Пенсия

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Учет специальной одежды и СИЗ не является новой задачей. Все предприятия, так или иначе связанные с обеспечением работников средствами защиты уже поставили у себя процессы учета и выдачи специальной одежды. Обеспеченность СИЗ — один из важных показателей проверки соблюдения требований по охране труда. На производствах затраты на обеспечение СИЗ на 1 работника в среднем составляет порядка 7,4 тыс. рублей в год, в отдельных отраслях до 24 тыс. рублей. Суммы для крупного предприятия значительные и важно эффективно организовать процесс обеспечения персонала спецодеждой и СИЗ.

Требование обеспечения СИЗ определяются ст. 212 и 219 Трудового кодекса Российской Федерации, существуют отраслевые нормы выдачи СИЗ, (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 октября 2008 г. N 541н), есть правила обеспечения спецодеждой и СИЗ (Приказ Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 г. N 290н)

Какие потери от неэффективного учета наблюдаются на предприятиях?

  • Необоснованные запасы, приобретенные без учета сроков возникновения потребности со временем превращаются в неликвиды.
  • Отсутствует сквозной поразмерный учет, что приводит к нехватке обеспечения индивидуальных средств защиты нужного размера.
  • Не учитывается срок использования спецодежды в эксплуатации, возврат неиспользованной спецодежды на склад.
  • Приобретается слишком широкий спектр защитных средств направленных на защиту от одного фактора.
  • Сложно учесть требования типовых норм обеспечения спецодеждой с учетом допустимых аналогов и замен по согласованию с профсоюзом.
  • Высокая трудоемкость изменения расчетов при сокращении или изменении рабочих мест производства.
  • Невозможность отследить влияние обеспеченности СИЗ на уменьшение класса условий труда и снижения компенсаций работникам по Закону 426-ФЗ.
  • Мониторинг фактической обеспеченности СИЗ не ведется оперативно

Эти проблемы ложатся на плечи специалиста по охране труда и ему трудно без удобного инструмента организовать правильный и эффективный учет. Как можно реализовать необходимый учет специальной одежды? На практике есть 3 варианта:

  1. Электронные таблицы — Настроить электронные таблицы и заполняемые бланки, занести в них и затем постоянно актуализировать информацию, вести сверку с бухгалтерией и учитывать в них параллельно факты выдачи и возврата. Вариант самый распространенный и не самый удобный. Мало того, что таблицы должны работать в многопользовательском режиме, для их разработки потребуется написание сложных запросов и даже макросов, они, как правило, имеют свойства теряться, ломаться и разобраться с ними без автора будет сложно.
  2. Бухгалтерский учет — доработать бухгалтерский учет на предмет внесения в программу необходимых данных, реализовать в одной программе все разрезы учета спецодежды, от потребности, до учета эффективности. Это другая крайность реализации данной задачи. На крупных предприятиях процессы учета сложные и поддержание адаптированной программы регламентированного учета становится практически невозможным при увеличении реализуемых в них функциях.
  3. Специальная программа оперативного учета — Создать отдельный модуль программы, который сможет собрать в себе данные из разных источников, существующих на предприятии информационных систем, и обеспечить выполнение требуемых функций и передачу результата в другие блоки. Минус данного решения в том, что создать такой программный продукт под силу не каждому отделу автоматизации и у них всегда есть «более важные» задачи.

