Недавно мы писали о том, как правильно организовать работу по приобретению и обороту трудовых книжек. Сегодняшний материал посвящен тому, как заполнять этот документ при приеме сотрудника и его переводе. Важно делать это правильно, ведь в страховой стаж работника засчитываются только те периоды, которые оформлены в полном соответствии с законом.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно. То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно.

Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.

 Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш. Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина.

Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

   Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

5. В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.

Запись о переводе

Контур.Норматив — справочно-правовая система!

Переводом считается смена должности, структурного подразделения или направление работника в другую местность вместе с работодателем.

Важное правило: в трудовой книжке отражаются только постоянные переводы. Если работник переводится временно, запись не делается.

Порядок записи при переводе такой:

1. В графе 1 указывается номер записи.
2. В графе 2 — число, месяц и год перевода.
3. В графе 3 указывается, куда и кем сотрудник переведен.
4. В графе 4 — ссылка на приказ также, как при приеме на работу.

Временный перевод может стать постоянным — условия этого прописаны в статье 72.2 Трудового кодекса.

Это бывает, когда срок временного перевода окончился, но прежняя работа сотруднику не предоставлена, а он этого не потребовал и продолжает работать дальше.

В этом случаем считается, что условие о временном характере перевода больше не действует. Перевод считается постоянным с даты перевода (то есть задним числом), а значит, его нужно отразить в трудовой книжке.

Как правильно оформить такой перевод? Опять же, правила не регулируют этот вопрос. Но Роструд в частных разъяснения предлагает такую схему:

1. С работником заключается дополнительное соглашение, в котором указывается, что ранее осуществленный времени перевод является постоянным.
2. Издается приказ о том, что временный характер перевода отменяется.
3. В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием в качестве основания обоих приказов: первичного, которым сотрудник был временно переведен, а также приказа из пункта 2.

Остается невыясненным один момент, пояснить который проще на примере. Допустим, работник с 1 марта 2018 года получил временный перевод, а 1 марта 2019 года он был признан постоянным. Какой датой делать запись в трудовой книжке? Тут возможны два варианта:

1. Сделать запись датой признания перевода постоянным, то есть от 01.03.2019. Тогда в графе 3 нужно будет указать: «01.03.2018 переведен…» далее куда и кем.
2. Сделать запись датой перевода, то есть от 01.03.2018. В этом случае нужно просто указывать, куда и кем сотрудник переведен.

Вне зависимости от того, какой выбирается вариант, в графе 4 должна идти ссылка на оба приказа.

Пример записи при временном переводе, ставшим постоянным

В раздел «Сведения о работе» также вносятся записи:

• о военной службе — пример оформления на изображении ниже: Рис
• о совместительстве — по желанию работника на основании его заявления;
• о курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке. Обычно такие записи делаются, если работник принес в отдел кадров подтверждающие документы.

В следующей части расскажем о том, как в трудовых книжках делать записи об увольнении и исправлять ошибки.

Трудовая книжка. Особые случаи

Трудовая книжка. Особые случаи

Основные документы, которые обязан вести работодатель, организуя работу с трудовыми книжками, предусмотрены в Правилах:

• приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них (п. 45 Правил);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая должна быть прошита, пронумерована и скреплена сургучной печатью (п. 40 Правил);

• чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил);

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40 Правил).

За нарушение данных правил предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Кто ведет учет бланков трудовых книжек?

Учет трудовых книжек и вкладышей в них ведут работники кадровой службы. Споры вызывает вопрос, кому вести учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них, равно как и соответствующую приходно-расходную книгу.

Учет бланков ведут, как правило, кадровики. Позиция работников бухгалтерии следующая: раз отдел кадров занимается учетом самих трудовых книжек работников, то для удобства пусть ведут еще и учет чистых бланков. Однако согласно законодательству учет чистых бланков трудовых книжек и вкладышей в них обязана вести бухгалтерия.

Извлечение из Правил

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

Многие работодатели вообще не хранят у себя чистые бланки, кадровики просят вновь принятых работников принести бланки при необходимости. Это также является нарушением законодательства.

Извлечение из Правил

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати?

