В непростые времена распространения коронавирусной инфекции не только меняются условия работы, но и нередко срываются командировки сотрудников. Оплачены билеты, забронирована гостиница, выданы суточные, но случается форс-мажор, и поездка отменяется. Кому-то повезет сдать билеты, а кому-то — нет. Как это отразится на налоговой нагрузке компании?

Приказ об отмене командировки

Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.

Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме. 

В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника.

После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки.

Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.

Некомпенсируемые расходы

При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу.

Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги.

Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно. 

Как в таком случае быть с некомпенсируемыми перевозчиком расходами на покупку билета или суммой удержанной комиссии? 

С суммой удержанной перевозчиком комиссии обычно проблем не возникает, так как ее можно учесть в расходах на основании подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, в котором говорится о санкциях за нарушение договорных обязательств. 

Возвращаем билеты из-за отмены командировки — Я – Бухгалтер

Возвращаем билеты из-за отмены командировки

Предприятие решило направить работника в командировку в другой город. Для этого были оформлены все необходимые документы. Работник успел до командировки за свой счет (используя личную платежную карточку) приобрести электронные билеты на проезд к месту командировки и назад. Спустя некоторое время было решено перенести командировку. Можно ли компенсировать работнику расходы, понесенные на приобретение билетов?

Отмена командировки

Если было принято решение перенести командировку на другое время, то сначала следует отменить такую командировку. Для этого руководитель предприятия должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки, которая была запланирована на определенные даты.

После ознакомления работника с приказом об отмене командировки он, если ему выдавался аванс, должен вернуть в кассу предприятия (или на его текущий счет) полученную ранее сумму.

Сроки, в которые следует возвращать выданный аванс, если командировка сорвалась, содержатся только в Инструкции № 59*. Она дает работнику, получившему аванс на командировку и не выехавшему в нее, три банковских дня на возврат выданных средств со дня принятия решения об отмене командировки (п. 11 разд. II и п. 18 разд. III Инструкции № 59, БЗ 103.17).

• Источник: Налоги и бухгалтерский учет – не забудьте оформить подписку на любимое издание!
• Чтобы получить доступ к полному тексту статьи заполните, пожалуйста, заявку для оформления подписки:

Возвращаем билеты из-за отмены командировки обновлено: 16 Грудня, 2021 автором: adminВозвращаем билеты из-за отмены командировки admin 15.12.202116.12.2021 Статьи

Прослушала вебинар “Финансовая отчетность 2022”, лектора знаю давно, поэтому уверена была в 100% пользы для себя. Получила массу полезной информации и захотелось написать  слова благодарности.

После первого вебинара не раздумывая заказала и  оплатила второй вебинар по составлению декларации по прибыли. Качество продаваемой информации на высшем уровне. Материал настолько в полном объеме представлен что не остается вопросов.

Все с примерами и с ссылками на нормативную базу. Лектор великолепна. Знания плюс умение донести. Рекомендую всем

https://www.youtube.com/watch?v=LR5LOn6Dj2c\u0026pp=ygVn0J7RgtC80LXQvdCwINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrQuCDQstC-0LfQstGA0LDRgiDQsNCy0LDQvdGB0LAgLSDQrtGA0LjQtNC40YfQtdGB0LrQsNGPINC_0L7QvNC-0YnRjA%3D%3D

Нещодавно прослухала вебінар “Дія Сіті – 2022 – складаємо річну звітність”. Викладач – Мар’яні Кавин, дуже докладно висвітлила тему, відповіла на питання слухачів. Чутно було дуже добре. Семінар супроводжувався яскравими слайдами. Розбиралось декілька числових прикладів.

До вебінару надано корисні матеріали за темою. Наступного дня посилання про відеозапис вебінару вчасно надійшли на пошту. Отже, мені все дуже сподобалося.

Рекомендую! Дякую Мар’яні Кавін та команді  професіоналів IBuh, які супроводжують весь навчальний процес, особливо Тетяні Тимощенко

Даніхно Ганна Володимирівна

Відвідав вебінари Річна звітність неприбутківців, Підготовка до закриття року та інші. Швидко, якісно, приємна знижка. Рекомендую компанію для придбання корисних продуктів для самоосвіти та відслідковування змін

Колесніков Ярослав Сергійович

Я вже багато років працюю в сфері фінансів. Намагаюся постійно підвищувати свою кваліфікацію. В минулому році дізналася про курси, які пропонує компанія IBuh, вирішила спробувати і була приємно вражена.