Целесообразность применения отдельного программного продукта продиктовано не только соображениями разделения функций программы по разным подразделениям, но и по разделам учета, по типам и целям. Давайте посмотрим на задачи учета специальной одежды на предприятии:

  • Установка и учет размеров спецодежды и антропометрических размеров работников
  • Установка норм и потребностей в спецодежде, спецобуви и СИЗ
  • Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей
  • Ведение учета на складах спецодежды и СИЗ по размерам с учетом процента износа
  • Учет выданной спецодежды и СИЗ с учетом размеров, процента износа и срока износа
  • Формирование «Личной карточки учета выдачи СИЗ» и других печатных форм
  • Формирование отчетности о потребностях, обеспеченности, запасах спецодежды и СИЗ

При этом необходим оперативный обмен данными с другими учетными системами:

  • Отдел труда и Кадры — данные о приеме, увольнении, изменении штатной расстановки.
  • Складской учет — данные о наличии специальной одежды, выдаче и возврате, требования, лимитно-заборные карты на выдачу.
  • Закупки — Внутренний заказ на закупку. Прайсы и номенклатура поставщиков.
  • Бухгалтерский учет — данные по начислению износа и учету затрат по спецодежде и СИЗ.
  • Бюджетирование — план расходов на закупку специальной одежды.

Как видно из этого анализа требования к программе довольно обширны и это еще не все. Надо учесть, что каждое предприятие особенное и везде свои особенности учета и требования к организованным процессам. Есть разделение контуров учета на оперативный, регламентированный и управленческий учет. Есть стандартные процессы закупок, оценки и движения товарно-материальных ценностей.

Для отдела снабжения и работы кладовщиков работа по движению спецодежды ничем не должна отличаться от уже отлаженных процессов движения товаров. Для них спецодежда — это тот же товар. Соответственно программа специалиста по охране труда должна учитывать эти события. Программа должна избегать двойного ввода данных.

Недопустимо дублирование ввода информации в систему отдельно для склада и отдельно для учета спецодежды. Информация должна легко трансформироваться и передаваться из системы в систему. Если рассматривать написание технического задания на автоматизацию учета специальной одежды и СИЗ, необходимо воспользоваться процессным подходом.

Изучить должностные обязанности и функции специалиста по охране труда и спроектировать его взаимодействие с другими службами.

Рассмотрим схему бизнес-процесса учета спецодежды.

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Такие задачи под силу современным платформам для автоматизации бизнеса. Ярким примером реализации такого подхода является разработка ООО «Информ Центр» программный продукт «Охрана труда» для 1С:Предприятия 8.

Автоматизация учета специальной одежды и СИЗ при помощи программы «Охрана труда»

Рассмотрим подробнее работу программы «Охрана труда». Для начала работы необходимо заполнить основные справочники: «Организации», «Подразделения», «Профессии», «Физические лица».

В программе имеется блок для обмена данными с типовыми конфигурациями на платформе 1С:Предприятие: «Управление производственным предприятием», «Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия предприятия».

Для заполнения, а главное для актуализации данных можно воспользоваться обработкой загрузки данных. Программа уже настроена и для начала обмена достаточно просто указать необходимую базу данных в качестве источника. После обмена все необходимые справочники будут заполнены.

Теперь мы можем установить размеры физических лиц двумя способами:

  1. Внести данные о размерах в личную карточку физического лица.

    Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

  2. Воспользоваться специальной обработкой «Установка размеров физлиц». Этот вариант удобнее при первоначальном заполнении размеров, когда требуется заполнение данных по всем физлицам.

    Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Вести размеры номенклатуры одежды, так же возможно с помощью программы «Охрана труда». Номенклатура в учетных системах бухгалтерии или складского учета может не вестись с достаточной степенью детализации по размерам. Там это не нужно. А для обеспечения работников специалисту по охране труда требуется обязательно. Для этого в программе предусмотрен учет в разрезе характеристик.

Полученные данные из учетных систем при переносе в программу «Охрана труда» необходимо конкретизировать по размерам.

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Учет норм и потребностей выдачи спецодежды и СИЗ

Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи сертифицированных специальной одежды и специальной обуви (Приказ 541н от 1.10.2008) загружены в программу в виде справочника. Наряду с ним могут быть загружены другие нормы. Список норм приведен в документе «Нормативные документы по установлению норм выдачи специальной одежды».

