Льготы

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года

Федеральные законы от 16.12.2019 N 436-ФЗ и N 439-ФЗ вводят обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее также – «электронная» трудовая книжка), которые будут постепенно заменять классическую трудовую книжку. Изменения вступают в силу с 1 января 2020 года и затрагивают как работодателей, так и работников.

Для работодателей

С 2020 года вводится обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи заявлений о выборе между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой.

Данные сведения вместе с ФИО и СНИЛС направляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные выше случаи. При первом направлении должны быть одновременно представлены сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

  • До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой.
  • Кроме того, в течение 2020 года работодатели при необходимости обеспечивают принятие (изменение) локальных нормативных актов, подготовку и обсуждение изменений в соглашения и коллективные договоры.
  • Для работников

Закон предписывает всем работникам подать до 1 января 2021 года заявление о продолжении ведения «бумажной» трудовой книжки или о переходе на «электронную». В последнем случае трудовая книжка выдается работнику на руки, а работодатель перестает отвечать за ее ведение и хранение. Если же работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится «бумажная» трудовая книжка.

Реализовав право на дальнейшее ведение трудовой книжки, работник сохранит данное право при последующем трудоустройстве. При этом закон предусматривает возможность изменить решение и подать в дальнейшем новое заявление о переходе на «электронную» трудовую книжку.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, будут вправе сделать это в любое время. К таким лицам закон относит, например, работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы.

В отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, будут формироваться сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовые книжки на них оформляться не будут.

Материалы по теме:

Трудовые книжки стали электронными: что это значит для вас?

Переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 годаВячеслав Филиппов, юрист, эксперт по трудовому праву

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Просто теперь у нее появляется еще и электронный аналог.

Все сведения, которые работодатель раньше записывал в бумажную трудовую — когда вас приняли на работу, на какую должность, когда уволили и по какому основанию (со ссылкой на соответствующую статью и часть статьи Трудового кодекса) или когда и на какую должность вас перевели, — он теперь будет отправлять еще и в Пенсионный фонд. Эта информация будет храниться там в специальной электронной системе учета.

Вы сможете запрашивать сведения из этой системы в виде выписок — бумажных или электронных, они будут считаться полным аналогом трудовой книжки.

Не совсем так. В течение 2020 года вам предстоит выбрать: вы совсем отказываетесь от бумажной трудовой книжки или хотите сохранить ее наряду с электронной.

https://www.youtube.com/watch?v=lVPXBKie8zw\u0026pp=ygVo0J_QtdGA0LXRhdC-0LQg0L3QsCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C1INGC0YDRg9C00L7QstGL0LUg0LrQvdC40LbQutC4INGBIDEg0Y_QvdCy0LDRgNGPIDIwMjAg0LPQvtC00LA%3D

В первом случае в вашу бумажную трудовую книжку больше не будут вносить записи (работодатель вам ее отдаст), и все сведения будут учитываться только в электронной системе. Во втором случае сведения о вашей работе будут вносить и в электронную систему, и в бумажную трудовую книжку, которая по-прежнему останется у работодателя.

А вот у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые будет трудоустраиваться официально), бумажных трудовых книжек уже не будет совсем — сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано, что новая система электронного учета:

  • повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности (бумажная трудовая книжка может потеряться, а электронная система считается более надежной);
  • упростит процедуру трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если вы трудовую книжку потеряли, вам не придется восстанавливать дубликат или просить завести новую);
  • снизит издержки работодателя и работника, связанные с трудоустройством (опять же, это связано с риском утраты бумажных документов).

До конца года — по 31 декабря 2020 года включительно. Вам нужно будет подать на работе письменное заявление о своем выборе. Не торопитесь делать это прямо сейчас: сначала работодатель должен письменно уведомить вас о произошедших изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не подадите никакого заявления, то работодатель продолжит вести вашу бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Если вы выберете вариант сохранения бумажной трудовой, то это не помешает вам потом отказаться от нее и перейти только на электронный учет, а вот если вы в этом году откажетесь от ведения бумажной трудовой, то потом вернуться к ней уже не получится.

Какой вариант вы выбрали, будет отмечено в системе электронного учета и в выписках из нее. Плюс, когда работодатель отдаст вам бумажную трудовую, он укажет в ней, что ее вам выдали, потому что вы перешли на электронный учет.

