать сумму и получателя денежных средств. Еще можно указать в свободной форме реквизиты входящего документа и содержание операции. Эти данные будут использованы при заполнении печатной формы Авансового отчета (АО-1).
• Отразить прочие расходы (закладка «Прочее»). На закладке можно отразить прочие расходы, уточнив счета учета расходов вручную.

Особняком стоит закладка «Авансы», где необходимо перечислить документы, которыми выдавались денежные средства сотруднику под отчет.

Согласно текущему законодательству, работник, получивший денежные средство под отчет, обязан отчитаться в использовании этих средств не позднее 3-х рабочих дней с момента окончания срока выдачи этих средств.

Если срок выдачи средств явно не определен (он может быть указан как в приказе по организации (общий для всех сотрудников), так и уточнен руководителем в заявлении на выдачу денежных средств), то три дня отчитываются с момента выдачи денежных средств.

Сумма выданных денег и сумма, потраченная подотчетным лицом, может не совпадать:

• В случае перерасхода (если перерасход отражен документом Авансовый отчет, значит компания признала факт перерасхода), формируется кредитовое сальдо на счете 71 на сумму перерасхода, которое можно закрыть выдачей денежных средств сотруднику.
• В случае наличия остатка денежных средств у сотрудника, он может оформить их использование новым авансовым отчетом или вернуть остаток неизрасходованных денежных средств.

Если работа с авансовыми отчетами вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам по сопровождению программ 1С:Предприятие. Мы с радостью вам поможем!

Выдача денег из кассы на сумму разницы между ранее выданными и потраченными суммами

Выдача денежных средств на сумму перерасхода ничем не отличается от рассмотренной выше операции первичной выдачи средств сотруднику. Единственное, на что нужно обратить внимание – чтобы денежные средства выдавались от имени той же организации и тому же сотруднику, по которым был оформлен авансовый отчет на сумму перерасхода.

Возврат неиспользованных средств в кассу предприятия

Возврат ДС осуществляется через «Приходный кассовый ордер/Возврат от подотчетного лица», либо перечислением на расчетный счет организации.

К особенностям операции возврата неизрасходованных ДС подотчетником на расчетный счет организации (по безналичному расчету) можно отнести то, что данная операция не регламентируется действующим законодательством, поэтому желательно исключить ее из факта хозяйственной деятельности. В крайнем случае, можно попробовать определить порядок таких расчетов в локальных актах, например, выпустить приказ о порядке выдачи и возврата неизрасходованных средств подотчетными лицами по безналичному расчету.

Итоги

Купив программу 1С:Бухгалтерия вы получаете достаточный для регулярной хозяйственной деятельности функционал по выдаче и возврату ДС из кассы предприятия. Заполнить авансовый отчет в 1С Бухгалтерия предприятия 3.0 несложно, но сам процесс потребует определенных методологических знаний.

Авансовые отчеты оформляются отдельным документом, которым можно оформить как поступление товаров или оплату поставщику за товары и услуги, так и специфические операции, например, оплату налогов или командировочные расходы.

Выдано под отчет: проводки, практические примеры, пояснения бухгалтера

Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:

• для расчетов используется 71 счет;
• выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
• все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
• список статей расходов регламентируется внутренней документацией.

На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».

Когда нужны расходы под отчет?

Как правило, это небольшие, но срочные расходы:

• командировки;
• аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
• замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
• хозяйственные и канцелярские нужды;
• услуги нотариуса;
• покупка бензина на АЗС.

Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:

1. Назначить подотчетных лиц.
2. Указать срок отчетности.
3. Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.

Установление правил

Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.

• В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.
• Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.
• Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:

• должность и расшифровка подотчетного лица;
• место для согласования руководством;
• цель выдачи и сумма;
• дата и подпись.

Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:

Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.

В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

• товарные и кассовые чеки;
• платежные поручения;
• накладные и счета-фактуры;
• акты оказанных услуг и выполненных работ;
• договора и сметные расчеты;
• проездные билеты и почтовые квитанции;
• прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

• Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
• Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
• Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
• Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах

Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.

Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:

• билеты на самолет туда и обратно — 12 000 рублей;
• страховой сбор — 1 000 рублей;
• проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы — 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;

суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки № 749 от 13.10.2008).

Таким образом, аванс составил:

• 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
• Дт 71 Кт 50 — 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.

По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:

• от аэропорта к гостинице и обратно — 1 000 рублей;
• из дома в аэропорт и обратно — 2 000 рублей;
• проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней — 330 рублей.

Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:

• Дт 71 Кт 50 — оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
• Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 —  29 930 рублей.

Если деньги не вернулись – как отразить в отчете

Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:

1. Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.

   Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:

2. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.

   Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.

Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.

Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.

Электронный кассовый чек для авансового отчета

ФНС разрешила бизнесу хранить кассовые чеки исключительно в электронной форме, без копирования на бумаге. Рассказываем, как все организовать, чтобы действительно сократить бумажную работу.

Оформите (или обновите уже действующую) инструкцию для подотчетных лиц. Такая инструкция может быть частью другого локального акта. Например, Положения о расчетах с подотчетными лицами.

Пропишите в инструкции:

• Как получать чеки в электронной форме. Сообщить при покупке номер телефона или e-mail, на который продавец должен отправить чек (далее также — е-чек, электронный чек).
• Как передавать е-чеки в бухгалтерию. Электронный чек в распечатанном виде приложить к авансовому отчету. В отчете указать, что чек электронный. Распечатка нужна, чтобы бухгалтерия могла оперативно проверить подлинность документа.

