Брать у клиентов-физлиц наличные закон не запрещает. А вот просто положить деньги в карман нельзя — налоговая оштрафует за работу без ККТ и невыдачу чеков.

Некоторые предприниматели по-прежнему могут не использовать онлайн-кассы, но даже в этом случае выдать покупателю закрывающий документ нужно. Но не чек ККТ, а другой.

Чек можно отправить по электронной почте. Правда, сроки ограничены. Не уложились — считайте, что никакого чека не было, и ждите «письмо счастья» от налоговой.

Сложно всё, в общем. В законодательных требованиях легко запутаться — они зависят от формы собственности и сферы, в которой работаете. Чтобы вы ничего не нарушили, мы подготовили детальное руководство по приему наличной оплаты от физлиц.

Изучив его, вы узнаете:

Кто и на каких условиях может принимать оплату наличными от физлиц

ИП и юрлицам закон разрешает осуществлять прием наличной оплаты, но в большинстве случаев они обязаны проводить сделки через онлайн-кассу и выдавать чеки.

Исключений мало. Не применять ККТ, работая с физлицами, по состоянию на ноябрь 2021 года имеют право:

• Юрлица и ИП, чей вид деятельности указан в п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ. В список включены, например, продажа газет и журналов, розничная торговля на рынках и ярмарках, реализация продовольственных и непродовольственных товаров с рук, торговля молоком и живой рыбой из цистерн.
• ИП, работающие на основании патента, если их вид деятельности есть в пп. 2.1 п. 2 ст. 2 того же закона.
• Те, кто работает в отдаленных местностях, где интернета нет и провести его нельзя.
• Те, кто получает наличные от клиентов только посредством «Почты России» или курьерских служб (например, наложенным платежом). В этом случае деньги принимает служба доставки, поэтому она выдает чеки покупателям.

Штраф за прием наличных без применения ККТ для ИП и должностных лиц составляет от 10 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 рублей. Если нарушение допущено повторно, предпринимателя могут дисквалифицировать на 1-2 года, а деятельность компании приостановить на 90 суток.

Ограничений по сумме наличных расчетов с физлицами нет.

Как ИП и ООО принимать наличные от физлиц в соответствии с законом

Нюансы приема денег зависят от того, как именно вы планируете его осуществлять. Разберем варианты.

Прием наличной оплаты в торговой точке или офисе

Если вы будете брать наличные у покупателей «из рук в руки», нужно:

1. Приобрести онлайн-кассу и фискальный накопитель.
2. Выбрать оператора фискальных данных, который будет передавать информацию о сделках в налоговую, и заключить с ним договор.
3. Поставить кассу на учет в ФНС. Можете сделать это онлайн, через личный кабинет, если есть квалифицированная электронная подпись.
4. В течение одного дня после получения ответа от ФНС провести фискализацию кассы путем ввода регистрационного номера и других данных.
5. Завершить процедуру постановки ККТ на учет, отправив в налоговую отчет о регистрации.
6. Получить регистрационную карточку в бумажном или электронном формате.
7. Выдавать чек каждому покупателю.

О том, как использовать онлайн-кассу, оформлять возвраты, обмены, действовать в случае отсутствия подключения к интернету и исправлять ошибки, читайте в нашей статье.

Прием наличной оплаты на карту

ФНС в своем письме от 20.06.2018 № ЕД-3-2/4043@ сообщает, что индивидуальный предприниматель может принять наличные от клиента-физлица на личную карту, но потом должен их снять и положить на расчетный счет.

В то же время могут возникнуть сложности с банком, т. к. личный счет не предназначен для осуществления предпринимательской деятельности.

Лучше открыть расчетный счет ИП и привязать к нему карту — деньги принадлежат вам и тратить их вы вправе на что угодно.

Не позднее следующего рабочего дня после поступления средств и до момента, когда начнете оказывать услуги, выполнять работы или передадите товар покупателю, вы должны выдать ему чек. Можно отправить на абонентский номер или e-mail, вручить вместе с заказом либо передать при первом контакте, если речь идет о расчетах за работы или услуги.