Ничего страшного — сделаете свой выбор, когда устроитесь на работу, пусть и после 2020 года. Напишете заявление новому работодателю. Можно сделать это в том числе сразу во время оформления на работу, а можно и позже.

Работодатель внесет информацию об увольнении в электронную систему учета, а вам в последний день работы выдаст сведения за тот период, пока вы работали у него. Такая «выписка» выдается в бумажном виде или отправляется по электронной почте в электронном виде. Второй вариант возможен, если у работодателя есть усиленная квалифицированная электронная подпись.

Новому работодателю вы для оформления предъявите эту выписку — тоже либо в бумажном, либо в электронном виде.

Всё как раньше, плюс добавится одно новшество. Работодатель, как и прежде, сделает запись об увольнении в бумажной трудовой книжке и выдаст вам ее. Кроме того, он подаст сведения об увольнении в электронную систему учета. Но выдавать вам выписку из нее он в этом случае не обязан.

А вот вы должны будете предъявить для оформления на новой работе и бумажную трудовую книжку, и сведения из электронной системы учета. Вы сможете сами запросить эти сведения:

  • в МФЦ;
  • в отделении Пенсионного фонда;
  • через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на портале госуслуг.

Важный нюанс: система электронного учета еще не заработала в полной мере, даже формы, по которым работодатели будут подавать туда сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели будут сдавать только в феврале.

Поэтому первое время, скорее всего, для устройства на новую работу будет, как и раньше, достаточно бумажной трудовой книжки (без выписки из электронной).

Да. Каждый работодатель будет выдавать только сведения о вашей работе у него (прием, переводы, поощрения, увольнение). А в Пенсионном фонде или МФЦ можно будет получить полную выписку — обо всех отраженных в электронной системе местах работы.

Да, теперь такой фокус не пройдет, поэтому лучше сразу оспаривайте увольнение «по статье», если не согласны с ним. По решению суда запись об основаниях увольнения можно изменить как в бумажной трудовой, так и в электронной.

Помните, что вы в любом случае должны будете принести для устройства на новую работу сведения из электронной системы — наряду с бумажной трудовой или вместо нее. А выписка из электронной системы, хоть от последнего работодателя, хоть от Пенсионного фонда или МФЦ, будет содержать сведения о последнем увольнении.

https://www.youtube.com/watch?v=lVPXBKie8zw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Попросить же выписку на предпоследнем месте работы, как будто оно было у вас последним, получится не всегда, потому что экс-работодатель после того, как вы уволились, по закону уже не обязан предоставлять вам сведения о работе у него.

Зависит от обстоятельств. В бумажные трудовые книжки такие случаи не попадают, потому что туда запись вносится только на шестой день работы. Поэтому даже если в таких ситуациях увольняли по всем правилам, трудовую книжку запись о «сверхкороткой» работе не портила.

Но сроки внесения сведений в электронную систему другие, и в законе нет никаких оговорок, что не нужно подавать сведения о приеме на работу, если человек отработал меньше шести дней.

В 2020 году работодатели будут подавать сведения о приеме новых работников и их увольнении не очень быстро: не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, когда эти события произошли.

Если вы проработаете в компании всего день-два, кадровикам, как и сейчас, едва ли захочется тратить время на то, чтобы оформить по всем правилам прием, увольнение и подать сведения о вас. Если они смогут «замять» факт вашего трудоустройства (обойтись без формальностей), то в электронную трудовую эта история не попадет.

Читайте также:  Участие прокурора в гражданском процессе: формы участия, основания, цели

Но если уже издан приказ о приеме на работу (а он издается не позднее трех дней после допуска к работе, в идеале — в первый же день) и в компании строго проводятся все кадровые процедуры, то кадровикам волей-неволей придется соблюсти все формальности — и увольнение, и подачу сведений в электронную систему.

То есть эти трудоустройство и увольнение попадут в вашу электронную трудовую книжку. Точно так же придется действовать, если вы хотите получить оплату за отработанные дни.

С 2021 года вероятность попадания таких сверхкоротких историй трудоустройства в электронные трудовые станет еще выше. Работодатели должны будут подавать сведения о приеме сотрудника на работу в день издания приказа о приеме на работу или на следующий день.