Під час курсу отримала багато корисної інформації, є спілкування з цікавими і досвідченимия викладачами. Взагалі курс дуже класно побудований, нічого зайвого, лише корисна інформація.

Під час навчання менеджери підтримують постійний звязок із слухачами, допомагають і вчасно відповідають на запитання. Я своїм колегам порадила саме цю компанію. І в майбутньому ще планую пройти інші курси

Кузьменко Світлана ВолодимірівнаАдвокатське бюро «КУЗЬМЕНКО СВІТЛАНИ», м. Біла Церква

Вдячна менеджеру Наталії за оперативне та якісне вирішення питань що до участі у Вебінарі.
Отримала додаткову інформацію та знання на вебінарі «Лікарняні та декретні”. Дякую за презентацію та корисні файли.

При потребі буду звертатися і надалі

Как осуществляет возврат командировочных средств?

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре. 

Возмещение расходов на служебную поездку

Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:

• проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;
• расходы на аренду жилья;
• суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);
• прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем. 

Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку.

Любое возмещение расходов регулируется Законодательством РФ и строго контролируется, поэтому важна правильность документального оформления всех моментов, связанных с командировочными средствами.

Это касается и возврата командировочных расходов в кассу. 

Особое внимание уделяется посадочным талонам.

В том случае, если отрывная часть была испорчена, утеряна или текст является нечитаемым, сотрудник обязан подать запрос в соответствующую компанию перевозчика для получения электронного дубликата с подписью и печатью.

Кроме того, к билету должен прилагаться документ, который подтверждает факт использования билета и его текущее состояние. В билете должно указываться имя и фамилия пассажира, точная сумма, маршрут и дата. 

Когда можно учесть расходы в случае отмены командировки? 

Возврат суточных при отмене командировки возвращается точно так же, как и аванс, так как финансовые средства были уже получены. А вот особенности возврата зависят от того, когда была совершена трата: до выхода приказа об отмене служебной поездки или уже после этого. Поэтому работодатель обязуется сообщить об этом командированному сотруднику еще до официального подписания документа. 

Далее возможны несколько вариантов. Если расходов не было, сотрудник при возврате сдает полученные средства в кассу компании по кассовому ордеру, после чего деньги возвращаются на банковский счет работодателя. В графе «Основание» ордера указывается отмена командировки и номер приказа. Работнику выдается корешок, который свидетельствует о возврате средств.  

В том случае, если часть выданного аванса была уже потрачена, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеет другой алгоритм.

К примеру, если во время поездки было приобретено оборудование для компании, оговоренное заранее с директором, необходимо изменить назначение данных расходов. Обычно, это выполняется в приказе об отмене служебной поездки, либо же формируется отдельный документ.

Важно, чтобы приобретенная вещь стала на баланс организации, а не числилась в качестве оборудования для командировки. 

Дальнейшие действия практически не отличаются от стандартных. Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе.

Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом.

Заявление на возврат денежных средств за командировку подается вместе с авансовым отчетом в том случае, если были другие траты, помимо закупки оборудования (к примеру, сотрудник уже успел оплатить жилье и приехать на место, но поездка после была отменена).   

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Возврат командировочных расходов имеет определенные сроки, которые регулируются не только приказом, но и Трудовым Кодексом РФ. Если средства не будут возвращены работником по истечении указанного срока, работодатель имеет право удержать указанную сумму из заработной платы.

Решение должно быть принято не позднее чем через календарный месяц с последнего дня возврата задолженности. Если сотрудник оспаривает размер командировочных или предъявляет другие претензии, проводится предварительное рассмотрение ситуации.

Если сумма превышает третью часть от зарплаты, платеж разбивается на несколько месяцев. 

Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю.

Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах. 

Отмена командировки: разъяснение к разъяснению

Не так давно Минфин, не вдаваясь в подробности, разрешил часть невозмещаемых командировочных расходов учесть при налогообложении прибыли. А ведь во время эпидемии коронавируса сколько командировок было отменено, и сколько убытков понесли компании, их отменившие! Поможем бухгалтеру применить это разъяснение на практике.

https://www.youtube.com/watch?v=LR5LOn6Dj2c\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если затраты на командировку были понесены, но она не состоялась, суммы, которые уже не возместить, разрешено списать в составе расходов. Но только если их можно признать обоснованными. А это случай, когда вины работника в срыве служебной поездки нет.

