Пенсия

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска регулируется ТК и подразумевает несколько способов привлечения третьих лиц к выполнению служебных обязательств. При этом важными вопросами, которые подлежат уточнению, является порядок финансовой компенсации труда, а также период выполнения такого рода работ.

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Основы

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпускеШтатное количество сотрудников, исполняющих свои обязанности, составляется из расчета необходимого числа человек для эффективной работы производства, в том числе и при отлучении некоторых работников в очередные отпуска. Но возможны ситуации, когда  в силу непредвиденных обстоятельств из работы выбывает несколько работников, что ставит под угрозу возможность полноценной работы компании. Чтобы предотвратить простой производства и возможные убытки фирмы, Трудовой кодекс предусмотрел возможность временного замещения должности третьими лицами.

Возложение обязанностей на время отпуска на третье лицо происходит по инициативе директора, но с обязательным согласием привлекаемого субъекта.

Подтверждением свободного волеизъявления является письменное заявление работника, составленное по установленному законом образцу.

При этом в заявлении не указываются максимальные сроки труда за отпускника, но, согласно общему правилу, при отсутствии согласия работника этот период не может превышать одного календарного месяца.

Также законодатель определяет ограниченный перечень оснований, которые позволяют проводить замещение на время отпуска без согласия привлекаемого лица. К таковым относятся:

  • природные катастрофы и техногенные аварии, ликвидация которых непосредственно связана с выполнением служебных обязанностей;
  • аварии и несчастные случаи на производстве;
  • пожар и наводнения, нанесшие вред предприятию;
  • эпидемии и эпизоотии.

Это ограниченный перечень, в котором начальнику предоставляется свобода действий в перемещении работников между должностями. При этом доплата за исполнение обязанностей проводится на общем основании.

Всяческие нарушения норм трудового законодательства в данной сфере могут повлечь административную ответственность руководителей.

Допустимые варианты

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпускеВсякое замещение временно отсутствующего работника на время отпуска третьим лицом фиксируется ТК РФ и подразумевает обязательную выдачу соответствующего приказа руководителем предприятия, в котором предусмотрено выполнение обязанностей на период временной нетрудоспособности основного сотрудника, а также формула расчета доплаты исполнителю.

Ко всему прочему, законодатель указывает ряд особенностей, применимых к процедуре занятия должности на время отпуска главного специалиста. В частности:

  • возложить обязанности можно, как на специалиста того же профиля, так и на работника иной производственной категории;
  • обязательное трудоустройство в одной компании с единым работодателем;
  • подразумевает доплату за совмещение должностей;
  • обязанности возлагаются на другого сотрудника лишь на основании его письменного согласия;
  • полный перечень обязанностей замещающего работника указывается прямо в дополнительном трудовом соглашении;
  • возлагаемые обязанности могут быть досрочно прекращены по инициативе любой из сторон.

  Продолжительность декретного отпуска в Российской Федерации

На равных условиях работодатель может пригласить субъекта со стороны или же назначить исполняющим уже работающего специалиста. При этом процедура привлечения временного работника будет различна для этих категорий субъектов. Закон рассматривает три возможных способа привлечения нанятого специалиста к выполнению дополнительных служебных обязанностей на время отпуска основного работника:

  • совмещение;
  • совместительство;
  • замещение.

Совмещение

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпускеЭто одновременное выполнение уже работающим специалистом предприятия своих обязанностей и задач сотрудника, который временно отсутствует. Как правило, работодатель, составляя график отпусков на следующий год (граничный срок утверждения – середина декабря предыдущего года), уже думает о возложении обязанностей на третьих лиц во время ухода на отдых отдельных специалистов. В связи с чем, одновременно с расписанием отпусков составляется дополнительное распоряжение, утверждающее лиц, которые будут работать по совмещающему графику. В этом же документе указывается период выполнения работ и рассчитывается оплата за замещение. Сумма, требуемая к компенсации, уже в предыдущий год закладывается в бюджет фирмы. Доплата за совмещение должностей на время отпуска устанавливается с учетом времени, потраченного на выполнение каждой из работ в учетный период, а также согласно окладу должности.

Законодатель предусматривает такие особенности данного способа выполнения работы:

  • процедура допустима исключительно в пределах одного юридического лица;
  • важно наличие двухстороннего согласия, подтверждаемого письменным соглашением;
  • выполнение работы производится исключительно в рамках граничного срока рабочего времени;
  • обязательно одновременное выполнение и своих и делегированных обязательств.