Поэтому, если кадровые процедуры в компании проводят быстро, может получиться так, что сведения о приеме на работу подадут в электронную систему в первый же день работы или на следующий день.

Значит, если вы решите уйти, точно придется оформлять увольнение — тоже с занесением в электронную систему.

  • Если потеряете бумажную трудовую книжку и трудовой договор, а компания, в которой вы работали, закроется, вам не придется метаться, восстанавливая сведения о работе — они сохранятся в электронной системе.
  • Исправлять ошибочные записи о работе тоже станет проще.
  • Еще удобно, что запрашивать сведения из «электронной трудовой книжки» и получать их можно будет дистанционно в электронном виде.
  • Рациональных причин практически нет — можно сказать, законодатель просто ради спокойствия тех, кто боится полной цифровизации данных, сохранил для них возможность иметь бумажную трудовую книжку наряду с электронной.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются того, что у Пенсионного фонда что-то выйдет из строя и все данные исчезнут. На самом деле такой сценарий маловероятен. С 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и, например, данные, необходимые для начисления вашей пенсии, и так учитываются в цифровом виде.

То, что вся эта информация внезапно пропадет без возможности восстановления, кажется нереалистичным.

Электронные трудовые книжки с 2020 года: что делать работодателю

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с электронными трудовыми книжками. Разберем по шагам, что делать

Рекомендуем почитать в Контур.Школе:​

Нормативные правовые акты по электронным трудовым книжкам

Определяемся с терминологией. Верно так: «сведения о трудовой деятельности»

Термин «электронная трудовая книжка» в нормативных правовых актах не используется. Согласно Постановлению Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п используются термин «сведения о трудовой деятельности» и новая статья 66.1 в Трудовом кодексе РФ.

Правильно говорить «сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ» — этот термин нужно использовать в кадровых документах.

Что означает формирование сведений о трудовой деятельности?

С февраля 2020 года работодатели начнут предоставлять в Пенсионный фонд новый вид персонифицированной отчетности — отчет по форме СЗВ-ТД. Отчет будет содержать основные сведения о трудовой деятельности работников. Храниться эти сведения будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Работодатели будут формировать и предоставлять отчет по форме СЗВ-ТД независимо от того, продолжат ли они вести бумажную трудовую книжку на работника или он откажется от нее.

Сведения о трудовой деятельности работников будут поступать в информационные системы Пенсионного фонда РФ и храниться там же в цифровом формате. У работодателей не будет доступа к этой информационной системе.

  • Работодатели не будут вести бумажные трудовые книжки на работников, которые впервые трудоустроятся с 1 января 2021 года. Таким работникам будут предоставляться только сведения об их трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. 
  • Остальные работники — на кого до 2021 года была заведена трудовая книжка — до 31 декабря 2020 года включительно должны подать письменное заявление работодателю в произвольной форме с просьбой:

Вариант 1. Продолжить вести бумажную трудовую книжку

После можно в любой момент подать заявление работодателю и перейти на формат предоставления сведений о трудовой деятельности: и в 2021-м, и в 2025-м, и в 2035-м, и в любом другом году. Только работник решает, хочет он отказаться от бумажной трудовой книжки или нет.

Вариант 2. Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ

Экспресс-курс про электронные трудовые книжки

Научитесь работать по новым правилам 

Подробнее

А если работник передумает и захочет вернуться к бумажной трудовой книжке? Нельзя.

Получив заявление, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику с записью о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. С этого момента работодатель освобожден от ответственности за ведение и хранение трудовой книжки. Работник будет отвечать за ее сохранность сам.

Если ему нужно будет предоставить сведения о своем трудовом стаже в банк или в посольство, то он принесет свою трудовую книжку, а у работодателя запросит сведения о трудовой деятельности у него после даты выдачи трудовой книжки.

Работник также сможет получить сведения о своей трудовой деятельности:

  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • через единый портал государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Пенсионный фонд РФ разрабатывает административный регламент предоставления работнику сведений о трудовой деятельности.

Работнику, который до 31 декабря 2020 года включительно не предоставит работодателю заявление, надо продолжать вести бумажную трудовую книжку.

Переход на формирование сведений о трудовой деятельности работников. Инструкция для работодателя 

Шаг 1. Разрабатываем приказ, в котором назначаем ответственных лиц за каждое мероприятие, определяем виды мероприятий, сроки их реализации

Приказ — необязательный документ, но позволит работодателю организовать процесс перехода на формирование сведений о трудовой деятельности. Форма — произвольная.