Об этом – Письмо Минфина от 3 июля 2020 № 03-03-06/1/57735.

Чаще всего убытками становятся  невозмещенная стоимость авиа- и железнодорожных билетов, бронирования гостиницы и т.д.

Минфин напомнил, что согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ расходами для исчисления налога на прибыль признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты и убытки.

Обоснованные – это значит понесенные для извлечения прибыли. Обязательно потребуется и документальное оформление.

А в соответствии с пунктом 2 статьи 265 НК РФ убытки, понесенные в связи  с несостоявшейся командировкой, можно отнести к внереализационным расходам.

Об обоснованности расходов на отмененную командировку Минфин писал, и также без подробностей, в письме от 18 мая 2018 г. № 03-03-07/33766.

В случае отмены командировки обоснованность расходов зависит от того, по какой причине служебная поездка не состоялась. Если по вине работника, то обоснованными их признать не получится.

Если же по причинам, не обусловленным действиями работника, — то получится. К уважительным причинам можно отнести стихийные бедствия, эпидемию, закрытие транспортного сообщения.

Обязательно потребуется и документальное оформление.

Что сделать бухгалтеру при отмене командировки

Вы, конечно, знаете, что на словах командировку не отменить. На деле для отмены командировки нужно сделать много:

• издать приказ;
• отменить брони;
• сдать билеты;
• утвердить авансовый отчет;
• разобраться с налогами.

Но обо всем по порядку.

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса

Приказ об отмене командировки из-за коронавируса можно составить в произвольной форме. В нем укажите:

• причины отмены командировки;
• реквизиты приказа о командировке, который отменяется;
• срок возврата неизрасходованного аванса;
• срок сдачи авансового отчета;
• порядок отмены брони гостиниц и неиспользованных билетов.

В обоснование первого пункта приказа можно привести рекомендации Роспотребнадзора, Ростуризма, главы региона и др.

Отменять бронь и сдавать билеты на проезд должен тот, кто их покупал, — фирма или командированное лицо.

Отмена брони и возврат билетов

Если командированный сотрудник оформлял бронь гостиницы и покупал билеты на проезд за свои деньги, затраты нужно ему компенсировать (ст. 168 ТК РФ). НДФЛ и страховые взносы на сумму этой компенсации не начисляйте (п.1 ст. 217 НК РФ).

Если же на эти цели выдавали работнику аванс, работник должен отчитаться: составить и сдать авансовый отчет, к которому приложить все подтверждающие документы.

А возможность дальнейшего возврата средств зависит от тарифа – как на бронь, так и на билеты.

Возвратный тариф и налоги

При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.

Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет  (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).

Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Невозвратный тариф и штрафы

Если тарифы невозвратные, деньги  могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.

Что делать?

Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:

• расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
• расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
• штраф – чеком, где указана сумма удержания.

Проводки в бухучете

Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.

https://www.youtube.com/watch?v=fMMtk-FFNpQ\u0026pp=ygVn0J7RgtC80LXQvdCwINC60L7QvNCw0L3QtNC40YDQvtCy0LrQuCDQstC-0LfQstGA0LDRgiDQsNCy0LDQvdGB0LAgLSDQrtGA0LjQtNC40YfQtdGB0LrQsNGPINC_0L7QvNC-0YnRjA%3D%3D

Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

• А в бухучете вы сделаете такие проводки:
• Дебет 50 (51) Кредит 71
• — работник возвратил неизрасходованные средства.
• Дебет 91.2 Кредит 71
• — учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
• Дебет 71 Кредит 51 (50)
• — компенсированы работнику понесенные им расходы.

Командировка не состоялась. Как учесть расходы?

В бухгалтерском учете затраты по несостоявшейся командировке можно отразить в составе расходов по обычным видам деятельности или включить в состав прочих расходов в зависимости от того, какой вариант утвержден в учетной политике (п. 5, 7, 16 ПБУ 10/99).