Совместительство

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпускеВыполнение служебных обязанностей по совместительству подразумевает одновременное исполнение нескольких видов деятельности, которые независимы друг от друга и могут быть выполнены только в свободное время. Для каждого из них отведено свое строгое рабочее время. Рассматривают два способа одновременного выполнения разных видов деятельности:

  • исполнение отпуска внутри фирмы во время отпуска основного работника;
  • официальный наем на неполную занятость на несколько предприятий.

Если субъект решает совместить несколько видов деятельности на период отсутствия отпускника, то нужно учесть такие юридические нюансы выполнения своих служебных обязанностей:

  • имеется ограничение по количеству рабочих часов, которое не может превышать половины допустимого рабочего времени за отчетный период;
  • доплаты за совмещение должностей на время отпуска главного специалиста высчитываются с учетом полного оклада и отработанных часов;
  • работнику предоставляется полный пакет трудовых прав, среди которых возможность использования очередного отпуска, а также оплата листов нетрудоспособности;
  • выполнение обязанностей происходит исключительно на основании трудового контракта.

  Порядок и особенности оформления отпуска

Замещение

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпускеЕще один вариант временного занятия освободившейся должности – это наем субъекта на временное исполнение трудовых обязательств без отвлечения на иные виды служебной деятельности. Это можно провести двумя способами:

  • выдача приказа на замещение на время отпуска специалиста с отрывом от основной работы внутри предприятия;
  • привлечение временного работника со стороны на полный рабочий день, но с обязательным составлением срочного контракта.

В первом случае процедура подразумевает выдачу приказа руководителем предприятия о замещении вакантной должности. Работник, который желает занять свободное место, предоставляет соответствующее заявление (бланк доступен в отделе кадров). Второй тип трудоустройства подразумевает организацию конкурса на открытую должность с последующим составлением договора с указанием сроков его действия.

Важно! В соглашении срок ограничивается не конкретной календарной датой, а событием – выходом основного работника из отпуска.

Как оплачивается замещение, зависит от должностного оклада. В целом, устроенный работник может рассчитывать на полную финансовую компенсацию в размере, который получает главный специалист. Выплата рассчитанного пособия происходит в последний день выполнения обязательств тем или иным способом.

Как рассчитать положенную сумму компенсации, зависит от способа привлечения к исполнению трудовых обязательств. При полной занятости используется принцип выплат на основании должностного оклада. Если речь идет о неполном рабочем дне, то учет ведется на основании отработанных часов на замещаемой должности.

Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!

Как работнику вменить дополнительные обязанности: как правильно оформить с оплатой и без доплаты

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Чтобы возложить на работника новые обязанности временно или постоянно, нужно правильно оформить документы, что исключит недопонимания и конфликтные ситуации с персоналом. Можно изначально предусмотреть такое развитие событий в трудовом договоре или добавить функции в должностную инструкцию. Иначе придется заключать дополнительное соглашение, новый договор, что сделать без согласия работника и дополнительной оплаты не получится.

В каждой компании работники берут отпуск, отправляются на обучение или увольняются. Бывают и другие ситуации, требующие срочного возложения дополнительных обязанностей на имеющийся персонал.

ТК РФ предусматривает несколько способов вменения такой работы сотрудникам. Однако поручение функций, не предусмотренных трудовым договором, не может осуществляться без письменного согласия работников.

За их выполнение должна быть предусмотрена дополнительная оплата.

Законодательная база

Подписывая трудовой договор, претендент на должность и работодатель фиксируют, какие трудовые обязанности будут вменены работнику. Более подробно данные функции описываются в должностной инструкции.

При этом, в соответствии со ст. 60 ТК РФ, работодатель не имеет права требовать от персонала выполнения работ, не указанных в обозначенных документах. Исключения составляют лишь случаи, обозначенные в ст. 72.2 ТК РФ и ст. 30 ФЗ №79-ФЗ от 27.07.2004.

Так, допускается перевод подчиненных на другую работу без их согласия в ситуациях:

  • катастроф и аварий;
  • возникновения несчастных случаев;
  • пожаров, наводнений и других природных катаклизмов;
  • эпидемий;
  • вынужденного простоя.

В остальных случаях для вменения дополнительных функций требуется письменное согласие работников. Это обозначено в ст. 60.2 ТК РФ. Выполнение такой работы может быть возложено путем совмещения должностей или расширения зон обслуживания.