Юрлица принимать так деньги не могут. Карты, привязанные к их корпоративным счетам, предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.

Прием наличной оплаты на расчетный счет

Схема простая — покупатель идет в кассу банка с квитанцией или платежным поручением и переводит деньги. С получением денег проблем нет, а вот с их выводом — могут возникнуть, особенно, если у вас юрлицо. Прочтите нашу статью, чтобы понять, кому на самом деле принадлежат деньги ИП и ООО, на что их можно тратить и как это делать, чтобы не заблокировали счет.

Не позднее следующего рабочего дня после поступления средств и до момента, когда начнете оказывать услуги, выполнять работы или передадите товар покупателю, вы должны выдать ему чек. Можно отправить на абонентский номер или e-mail, вручить вместе с заказом либо передать при первом контакте, если речь идет о расчетах за работы или услуги.

Какие закрывающие документы нужно выдавать, принимая наличные от физлиц

В общем случае вы должны выдавать каждому клиенту чек онлайн-кассы: сразу или не позднее следующего рабочего дня после получения денег. Заменить его накладной, товарным чеком, квитанцией или кассовым ордером нельзя.

Штраф за прием наличных без чека для ИП и должностных лиц организаций составляет 2 000 рублей, для юрлиц — 10 000 рублей.

Если попали в список исключений и можете не применять ККТ, вместо чека онлайн-кассы нужно выдавать бланки строгой отчетности (БСО). О том, что это и как их правильно оформлять, читайте в нашей статье.

Возьмем на себя бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, чтобы вы могли сосредоточиться на развитии бизнеса. Подберем трех бухгалтеров с опытом работы в вашей сфере, выделим персонального помощника и застрахуем от ошибок на миллион рублей.

Рассчитайте стоимость обслуживания онлайн!

Как внести деньги на счет ИП или ООО и обязательно ли это делать

После приема наличной оплаты возникает резонный вопрос: «Что делать с полученными средствами дальше?» Есть два варианта:

• Оставить их в кассе. Важно помнить, что юрлица (кроме относящихся к субъектам малого предпринимательства) обязаны установить лимит остатка кассы и следить за его соблюдением. За превышение лимита штрафуют: должностных лиц — на сумму от 4 000 до 5 000 рублей, юрлиц — на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.
• Внести на расчетный счет. Это можно сделать через кассу банка или банкомат (так называемая самоинкассация). Если есть возможность, укажите в поле «Назначение платежа», что деньги являются розничной выручкой.

Прием наличной оплаты от физлиц: коротко о главном

1. ИП и юрлица могут принимать наличные от физических лиц, соблюдая законодательные требования.
2. Если в соответствии с законом №54-ФЗ вы обязаны использовать при расчетах онлайн-кассу, все платежи, включая наличные, нужно проводить через нее.
3. ИП вправе принимать оплату за товары или услуги на личную карту.

   Юрлица так делать не могут, потому что корпоративные карты предназначены только для оплаты расходов, связанных с деятельностью компании.

4. Клиентам нужно выдавать либо чеки ККТ (если применяете ее), либо бланки строгой отчетности (если имеете право не применять).
5. При оплате наличными на месте подтверждающий документ выдаете сразу.

6. Если заказчик перечислил деньги на счет — отправляете в электронном виде не позднее рабочего дня, который следует за днем поступления средств, и до того, как передали товар либо начали оказывать услугу или выполнять работы. Можете также вложить чек в посылку с заказом или вручить клиенту лично при первой встрече.

7. Наличные можно оставить в кассе (юрлицам нужно следить за соблюдением лимита на остаток) или зачислить на расчетный счет через кассу или банкомат.
8. Работа без ККТ и невыдача чеков влекут за собой штрафы, возможность дисквалификации и приостановления деятельности компании.

