Срок отчета по подотчетным суммам — это дата, указанная в документе, на основании которого деньги были выданы. Если работник не отчитался вовремя и не вернул полученные средства, к нему можно применить меры. Но тянуть с этим нельзя.

Подотчет — это денежные средства, которые организация выдает своим сотрудникам для оплаты товаров, работ, услуг, иных расходов в интересах компании. Порядок выдачи денег в подотчет регулируется пунктом 6.3 Указания ЦБ РФ 3210-У от 11.03.14. Деньги под отчет выдаются либо по заявлению работника, либо по распоряжению руководителя компании. В документе-основании указывают:

• ФИО и должность сотрудника;
• цель выдачи;
• сумма;
• на какой срок выдаются деньги подотчетному лицу.

Образец приказа

Образец заявления

Деньги выдают наличными либо перечисляют на банковскую карточку работника.

Сроки отчета по подотчетным суммам

По истечении периода, на который были получены денежные средства, сотрудник должен:

• либо в течение трех дней представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет;
• либо вернуть неизрасходованные суммы.

Если сотрудник в день, когда наступил срок возврата подотчетных сумм, отсутствует на рабочем месте, он должен отчитаться после возвращения на работу тоже в течение трех дней.

К авансовому отчету (его форму можно разработать и утвердить самостоятельно или использовать унифицированную № АО-1, утвержденную Госкомстатом) необходимо приложить подтверждающие расходы документы. Срок давности чеков для авансового отчета законодательством не установлен.

До внесения изменения в Указание 3210-У в августе 2017 года выдача нового подотчета допускалась только при полном погашении задолженности по ранее полученным суммам.

Это приводило к тому, что в случае невозможности представления отчета (например, человек был в командировке) работнику приходилось тратить личные средства, с последующим возмещением.

19 августа 2017 года Указанием 4416-У данное требование было аннулировано.

Разрешение споров

Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не отчиталось в срок и не не вернуло полученные деньги вовремя.

В этой ситуации у компании есть один месяц после истечения даты возврата на удержание невозвращенного подотчетного аванса.

Для этого необходимо издать распоряжение руководителя об удержании выданных средств из заработной платы, ознакомить с ним подотчетника и получить от него согласие на удержание в письменном виде.

Если работник не согласен с удержанием, то компании придется взыскивать денежные средства через суд. Срок исковой давности по подотчетным суммам составляет три года с момента невозврата (ст. 196 ГК РФ). В течение этого времени у компании есть возможность подотчетные суммы, не возвращенные в срок, взыскать в судебном порядке.

Деньги в подотчет — выдача и оформление, из кассы, на карту, директору

Выдача денег предприятия под отчет сотрудникам — одна из наиболее распространенных операций в учете. Работник получает определенную сумму денег для оплаты нужд фирмы. Например, покупая материалы или оплачивая услуги.

Отправляясь в командировку, работник также получит денежные средства под отчет. Ограничений, на что можно тратить подотчетные деньги, законом не предусмотрено.

Как правильно оформить подотчет, чтобы не возникло претензий со стороны контролирующих органов по вопросу принятия в расходы истраченных подотчетных сумм?

Для начала выясним, все ли сотрудники могут получать от предприятия деньги под отчет.

Получать подотчетные суммы могут любые работники предприятия, в том числе его руководитель, а также работники, оформленные по гражданско-правовым договорам.

Передача подотчетных сумм третьим лицам законом не предусмотрена. Отчитываться перед организацией о полученных средствах обязан тот, кто деньги получил.

https://www.youtube.com/watch?v=KO4Ytk6WsRk\u0026pp=ygWNAdCa0L7Qs9C00LAg0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC6INC00L7Qu9C20LXQvSDQvtGC0YfQuNGC0LDRgtGM0YHRjyDQviDQstGL0LTQsNC90L3QvtC8INC_0L7QtCDQvtGC0YfQtdGCINCw0LLQsNC90YHQtT8gLSDQodC-0LLQtdGCINCu0YDQuNGB0YLQsA%3D%3D

Основным актом, который регулирует работу с подотчетными средствами, является указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Обратите внимание! В этом указании отсутствует условие о том, что работник перед получением денежных средств под отчет обязан отчитаться по предыдущим выданным под отчет средствам.