Важно мотивировать на перемены тех сотрудников, которые приносят бумажные чеки регулярно и в большом количестве. Объясните персоналу: получая бумажные чеки, приходится беспокоиться за их сохранность. Е-чеки, в отличие от бумажных, всегда под рукой. Их можно скачать в любое время, они не потеряются.

Бухгалтеру будет удобнее работать с электронными чеками, потому что чековая бумага не будет выцветать. Это значит, не надо делать копии с кассовых документов и заверять их: писать, что копия верна, ставить дату и подпись. Кассовый чек в электронной форме приравнивается к бумажному.

Пример оформления инструкции для подотчетников

1. При офлайн-покупках до момента расчета с продавцом попросите электронный чек. Для этого укажите свой номер телефона или e-mail (личный или корпоративный), на который хотите получить чек. Сразу на месте покупки проверьте, что чек поступил на номер телефона или электронную почту, который вы сообщили продавцу.

   Если нет — попросите дубликат чека на бумаге.

2. При составлении авансового отчета откройте в телефоне или в электронном письме электронные чеки, которые получили в качестве подотчетника. Распечатайте электронные чеки и приложите распечатки к авансовому отчету.

   По каждому чеку на оборотной стороне отчета в графах 2-3 укажите номер и дату кассового чека. В графе 4 сделайте примечание, что чек электронный.

Фрагмент заполнения авансового отчета

Скачать образец авансового отчета

Чтобы не искать чеки в телефоне или на электронной почте, подотчетнику целесообразно пользоваться специальным сервисом от налоговой службы: «Мои чеки онлайн» (пилотный проект ФНС) или «Проверка чеков ФНС России». Устроены они по схожему принципу.

Войти в приложение можно по номеру телефона. Также разово система запросит адрес электронной почты. А если не запросила — сами укажите e-mail в настройках профиля.

Электронные чеки автоматически попадают на хранение в оба сервиса. Для этого важно называть продавцу именно тот номер телефона, по которому вы заходите в сервисы. Или адрес почты, который привязан к сервисам. В списке чеков можно найти даже те кассовые документы, которые получали до первого входа в систему.

В сервисах удобно искать чеки по дате расчета. В приложении «Мои чеки онлайн» можно искать чеки по продавцам.

Пример списка с чеками в компьютерной версии сервиса «Мои чеки онлайн»

Как распечатать чеки из приложений

Чтобы распечатать документ из сервиса «Мои чеки онлайн», кликните на нужный чек, и он появится на экране. Далее нажмите на оранжевый знак в верхнем левом углу чека, чтобы скачать документ. Он сохранится в формате .jpg, и тогда его уже можете распечатать.

Из мобильного приложения «Проверка чеков ФНС России» чек можно сохранить в формате .jpg в фотогалерею, откуда уже сможете направить документ на распечатку.

Пример чека, который открыли для скачивания из сервиса «Мои чеки онлайн»

Что делать, если работник не хочет называть номер телефона или e-mail при покупке

ФНС разрешила хранить без дублирования на бумаге не только электронные чеки, но и скан-образы кассового чека с хорошо читаемым QR-кодом. При условии, что такой чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России». Правда, что именно понимать под скан-образами, в письме не разъясняется. На практике есть такие способы оцифровать бумажный чек:

• Внедрить внутри организации кадровый электронный документооборот, например, как КЭДО от СБИС, когда сотрудники оформляют и сдают авансовый отчет в электронной форме. Прикладывают к нему сканы первички, в том числе электронные образы бумажных ККТ-чеков. Можно даже в виде фото. И все бумаги подписываются электронной подписью.
• Отсканировать чек по QR-коду в приложении «Проверка чеков ФНС России» или «Мои чеки онлайн». Итог — чек попадет в базы указанных сервисов и хранится там.
• Найти и скачать чек через сервис СБИС по проверке чеков.

Задача бухгалтера — проверить, что чек, который сотрудник отразил в авансовом отчете, существует. Проверять чеки нужно через мобильное приложение (МП) «Проверка чеков ФНС России». Для этого:

1. Авторизуйтесь в МП «Проверка чеков ФНС России». Целесообразно завести для этого специальный номер телефона или электронный адрес, который будет использовать вся бухгалтерия только для проверки чеков.
2. Отсканируйте в мобильном приложении QR-код из распечатки чека, которую принес подотчетник. Другой способ — вводить реквизиты вручную, но это займет больше времени. Такой способ подойдет, если сканер не распознает смазанный или плохо пропечатанный QR-код. Либо попросите подотчетника сделать новую распечатку.

Страница для сканирования QR-кода в МП «Проверка чеков ФНС России»

1. Проконтролируйте, что после сканирования кода чек появился в списке чеков (раздел «Мои чеки»). Это означает, что проверка прошла успешна. Наличие чека в аккаунте сервиса подтверждает, что бухгалтер выполнил свою обязанность: найти и получить кассовый чек в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России».

   Если при сканировании получили статус «Чек некорректен», направьте сообщение в ФНС о нарушении. Сделать это можно прямо из приложения, по кнопке «Написать жалобу».

2. Решите, будете ли хранить распечатки чеков. Если вы уверены, что сможете идентифицировать чек в аккаунте сервиса без распечатки (по номеру / дате / сумме чека), оставлять распечатку бессмысленно. Тогда достаточно авансового отчета как для бухгалтерского, так и для налогового учета.

Что обязательно должен содержать электронный чек

Электронный чек, как и бумажный, должен содержать все обязательные реквизиты по Закону 54-ФЗ.

Дополнительно в е-чеке указываются:

• абонентский номер или e-mail покупателя;
• e-mail продавца.