Для учета в налоговом учете любые расходы должны быть экономически обоснованными и направленными на получение дохода с учетом содержания предпринимательских целей и задач организации. При этом речь идет именно о намерениях и целях (направленности) этой деятельности, а не о ее результате.

Это означает, что так как служебная поездка была запланирована в интересах компании и ее производственной деятельности, но по каким-то причинам организация отказалась от этой поездки, то понесенные расходы могут быть учтены для целей налогообложения. Но при этом важно запастись документами, подтверждающими производственную цели, задачи командировки и причины ее отмены (ст. 252 НК).

Таким документами могут быть:

• письмо от организации, куда планировали направить сотрудника, о том, что в поездке нет необходимости;
• больничный лист, в случае болезни сотрудника;
• необходимость устранить последствия аварии или иного ЧП на месте основной работы сотрудника;
• прекращение транспортного сообщения (к примеру, отмена рейсов из-за санкций или иных обстоятельств) и т. д.

Если же командировка не состоялась по причинам, которые необъективны и которые сложно признать обоснованными, например, сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то принять такие расходы нельзя.

Хранение кадровых документов безопасно и по законодательству РФ. Подготовка к архивному хранению, выдача сотрудникам справок и выписок. Своевременное уничтожение документов. Все это умеют специалисты компании Делис Архив, которая имеет аккредитацию оператора персональных данных.

Оставьте заявку на консультацию и узнайте, какие услуги мы бесплатно можем предложить нашим новым клиентам.

Оставить заявку

Расходы на приобретение билетов

Если проездные билеты были приобретены организацией с расчетного счета, то в случае отмены командировки можно вернуть потраченные денежные средства. Здесь все просто: оплата билетов по возвратным тарифам рассматривается как аванс (п. 3,16 ПБУ 10/99). А при возврате аванса никаких дополнительных налоговых обязательств не возникает (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК).

А что делать, если приобретен невозвратный билет? Можно ли эти расходы учесть в налоговом учете? Можно.

Дело в том, что сам факт приобретения невозвратных билетов не отменяет производственный характер запланированной командировки и намерение ее совершить. А «налоговыми» расходами признаются расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. И к таким расходам относятся, в том числе и полученные налогоплательщиком убытки (п. 2 ст. 265 НК).

И, так как расходы на приобретение невозвратных билетов прямо не поименованы в ст. 270 НК, то при документальном подтверждении данные затраты можно учесть в составе внереализационных расходов на основании п. п. 13 п. 1 ст. 265 НК.

Это следует из разъяснений Минфина в письмах от 18.05.2018 № 03-03-07/33766, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Документальным подтверждением будет являться билет с указанием тарифа, а также приказ о командировке и документы, в которых будет изложена причина ее отмены.

https://www.youtube.com/watch?v=fMMtk-FFNpQ\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если же отмену командировки нечем подтвердить, то, соответственно, расходы на невозвратный билет для целей налогообложения не получится.

С суммой НДС по невозвратному билету не все так однозначно, так как одним из условий для применения налогового вычета по НДС является использование приобретенных услуг в облагаемых НДС операциях.

То есть, несмотря на то, что покупка невозвратного билета имеет производственную направленность, но, поскольку самой услугой сотрудник не воспользовался, то сумму «входного» НДС по нему принять к вычету нельзя (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК, письмо ФНС от 25.04.

2014 № ГД-4-3/8194, письмо Минфина от 03.12.2013 № 03-07-11/52565).

В бухгалтерском учете это следует отразить так:

• Дебет 76 (60) — Кредит 51 — оплачены билеты перевозчику;
• Дебет 50-3 — Кредит 76 (60) — отражена стоимость приобретенного билета с учетом НДС;
• Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — стоимость невозвратного билета учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
• Дебет 91.2 — Кредит 50-3 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Следует отметить, что если невозвратный билет был приобретен сотрудником самостоятельно, то организация обязана возместить ему стоимость билета, так как данные расходы сотрудник осуществил с ведома и в интересах работодателя, издавшего приказ о направлении его в командировку (ст. 168 ТК).