Читайте также:  Как составить исковое заявление о восстановлении в родительских правах

Документы об обязанностях персонала

Обязанности каждого сотрудника регламентируются двумя основными документами:

  1. Трудовым договором.

    Согласно ст. 57 Трудового кодекса, в этом документе обязательно указывают трудовые функции – перечень работ в соответствии с квалификацией нанимаемого.

    Работодатель не может обязать подчиненного выполнять операции, не предусмотренные данным договором.

    Для изменения положений документа необходимо получить письменное согласие работника не позднее чем за 2 месяца до введения перемен в действие.

  2. Должностной инструкцией.

    В данном документе прописаны все дела, которые должны выполнять сотрудники, находящиеся на той или иной должности. Они соответствуют функциям, указанным в договоре. Однако должностные инструкции работодатель вправе изменять без предупреждения работников.

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Источник: Rodolfo Quirós/ pexels

Порядок составления должностных инструкций не регламентируется законодательством, поэтому оформлять их или нет решает сам работодатель. Однако в большинстве компаний такие документы есть, поскольку они:

  • делают проще и прозрачнее организацию труда;
  • избавляют от разногласий относительно выполняемых обязанностей;
  • позволяют избежать дублирования функций.

Содержание должностных инструкций определяют руководители организаций. Они имеют право вносить туда дополнительные функции, если последние соответствуют квалификационной характеристике.

При внесении изменений в должностные инструкции работодателю следует ознакомить с ними своих сотрудников и попросить их завизировать данный документ. Это будет свидетельствовать о принятии ими перечисленных функций.

В тему! Как правильно оформить положение об оплате труда на предприятии

Обязанности других должностей

В ТК РФ описаны два способа, с помощью которых работодатели могут вменить сотрудникам дополнительные обязанности: совмещение и внутреннее совместительство. Эти варианты имеют существенную разницу.

Таблица 1. Отличия совмещения и совместительства

Критерий Совмещение Внутреннее совместительство
Время выполнения дополнительных функций Во время рабочего дня параллельно основной работе Помимо рабочего дня, но не более 4 часов в сутки
Способ оформления Доп. соглашение к трудовому договору Отдельный трудовой договор
Оплата труда Оплата по согласованию сторон В соответствии с отработанным временем / объемом выполненных работ
Запись в трудовой книжке Не проставляется Делается по просьбе сотрудника
Снятие дополнительных функций В любое время приказом директора Путем расторжения договора

Работодатель должен оценить плюсы и минусы каждого варианта и выбрать наиболее подходящий способ.

Еще одной разновидностью замещения является временный перевод специалиста на новое рабочее место с освобождением от основных рабочих обязанностей. Такой способ часто используют при наличии филиалов и отделений, где на замену работников привлекают сотрудников из основного офиса.

Для этого необходимо выполнить условия:

  • перевод осуществляют при согласии работника;
  • временно исполняющий другие функции не должен пострадать в материальном плане;
  • для перевода необходимо заключить дополнительное соглашение к договору.

Если данные условия не выполнены, работодатель не может настаивать на переводе (за исключением случаев, описанных в ст. 72.2 ТК РФ).

Оформление документов

Правильно оформленные документы – залог того, что в будущем не возникнет никаких разногласий и взаимных претензий между подчиненным и работодателем.

Шаг 1. Получение согласия

Перед оформлением документов необходимо заручиться согласием работника на выполнение дополнительных рабочих операций и договориться об оплате такой работы.

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

Шаг 2. Заключение доп. соглашения к трудовому договору

В данном документе следует прописать, какие дополнительные дела придется выполнять сотруднику:

  • если предполагается совмещение работ по другой должности, обязательно нужно указать все вменяющиеся функции;
  • если совмещение будет осуществляться по аналогичной должности, рекомендуется перечислить добавочный объем работы.

В дополнительном соглашении также указывают срок, на который происходит совмещение обязанностей. Однако сотрудник, взявший на себя новые функции, имеет право в любой момент отказаться от их выполнения.

Это касается и работодателя – он так же может досрочно расторгнуть документ. В обоих случаях сторона-инициатор должна письменно уведомить другую сторону не позднее чем за 3 суток до прекращения действия доп.

соглашения.

В соглашении указывают и размер доплаты за исполнение обновленных обязанностей. Величина этой доплаты никак не регулируется нормативными документами, поэтому стороны самостоятельно оговаривают причитающуюся работнику сумму. Она может устанавливаться в «твердом» размере или в процентах от зарплаты по главной или замещаемой должности.