Поможем организовать прием оплаты от клиентов из России и других стран так, чтобы налоговым инспекторам не к чему было придраться.

Рассчитать стоимость обслуживания!

Кассовый чек при получении и возврате денег

Последний раз обновлено:

Как известно, в момент предоплаты или при рассрочке платежа объем и список товаров (работ, услуг) определить невозможно.

В этом случае в Минфине советуют поступать так (письмо от 28 апреля 2017 г. № 03-01-15/26352).

На кассовом чеке или БСО в поле «признак расчета» нужно указать «аванс» и сумму полученных денег. А при окончательном расчете с учетом ранее полученного аванса нужно указать все обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 Закона № 54-ФЗ.

Так, например, в поле, предназначенном для суммы оплаты за реализуемые товары, работы, услуги указывается фактически полученная денежная сумма без привязки к конкретным товарным позициям. При этом сумму ранее полученного аванса отражать не надо.

Напомним, что ранее в письме от 11 ноября 2016 г. № АС-47-20/21345@ ФНС уже выступала с инициативой указывать в кассовом чеке такой способ расчета как предоплата (аванс).

Как разъяснили в ФНС, если часть товара в момент покупки оплачивают сразу, а остальную часть — в рассрочку, кассир должен выдать два чека (письмо от 4 февраля 2019 г. № ЕД-4-20/1812@).

Первый чек продавец выдает, когда получает первую часть денег, а второй чек уже при окончательном расчете. Реквизиты этих чеков будут отличаться друг от друга.

• Во-первых, заполняя реквизит «Признак способа расчета» в первом чеке нужно указать – «Частичный расчет и кредит», а во втором – «Оплата кредита».
• Во-вторых, в реквизите «Признак предмета расчета» в первом чеке должно быть — «Товар», во втором чеке – «Платеж».
• В третьих, в реквизитах «Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок» и «Стоимость предмета расчета с учетом скидок и наценок» в первом чеке пишут полную стоимость товара, во втором – предоставленную в рассрочку сумму.

А вот реквизит «Наименование предмета расчета» в обоих чеках заполняют одинаково. Здесь должно быть указано наименование проданного товара.

Постоплата ‒ это, по сути, предоставление и погашение займа для оплаты товара. Кассовый чек пробивают в обязательном порядке, но он должен быть не в одном экземпляре, а в двух.

При передаче товара с последующей оплатой не забывайте пробивать два кассовых чека:

• первый ‒ на дату получения товара покупателем (признак расчета «передача в кредит»;
• второй ‒ на дату оплаты покупателем полной стоимости товара (признак расчета «оплата кредита»).

Правило распространяется как при внесении наличных денег, так и при оплате электронно. Так указано на сайте ФНС.

Обратите внимание, что признак расчета может иметь несколько оснований с соответствующими значениями:

• частичная оплата предмета расчета в момент его передачи с последующей оплатой в кредит (реквизит ‒ «5», в печатной форме ‒ «частичный расчет и кредит»);
• передача предмета расчета без его оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит (реквизит ‒ «6», в печатной форме ‒ «передача в кредит»;
• оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита) (реквизит ‒ «7», в печатной форме ‒ «оплата кредита»).

Случаются ситуации, когда заказчик оплатил работу, а она была выполнена не полностью. Получается, что остаток денег нужно вернуть. В этом случае нужно оформить только один чек с признаком расчета «возврат прихода» на возвращаемую покупателю сумму.

Возьмем пример из практики. Полную стоимость услуги – 25 000 руб. – клиент внес авансом. Продавец выбил чек «приход» с признаком расчета «предоплата 100%» и одной товарной позицией – услуга. Услуга была оказана не полностью, на 18 000 руб. Нужно вернуть заказчику остаток – 7000 руб.

В этом случае в чеке «возврат прихода» указывают те же реквизиты, что и в предыдущем чеке на оплату услуги.