В конце статьи есть шпаргалка

Шаг 2. Обеспечиваем техническую готовность к предоставлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР

  • Если у работодателя 25 и более работников, то в Пенсионный фонд РФ уже передавались и передаются иные формы отчетности в электронном виде (например, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) через ранее установленную информационную систему электронного документооборота, например Контур.Отчет ПФ.

Вы можете использовать то же самое программное обеспечение. Покупать и устанавливать какое-то специальное не нужно. Но СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могли передавать работники бухгалтерии. Поэтому нужно определить, кто из работников, ответственных за кадровое делопроизводство, будет формировать и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД.

Этим работникам нужно организовать доступ к информационной системе.

Предоставить сведения о трудовой деятельности работника работодатель сможет также через Кабинет страхователя на сайте Пенсионного фонда РФ, когда станет доступной эта функция.

Если ответственным будет тот же работник, который предоставляет отчеты по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, достаточно его назначить в приказе как ответственного за формирование и передачу в Пенсионный фонд РФ сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.

Покупать специальную программу или заключать отдельное соглашение с Пенсионным фондом на предоставление данного отчета не нужно.

Отчет в электронном виде должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью.

  • Работодатели, численность работников которых менее 25, могут предоставлять отчет в бумажном виде или в электронном.

Шаг 3. Разрабатываем форму уведомления работников

Уведомляем каждого в письменной форме, что законодательство изменилось и нужно сделать выбор и написать заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или отказе от ведения работодателем трудовой книжки и предоставлении работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Уведомить работников нужно до 30 июня 2020 года включительно.

Обратите внимание: уведомить необходимо каждого работника, в том числе совместителей, дистанционных работников, иностранцев, находящихся в отпусках по уходу за ребенком.Форма уведомления — письменная.

Уведомление по электронной почте не подойдет. Тех работников, кто находится «на удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.

В Законе № 439-ФЗ не установлено, что форма уведомления должна быть персональная. Если работодателю удобно, он может разработать единую форму уведомления и знакомить с ней работников. Из уведомления работнику должно быть понятно:

  • что изменилось в законодательстве;
  • что будет, если работник решит оставить бумажную трудовую книжку;
  • что будет, если выберет предоставление ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ и откажется от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работник получит на руки свою бумажную трудовую книжку и будет хранить ее сам.

Заведите реестр работников, которым отправили уведомления. Разработайте график уведомлений. Так легче контролировать процесс. Важно: до 1 июля 2020 года должны быть уведомлены все работники.

Шаг 4. Создайте адрес электронной почты и установите его в локальном нормативном акте работодателя, например в правилах внутреннего трудового распорядка

На этот адрес электронной почты принимайте заявления от работников, отказавшихся от бумажной трудовой книжки. Работник может обратиться с заявлением как в письменной форме, так и направить его на адрес электронной почты. Право выбора способа направления заявления — за работником.

Сведения будут выдаваться по форме СТД-Р, которую утвердит Минтруд РФ.

Работодатель обязан предоставить работнику сведения о трудовой деятельности за период работы только у данного работодателя в срок не позднее 3 рабочих дней со дня подачи этого заявления. Также работодатель обязан выдать сведения способом, указанным в заявлении работника:

  • на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (только при ее наличии у работодателя).

Важно: в приказе установите, кто из работников отдела кадрового учета будет ответственен за выдачу сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р и организуйте им доступ к этому адресу электронной почты. Не забудьте в должностной инструкции прописать обязанность этих работников ежедневно проверять электронную почту.

Читайте также:  Режим изоляции в Москве продлили до 31 мая

В нормативных актах не установлен срок, к которому работодателю нужно определить адрес электронной почты и установить порядок направления работником заявлений на него, но рекомендую создать его к началу уведомлений работников об изменениях в законодательстве или к моменту, когда появится первый работник, отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки.

Шаг 5. Проанализируйте и при необходимости внесите изменения в локальные нормативные акты

На это мероприятие дается весь 2020 год. Внести изменения вы можете в любое время в течение 2020 года. Просмотрите все локальные нормативные акты работодателя. Те локальные нормативные акты, в которых встречается упоминание трудовой книжки, отложите на изменение. Можете для удобства составить график внесения изменений в локальные нормативные акты.