Если работодатель отказывается устанавливать доплату, он может быть привлечен к административной ответственности.

В ситуации, когда функции отсутствующего сотрудника выполняет сразу несколько работников, величина доплаты может быть одинаковой для каждого. Но при выполнении различного объема работы она должна различаться.

Шаг 3. Оформление приказа

Руководитель компании должен выпустить приказ, в котором указывается, кто, на какой строк будет исполнять обязанности другого сотрудника, а также какую доплату он получит за это. С данным документом необходимо под роспись ознакомить «совместителя».

Дополнительные обязанности без доплаты

Возможность вменения новых обязанностей без доплаты легче всего предусмотреть еще во время заключения трудового договора. Однако этот вариант можно использовать только в случае временного отсутствия сотрудника и при наличии схожих должностных функций.

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Его заставили мыть полы? Нет, это предусматривал договор. Источник: Andrea Piacquadio/ pexels

В договоре следует прописать, что нанимаемый человек будет выполнять работу по схожей должности на период отсутствия основного работника. В таком случае не придется подписывать дополнительное соглашение, поскольку обязанность «замещения» обозначена в виде одной из функций по трудовому договору.

Приказ о возложении дополнительных обязанностей иногда требуется. Он необходим, если функции отсутствующего может выполнять сразу несколько сотрудников. В этом случае необходимо прописать, на кого ложится такая ответственность.

В трудовом договоре или должностной инструкции также нужно указать, имеет ли «заместитель» право подписи документов, если он замещает руководителя. Если данный пункт не отображен, а сотрудника необходимо наделить таким правом, следует издать дополнительный приказ или выдать работнику доверенность.

Следует учесть, что для визирования многих финансовых документов необходимо оформить банковские карточки с образцами подписи. Поэтому при замещении должностей с такими функциями следует позаботиться о данных документах.

Оплата дополнительных обязанностей при их указании в трудовом договоре не предусмотрена. Она может назначаться по усмотрению работодателя.

При вменении новых обязанностей, соответствующих квалификации сотрудника, можно также использовать вариант изменения должностной инструкции.

Изменение должностной инструкции

Расширение рабочих обязанностей путем их внесения в должностную инструкцию не предусматривает обязательного согласия подчиненных. Единственное условие – новые функции должны соотноситься с квалификационными характеристиками.

Однако из-за того, что при наделении сотрудников новыми обязанностями их зарплата чаще всего остается прежней, возникают конфликтные ситуации. Некоторые работники отказываются трудиться по новым правилам.

Если конфликт не удается урегулировать путем переговоров, работодатель имеет право:

  • Письменно предложить сотруднику иную должность в соответствии с его квалификацией. Данная должность может находиться на ступень ниже в организационной иерархии и иметь меньшую оплату труда.
  • При отсутствии таких должностей или несогласии сотрудника занять новый пост работодатель может уволить подчиненного. Это допускается п.7 ч.1 ст.77 ТК РФ.

Другая ситуация – изменение условий трудового договора. Сделать это в одностороннем порядке работодатель не имеет права. Если же он настаивает на таком варианте, сотрудник может:

Поэтому самым удобным вариантом остается изменение должностной инструкции. В иных случаях необходимо заручиться согласием персонала.

Вывод

У работодателей есть несколько способов вменить сотрудникам дополнительные функции как временно, так и постоянно. Некоторые из них предусматривают обязательную доплату, некоторые возможны без нее. Однако в любом случае требуется правильное оформление документации.

Инструкция: доплачиваем за замещение временно отсутствующего работника

Чтобы уход в отпуск отдельных сотрудников не привел к сбою деятельности предприятия в целом, работодатели передают часть их функций другим. Работая за двоих, коллега вправе получать доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника по Трудовому кодексу, адекватную затраченным усилиям.

Трудовой кодекс предоставляет несколько возможностей замещения сотрудников:

  • совмещение профессий (ст. 60.2);
  • увеличение объема работы и расширение зон обслуживания (ст. 60.2);
  • совместительство (ст. 60.1);
  • временный перевод (ст. 72.2);
  • временный прием нового сотрудника (ст. 59).

Чаще всего совмещают должности или наращивают объем задач и круг обязанностей. Разница между этими вариантами в том, какие функции возложены на работника — схожие или разные.

Если профессии одинаковые, то человеку увеличивают нагрузку и возлагают больше обязанностей. Например, если в организации пять кассиров и один на больничном, то его нагрузку перекладывают на остальных кассиров.