Работодатель может подстраховать себя от таких расходов, если в положении о командировках укажет, что при приобретении билетов сотрудник должен отдавать предпочтение возвратным билетам. Если уже таких билетов нет, то тогда можно покупать невозвратные.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

• Дебет 71 — Кредит 50 (51) — работнику выдан аванс на приобретение билетов в командировку;
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — стоимость невозвратного билета без НДС учтена в составе прочих расходов, учитываемых при налогообложении (если причины отмены командировки объективны и документально подтверждены);
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — сумма «входного» НДС по невозвратному билету отражена в составе прочих расходов, не учитываемых при налогообложении.

Расходы на оплату гостиницы

Поскольку услуги не будут оказаны, гостиница вернет сумму предоплаты, но за минусом своих комиссий в виде платы за отмену брони. Также отель может предъявить штраф за позднюю отмену брони, даже если аванс не вносился.

Сервисные сборы и штрафы за отмену брони учитываются в расходах на основании документа о подтверждении брони отеля и платежного документа об удержании суммы штрафа.

Можно также подстраховаться, распечатав условия бронирования (сделав скрин экрана) с сайта гостиницы, как дополнительное доказательство.

Если компания заключала договор, то условия отмены бронирования, выплаты неустойки, штрафа, комиссии за бронирование должны быть указаны в нем.

Если сотрудник самостоятельно бронировал отель и затем отменил бронь, то сумма компенсации платы за отмену брони, а также иные штрафные санкции, не являются его доходом и, соответветственно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217 НК, ст. 422 НК).

Электронный архив для бухгалтерии. Массовая обработка документов, распознавание, быстрый доступ, удаленная работа, поиск документов по различным параметрам. Разработка прототипа система — в подарок. Оставьте заявку, чтобы узнать больше.

Оставить заявку

Расходы на оформление виз

Как и по другим расходам здесь также нужно ориентироваться на причины отмены служебной поездки. Если такие причины не объективны, то затраты на оформление виз учитываются в расходах, которые не уменьшают налоговую базу.

При возмещении работнику стоимости визы начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ не нужно все по той же причине: данные расходы сотрудник понес не в своих личных интересах, а в интересах организации (письмо Минфина от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Если сотрудник отказался ехать в командировку без объяснения причины, то работодатель вправе не возмещать ему расходы на оформление визы.

Расходы по заграничной командировке

Как правило, при направлении сотрудника в заграничную командировку, аванс ему выдается в рублях, которые сотрудник обменивает на иностранную валюту.

И если поездка отменилась, то вернуть аванс работник должен в рублях.

В таком случае у организации отсутствуют операции в иностранной валюте и, соответственно, не возникают курсовые разницы по причине колебания курса валюты (ПБУ 3/2006).

Расходы, связанные с обменом валюты, учитываются в размере потраченных рублей на основании документов обменного пункта банка (п. 5, 6 ПБУ 3/2006). Если же работник не предоставит такие документы, то данные расходы нельзя учесть для целей налогообложения, так как они не отвечают критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК.

Оформление расходов на несостоявшуюся командировку

Если сотруднику был выдан аванс на командировочные расходы, то в случае отмены поездки сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах и вернуть часть аванса, если была израсходована не вся сумма.

Для этого составляется авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие расходы документы. Такой авансовый отчет утверждается руководителем на основании приказа об отмене командировки.

В бухгалтерском учете следует сделать такие проводки:

• Дебет 71 — Кредит 50 (51) — сотруднику выдан аванс на командировочные расходы;
• Дебет 50 (51) — Кредит 71 — работник вернул часть выданных ему денег за минусом платы за бронь, иных штрафных санкций, расходов на оформление визы;
• Дебет 91.2 — Кредит 71 — штрафы, неустойки и расходы на оформление визы учтены в составе прочих расходов.

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Как оформить отмену командировки в связи с коронавирусом

В условиях пандемии отмена командировок стала частым
явлением. В этой статье мы разберём, можно ли
отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что
должно быть в приказе об отмене командировки и как
правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всём
по порядку.

• Закон не ограничивает компанию в причинах отмены
  командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки
  могут быть разные:
• — потеря актуальности поездки;
• — болезнь сотрудника;
• — семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии
и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести
к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине
не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или
неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное —
обосновать отмену поездки и по возможности сослаться
на официальные документы. Это нужно для того, чтобы
у инспекции не возникло лишних вопросов.