В возвратном чеке будет указано:

• в признаке «способ расчета» — «предоплата 100%», наименование товарной позиции и ставка НДС — точно такие же, как и в приходном чеке;
• в «стоимости предмета расчета» и в «сумме наличными/электронными» — возвращаемая покупателю часть стоимости услуги, то есть 7000 руб.;
• в «сумме НДС по чеку» — сумма налога, выделенная в возвращаемой сумме, то есть 1068 руб.

.

Но в этом примере был выбит только один чек — при получении полной предоплаты. Можно выбивать еще один, «технический» чек — в момент передачи товаров или приемки-передачи результатов работ, выполнения услуг. В нем указывают признак расчета — «полный расчет».

В приведенном примере такой «технический чек» выбивают по завершении оказания услуги. Поскольку она была оказана не полностью и 7000 руб. нужно вернуть, то в этом чеке указывают стоимость услуги 25 000 руб.

и эту же сумму отражают в реквизите «сумма по чеку предоплатой (зачет аванса)».

Если покупатель купил бракованный товар, требует снизить его цену и вернуть часть уплаченных денег, то нужно оформить два чека.

Если по требованию покупателя цена бракованного товара уменьшена, продавец должен оформить чек «возврат прихода» на полную стоимость товара, а затем пробить чек «приход» с новой ценой товара, а также с новой суммой НДС.

Это объясняется тем, что цена товара, указанная в первом чеке, изменилась, а у покупателя должен быть на руках чек с действительной ценой.

Поскольку передача денег в рамках новой стоимости товара не происходит, в обоих чеках новую стоимость товара указывают в реквизите «сумма встречным предоставлением». А возвращаемая покупателю сумма в чеке «возврат прихода» пишется в реквизите «сумма наличными/электронными».

При расчетах в виде зачета или возврата предоплаты или авансов, ранее внесенных физлицами, можно формировать один кассовый чек, содержащий сведения о всех таких расчетах, совершенных в течение календарного месяца. Срок его формирования — до 10 календарных дней.

Законодатели добавили дополнительную сферу услуг, где это может применяться.

Кроме услуг в сфере культурно-массовых мероприятий, услуг перевозки пассажиров, багажа, грузов и грузобагажа, услуг связи, услуг в электронной форме, определенных статьей 174.

2 Налогового кодекса, сроки выставления чеков увеличились в сфере жилищно- коммунального хозяйства (включая услуги ресурсоснабжающих организаций), охраны и систем обеспечения безопасности, а также в сфере образования.

При расчетах в сфере ЖКХ формировать чек ККТ и направлять сведения в налоговую инспекцию нужно в срок, не превышающий 5 рабочих дней со дня поступления денег на расчетный счет организации ЖКХ.

C 1 января 2019 года в Москве, Московской и Калужской областях, а также в Республике Татарстан введен специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход» для самозанятых граждан (Федеральный закон от 27 ноября 2018 г. № 422-ФЗ). Налогом на профессиональный доход (НПД) облагают доходы от профессиональной деятельности этих граждан. Такие доходы могут быть получены от реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав.

Самозанятые граждане, уплачивающие НПД, должны выдавать покупателям кассовые чеки за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги.

Чек, который самозанятый гражданин выдает покупателю, отличается от обычных кассовых чеков. Он содержит уникальный номер и отметку о том, что продавец уплачивает налог на профессиональный доход. Кроме того, QR-код чека позволяет идентифицировать запись о расчете в специальной системе ФНС. Номер записи должен совпадать с уникальным номером чека.

Если самозанятый не выдаст такой чек, то:

• организация на ОСН не сможет учесть затраты в базе по налогу на прибыль;
• организация или ИП на УСН не сможет учесть затраты в базе по «упрощенному» налогу;
• ИП на ОСН не сможет учесть затраты при уплате НДФЛ.

А вот если вместо чека самозанятый выдаст покупателю акт об оказании услуг, то он будет лишь дополнительным документом, подтверждающим период или дату оказания услуги. К сожалению, на основании такого акта учесть в расходах суммы, уплаченные за услуги, не получится.