Если же приходится трудиться на двух разных должностях — за себя и за коллегу, то это совмещение. Но без согласия никто не вправе заставить человека работать за двоих (если возможность замещения не указана в основном договоре).

Реже вместо уехавшего в отпуск коллеги берут на работу другого человека. С ним заключают договор на определенный срок, например на время декретного отпуска сотрудницы.

Этот вариант применяют особенно на предприятиях со сложными механизмами, которые требуют особых навыков. Если наладчик такого оборудования уезжает в командировку или отпуск, то замещение влечет сбои в деятельности всего предприятия.

Читайте также:  Внутренние совместители как получить законный отпуск

Тогда на работу берут другого квалифицированного специалиста.

Совмещение

Нередко в период отпусков приходится совмещать две разные деятельности. В этом случае происходит возложение обязанностей без освобождения от основной работы с доплатой за дополнительный труд.

Все задачи за себя и за коллегу выполняют в основное рабочее время, как указано в договоре. Но трудиться придется более интенсивно, чтобы успеть выполнять все дела не в ущерб собственной работе.

Например, бухгалтер совмещает текущие обязанности с функциями кадровика или кассир выполняет одновременно и задачи консультанта.

Чтобы в дальнейшем не возникало трудовых споров, необходимо правильно оформить совмещение. Помните: обязательно получить письменное согласие сотрудника. Затем составляем дополнительное соглашение к трудовому договору. Человек вправе отказаться от выполнения чужих обязанностей, тогда он предупреждает об этом работодателя заранее — за три рабочих дня.

Если же он согласен, то издаем приказ на доплату за замещение временно отсутствующего работника, указываем, что он не возражает против замещения. Когда отдохнувший коллега вернется, совмещение отменяют, предупредив сотрудника как минимум за три рабочих дня.

Вносить запись о совмещении в трудовую и другие документы не требуется.

Временный перевод

Если специфика предприятия не позволяет совместить функции, то сотрудника переводят на место коллеги. Зачастую этот путь выбирают, когда подчиненный заменяет вышестоящего по служебной лестнице коллегу. Например, пока шеф-повар ресторана на больничном, его дела передают другому повару.

Когда один служащий отсутствует, другой на некоторый период оставляет собственные рабочие дела и исполняет только чужие за определенную доплату.

Для этого он обязан написать согласие, а работодатель — издать приказ о переводе и составить дополнительное соглашение.

Условия работы и доплаты за замещение отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому кодексу обязательно предусматривают в составленных документах.

Такое замещение хорошо тем, что становится для руководства серьезным показателем квалификации сотрудника. Если человек успешно справится с работой, то в дальнейшем его ожидает повышение.

По закону срок временного перевода без согласия работника не превышает 1 месяца.

Внутреннее совместительство

Еще один способ, предусмотренный в законе, — совместительство. Есть внешнее и внутреннее совместительство. Внешнее — работа у разных работодателей, внутреннее — у одного на двух рабочих местах. В последнем случае вместо другого человека предстоит трудиться в отдельные от основной работы часы.

Оформляют как при приеме нового сотрудника:

  • знакомят с обязанностями под подпись;
  • проводят инструктаж по охране труда;
  • издают приказ о приеме на работу.

Затем заключают отдельный трудовой договор (ст. 282 ТК РФ). В нем обязательно уточняют, что сотрудника взяли на условиях совместительства.

Если человек замещает другого сотрудника на условиях совместительства, то запись в трудовую делают только при его желании на основном месте работы.

Как оплачивать работу

Законодательство не позволяет загружать людей работой без адекватной доплаты. Размер вознаграждения за двойной труд зависит от того, какой способ замещения выбрал руководитель.

Закон указывает, как оплачивается замещение временно отсутствующего работника, в статье 151 ТК РФ — по договоренности между руководителем и подчиненным.

Это касается совмещения и увеличения объема работ или расширения зоны обслуживания.

Надбавку обозначают в доле от оклада или в виде конкретно оговоренной суммы. Величина зависит от объема работ и специфики деятельности и указывается в дополнительном соглашении. Кодекс не ограничивает минимальный или максимальный размер надбавки.

На практике вопрос, как оплачивается замещение на время больничного, решается просто — в среднем от 10 до 30% заработка временно нетрудоспособного. Это вполне объяснимо.

Пока отсутствует сотрудник, приходится выплачивать отпускные или больничные, заложенные заранее в фонде оплаты труда. А при доплатах заместителям работодатель платит дважды.