Если в локальном нормативном акте, например в правилах внутреннего трудового распорядка, трудовая книжка упоминается в контексте документа, предъявляемого при приеме на работу, то дополните это предложение после слов «трудовая книжка» словами «и (или) сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ».

Обратите внимание, в ст. 65 ТК РФ с 1 января 2020 года также внесено изменение и теперь документами, предъявляемыми при приеме на работу, являются трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности работников.

И так как работодатель не будет иметь доступа к информационной системе Пенсионного фонда РФ, то именно на основании этих документов работодателю при приеме на работу работника нужно будет посчитать страховой стаж и занести в личную карточку Т-2.

Важно: трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности названы как документы, предъявляемые при приеме на работу.

  • Если в трудовой книжке вы увидите запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, то трудовую книжку вы не принимаете для хранения или ведения. Трудовую книжку в этом случае рассматриваем исключительно как документ для определения стажа и опыта работы и фиксируем эту информацию в личной карточке Т-2.
  • Если в локальном нормативном акте трудовая книжка упоминается как документ, выдаваемый при увольнении, внесите изменения в данный акт в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ. После того как в локальные нормативные акты будут внесены изменения, ознакомьте работников с ними под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Шаг 6. Если у работодателя есть коллективный договор, в 2020 году необходимо подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры

Шаг 7. Не позднее 17 февраля 2020 года предоставьте в Пенсионный фонд первый отчет по форме СЗВ-ТД

Отчет по форме СЗВ-ТД надо предоставлять в том числе на работников-совместителей, на дистанционных работников и на работников с бумажными трудовыми книжками. Предоставить отчет работодатель обязан только при наступлении одного из случаев:

  1. Прием на работу.
  2. Постоянный перевод.
  3. Увольнение.
  4. Подача работником заявления о продолжении ведения работодателем трудовых книжек либо о предоставлении работодателем работнику сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

На дату выхода статьи форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 740п. О том, как правильно представить СЗВ-ТД читайте в статье «13 самых горячих вопросов о том, как представить новую форму СЗВ‑ТД».

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • 8 шагов работодателя для перехода на ЭТК 379.7 КБ
  • Пример заявления 216.1 КБ
  • Пример уведомления о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде 243.1 КБ

Скачать

Михаил Мишустин подписал постановление об электронных трудовых книжках

18 июля 2020 10:00

Постановление от 10 июля 2020 года №1017

С
1 января 2021 года граждане смогут устраиваться на работу с электронной
трудовой книжкой. Изменения в правила ведения таких документов с учётом появления нового
цифрового формата утвердил Председатель Правительства Михаил Мишустин.

https://www.youtube.com/watch?v=ITC-PLTaDLo\u0026pp=ygVo0J_QtdGA0LXRhdC-0LQg0L3QsCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C1INGC0YDRg9C00L7QstGL0LUg0LrQvdC40LbQutC4INGBIDEg0Y_QvdCy0LDRgNGPIDIwMjAg0LPQvtC00LA%3D

Электронная
форма трудовой книжки – почти полный аналог бумажной. В ней есть информация о
сотруднике, месте работы, дате приёма и увольнения, причине прекращения трудового договора.

Посмотреть
электронную книжку можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на
портале госуслуг, а также через приложения этих ресурсов для смартфонов. Кроме
того, сведения из электронной книжки можно получить в виде бумажной выписки у
последнего работодателя, в Пенсионном фонде или МФЦ.

Закон
о постепенном переходе на электронные трудовые книжки вступил в силу с 1 января
2020 года. До 31 октября работодатели должны сообщить персоналу о возможности
выбора формата трудовой книжки – бумажного или электронного. Сотрудники в свою очередь до 31 декабря должны
определиться с выбором.

При
выборе электронной формы бумажная трудовая книжка выдаётся на руки, а работодатель перестаёт отвечать за её ведение. Однако в
электронном варианте будут фиксироваться только сведения начиная с 2020 года, поэтому бумажную
трудовую книжку необходимо сохранить.

При
выборе бумажной трудовой книжки работодатель продолжит вносить в неё сведения наряду с
электронной формой. Право на сохранение бумажной трудовой остаётся и при смене работы.
Изменить решение и перейти на электронную версию книжки можно в любой момент
после 2021 года.