Всё о командировочных расходах — в статье.

На какой срок и каким способом могут быть получены подотчетные деньги

Ограничений по сроку, на который должны быть выданы деньги под отчет, законодательство не устанавливает. Этот вопрос дан на откуп самой организации, которая ограничивает подотчетника по сроку через документальное оформление выдачи денег под отчет. Иными словами, срок, на который получены деньги, прописан в локальных актах предприятия.

По командировочным расходам срок отчета установлен — в течение трех дней с момента возвращения из командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Получить деньги работник может разными способами:

При получении наличных из кассы предприятия возникает вопрос о соблюдении лимита расчета наличными денежными средствами в размере 100 000 рублей.

Поясняем: при выдаче денег из кассы подотчетнику соблюдать лимит не требуется, так как подотчетное лицо в рассматриваемой ситуации не относится к участникам наличных расчетов. А вот при расчетах этими суммами с поставщиками/исполнителями лимит соблюдаться должен, так как подотчетник действует не от своего лица, а от лица организации.

Перевод денежных средств действует аналогичным способом, как и выдача наличных из кассы. То есть подотчетное лицо считается получившим деньги в момент поступления денежных средств на его личную карту.

Подробнее о перечислении денег на карту прочитайте в статье.

С корпоративной картой ситуация иная. Для целей учета деньги будут выданы под отчет не в момент передачи корпоративной карты подотчетному лицу, а в момент траты денег с нее или в момент снятия наличных.

Документальное оформление подотчета

Ниже рассмотрим, как оформить выдачу денег под отчет из кассы и с использованием банковских карт.

Если требуется, то допустимо ограничить круг лиц, которые могут получать подотчетные средства. Для этого руководитель издает приказ в свободной форме, где прописаны сотрудники, имеющие право на получение денег. Образец такого приказа вы найдете в начале статьи.

Оформляют подотчет одним из двух документов:

• Дублировать эти документы нет необходимости, достаточно одного из них.
• Оформлением приказа о выдаче денежных средств под отчет занимается руководитель организации.
• Заявление на получение денежных средств пишет подотчетное лицо, а руководитель визирует его.
• Оба документа не имеют унифицированного бланка и составляются в свободной форме.
• Посмотрите, какие сведения необходимо включить в приказ или заявление:

Образцы приказа о выдаче денежных средств и заявления на получение денежных средств вы найдете в начале статьи.

Как оформить выдачу денег под отчет директору, есть ли здесь нюансы при составлении документов?

Для получения денежных средств под отчет директор составляет распоряжение. Его образец вы найдете в начале статьи.

О счете учета подотчетных денег 71 читайте в статье.

Получение подотчетных денежных средств на карту

Как оформить подотчет на карту сотрудника, нужны ли для этого дополнительные документы?

Нет, особого порядка оформления подотчетных денежных средств, которые переводят на карту сотрудника, не существует. Алгоритм аналогичен порядку получения наличных денежных средств.

Дополнением здесь служит лишь указание в заявлении на получение денежных средств реквизитов банковской карты.

Обращаем внимание, что в заявлении подотчетное лицо указывает не номер банковской карты, а номер счета, к которому карта привязана.

https://www.youtube.com/watch?v=KO4Ytk6WsRk\u0026pp=YAHIAQE%3D

Образец такого заявления вы найдете в начале статьи.

Для перечисления денежных средств подотчетному лицу бухгалтер составляет платежное поручение. Учитывая последние нововведения в отношении заполнения платежек при выплате доходов физлицам, закономерен вопрос: как оформить платежку на подотчет.

Напомним, что в платежках на выплаты физлицам с 1 июля 2020 года появился новый реквизит — код вида дохода. При перечислении подотчетных сумм работникам код вида дохода указывать не требуется, так как эти суммы не являются доходом физлиц.

Подробности об изменениях в платежных поручениях с 1 июля 2020 года вы узнаете из статьи.