Но ни один, ни другой сотрудник не исполняет функции в полной мере.

Другой случай — если человеку приходится выполнять задачи за подчиненного, например главному бухгалтеру за рядового бухгалтера. Тогда необходимо выплатить разницу в окладе, поскольку зарплата руководящего работника выше.

Помните, что временному заместителю нельзя платить меньше его обычного заработка.

При временном переводе предусматривается не доплата за замещение на время отпуска начальника, а полноценный оклад отсутствующего, поскольку зарплата руководителей выше, чем у подчиненных.

При совместительстве оплата обычно устанавливается исходя из объема выполненных дел или отработанных часов. Размер и схема указываются в договоре.

При приеме нового персонала условия и оплату определяют совместно с сотрудником и указывают при заключении договора на определенный срок.

Законодательство дает четкий ответ на вопрос, можно ли не доплачивать работнику з/п за замещение: нет, поскольку за каждый дополнительный труд необходимо устанавливать доплату, этого требует ТК РФ в ст. 60.2 и 151.

В исключительных случаях это возможно: если работник замещает коллегу с похожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции предусмотрена возможность замещения. В этом случае письменное согласие и доплата не требуются. Но это только тогда, когда нет чрезмерной нагрузки.

Иначе все равно придется доплатить по соглашению с заместителем, если не хотите столкнуться с трудовыми спорами в суде.

Как оформить приказ на оплату

Чтобы проблем не возникло, правильно оформляем замещение документально. После составления дополнительного соглашения издается приказ о доплате за исполнение обязанностей отсутствующего работника, в котором следует указать:

  • Ф. И. О. обоих сотрудников и их должности;
  • способ замещения (перевод, совмещение, расширение обязанностей и т. д.);
  • причину (отпуск, больничный, командировка и др.);
  • срок, на который оформляется замена;
  • обязанности и объем работы;
  • сумму или размер в процентном соотношении от оклада за дополнительную нагрузку.

Внизу указываем, что сотрудник согласен замещать коллегу. Он знакомится с приказом под подпись.

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

Налогообложение и страховые взносы с доплаты

Дополнительная плата за работу по подмене работника из-за болезни по Трудовому кодексу в 2022 году облагается основными налогами:

  • подоходный налог (НДФЛ);
  • страховые взносы.

НДФЛ вычитается из начисленной суммы в размере 13%. Страховые взносы начисляют по общим тарифам (30%) и из вознаграждения не удерживают. Работодатель выплачивает их из собственных средств.

Пишем заявление о возложении обязанностей на время отпуска: правила оформления и образцы

Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника.

Для этого работнику, по нормативно-правовым требованиям, нужно написать заявление на замещение должности на время отпуска.

Чтобы оформить бумагу, рекомендуется ознакомиться с правилами составления документа и образцом.

Форма заявления на замещение сотрудника

На сегодняшний день единой формы заявления на замещение сотрудника не установлено. Это означает, что бумага может составляться в свободном варианте. Однако на каждом предприятии может быть разработана собственная форма документа, которой придется придерживаться всем сотрудникам.

Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.

Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.

Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.

Ежегодные отпуска предоставляются по графику и их порядок предусмотрен статьей 122 Трудового Кодекса РФ, поэтому на отдых сотрудники должны идти в установленный срок, а чтобы не было простоя на предприятии, их должности подлежат временному замещению доступными штатными единицами.

Как правильно написать?

Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:

Как правильно временно возложить обязанности пока сотрудник в отпуске

  • должность главного директора и его личные данные;
  • имя организации;
  • личные данные сотрудника и занимаемая должность;
  • личные данные сотрудника, которого нужно замещать, и занимаемая должность;
  • точные даты, когда требуется замещение работника.

Внизу документа ставится подпись и дата составления.

О возложении обязанностей на другого работника

Если руководитель подразделения хочет возложить обязанности работника, который ушел в отпуск или оформил больничный лист, можно составить служебную записку. Это удобный документ, который применяется внутри компании.

Читайте также:  Как правильно отразить в трудовом договоре режим рабочего времени подробная инструкция и образец

Бумага должна содержать следующие сведения:

  • наименование должности руководителя, которому направляется документ, и его личные данные;
  • название документа;
  • причина замещения сотрудника;
  • на кого будут возложены обязанности работника;
  • какова будет оплата сотрудника, берущего на себя дополнительные обязанности;
  • кто именно составил служебную записку;
  • дата и подпись.
  • Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:
  • Генеральному директору
  • ООО «Волчок»

Иванову А.А.