Если
же работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится бумажная
трудовая. У всех, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года,
будут только электронные трудовые книжки.

Постановление
Правительства, подписанное Михаилом Мишустиным, вносит изменения в 55
нормативных актов о правилах ведения трудовых книжек.

Электронная трудовая книжка: что нужно знать кадровику

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем.

Переходить на ЭТК или нет — до сих пор это право, а не обязанность работника.

Однако это выбор предоставляется только тем, кто уже был трудоустроен на начало 2020 года. Молодые специалисты при приеме на работу сегодня автоматически получают электронную трудовую книжку.

Выглядит документ следующим образом.

В ЭТК содержатся сведения:

  • ФИО работника;
  • дата рождения;
  • СНИЛС;
  • место работы;
  • должность, профессия, специальность, квалификация, вид деятельности;
  • дата трудоустройства и расторжения трудового договора;
  • основания и причины приема на работу, переводов, увольнений.

Делис Архив — приведем в порядок кадровые документы вашей компании. По запросу работников выдадим необходимые справки и выписки.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если процедура трудоустройства физлиц с бумажной трудовой книжкой давно отлажена, то в отношении электронной версии документа у кадровиков очень часто возникают вопросы.

1. При приеме в штат компании попросите у новичка предоставить сведения о его трудовой деятельности. Эту информацию работнику должен выдать предыдущий работодатель в день увольнения (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК) в виде справки СТД-Р.

Примечание: СТД-Р отражает сведения только о последнем месте работы. Для корректного расчета страхового стажа придется запросить также сведения из ПФР (справка СТД-ПФР) и/или обычную трудовую книжку, которую сотрудник вел до перехода на электронную.

Для получения справки СТД-ПФР достаточно оформить запрос в МФЦ, в отделении Пенсионного фонда или на Госуслугах.

2. Далее кадровый специалист формирует сведения на нового сотрудника и предоставляет их в ПФР в обычном порядке. О приеме гражданина на работу нужно сообщить в форме отчета СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа.

С нового года планируют изменить форму СТД-Р, а форму СТД-ПФР заменить формой СТД-СФР

Проект приказа Минтруда.

«Также в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете. В том числе установлено, что с 01.01.2023 вместо сведений о страховых взносах и страховом стаже вводится понятие сведений для индивидуального (персонифицированного) учета) (п. 12 ст. 2 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ)», — отметила Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

3. При каждом изменении информации (переводе или увольнении) кадровик также формирует СЗВ-ТД и передает отчет в электронном виде в ПФР. Срок — до 15 числа каждого месяца.

Отметим, что СЗВ-ТД нужно подавать в измененном порядке, а с 01.01.2023 изменятся сроки ее подачи

«С 19.08.2022 СЗВ-ТД подписать может не только руководитель, но и уполномоченный представитель страхователя. В форму СЗВ-ТД внесли изменения для отражения сведений о таком лице.

https://www.youtube.com/watch?v=ITC-PLTaDLo\u0026pp=YAHIAQE%3D

Снизили круг лиц, которые могут выбрать форму представления отчета. Теперь форму СЗВ-ТД можно представить в бумажном виде, только если численность зарегистрированных в ПФР работающих составляет 10 человек и менее (постановление Правления ПФ от 21.04.2022 № 62п).

С 01.01.2023 в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности — СЗВ-ТД будет представляться не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным».

Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Если в бумажной и электронной версии документа есть расхождения: чему верить?

«До конца не ясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет при противоречии записей в электронной и бумажной книжке. Скорее всего, если в ЭТК какая-то информация отсутствует, придется обращаться к предыдущим работодателям и дополнительно подтверждать правдивость сведений», — уточняет Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

В чем главные преимущества этк перед бумажной трудовой книжкой?

Полученный за два года опыт кадровой работы с ЭТК позволяет судить, что процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно.

Также из плюсов:

  • отсутствует риск потери или порчи документа — сведения неизменно хранятся в базе ПФР;
  • в любой момент сотрудник может получить выписку из ЭТК портале Госуслуг, например, чтобы проверить, как подает сведения в пенсионный фонд его работодатель;
  • невозможность подлога данных, в т. ч. о причине и основаниях увольнения с прошлого места работы;
  • в ЭТК практически невозможно допустить техническую ошибку — форма СЗВ-ТД одинакова для всех, значит у кадровика меньше шансов проявить самодеятельность, т. е. не работает человеческий фактор;
  • удобный контроль трудового стажа как для сотрудника, так и для работодателя.