Что касается правил хранения таких чеков, то закон не запрещает хранить их как на бумаге, так в электронном виде.

Как правильно выдать чек при удержании из заработной платы сотрудника средств за реализованные ему товары или оказанные услуги (например, покупку бывшей в употреблении офисной мебели или частичную оплату за обучение)? В какой момент нужно выдать чек: в день выплаты зарплаты или в момент передачи товара, оказания услуги?

В этой ситуации нужно сформировать два кассового чека (п. 1 ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ):

• первый чек — в момент передачи товара с признаком способа расчета «Передача предмета расчета без его оплаты в момент его передачи с последующей оплатой в кредит»;
• второй чек — в момент удержания из заработной платы сотрудника с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после его передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)».

При расчетах с водителем или кондуктором в салоне общественного транспорта чек ККТ может быть выдать в виде проездного документа (билета или талона) на бумаге с указанием сведений для идентификации и бесплатного получения чека ККТ (БСО).



Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора

Чтобы получить доступ, просто оформите заказ на бератор:

• Мы откроем вам доступ сразу после оплаты
• Вы получите бератор по очень выгодной цене
• Все новые возможности бератора вы будете получать бесплатно!

Кассовый чек при оплате на расчетный счет: нужно ли пробивать, как и в какой момент передать физлицу

Весьма распространена схема расчетов с покупателями (или клиентами), при которой заказанные товары или услуги оплачиваются по квитанции — с зачислением денежных средств на р/с продавца. При этом многие предприниматели задаются вопросом — надо ли пробивать кассовый чек при оплате на расчетный счет?

Такие операции — как и иные, при которых хозяйствующий субъект получает от физического лица какую-либо оплату, подлежат фискализации с применением онлайн-кассы. Но каким образом такая фискализация может быть осуществлена? Какие нововведения в законодательстве появились в части установления порядка применения онлайн-кассы в подобных случаях?

В чем сложность пробития и выдачи кассового чека покупателю при оплате на расчетный счет

Действительно, многие торговые и сервисные предприятия осуществляют прием оплаты за товары и услуги не на штатной кассе, а на расчетный счет — по квитанции или с применением иных инструментов, с помощью которых осуществляется перевод по банковским реквизитам предприятия (например, с помощью форм оплаты в интерфейсах систем клиент-банк — в которых по умолчанию могут прописываться — либо указываться вручную, нужные реквизиты поставщика товаров или услуг). Платеж может быть осуществлен и через кассира-операциониста в банке, через терминал оплаты и т.д.

По такой схеме могут работать самые разные категории хозяйствующих субъектов.

Но всех их, как правило, объединяет продажа товаров и услуг онлайн — без непосредственного контакта с потребителем в момент реализации товара (часто — вообще без контакта по умолчанию), что затрудняет (на практике часто делает невозможным) определить момент расчета. Схема по приему платежей на расчетный счет распространена, в частности, среди:

• туристических агентств, реализующих путевки онлайн;
• торговых предприятий, реализующих товары оптом и в розницу по онлайн-каталогам.

Схему оплаты «на расчетный счет» следует принципиально отличать от схемы, при которой покупатель товаров и услуг рассчитывается с продавцом непосредственно на его сайте — с помощью банковской карты или иного электронного средства платежа.

В этом случае, с одной стороны, имеет место отсутствие непосредственного «контакта» между продавцом и покупателем. С другой стороны, сохраняется возможность зафиксировать момент расчета — который, очевидно, устанавливается различными электронными инструментами при попытке провести электронную транзакцию с карты (или иного платежного инструмента).

Благодаря возможности зафиксировать момент расчетов на сайте, транзакция может быть фискализирована — то есть, «пробита» на онлайн-кассе, которая определенным образом подключена к сайту (как правило, автоматически — с помощью онлайн-касс, специально адаптированных для продаж через интернет). Для проведения транзакции на сайте плательщик практически всегда указывает те или иные контактные данные — как правило, это e-mail и телефон. На них продавец с помощью онлайн-кассы отправляет электронный кассовый чек — собственно, это требование законодательства.