***

Получить денежные средства под отчет для трат на нужды организации может любой работник, в том числе устроенный по ГПД. Деньги могут быть выданы как в наличной форме, так и переведены на личную банковскую карту или же выданы в виде корпоративной банковской карты. Отчитаться о полученных средствах работник обязан в сроки, установленные в приказе или заявлении на выдачу денежных средств.

Еще больше актуальной информации в рубрике — «Бухгалтерский учет».

Ошибки в авансовых отчетах: что проверить бухгалтеру

Ошибки в авансовых отчетах прячутся в данных о подотчетнике, в суммах расходов, остатков и перерасходе, в счетах, на которые относятся затраты. Как предотвращать ошибки, быстро их находить и исправлять — читайте дальше.

Кратко об авансовом отчете

Правильно составленный и утвержденный авансовый отчет — необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетником. 

Форма выдачи средств под отчет значения не имеет — в наличной форме, перечислением карту (личную, корпоративную), отчет и подтверждающие документы необходимы всегда.

Если сотрудник потратился на благо фирмы, то он получает компенсацию таких трат (ст. 164 Трудового кодекса) на основании соответствующего заявления или распорядительного документа (приказа) руководителя. Составлять в данном случае авансовый отчет будет некорректно.

Если выданные деньги израсходованы не полностью, то остаток требуется вернуть работодателю, а перерасход компенсировать.

Проверка реквизитов

Если ваша фирма пользуется унифицированной формой № AO-1, то все нужные реквизиты априори имеются. Если форма разработана самостоятельно, то следует проверить, все ли обязательные реквизиты в ней содержатся. А именно (п. 2 ст. 9 закона о бухучете):

• наименование;
• дата составления;
• данные о лице, составившем АО;
• содержание операции;
• единицы измерения;
• должность лица, совершившего операцию, ответственного за ее оформление;
• подписи, Ф.И.О и др.

В большинстве случаев мы используем формы, «вшитые» в программы для ведения учета, и там, все реквизиты присутствуют. Но все равно стоит проверить их соответствие требования законодательства. 

Срок хранения авансового отчета — 5 лет (в некоторых случаях дольше, например, если первичка подтверждает получение убытка, то срок ее хранения составляет 10 лет). Столько же нужно хранить сопутствующие документы.

Часто приложением являются чеки, которые быстро выцветают, буквально до чистого листа. Поэтому стоит их либо копировать, либо создавать скан-копию.

Ошибки заполнения авансового отчета

Правила требуют, чтобы часть авансового отчета, в которой указывают прилагаемые документы, суммы, вид расхода заполнял сам подотчетник. На практике же это — головная боль бухгалтера. Он вносит все данные в программу, потом распечатывает отчет и уже передает на подпись подотчетному лицу.

Если все-таки форму заполнил подотчетник, то надо проконтролировать, чтобы он указал:

• дату составления;
• структурное подразделение (при наличии), в котором он работает, например «отдел снабжения»;
• Ф.И.О. полностью;
• табельный номер (надо признать, на этот реквизит реже всего обращают внимание);
• должность (в соответствии со штатным расписанием, трудовым договором), к примеру, если в штатном должность «инженер по тепловым сетям», а в авансовом отчете будет написано просто «инженер» это уже ошибка;
• назначение аванса (оно указано обычно в заявлении работника на выдачу аванса или в приказе руководителя).

В таблице на первом листе указывают общие данные о расходах:

• 

Для упрощения используем стандартную форму AO-1.

Данные о прошлом авансе нужно указать обязательно, чтобы вывести верные остатки по расчету с подотчетным лицом. В настоящее время допускается выдача новых авансов до того, как был израсходован предыдущий.

Выданные суммы по текущему отчету нужно разбить: столько-то выдано со счета, из кассы, в рублях и инвалюте. Подвести итоги по отчету и вывести остаток.

С правой стороны таблицы указаны суммы расходов, распределенные по счетам учета затрат. В Дебете укажем, например, счет 10 — приобретены материалы, или счета 76, 60 — проведена оплата за услуги контрагенту (за связь, интернет, товары или услуги), а в кредите — 71 — счет учета расчетов с подотчетниками.

Придется посчитать количество подтверждающих документов. Здесь часто возникают ошибки.