Как и у любого новшества, у электронной трудовой книжки есть не только преимущества, но и недостатки. Наверняка, поэтому многие граждане так и не решились до сих пор на отказ от бумажной версии документа.

Основные из минусов ЭТК:

«Во-первых, в отличие от бумажного документа, в ЭТК нет сведений о награждениях работника: государственных и ведомственных. Подтверждать получение наград потребуется при оформлении статуса „ветеран труда“ — грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Читайте также:  При взыскании долгов прожиточный минимум останется неприкосновенным

Отсутствуют также данные о некоторых особенностях деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Не вносятся сведения об образовании, если обучение проходило до начала официальной работы.

Во-вторых, пусть и небольшой, но есть риск утечки информации мошенникам. Злоумышленники могут взломать даже надежно защищенную базу данных.

В-третьих, если работодатель не передаст СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то период работы не будет учтен в стаж. Во избежание недоразумений, гражданину следует периодически получать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, проверять исправность отчетности своей компании и обязательно сохранять подписанные трудовые договоры.

Ну и, наконец, последнее — что не является очевидным минусом, но некоторые неудобства доставляет. Если работник долго „ищет себя“, т. е. часто меняет место работы, лет через 10-15 распечатанная версия ЭТК будет выглядеть как несколько томов данных».

Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Работодатель не подал данные в ПФР: какие последствия?

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (до 500 руб. — ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Это может быть руководитель (генеральный директор) или иной ответственный сотрудник, на которого должностной инструкцией возложены обязанности по составлению и сдаче СЗВ-ТД (бухгалтер, кадровик).

Доверьте архивную обработку и хранение кадровых документов сервису Делис Архив. Оцифруем любую документацию и создадим защищенный электронный архив с быстрым доступом и удобным поиском.

Некоторые работодатели неохотно заводят электронные трудовые книжки: с чем это связано?

С преимуществами и недостатками ЭТК для граждан все понятно.

Но зачастую при обращении работника с заявлением о переводе с бумажной версии документа на электронную, отдел кадров соглашается неохотно. Или вовсе принимается отговаривать.

В чем кроется причина такого недоверчивого отношения работодателей к ЭТК?

«В основном, такое встречается в „серых“ компаниях. Кадровики не планируют показывать реальный заработок и количество персонала государственным органам. На работу принимают без оформления на первое время, обещая потом издать приказ задним числом. Еще одна причина — элементарное невладение актуальной информацией, нежелание кадровиков осваивать новые программы, работать в жестких рамках и в соответствии с требованиями законодательства», — отметила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Какие изменения ждут нас в ближайшем будущем, и почему заниматься вопросами электронных кадров нужно уже сейчас

Главное нововведение, которое ожидает россиян с 1 января 2023 года — это объединение ПФР и ФСС в Единый государственный внебюджетный Социальный фонд. Еще больше сведений о гражданах будет собрано в общей базе.

Среди очевидных преимуществ можно назвать:

  • снижение издержек и упрощение отчетности для бизнеса;
  • развитие принципа «одного окна» для получения всех социальных выплат;
  • появление единой формы отчетности;
  • введение единого тарифа страховых взносов.

«Раньше работодателям приходилось направлять средства отдельно на пенсионное, социальное и мед.страхование своих работников. При объединении госструктур для всех видов страхования появится один тариф. Такое нововведение удобно как для предпринимателей, так и для сотрудников», — уточнила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

При наличии электронной трудовой книжки у сотрудника ему самому проще оформлять и получать пособия и другие социальные выплаты от государства.

Ведомства имеют доступ ко всем необходимым сведениям, могут обмениваться данными между собой, поэтому гражданину не нужно приносить для оформления выплаты заверенную копию трудовой книжки и другие документы на бумажных носителях.

Для работодателя это тоже дополнительное удобство, защита и ускорение операционных процессов.