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс ещё
не перечислили и билеты в поездку не купили,
достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет.
Документ составляется в произвольной форме на стандартном
бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены
рабочей поездки — например, сослаться на официальные
источники:

В документе необходимо написать имена и должности
работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте укажите
номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен
ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить
свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы
на командировку, потребуется предпринять ещё несколько
шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания
все равно несёт фактические расходы, которые чаще всего полностью
возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов обычно
возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы
и сборы за возврат. Если билеты невозвратные,
их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением
случаев, когда перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем
больше денег вернётся. Пользователи Туту могут сдать ж/д
и авиабилеты в личном кабинете на сайте или
в приложении. После оформления возврата электронная квитанция
и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту,
также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата денег составляет
до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10
рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или
апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при
возврате удерживают сборы за свои услуги. 

Все полученные электронные документы и чеки нужно
распечатать и сдать вместе с авансовым отчётом.

3. Заполнить авансовый отчёт

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие
расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для
отчёта используют стандартную форму АО-1. Заполнять документ
нужно тогда, когда все отчётные документы уже на руках. Сдать
отчёт надо не позднее 3 дней после выхода приказа
об отмене командировки.

В документе напишите:

• размер перечисленного аванса;
• сумму потраченных средств;
• остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия
отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД)
и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращён, то нужно распечатать квитанцию
возврата с указанием удержаний и суммы к возврату.
Если билет невозвратный и его не удалось сдать,
то понадобится сделать скриншот уведомления
от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое
и с бронью отелей.

Подробнее про
заполнение авансового отчета

4. Произвести расчёты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные
документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты,
ему нужно отчитаться о фактических понесённых расходах
в авансовом отчёте. Деньги, которые он позже получит
от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит
из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику,
то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить
на расчётный счёт организации. Некоторые компании могут
удержать суточные из заработной платы по заявлению
сотрудника.

Расходы на командировку сотрудника — это затраты
организации, а не доходы сотрудника. При учёте
их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот
суточные к расходам причислять не нужно, поскольку
работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жильё
со своей карты и при возврате были удержаны сборы,
компания все равно должна возместить работнику полную сумму
расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ
и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены с расчётного
счёта, то деньги возвращаются напрямую на счёт
компании.

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают
командировку невозможной именно сейчас, но необходимость
в ней не отпадает. Рассказываем, можно ли перенести
запланированную командировку на другое время.

Перенос командировки законом никак не регулируется,
но это не значит, что он невозможен. По логике,
процесс переноса служебной поездки, как и любой другой
процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку
и указать в ней причину переноса командировки. После согласования
служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий
приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник
должен ознакомиться с документом и подписать.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок
(например, несколько дней), возвращать суточные
необязательно — всё равно уже скоро они понадобятся работнику.

Авиабилеты можно обменять на новые даты, если позволяет
тариф. Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто
это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый.

Что
касается ж/д билетов, то их обменять
не получится — только купить другие.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Отмена командировки: как правильно оформить

В некоторых случаях уже оформленную командировку можно отменить. При отмене служебной поездки важно подготовить необходимые документы и подключить бухгалтера к работе над соответствующими отчётами. При этом отменить командировку, как и изменить её длительность, можно только на основании дополнительного приказа работодателя.

Причины отмены командировки

Вот основные причины, по которым командировка может быть отменена:

1. В ней больше нет необходимости.

Когда сотрудник получает возможность выполнить все задачи на своём рабочем месте, работодатель может разрешить ему не уезжать.

В этом случае работодатель описывает сложившуюся ситуацию в служебной записке и объясняет, зачем нужна была командировка и почему компания решила от неё отказаться.

Только на основании такого документа можно оформить приказ об отмене поездки с указанием компенсации расходов.

Обратите внимание, что действующий приказ о командировке менять нельзя, поэтому отмена прописывается в отдельном документе. 

1. Работнику нужно уйти на больничный. 

Если работник заболевает перед командировкой или уже после отъезда, то работодатель также может отменить действующую поездку. Для этого тоже потребуется дополнительный приказ об отмене.Так как сотрудник во время болезни не в состоянии выполнять рабочие задачи и поручение для служебной поездки, он может рассчитывать на выплату больничного пособия.