Например, у вас есть товарный чек, кассовый чек и слип с терминала эквайринга (при оплате картой) по одной операции — покупке бумаги для принтера. Несмотря на то, что в отчеты мы укажем реквизиты только одного документа — кассового чека, потому что именно он подтверждает расход средств, но посчитать надо все приложенные документы, так что их будет три.

Аналогично следует поступить и с другими документами, например, со служебными записками, гарантийными талонами, книжками, другими сопутствующими, если их работник приложил к авансовому отчету. Их тоже надо посчитать.

Подписи ответственных лиц обязательны, а вот печать ставить на отчете не нужно.

Обратите внимание! Сумма, указанная в строке с утвержденной суммой отчета, может быть отличной от той, что была указана работником, в т. ч. из-за отсутствия документального подтверждения, неправильного оформления и т. п. 

Пример: сотрудник вместо одной запчасти к автомобилю приобрел две, разного размера, т. к. не был уверен какая из них подойдет.

Покупка запчасти была согласована с руководителем, а вот приобретение сразу двух — нет. В итоге директор утвердил покупку только подходящей к автомобилю детали.

Поэтому сумма в разделе со сведениями, полученными от работника, и сумма к утверждению будут разными.

Следует сверять все данные, указанные подотчетником на обороте отчета, с оригиналами представленных оправдательных документов. Здесь тоже часто находятся ошибки трех видов:

• ошибки в реквизитах оправдательного документа (неверный номер, дата);
• ошибки в суммах;
• ошибки в выборе самого подтверждающего документа.

Если вы совершили покупку, то главный документ для вас — кассовый чек, остальные — сопутствующие. Например, допустимо, если в чеке будет общая сумма, а расшифровка покупки в накладной. При этом в авансовом отчете будет указан все же кассовый чек.

При обнаружении ошибки ее следует исправить. Для этого потребуется:

• согласовать исправление с лицами, составившими и подписавшими отчет;
• зачеркнуть ошибочный текст (суммы);
• нанести рядом (сверху, сбоку) верные данных (п. 7 ст. 9 закона о бухучете, п. 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ);
• проставить отметку «Исправлено» с датой исправления и подписями лиц, составивших документ, с указанием их должностей, Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации;

Нельзя использовать для корректировки специальные жидкости, маркеры или зачеркивать многократно исходные данные.

• 

Если фирма применяет форму АО-1, то для подтверждения передачи отчета и документации используйте отрезной корешок, передавая его подотчетнику. Он служит подтверждением в приемке отчета бухгалтерией.

Проверка приложенных документов

Как правило, сотрудники собирают все, что можно собрать, включая личные чеки и прочий мусор и просто вываливают бухгалтеру на стол – разбирайся.

Ситуация усложняется тем, что нормативно не определен перечень оправдательных документов, и расходы подтверждают документы самые разнообразные (билеты, акты, чеки, путевые листы, договоры и т. п.).

Поэтому приходится обращать особое внимание на оформление приложенной документации, прежде всего, кассовых чеков. Согласно статье 4.

7 закона № 54-ФЗ, в чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;
• ИНН;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• должность, Ф.И.О. кассира;
• наименование документа;
• признак расчета;
• регистрационный номер ККТ;
• заводской номер ФН;
• адрес сайта для проверки ФКЧ (фискального кассового чека);
• номер смены, порядковый номер ФКЧ за смену;
• наименование товаров (работ, услуг), количество, цена за единицу, стоимость с учетом скидок;
• форма расчета;
• НДС (ставка, сумма);
• указание на систему налогообложения;
• код товара;
• QR.

Бумажные кассовые чеки можно не прилагать к авансовому отчету в некоторых случаях, например, если место командировки относилось к тем, где в силу закона можно вести расчеты без ККТ, см. п. 3, 8 ст. 2 закона № 54-ФЗ. Вместо них можно приложить товарный чек, БСО. Чек также может быть представлен в электронной форме (ссылка на электронный документ).

Реквизиты электронного фискального чека поименованы в приказе ФНС России от 14 сентября 2020 г. № ЕД-7-20/662. Его можно распечатать и приложить к авансовому отчету.