«Действительно, после перехода на сведения о трудовой деятельности трудовые книжки станут достаточно редким явлением, поэтому заполнение журналов (книг) учета и движения станет не таким частым занятием, а трудовых книжек и бланков закупать и хранить нужно будет все меньше. Полагаю, постепенно все или почти все документы полностью будут переведены в электронный вид», — сказала Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Электронные трудовые книжки с 2020 года

В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ с 2020 года работодатели получили право оформления трудовых книжек работников в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ). Такой формат обладает рядом преимуществ перед традиционной бумажной версией. Во-первых, электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник или работодатель смогут получить доступ к ним в онлайн-режиме. Кроме того, работодатели освобождаются от необходимости приобретать, оформлять, вести и хранить бумажные трудовые книжки.

Сроки перехода на электронные трудовые книжки

Датой начала процесса перехода на электронные трудовые книжки определено 1 января 2020 года. 

В течение всего 2020 года переход на электронную трудовую книжку будет добровольным. Уже работающие и принятые на работу в течение 2020 года граждане смогут самостоятельно выбрать – продолжать использовать бумажную версию книжки или перейти на электронную. 

У тех, кто впервые устроится на работу с начала 2021 года, такого выбора уже не будет. Их трудовые книжки сразу будут вестись в электронном виде.

Какие сведения будут в электронных трудовых книжках

В электронной трудовой книжке должен содержаться весь перечень сведений, которые вносятся в ее бумажную версию, а именно:

  • Ф.И.О. работника;
  • место работы;
  • периоды работы;
  • должность (профессия, специальность);
  • квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации);
  • даты приема на работу, увольнения, перевода на другую работу;
  • основания увольнения.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки

Работнику периодически необходимы сведения из его трудовой книжки, например, для получения кредита, для прохождения собеседования и т.д.

Если в случае с бумажной версией трудовой книжки работнику нужно запросить у работодателя выписку из нее, вынуждая его делать дополнительную бумажную работу, в случае с электронным документом этот процесс стал проще. Сведения из электронной книжки можно получить (ст. 66.1 ТК РФ):

  • у последнего работодателя;
  • по запросу в ПФР или МФЦ;
  • в личном кабинете на сайте ПФР или портала Госуслуг.

Полученные таким образом сведения при необходимости можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e-mail.

При трудоустройстве работник сможет предъявить работодателю электронную трудовую книжку либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

Вопрос предоставления электронной трудовой книжки в другие организации (банки, консульства и т.д.) на сегодняшний день остается нерешенным.

Полагаем, этот вопрос будет решен внесением изменений в нормы либо работодателям придется представлять копии в электронном виде (подписанные электронной подписью работодателя) или распечатанные на бумаге.

Как перейти на использование электронных трудовых книжек

Для перехода на электронные трудовые книжки работодатель должен совершить ряд действий и внести изменения в некоторые локальные документы. Рассмотрим эти действия более подробно.

Оповестить работников о введении электронных трудовых книжек

В первую очередь необходимо донести до работников информацию о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную, а также о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого следует издать соответствующий документ (например, информационное сообщение) и ознакомить с ним всех работников.

Сделать это можно в общем порядке, установленном для ознакомления работников с локальными нормативными актами. Каждый работник, ознакомившийся с текстом информационного сообщения, должен подтвердить это проставлением подписи. Крайний срок — 30 июня 2020 г. включительно (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма информационного сообщения о возможности перехода на электронные трудовые книжки

Получить от работника заявление о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении электронной трудовой книжки

Не позднее 31 декабря 2020 работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронную трудовую книжку. Сведения о поданном работником заявлении включаются в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР РФ (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Заявление оформляется в произвольной форме, разработать которую работодатель может самостоятельно.

Примерная форма заявления о сохранении бумажной трудовой книжки

Если работодатель получил от работника такое заявление, он обязан вести его бумажную трудовую книжку по старым правилам, также электронную трудовую книжку.

Право работника на ведение бумажной трудовой книжки сохранится за ним и при переходе к другим работодателям, при этом за ним сохраняется право отказаться от нее и перейти на электронную трудовую книжку (ч.ч.

4, 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работники, желающие полностью перейти на электронную трудовую книжку, также должны обратиться к работодателю с соответствующим заявлением.

Электронные трудовые книжки таких работников не понадобится дублировать бумажной версией уже с даты подачи заявления.

При этом бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки с записью о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Примерная форма заявления о ведении электронной трудовой книжки

Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Adblock
detector