Служебная записка

19.08.2019

Возможно ли возложить обязанности временно отсутствующего работника, находящегося в очередном оплачиваемом отпуске, сразу на двух сотрудников

Вопрос

Работник ушел в очередной отпуск. Руководитель планирует издать приказ о возложении его обязанностей на двух других сотрудников с установлением им доплаты в процентном соотношении.

Дополнительная работа будет выполняться сотрудниками на условиях совмещения.

Возможно ли возложить обязанности временно отсутствующего работника, находящегося в очередном оплачиваемом отпуске, сразу на двух сотрудников?

Полагаем, возложение обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в очередном оплачиваемом отпуске, сразу на двух сотрудников возможно и законодательству не противоречит.

С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (ст. 60.2. ТК РФ).

Отметим, что трудовое законодательство и другие акты, содержащие нормы трудового права, не устанавливают:

  • ограничений на совмещение и другие виды дополнительной работы для каких-либо должностей и профессий;
  • запрет на поручение нескольким работникам дополнительной работы в виде совмещения по одной должности.

Поэтому возложение обязанностей временно отсутствующего работника, находящегося в очередном оплачиваемом отпуске, сразу на двух сотрудников возможно и законодательству не противоречит.

Для правильного оформления дополнительной работы необходимо составить два кадровых документа (ч. 3 ст. 60.2 и ч. 2 ст. 151 ТК РФ):

  • 1) приказ (распоряжение) работодателя о поручении дополнительной работы и
  • 2) соглашение сторон трудового договора.
  • Унифицированной формы приказа о поручении дополнительной работы не существует, поэтому работодатель издает его в произвольной форме. В приказе указываются:
  • вид дополнительной работы (совмещение профессий (должностей));
  • срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;
  • ее содержание и объем.

На приказе работник ставит отметку о своем согласии с поручением.

В соглашении сторон решается вопрос о размере доплаты за выполнение допобязанностей. Необходимо помнить, что законодательство не устанавливает ни минимальных, ни максимальных размеров доплаты, ни правил, которыми могли бы руководствоваться стороны при определении размера доплаты.

Но нужно помнить, что зарплата работников зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. Кроме того, при установлении и изменении условий оплаты труда запрещается какая бы то ни было дискриминация (ст.

 132 ТК РФ) и работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Соглашением сторон следует устанавливать либо фиксированный размер доплаты в рублях за определенный промежуток времени, либо объективный механизм, с помощью которого такой размер исчисляется.

Если она устанавливается в процентах от оклада, необходимо конкретизировать, от оклада по какой должности (профессии) и как пересчитывать сумму в случае неполной отработки календарного месяца.

Наличие в соглашении таких подробностей позволит облегчить работу бухгалтера и избежать споров с работником по поводу достаточности начисленной суммы доплаты.

Готовим приказ о возложении обязанностей

Приказ о возложении обязанностей — это документ, посредством которого руководитель поручает сотруднику выполнять работу за коллегу, оставившего полномочия, например, на время отпуска, болезни или командировки. В распоряжении необходимо четко прописать условия: виды деятельности, оплату и срок, в течение которого придется замещать отсутствующего специалиста.

На любом предприятии периодически происходят ситуации, когда тот или иной работник отсутствует. Чтобы не допустить простоя производственного процесса, работодатель возлагает обязанности на коллег отсутствующего. На практике это приходится делать, если основной работник:

  • отправился в отпуск;
  • находится в командировке;
  • не работает из-за болезни.

Есть обоснованные причины, по которым за сотрудником сохраняют пост, даже если он отлучился с работы на длительный срок. Например, это касается тех, кто отправлен в служебные командировки (ст. 167 ТК РФ), находится в отпуске по беременности и уходу за малышом (ст. 81, 256 ТК РФ), проходит медицинское обследование (ч. 1–3 ст. 185.1 ТК РФ), обучение по профессии (ч. 1 ст. 187 ТК РФ) и др.

На этот период работодатель вправе осуществить возложение обязанностей на время отсутствия основного работника на других подчиненных. Только предстоит определиться, каким способом поручить им дополнительную работу:

  • добавить нагрузку по аналогичной специальности в пределах их рабочего времени — увеличение объема деятельности или расширение сфер обслуживания (ст. 60.2 ТК РФ);
  • доверить исполнять одновременно с собственными функциями и чужую работу по иной специальности — совмещение профессий или должностей (ст. 60.2 ТК РФ);
  • перевести на другую должность, освободив от основной работы, — временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ);
  • взять на временно свободную должность нового сотрудника на основе совместительства (ст. 60.1);
  • заключить с новичком трудовой договор на необходимый срок (ст. 59).