По согласованию с профсоюзом на предприятии могут применяться свои нормы выдачи, установленные с учетом аналогов. Для разрешения вопроса, что же положено выдавать в программе предусмотрен документ, который определяет, что и кому выдавать.

Универсальность документа заключается в том, что можно назначить норму на выдачу как отдельному подразделению, профессии, рабочему месту или конкретному сотруднику, либо назначить комбинацию этих параметров в любом сочетании.

Предусмотрена возможность корректировки количества и срока полезного использования для выдачи сменных комплектов. Это когда выдается 2 спецовки на двойной срок для возможности стирки.

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Установленные нормы, с одной стороны, служат для расчета потребностей в спецодежде и СИЗ при планировании закупок, с другой стороны позволяют перейти к формированию лимитно-заборных карт для выдачи спецодежды согласно норм с учетом имеющегося в наличии складского запаса. Сформированные нормы выдачи закрепляются за сотрудником.

Как правило, на предприятиях выдачей спецодежды занимаются кладовщики складов вспомогательных материалов, реже встречается выделенный склад спецодежды. Программа позволяет самостоятельно вести учет движения на складах по спецодежде и СИЗ, а может обмениваться информацией с другой учетной программой. Тут есть несколько вариантов:

  • Только в программе Охрана труда: Учет спецодежды по ассортименту и размерам ведется в программе «Охрана труда». Сведения о движениях товара переносятся в учетную программу в детализированном или свернутом виде.
  • И там и там: Кладовщики ведут учет в «своей» программе без разреза по размерам, а в оперативном учете «Охрана труда» присутствует дополнительный разрез учета по размерам.
  • Только в программе Склад: Кладовщики ведут учет в разрезе характеристик с учетом размеров, программа «Охрана труда» настраивается для загрузки этих данных.

В любом случае в программе охрана труда должны присутствовать сведения о поступлениях на склад и выдаче спецодежды со склада.

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Сведения о наличии остатков по сладам, данные о спецодежде в эксплуатации и рассчитанные нормы выдачи позволяют вычислить требуемые объемы закупки спецодежды и составить внутренний заказ.

Программа готова сама выполнить согласование между номенклатурой для учета и номенклатурой для заказа при помощи дополнительной таблицы «Товары для обмена».

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Результатом работы системы учета спецодежды и СИЗ является получение оперативных и достоверных данных о наличии, об обеспеченности и о потребностях в закупках. При этом все необходимые перерасчеты, связанные с перестановкой или сокращении персонала, остановкой при простое или запуском участка работы, открытии нового производства сразу отражаются в отчетности.

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Благодаря использованию данного блока на предприятии возникают следующие эффекты:

  • Снижается чрезмерный складской запас спецодежды.
  • Повышается обеспеченность работников спецодеждой и СИЗ.
  • Повышается качество обеспечения за счет учета эффективности, экономия на закупках.
  • На предприятии ведется достоверный и оперативный учет выданной спецодежды и минимизированы затраты на обеспечение требований.
  • Решается вопрос оперативного планирования и бюджетирования с любым горизонтом глубины прогноза.

При переводе этих выводов на язык цифр видно, что внедрение программы позволит улучшить каждый из показателей и эффект от внедрения может составить в размере около 10% от годового бюджета на закупку спецодежды! Как это рассчитали? А вот как! Возьмем предприятие в 1000 работников. По статистике из начала статьи видно, что в год такое предприятие тратит в среднем на спецодежду и СИЗ порядка 7 400 000 рублей.

  • Снижение запаса спецодежды с полугодового, до 1 месяца высвобождаем около 3 млн. рублей, а это при ставке рефинансирования 8% годовых дает выигрыш в 250 тыс. рублей в год.
  • Отсутствие спецодежды и СИЗ — это риски и штрафы. Максимальный риск — не допуск к работе, то есть простой, а в «лучшем» случае это штраф до 150 тысяч рублей, не считая риска дисквалификации руководителя.
  • Допустим, за счет выстраивания ассортимента и оценки стоимости закупки нам удалось снизить затраты на спецодежду на 3-5%. Тогда в рублях мы получаем еще от 220 до 370 тысяч рублей в год.
  • Аккуратность в учете выданной спецодежды и возврат её при ротации персонала могут дать еще 0,5%, это порядка 30 тыс. рублей в год.
  • Трудоемкость расчетных операций, экономию времени специалиста по ОТ, его пользу от занятия более благодарным делом учтем без денежного выражения.