Если каких-то обязательных реквизитов нет, а также если документы:

• выцвели;
• повреждены;
• содержат нечитаемые реквизиты;
• содержат операции, не соответствующие характеру подотчетной операции,

их нельзя принимать к учету и, тем более, возмещать (учитывать) расходы на их основании. 

Лицу, предоставившему такой документ, придется или принести корректный документ, или вернуть деньги работодателю. Напомним, что в отсутствие подтверждающей документации возможно учитывать лишь суточные.

Как предотвратить ошибки

Один из вариантов: утвердить локальные акты по подотчету. Да, мы в курсе, что это необязательно. Однако только документ с четко прописанным регламентом работы со средствами, выданными под отчет, со сроками, правилами, регламентом согласования избавит вас от «удовольствия» лицезреть набор «собери сам» от подотчетного лица и его оправдания: «А я откуда знаю как заполнять?».

С таким положением нужно обязательно знакомить всех сотрудников, которым выдаются средства под отчет и подтверждать ознакомление их подписью. 

Пропишите в локальном нормативном акте (помимо формы авансового отчета) сроки:

• подачи заявления на выдачу сумм (при необходимости, такое заявление не обязательно по закону);
• рассмотрения и согласования заявления;
• представления отчета (с 30 ноября 2020 г. не действует трехдневный срок его подачи, конкретные сроки устанавливает руководитель, ИП согласно п. 1.3 Указания Банка России от 5 октября 2020 г. № 5587-У);
• проверки и утверждения отчета;
• расчета с подотчетным лицом (выплаты перерасхода, возврата остатка).

Для надежности – разработайте еще и краткую памятку для сотрудников, которую они смогут всегда держать под рукой.

Подобное положение поможет разрешить не только внутренние, но и внешние конфликты (включая судебное разбирательство).

Авансовые отчеты — сроки сдачи

Здравствуйте, Татьяна!

Работник, получивший наличные деньги под отчет, обязан отчитаться об их расходовании в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который выдавались деньги . Исключением являются средства, выданные на служебные командировки. По ним работник обязан отчитаться в течение трех рабочих дней со дня возвращения из командировки.

В эти же сроки необходимо произвести окончательный расчет по подотчетным суммам. То есть либо работник должен вернуть в кассу остаток неиспользованного аванса, либо организация обязана выдать ему сумму перерасхода. Такие правила предусмотрены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40 (далее — Порядок ).

До тех пор, пока работник не отчитается по ранее полученным средствам и не вернет остаток неиспользованного аванса, ему нельзя выдавать новые суммы под отчет. Данный запрет установлен в пункте 11 Порядка. О том, что можно сделать, чтобы не нарушались сроки сдачи отчетов, читайте во врезке ниже, а о страховых взносах в фонды — на с. 58.

Если работник не возвращает деньги добровольно, компания может взыскать их в принудительном порядке. Для этого есть два пути.

1.

Удерживается долг из зарплаты. Если сотрудник отказывается возвращать в кассу неизрасходованную подотчетную сумму, работодатель вправе удержать ее из заработной платы ( ст. 137 ТК РФ ). Но здесь есть несколько важных ограничений.

Удержать можно лишь сумму, которая не превышает средний месячный заработок сотрудника. Это следует из положений части 1 статьи 248 ТК РФ. Причем приказ об удержании из зарплаты подотчетной суммы необходимо издать не позднее одного месяца со дня, когда истек срок, установленный для отчета и возврата неиспользованного аванса.

Кроме того, общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% ( ст. 138 ТК РФ ).

2.Если сумма задолженности по подотчетным средствам превышает средний месячный заработок работника, взыскать ее можно только через суд. Основание — часть 2 статьи 248 ТК РФ.

В судебном порядке невозвращенная подотчетная сумма взыскивается и в том случае, если организация пропустила срок, отведенный для издания приказа о ее удержании из зарплаты (один месяц), а сотрудник не намерен возвращать подотчетные деньги добровольно ( ч. 2 ст. 248 ТК РФ ).

Обратиться в суд с иском о взыскании долга с работника можно в течение одного года со дня, когда этот работник обязан был отчитаться за полученные деньги ( ч. 2 ст. 392 ТК РФ ).