Имеет ли право работник отдела кадров принимать трудовую книжку и засчитывать страховой стаж, если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати работодателя?

На титульном листе трудовой книжки обязательно должна быть печать работодателя, который завел эту трудовую книжку (если она у него есть).

Извлечение из Инструкции 2.2. […]

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Если на титульном листе трудовой книжки или вкладыша в нее нет печати, это значит, что данный документ не имеет юридической силы. Следовательно, для подтверждения страхового стажа работник должен либо обратиться к работодателю, оформившему трудовую книжку и не поставившему печать, либо подтвердить стаж другими документами.

Пример Работник представил своему работодателю листок нетрудоспособности. Работодатель посчитал страховой стаж, опираясь на трудовую книжку работника, в которой не было печати на титульном листе, и оплатил период нетрудоспособности.

Оплаченные листки нетрудоспособности работодатель подает в ФСС России для возмещения.

Фонд, в свою очередь, имеет право запросить копии трудовых книжек работников и перепроверить, правильно ли работодатель посчитал страховой стаж и оплатил листок нетрудоспособности.

Если выяснится, что работодатель неправильно посчитал страховой стаж из-за того, что трудовая книжка оформлена не в соответствии с законом, ФСС России может не вернуть деньги за оплаченный период нетрудоспособности.

Вопрос о том, что делать, если работник принес такую трудовую книжку, на законодательном уровне напрямую не урегулирован. Можем предложить несколько вариантов решения вопроса.

Вариант 1. Посоветовать работнику обратиться в суд с иском о признании трудовой книжки действительной. На основании решения суда (если оно будет в пользу работника) отдел кадров может принять трудовую книжку без печати на титульном листе и засчитать страховой стаж из нее. Разумеется, работник должен представить решение суда работодателю.

Вариант 2. Помочь работнику собрать справки с предыдущих мест работы. На их основании завести работнику дубликат трудовой книжки.

Если случилось так, что организации, где раньше трудился работник, ликвидированы, можно отправить запрос в Пенсионный фонд РФ по месту прописки работника о получении сведений СЗВК (информация о стаже).

Предварительно нужно получить от него письменное согласие на сбор, обработку и хранение персональных данных. На основании полученной из Пенсионного фонда РФ информации можно будет завести дубликат трудовой книжки.

Единственный нюанс, с которым может столкнуться работник отдела кадров, — в форме СЗВК не указано наименование должности и нет ссылок на приказы.

Как заполнять книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним?

В Инструкции и Правилах установлено только то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ничего не сказано про порядок ведения и внесения в записи исправлений и изменений.

Очевидно, что трудовые книжки вносятся в книгу учета движения трудовых книжек по дате приема на хранение. Это видно из формы самой книги.

Если в книге учета была допущена ошибка, нужно внести исправления. Не рекомендуем замазывать ошибки канцелярским корректором.

Исправления можно вносить по аналогии с исправлениями в трудовой книжке.

Извлечение из Инструкции 1.2. […]

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна».

После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Другой вариант внесения изменений — зачеркнуть неверную запись, внести рядом верную и заверить исправление подписью ответственного лица. Аналогичным способом вносится и запись о смене фамилии, имени или отчества работника.

А. В. Гайсина, специалист по кадровому учету

Запись в трудовой книжке без печати: разрешено ли это

Кадры

Многим работникам запись в трудовой книжке без печати кажется недооформленной или вовсе недействительной. Так ли это на самом деле?

25 мая 2023
Федотова Анна

Трудовая книжка — основной документ, содержащий сведения о работе человека за всю его жизнь. Он является основой для расчета стажа при оплате больничных, предоставлении льгот, начислении пенсий и т. п. Наличие трудовой книжки предусматривается ст. 66 ТК РФ.

С 2020 г. взамен бумажной появилась электронная трудовая книжка (ст. 66.1 ТК РФ). Уже работающие выбирают, в какой форме вести ТК, а впервые поступающие на работу с 2021 г имеют только ЭТК.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320Н. В нем приведен образец бланка ТК и вкладыша в нее и разъясняются правила заполнения, в том числе нюансы заверения записей.