Очевидно, что построение системы учета спецодежды на предприятии окупается уже течении первого года и даже раньше.

Дмитрий Просвирнин

Как вести личные карточки учёта выдачи СИЗ в электронном формате?

Выдача и учёт средств индивидуальной защиты

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных).

Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ.

При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон.

В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП.

Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется.

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота. Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

.

Порядок обеспечения работников СИЗ, утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н устанавливает, что:

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных).

Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ.

При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

https://www.youtube.com/watch?v=FPqIM42nF38\u0026pp=ygVR0JLRi9C00LDRh9CwINC4INGD0YfRkdGCINGB0YDQtdC00YHRgtCyINC40L3QtNC40LLQuNC00YPQsNC70YzQvdC-0Lkg0LfQsNGJ0LjRgtGL

Таким образом, закон прямо разрешает вести именно электронные личные карточки. Здесь следует отметить, что в данном случае под электронной личной карточкой понимается именно наличие соответствующих записей в базе данных в электронном виде. Личные карточки СИЗ не обязательно распечатывать и хранить на рабочем месте, но такую функцию следует предусмотреть.

Помимо ссылки на бумажный документ бухгалтерского учета, персонификация работника при выдаче СИЗ может осуществляться одним из следующих способов:

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон.

В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП.

Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется.

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота.

Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей.

Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек.

Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Вне зависимости от выбранной формы ведения личных карточек, в организации рекомендуется разработать «Положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ» с которым работников необходимо ознакомить под личную подпись.

В этом документе прописать порядок учёта сведений в электронной форме, а также порядок предоставления таких сведений по запросу контролирующих органов (предоставление сертификатов ЭЦП, заверение электронных документов, либо ведение и предоставление бумажных документов).

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда

Учёт выдачи СИЗ в электронном формате

Есть много нюансов, о которых следует знать, чтобы правильно вести учет выдачи средств индивидуальной защиты. На сегодняшний день становится популярным электронная система выдачи СИЗ в 2022 г. Разберемся подробнее, в чем отличия между электронным вариантом и обычным бумажным, есть ли польза от электронного формата посредством вендингового оборудования.

Выдача СИЗ 2022

В обязанности нанимателя входит обеспечение бесплатной выдачи рабочему персоналу средств индивидуальной защиты. Делается это по установленной инструкции. Но обязательно должен вестись учет выдачи СИЗ. Заводится карточка в электронном формате, либо по стандарту на бумажном носителе.

Электронный вариант учёта выдачи средств индивидуальной защиты популярен в следующих случаях:

  • когда организация осуществляет выдачу СИЗ в большом количестве;
  • выдаются СИЗ с пометкой «до износа» и необходимо постоянно осуществлять замену.

Бумажный вариант быстро портится и его можно потерять, в отличие от электронной карточки. Кроме того, на заполнение бумажной карточки уходит много времени. Преимущество всё же отдаётся электронным карточкам.

Главное, что должна содержать карточка, это идентификацию работника, который получил СИЗ. Идентификация может быть следующей:

  • подписью;
  • посредством вендинговых аппаратов;
  • личным пропуском;
  • отпечатком пальца.

Если ведётся электронная карточка, то в организации должна быть возможность вывести её на печать.

Такой формат карточки должен включать в себя данные о работнике (ФИО, всё о занимаемой должности, дата, когда был принят на работу и прочие изменения во время карьерного роста, данные роста, пола, размера и всех необходимых параметров для выдачи СИЗ), а также указывается подробная информация о выдаваемых средствах индивидуальной защиты.