Вывод: деньги, выданные под отчет, не являются выплатой, начисленной в пользу работника. Эти средства принадлежат организации и в собственность работника не переходят. Неизрасходованную сумму подотчетник обязан вернуть в кассу организации. В противном случае работодатель вправе взыскать с него невозвращенные денежные средства в порядке, установленном Трудовым кодексом , либо через суд.

Как видите, никакой уголовной ответственности за этот проступок не предусмотрено.

Удачи Вам!!

25 ноября 2012, 07:17

Авансовый отчет: заполняем его по правилам

Для контроля расхода средств, выданных сотрудникам, используется авансовый отчет. С его помощью также можно отчитаться об оплате услуг или приобретении товаров в интересах фирмы без предварительного получения денег. Правда последний подход не приветствуется налоговыми органами.

Учет и расчеты, связанные с подотчетными суммами, регулируются на законодательном уровне Указанием Банка России №3210-У, Планом счетов и инструкцией к нему, Законом о бухучете №402-ФЗ, Положением, утвержденным Постановлением правительства №749 от 13.10.2008, Трудовым кодексом и другими актами. Дополнительно необходимо руководствоваться разъяснениями и письмами таких ведомств, как Минфин или ФНС.

Правила работы с подотчетниками внутри компании регламентированы приказами и положениями. Например, положением о командировках или расчетах с подотчетными лицами, графиком документооборота. Форму можно использовать типовую – АО-1 или разработать самостоятельно, сохраняя главные реквизиты:

• наименование;
• дату составления;
• название организации;
• ФИО и подпись подотчетного лица;
• данные о произведенных расходах и подтверждающих документах;
• должности лиц, ответственных за проверку и утверждение.

Обратите внимание! Нестандартная форма входит в состав учетной политики или является приложением к ней, как и другие бланки, используемые в деятельности. В программах учета обычно используются типовые формы.

Утром деньги – вечером стулья

Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался.

Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств).

Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.

Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.

Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».

Сначала тратим – потом получаем

Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.

В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.

Корпоративная карта – головная боль бухгалтера

Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.

Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.

Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:

• Д 55 К 51 (аналитика ведется по каждой карте и пользователя) – отражаем зачисление денег на корпоративную карту;
• Д 71 К 55 – отражаем переданные денежные средства подотчетному лицу;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 (в зависимости от вида расхода) – получен и утвержден отчет.

Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:

• Д 71 К 57 – отражаем деньги «в пути», т.е. сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено;
• Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету;
• Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка.

Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.

Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.

Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.

До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.

О чеках онлайн-касс и не только

Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.

Разберем самые распространенные ошибки

1. Пропущен срок. Работодатель может удержать из зарплаты сумму аванса, выданную на командировку и не только (согласно ст. 137 ТК РФ).

Важно! Это можно сделать, если работник согласен с основанием и суммой удержания.

Времени на принятие руководством решения об удержании задолженности дается всего 1 месяц со дня окончания срока для возврата аванса.

2. Расходы, заявленные сотрудником, не относятся к работе. Все зависит от специфики деятельности: для рекламного агентства приобретение плюшевого мишки можно оправдать съемками промо-ролика, та же покупка для цеха сталеплавильного завода вряд ли будет обоснована.
3. Нет документального подтверждения. В отчете указана, например, работа автокрана, для ее выполнения наняли частника, с которым не заключали договор и актов он не предоставил. Подтвердить расходы нечем, значит, возместить их организация не может.
4. Неверный расчет суточных. Тут ошибки возникают как в количестве дней командировки, за которые положены выплаты, так и в суммах.
5. Неправильное оформление документации. Частые ошибки – неверное заполнение, отсутствие обязательных реквизитов, выбрана не та форма.

На последнем пункте остановимся подробнее. В самом начале мы упоминали данные, которые должны быть в авансовом отчете.

Большая часть — это и есть обязательные реквизиты: название организации или полностью фамилия имя и отчество ИП, наименование и дата документа, ФИО, подписи, должности ответственных лиц, суть хозяйственной операции, стоимостное и количественное выражение показателей. В первую очередь проверяется наличие этих данных – чего-то не хватает, значит нужно переоформить его или дополнить.