В случае с получением оплаты «на расчетный счет» — ситуация совершенно иная. Здесь, как мы уже отметили выше, определить момент расчетов крайне сложно.

Кроме того, при схеме, о которой идет речь, имеет место проблема с отлаженным механизмом получения контактных данных покупателя для отправки чека хотя бы в электронном виде.

То есть, получив денежные средства на расчетный счет, хозяйствующий субъект:

• не получит реальной возможности оперативно — в момент расчета (внесения покупателем денежных средств в кассу) сформировать кассовый чек, так как не будет попросту знать, что оплата совершена (и произойти это может задолго до поступления денежных средств на расчетный счет);
• с высокой вероятностью не получит возможности отправить кассовый чек покупателю — неважно, в каком виде, бумажном или электронном, ввиду отсутствия контактов.

До недавнего времени, а именно — до вступления в силу новой редакции Закона № 54-ФЗ — от 03.07.

2018 года, само законодательство не регламентировало условий фискализации транзакций по схеме «расчетный счет», хотя формально требовало такую фискализацию осуществлять — поскольку, так или иначе, имел место расчет между хозяйствующим субъектом и физическим лицом. И эта фискализация должна была быть осуществлена «в момент расчета».

С точки зрения положений Закона № 54-ФЗ в прежней редакции тот факт, что оплата происходила дистанционно и без гарантированной возможности установить момент ее проведения (особенно если оплата проходила через кассира-операциониста — со стороны которого продавец при желании не имел возможности получать сведения о совершении оплаты), не имел никакого значения. Оплата «на расчетный счет» подлежала пробитию на онлайн-кассе — и совершенно непонятно, как. Продавец вынужденно становился нарушителем требований Закона № 54-ФЗ, по которым кассовый чек при приеме оплаты от физического лица отправлять покупателю нужно обязательно.

Онлайн-чек на аванс может быть принят учреждением к учету

Главная → Статьи → Онлайн-чек на аванс может быть принят учреждением к учету

Бюджетное учреждение через подотчетное лицо приобрело запчасти в интернет-магазине у индивидуального предпринимателя, оплатив заранее (авансом 100%) с банковской карты.

ИП предоставил на электронную почту сотрудника онлайн-чек на аванс и товарную накладную (распечатанную). ИП работает по оптово-розничной торговле по безналичному расчету. Окончательный чек с номенклатурой товара ИП отказался предоставить.

Может ли учреждение принять авансовый отчет подотчетного лица с данным онлайн-чеком на аванс как основной?

В соответствии с п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) Авансовому отчету (ф.

0504505) подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Фактически израсходованные подотчетным лицом суммы и реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы, указываются на оборотной стороне в графах 1-6 (смотрите Методические указания по заполнению Авансового отчета (ф.

0504505), утвержденные приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н).

Таким образом, в общем случае для подтверждения расходов, произведенных подотчетным лицом, необходимо заполнение Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих:
– факт получения объекта НФА, оказания услуг, выполнения работ;
– факт оплаты подотчетным лицом.

В качестве документов, подтверждающих факт получения подотчетным лицом материальных ценностей, могут предоставляться, в частности, накладная на отпуск товаров. В ней должны быть указаны наименования приобретенных товаров, цена за единицу и количество.

Эти данные нужны для принятия к учету оплаченных материальных ценностей и обоснования законности, эффективности расходов. На основании товарной накладной для принятия активов к балансовому учету могут оформляться Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф.

0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207) в порядке, установленном учетной политикой учреждения.

По общему правилу факт оплаты товаров наличными денежными средствами и (или) с использованием платежных карт должен подтверждаться предоставляемыми подотчетными лицами чеками контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ, далее – Закон N 54-ФЗ).