Чтобы сотрудник совмещал деятельность на законных основаниях, руководитель прописывает все нюансы о выполнении чужих полномочий в приказе.

На основании чего его готовят

Чаще всего должности совмещают или увеличивают объем деятельности. Если нагрузка слишком велика и совмещать работу на двух постах одновременно невозможно, то оформляют временный перевод. Такой способ подходит, когда работница ушла в отпуск после рождения малыша или при замещении вышестоящих должностных лиц.

Чтобы в дальнейшем трудностей при проверке контролирующих органов не возникало, до издания приказа о временном исполнении обязанностей следует соблюдать основные требования. В первую очередь, необходимо договориться об условиях работы с человеком, которому хотите поручить функции отпускника. Просто издать распоряжение и заставить работать за другого вы не вправе.

Не забывайте: в большинстве случаев без согласия работника увеличить нагрузку или поручить дополнительные функции невозможно. Отправьте работнику письменное предложение о выполнении новых полномочий. В нем оставьте место для согласия и подписи.

На практике такое уведомление отправляют не всегда. Поскольку после устных договоренностей заключают дополнительное соглашение к трудовому договору, который подписывают обе стороны. Но для контролирующих органов и судебных споров отдельное письменное согласие станет неопровержимым доказательством.

Помните: даже если человек сначала подписал такое согласие, а позже передумал, он вправе отказаться от дополнительной нагрузки. Но обязан предупредить об этом за три рабочих дня.

Вот процедура оформления при делегировании функций методом совмещения:

  1. Сначала получите согласие с работника в письменной форме.
  2. Согласуйте условия и закрепите их в дополнительном соглашении к основному договору.
  3. Если все вопросы решены, издайте приказ о совмещении.
  4. Ознакомьте с ним человека под подпись.

Порядок действий при переводе на другую должность мало чем отличается. И здесь потребуется согласие, допсоглашение (в двух экземплярах) и только затем издание распоряжения.

Закон предусматривает исключительные ситуации, когда согласие не требуется: чрезвычайные ситуации, природные или техногенные катаклизмы, несчастные случаи и аварии на производстве и др. (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ).

В этом случае необходимо только составить приказ о возложении обязанностей в связи с производственной необходимостью, прописав в нем все необходимые условия работы. Среди них новые функции, срок перевода и дополнительная оплата труда.

Ее устанавливают в виде фиксированной суммы или процента от оклада (ст. 151 ТК РФ).

Без согласия перевести человека на другую должность работодатель вправе не более чем на один месяц. Если устранение последствий ЧС затянется, придется попросить написать согласие.

Содержание приказа

Единого шаблона для документа закон не устанавливает. Каждый работодатель составляет его в свободном виде. Но важно учитывать нормы деловой документации. Одно из требований ко всем подобным распоряжениям -— указать реквизиты предприятия (название, адрес, ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП).

Как и другие распорядительные документы, приказ о делегировании функций отпускника печатают на официальном бланке компании или на обычном листе А4. Только в первом случае реквизиты уже указаны, во втором — придется написать их собственноручно.

Ниже следует указать номер, место и дату составления, название документа.

Затем в содержании распоряжения о возложении должностных обязанностей укажите основания (в связи с отпуском, командировкой и т.д.) и нормы ТК. После слова «приказываю» перечислите основные распоряжения, где отметьте следующие сведения:

  • кому поручают чужую работу (Ф.И.О. работника и должность);
  • конкретные функции, которые предстоит выполнять;
  • способ (совмещение, временный перевод, совместительство);
  • период, на который придется замещать;
  • документ-основание (согласие, допсоглашение к трудовому договору);
  • величина доплаты.

После составления документа его необходимо заверить подписью директора, затем автограф ставит работник.

После того, как приказ подготовлен и подписан, он вступает в силу сразу, если в нем не указана другая дата. Но ознакомить с ним временного заместителя необходимо в течение трех дней.

Образец

Обратите внимание на образец приказа о временно исполняющем обязанности на время декрета сотрудницы предприятия.

ПРИКАЗ №7 о возложении обязанностей временно отсутствующего работника (в период отпуска по уходу за ребенком)
Adblock
detector