Обязательна ли печать ООО в трудовой книжке

Исходя из актуальных правил ведения трудовой книжки, заверяются записи:

• о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, образовании, профессии владельца (на титульном листе ТК при первичном заполнении);
• об изменении личных данных владельца . В этом случае сведения указывают на форзаце на основании документов и заверяют печатью организации;
• о работе в организации при увольнении.

Печать ставят один раз, после сведений об увольнении. Заверять каждую запись (прием, перевод, переименование) излишне.

Но в п. 35-36 порядка, утвержденного Приказом 320Н, есть важная оговорка: печать организации ставится при ее наличии. Она понадобилась, т. к. законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменена обязанность организаций ее иметь. Правда, есть исключения:

• госорганы, муниципальные унитарные предприятия;
• некоммерческие организации.

А вот общества (АО, ООО) сами решают, использовать штампы или нет.

Сведения о наличии или отсутствии печати обязательно включают в устав.

Таким образом, если в книжку внесена запись без печати, это не всегда ошибка. Возможны следующие ситуации:

• запись не требует заверения;
• организация работает без печати. Запись заверяется только подписью ответственного лица, никаких дополнительных отметок не делают.

Если штамп отсутствует, сведения вносят обычным порядком, но заверяют запись только подписью ответственного лица.

Для сведения: кто ответственный за оформление факта хозяйственной жизни

Вот пример оформления титульного листа трудовой книжки:

Вот как выглядит в трудовой книжке запись без печати при увольнении:

Для сведения: как оформить карточку образцов подписей

Должен ли ИП ставить печать в трудовую книжку

ИП, как и другие работодатели, обязан вести трудовые книжки на наемных работников, работающих больше 5 дней.

Но ни один НПА не обязывает индивидуального предпринимателя иметь печать, и записи в ТК заверять не нужно. Но если она есть, ставить ее не возбраняется, но с соблюдением общих правил заполнения.

Вот пример заполнения трудовой книжки у ИП:

А вот что ставить в трудовой книжке, если у ИП нет печати, при увольнении:

Иногда бухгалтеры заостряют внимание на необходимости проставить отметку «б/п» (без печати) при оформлении записей в ТК. Но такого требования не содержится ни в порядке заполнения, ни в других НПА. А вот запрет на использование сокращений там есть (п. 3 порядка). Таким образом, проставлять такую отметку представляется излишним. Но окончательное решение принимает сам ИП.

По теме: обязательна ли печать для кадровых документов

Действия, если в трудовой у сотрудника нет печати

Обычно сотрудники начинают волноваться, что компания или ИП не поставило печать в трудовой книжке, столкнувшись с необходимостью подтверждения стажа при расчете больничного или оформлении пенсии. Что же делать в таком случае? Придется подтвердить его другими документами:

• приказами;
• трудовым договором;
• архивными справками.

Обращаться за ними следует к работодателю, чья запись не заверена или вызывает сомнения. Аналогичным способом поступают и при наличии нечитаемого оттиска.

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Что делать, если в трудовой книжке работника нет печати?

Трудовая книжка является основным документом, на основании которого начисляются пенсионные выплаты. Она должна быть заполнена по всем правилам, иначе Пенсионный фонд посчитает такую трудовую книжку недействительной. Это касается и того случая, когда в трудовой книжке нет печати.

После того, как все личные сведения будут вписаны, работник в обязательном порядке должен с ними ознакомиться. Только после его одобрения ответственное лицо ставит на титульном листе собственную подпись и печать организации.

Нужна ли печать на титульном листе?

Наличие печати – это необходимое условие, так как Пенсионный фонд очень требовательно относится к ведению этих документов. Печать имеет право ставить только та организация, которая выдавала документ.

Если вы заметили, что в трудовой книжке на первой странице нет печати, необходимо обратиться в службу по кадрам той организации, которая ее выдавала. Если фирма реорганизована, исправить ситуацию должен правопреемник. В том случае, когда он отказывается это делать, пострадавший работник может обратиться в судебные органы.