Чеки онлайн-касс вдобавок должны содержать и другие реквизиты, например:

• информацию о системе налогообложения;
• признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
• адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
• QR-код;
• телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
• место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).

Важно! Летом 2019 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты.

Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).

К неверно заполненным относятся документы, в которых:

• допущены арифметические ошибки (пример: в чеке указано количество товара — 3 штуки, цена — 20 рублей, а сумма — 80);
• неправильно внесены исправления (пример: в товарном чеке номер закрашен корректором, сверху написан другой, а нужно было зачеркнуть, сделать правильную надпись и заверить ее подписью продавца или просто выписать новый товарник);
• допущены ошибки в реквизитах (пример: указан старый юридический адрес).

Что касается формы. Наиболее распространено выставление документа, несоответствующего сути операции. Например, на оказанные услуги выдают товарный чек вместо акта.

К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало. Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.

Бывает, что работники приносят документы, на печати или в реквизитах которых указан другой город. Понятно, если речь о командировке в ту местность, вопросов не возникает. Если сотрудник никуда не выезжал, проверьте предприятие, указанное в чеке, через бесплатный сервис ФНС.

В 2019 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.

Особенности командировочных расходов

Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.

Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).

Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.

Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.

В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.

При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:

1. При приеме на работу ознакомьте сотрудников с положениями под роспись (после этого оправдания «я не знал» и «впервые об этом слышу» не рассматриваются).
2. Не пожалейте времени на короткую памятку, она избавит от лишних вопросов.
3. Напомните об ответственности и последствиях предоставления поддельных документов – снимут не только расходы с организации или ИП, работнику придется отдать 13% от суммы в качестве НДФЛ и возместить ущерб работодателю (возможно в судебном порядке).

Выдать подотчётные

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

https://www.youtube.com/watch?v=_0FPZ_0vtkM\u0026pp=ygWNAdCa0L7Qs9C00LAg0YHQvtGC0YDRg9C00L3QuNC6INC00L7Qu9C20LXQvSDQvtGC0YfQuNGC0LDRgtGM0YHRjyDQviDQstGL0LTQsNC90L3QvtC8INC_0L7QtCDQvtGC0YfQtdGCINCw0LLQsNC90YHQtT8gLSDQodC-0LLQtdGCINCu0YDQuNGB0YLQsA%3D%3D

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

• Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
• Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
• Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

1. Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.

2. Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
3. Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.

4. Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО). Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку.

Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

• Шаблон авансового отчёта
• Образец заполнения авансового отчёта
• Шаблон приказа о выдаче подотчётных из кассы

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно.

В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Шаблон приказа о порядке выдачи денежных средств под отчёт

Шаблон приказа о выдаче подотчётных безналом

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

• Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
• Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты. Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс.

Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев. Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью. Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя.

Обращайтесь в суд.

Шаблон приказа об удержании подотчётных сумм из зарплаты

Заявление об удержании подотчётных из зарплаты

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд. А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен. Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества.

Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Полезно запомнить

• Компания может оплатить товары или услуги сама или при помощи сотрудника. Сотрудник получает подотчётные деньги, выполняет задание компании и отчитывается о расходах.  
• Получите от сотрудника авансовый отчёт и документы, подтверждающие расходы. Если он потратил меньше денег — возвращает компании, если больше — получает компенсацию.  
• На УСН «Доходы минус расходы», спишите потраченные подотчётные в расходы. На УСН «Доходы» тоже оформляйте документы правильно, иначе налоговая начислит НДФЛ.  
• Если сотрудник оставил подотчётные себе, в течение месяца издайте приказ об удержании из зарплаты. При больших суммах попросите сотрудника написать заявление.  
• Обратитесь в суд, если не успели издать приказ за месяц или сотрудник не согласен на удержания.  
• Налоговая подозрительно относится к подотчётным директора: она может счесть их доходом или беспроцентным займом. В обоих случаях вам доначислят налоги.  
• Получайте подотчётные, а потом покупайте для компании. Делать наоборот — рискованно.

Статья актуальна на  25.05.2022