1. Сотрудник не может поехать в командировку по личным обстоятельствам.

Сотрудник может попасть в ситуацию, когда из-за личных или семейных обстоятельств он не может отправиться в командировку или продолжать её. В этом случае он обязан оповестить работодателя, чтобы тот мог оценить важность обстоятельств и при необходимости отменить командировку. 

Командированный оповещает работодателя в виде служебной записки, где подробно описывает сложившуюся ситуацию и просит отменить поездку. Важно также прикрепить все документы, подтверждающие невозможность выполнять задачи в командировке, например, мед. справку о болезни родственника. 

1. Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.

На случай форс-мажора работодатель должен руководствоваться локальными актами. Поэтому полезно заранее закрепить во внутреннем положении компании ситуации, связанные с обстоятельствами непреодолимой силы, и условия работы при них.

Порядок отмены командировки

Чтобы отменить командировку, нужно: 

• определить причины отмены и собрать все подтверждающие документы;
• составить служебную записку, указать в ней причину отмены поездки;
• выпустить и подписать приказ об отмене командировки;
• составить авансовый отчёт и оформить возврат неиспользованных средств, выделенных на поездку.

Возврат расходов

Если сотрудник получил деньги перед отправлением в командировку, а потом поездку отменили, он обязан вернуть аванс в кассу. Важно сделать это хотя бы за три рабочих дня после того, как командированный вернётся на работу.

Сотрудник также должен подготовить авансовый отчёт и все подтверждающие документы. Например, если билет на самолёт удалось вернуть, то нужно приложить подтверждение возврата билета, где указана его стоимость и возвращённая сумма. Если же билет был невозвратный — справку от перевозчика о том, что вернуть билет нельзя. 

Когда командировка отменяется после отъезда сотрудника, возвращать уже потраченные деньги не нужно. В этом случае выполняется пересчет выданных финансовых средств. Исключением может быть только нарушение сотрудником внутренних соглашений или устава компании. Такие вопросы будут решаться в индивидуальном порядке на основе внутренних правовых документов. 

• Советы, как организовать командировку за границу в 2023 году
• Подробный разбор, какие документы нужно оформить до и после командировки, чтобы у компании не было проблем с налоговой.
• Какие бывают программы лояльности, как получить отельные баллы и сколько нужно возмещать сотруднику, если в командировке он расплатился бонусами

Загранкомандировка – налоговые сложности пересчета – АКГ «Деловой профиль»

При направлении сотрудника в деловую поездку за рубеж организация обязана возместить ему суточные, расходы на проезд, наем жилого помещения, на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки, обязательных консульских и аэродромных сборов.

Перечень командировочных затрат не является исчерпывающим. Компания вправе возмещать и другие расходы, если они произведены с разрешения работодателя, а порядок возмещения зафиксирован в локальном акте (ст. 168 ТК РФ, п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749, далее – Положение).

Перед отъездом работнику выдается денежный аванс на оплату предстоящих расходов (п. 10 Положения). По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней сотрудник сдает в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими расходы (п. 26 Положения).

Соответственно, до того, как работник отчитается о произведенных в поездке тратах, для целей бухгалтерского и налогового учета в качестве аванса квалифицируются:

• наличные суммы, выданные под отчет;
• наличные денежные средства, снятые с корпоративной карты в банкоматах и отделениях банков;
• платежи за те или иные услуги, произведенные с использованием корпоративной карты;
• суммы, зачисленные на «зарплатные» или личные карты сотрудника.

Рассмотрим ситуации, вызывающие на практике затруднения у бухгалтеров при определении рублевой величины расходов, произведенных в иностранной валюте.

Аванс выдан наличными в рублях

Сотрудник обменивает рубли на иностранную валюту в обменном пункте банка перед поездкой. Или наоборот, неизрасходованную валюту в рубли после поездки (при наличии такого остатка). Возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать командировочные расходы? Варианты такие:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выдачи аванса под отчет;
• на дату обмена рублей на иностранную валюту?

Все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты банков, должны рассматриваться только как операции физических лиц. Далее при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физлица.

Затем на территории иностранного государства сотрудник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что подтвердят первичные документы (п. 2 ст.14 Федерального закона от 10.12.

03 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», далее – Закон № 173-ФЗ).

Работодатель компенсирует работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.