Следует отметить, что та организация, где сотрудник трудится в настоящее время, не может ставить на титульном листе свою печать. Она будет отличаться от той, которой заверена запись о приеме на работу, а это вызовет дополнительные сомнения о правдивости сведений.

Если организация, которая выдала трудовую книжку, ликвидирована, пострадавшему работнику нужно собрать доказательства того, что такая фирма существовала, а работник действительно там трудился. Информация может храниться в архивах, а трудовой контракт, правильно заверенный, должен быть у самого сотрудника – он также является доказательством.

Если по каким-то причинам доступа к этим документам нет, необходимо разыскать бывших коллег, которые могут выступить в качестве свидетелей.

Работник может обратиться в суд с требованием признать тот факт, что конкретная организация выдавала трудовую книжку, но не оформила ее должным образом.

Суд вынесет решение, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику и вся информация в ней достоверна.

Имея на руках такой документ, работнику не нужно будет объяснять сотрудникам Пенсионного фонда и последующим работодателям, почему нет печати на титульном листе трудовой книжки.

Ответственность и взыскания

За неправильное оформление и ведение этих документов предусмотрено наказание. Всю ответственность несет лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки.

Наказание может быть следующее:

• дисциплинарная,
• материальная,
• уголовная ответственность.

Дисциплинарная ответственность применяется чаще всего. Чтобы взыскание можно было применить к лицу, которое несет ответственность за заполнение трудовых книжек, необходимо наличие определенных документов:

1. Приказ, который будет доказательством того, что работнику были вменены обязанности по заполнению трудовых книжек. В документе должна быть подпись уполномоченного сотрудника, подтверждающая, что он с ним ознакомлен.
2. Все обязанности должны быть указаны в должностной инструкции.
3. Документ, подтверждающий вину ответственного лица.
4. Любое наказание должно осуществляться согласно законодательству.

Дисциплинарное наказание можно поделить на следующие виды:

• замечание в устной форме,
• выговор,
• увольнение.

Работодатель сам решает, какое именно взыскание использовать к провинившемуся работнику, но оно должно быть адекватно проступку. Первое нарушение не считается основанием для увольнения, но с работника могут быть сняты полномочия.

Как правило, работодатель принимает решение уволить сотрудника, если нарушения были неоднократными.

Какой бы вид наказаний ни был применен к провинившемуся работнику, в обязательном порядке должен быть составлен приказ.

Он должен содержать информацию и том, кому, за какой проступок и какое взыскание было применено. В течение трех дней работник должен с ним ознакомиться и расписаться.

В том случае, когда он отказывается признавать свою вину и ставить подпись, нужно составить дополнительный акт.

Работник, в случае несогласия с взысканием, может обратиться в инспекцию труда или к другим органам по трудовым спорам.

Материальная ответственность

Материальная ответственность наступает в том случае, когда пострадавший работник понес убытки, например, в случае вынужденной безработицы вследствие недостоверных записей.

Материальные взыскания применяются в следующих случаях:

• если работодатель не выдал трудовую книжку вовремя}
• если была произведена ошибочная запись в трудовой книжке.

Работодатель, по вине которого работник пострадал, может возместить убыток добровольно, согласовав размер компенсации и составить соответствующий приказ. В противном случае пострадавший работник может обратиться в суд для восстановления справедливости.

Что делать, если в трудовой книжке нет печати от предыдущего работодателя

Трудовая книжка относится к документу, по которому можно проследить весь трудовой путь работника. По ней ему начисляется пенсия.

Но часты ситуации, когда в книжке отсутствуют важные пометки, подписи, наиболее распространенной проблемой является и отсутствие печати.

Это связано с безответственным отношением, забывчивостью работодателя, но от этого владельцу ТК не становится легче, так как из его рабочего стажа может быть вырезан целый кусок. Проблему можно решить и в нашей статье мы расскажем, как это можно сделать.

Для начала приведем положения трудового законодательства, по которому можно понять, что печать действительна необходима.

Согласно постановлению правительства под номером 225 (п.35) ― все записи в ТК работника должны заверяться печатями.

Согласно постановлению минтруда под номером 69 (п2.2) ― на титульном листе ТК должна стоять печать предприятия.

То есть, их отсутствие делает законным отказ признать недействительность ТК или определенного периода работы, что может повлиять на размер стажа и, соответственно, на пенсию.

Отсутствие печати на титульном листе, ваши действия

Если на титульном листе отсутствует печать, то будьте уверены, что пенсионный фонд крайне негативно отнесется к этому, несмотря на то, что, казалось бы, все записи внутри книжки оформлены правильно и подтверждены печатью, и не примет такой документ. Практически всегда суд принимает сторону пенсионного фонда в этом вопросе. То есть, во избежание затягивания времени лучше сразу заняться вопросом восстановления печати.

Если организация продолжает работать под тем же названием, то решение упрощается и достаточно обратиться на предприятие, соблюдая необходимые формальности, чтобы исправить оплошность.

Если организация была реорганизована, но продолжает свою деятельность, то необходимо обратиться за решением проблемы к правоприемнику, который обязан выдать подтверждающий документ, что трудовая книжка заводилась именно здесь. При отказе можно решить проблему обращением в трудовую инспекцию.

Задача усложняется, если предприятие ликвидировано. Тогда вам придется собирать сведения о том, что такая компания существовала, и что вы работали именно в ней.

Здесь придется обратиться в архив, постараться найти бывших сослуживцев, которые подтвердят ваше место работы и с этим багажом обратиться в суд.

Положительно вынесенное решение избавит вас от необходимости объяснять отсутствие печати другим организациям и работодателям.

Отсутствие печати от предыдущего работодателя, ваши действия

Итак, если предыдущий работодатель не поставил печать в ТК, то проблема решается быстро при действующей организации, для этого обратитесь в ее отдел кадров и проблема будет решена.

Но ситуация усложняется, если организация за время вашего устройства на новое место работы ликвидирована. Тогда, при отсутствии записи об увольнении и печати, ее может внести новый работодатель. Но для этого необходимо позаботиться о наличии с предыдущей работы документа об увольнении (копии или выписки).

Есть еще один вариант: попросить нового работодателя завести новую книжку ― это законный вариант, но здесь необходимо учесть, что тогда вам в зачет не пойдет стаж с предыдущих мест работы, выбор за вами.

Ответственность и взыскания

При неправильном ведении трудовой книжки ответственность несет уполномоченное лицо: выговор, материальное взыскание или увольнение ему выносит работодатель.

Если работник понес материальные убытки из-за неправильно заполненной книжки или моральный ущерб, то он вправе требовать компенсации от работодателя. Вопрос можно решить, договорившись «полюбовно», при невозможности это сделать, можно обратиться в суд и получить компенсацию по решению суда.

Об отсутствии на титульном листе трудовой книжки печати работодателя. Раздел "Консультации"

Опубликовано в журнале «Кадры предприятия» №12 год — 2012

Подписчик «КП» Л.Д. Иванова, г. Санкт-Петербург

Что делать, если у работника на титульном листе трудовой книжки нет печати организации, оформившей трудовую книжку при поступлении на работу впервые?

На следующей странице в графе «Сведения о работе» печатью той организации заверена подпись руководите- ля при увольнении данного работника. Трудовая книжка оформлялась в 1994 году. Организации (ТОО) больше нет.

Можно ли поставить на титульный лист печать работодателя, у которого работник работает в настоящее время?

Консультант «КП» Л.В. Щур-Труханович

Как следует из пункта 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, сведения о работнике, внесенные на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки, заверяются подписью лица, ответственного за выдачу трудовой книжки, и печатью организации (печатью кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

К числу изменений, которые могут быть внесены в трудовую книжку последующими  работодателями, в соответствии с пунктами 27–30 Правил ведения трудовых книжек являются неправильные или неточные записи в трудовой книжке.

Отсутствие оттиска печати на титульном листе не относится ни к неточной, ни к неправильной записи. По этой причине данное упущение не может быть устранено работодателем по новому месту работы.

Необходимо отметить, что пенсионные органы крайне негативно относятся к трудовым книжкам, на титульном листе которых отсутствует печать, несмотря на полноту и правильность записей о работе, сделанных в соответствующем разделе.

Нередко такие книжки объявляются  недействительными в связи с тем, что не позволяют достоверно установить относимость сведений о трудовой деятельности, приведенных в разделе «Сведения о работе», к тому лицу, которое указано на титульном листе трудовой книжки, и работникам отказывается в назначении (перерасчете) пенсий.

При этом, как свидетельствует судебная практика, оспаривание в суде решений пенсионных органов, отказавших в зачете в трудовой стаж периодов работы, указанных в трудовой книжке с пороком на титульном листе, малоперспективно.

Во избежание споров с сотрудниками пенсионных органов и затягивания решения вопроса о назначении пенсии работнику можно порекомендовать поступить следующим образом: 1) в том случае, если организация, оформившая трудовую книжку, в действительности не ликвидирована, а реорганизована (товарищества с ограниченной ответственностью в силу изменения законодательства об обществах с ограниченной ответственностью в 1999–2000 годах преобразовывались в общества с ограниченной ответственностью или закрытые акционерные общества), то работник вправе требовать от правопреемника выдачи документа, подтверждающего, что трудовая книжка заводилась работнику по первому месту работы в установленном порядке. При этом требовать проставления печати новой организации, образованной в результате реорганизации, по той причине, что предыдущая печать уничтожена, не следует, поскольку разница в оттисках печатей на первой странице (титульном листе) трудовой книжки и странице с записью о первой работе впоследствии вызовет еще большие сомнения в подлинности трудовой книжки и, как следствие, повлечет отказ в учете указанных периодов пенсионными органами. Новая печать организации может быть проставлена только при условии выдачи справки о переименовании организации. При отказе руководства организации выдать такие справки у работника есть все основания обратиться с соответствующей жалобой в государственную инспекцию труда или в суд с иском о понуждении работодателя совершить соответствующие действия;

2) если организация, оформившая трудовую книжку, ликвидирована, то работнику следует предпринять меры по сбору информации, подтверждающей факт существования этой организации и факт его работы в ней.

Необходимые сведения могут быть получены из документов, хранящихся в архивах; заверенные надлежащим образом копии документов о приеме (увольнении) могут храниться непосредственно у работника.

При невозможности сбора таких документов необходимо восстановить контакты с прежними сослуживцами, которых можно рассматривать в качестве надлежащих свидетелей факта осуществления трудовой деятельности в указанной организации.

Располагая указанными документами или заручившись согласием бывших коллег подтвердить действительность работы в организации, которая завела трудовую книжку, но оформила ее не в полном объеме, работник в порядке, установленном статьями 265–267 Гражданского процессуального кодекса РФ, может обратиться в суд с заявлением о признании такого факта, имеющего юридическое значение, как факт принадлежности заявителю трудовой книжки, титульный лист которой не заверен оттиском печати работодателя, принявшего его на работу. Решение суда по заявлению об установлении факта, имеющего юридическое значение, в соответствии со статьей 268 ГПК РФ является документом, подтверждающим факт, имеющий юридическое значение. Имея на руках такой документ, работник будет избавлен от необходимости давать пояснения о причинах отсутствия оттиска печати на титульном листе всем последующим работодателям и сотрудникам пенсионных органов.

Отказать в приеме на работу по мотиву отсутствия в трудовой книжке работника печати на титульном листе работодатель не вправе.

Однако во избежание осложнений в будущем ему целесообразно запросить у работника документы, подтверждающие работу у первого работодателя, который завел трудовую книжку, не проставив печать на титульном листе, а также иные периоды работы, информация о которых важна для работодателя (например, для проверки наличия опыта по соответствующим должностям, профессиям, специальностям).

Следует отметить, что на практике работники в описанных ситуациях поступают не вполне корректно и разумно: предварительно собрав документы, подтверждающие работу у максимального числа работодателей, работники «теряют» трудовую книжку и обращаются с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки в порядке, установленном пунктом 31 Правил ведения трудовых книжек.

Таким образом работники, с потерей отдельных периодов стажа, которые они не смогли подтвердить соответствующими документами, Самостоятельно «легализуют» свои трудовые книжки.