После этого, в карточке указываются подробные данные о фактически выданных СИЗ и о тех, что были возвращены. Всё это подтверждается подписями выдающей и принимающей сторон. В электронном варианте подписи не ставятся. Вместо этого проставляются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении. Можно приложить перечень выданных средств.

https://www.youtube.com/watch?v=FPqIM42nF38\u0026pp=YAHIAQE%3D

Благодаря электронному ведению выдачи СИЗ экономится довольно много времени. Особенно, если заранее подготовить базу данных и внести в неё подходящие позиции с наименованиями и квалификациями.

Также, нанимателю не нужно будет тратить время на проведение дополнительного инструктажа по порядку использования, благодаря автоматизированной системе выдачи.

Но наниматель обязан обеспечить работников идентификациями и автономным занесением информации о выдаче СИЗ в электронную карточку.

Электронный учет выдачи сиз

Один из способов идентификации – это с использованием вендингового оборудования. Такой способ часто используется для выдачи рукавиц, перчаток, очков для защиты и подобных им. Эти средства относятся к норме «до износа».

Например, одни перчатки на производстве могут изнашиваться в течение нескольких недель, а другие – в течение нескольких часов.

Несмотря на время, затрачиваемое на износ, СИЗ выдаются под подпись, отпечаток пальца или иной способ идентификации работника.

Почему электронный вариант лучше? Хотя бы потому, что при заполнении бумажных версий специалисту нужно будет вручную вносить записи в больших объёмах и осуществлять регулярную их замену. В электронной версии личных карточек тоже нужно много заполнять, но в этом случае данная процедура проходит быстрее.

Преимущества выдачи средств индивидуальной защиты при помощи вендингового оборудования:

  • рабочее время можно грамотно спланировать. Вендинговое оборудование экономит много рабочего времени не только рабочего, но и специалиста, который занимается заполнением личных карточек;
  • имея электронную базу данных, работники сами имеют возможность изучить данные о выданных в работу средств. Таким образом, минимизируется риск получения травм. Кроме того, если специалиста нет на месте, то работник в любом случае сможет получить СИЗ;
  • СИЗ используется максимально рационально. Благодаря вендинговому оборудованию можно выставить необходимый лимит по выдаче средств индивидуальной защиты для определённых работников. Так как в базе указываются все данные сотрудника, то это заставляет придерживаться правил эксплуатации.

Вендинговое оборудование помогает упростить ведения учета СИЗ. Идентификация проходит, обычно, при введении именного пропуска или по отпечатку пальца.

Само оборудование работает через интернет, соответственно, все данные обновляются и проходят синхронизацию даже без помощи специалистов.

Таким образом, мы получаем удобный и практичный вариант ведения учёта выдачи средств индивидуальной защиты для обоих сторон: получателя и выдающего.

Правильная защита: учет средств индивидуальной защиты — СИЗ

Средства индивидуальной защиты (СИЗ) применяются, как правило, на производственных предприятиях и при работах, требующих специфических приспособлений, хотя закон не запрещает применять их и в любых других организациях. Попробуем разобраться в некоторых вопросах учета:

  • Всегда ли принимать затраты в налоговом учете, какие условия соблюсти для этого?
  • Как оформить приобретенные средства в бухгалтерии?
  • Удерживать ли стоимость спецодежды с сотрудника при увольнении?
  • Положена ли индивидуальная защита офисным работникам?

Кому и когда

Классификацию самих средств и их общую характеристику можно прочитать в другой статье на сайте. В первую очередь они ориентированы на защиту от опасных и вредных факторов. Логично, что для начала эти факторы должны быть выявлены и установлены. Производится это с помощью специальной оценки условий труда (СОУТ).

Акт о результатах проведенной проверки — это основной документ, на который нужно ориентироваться, потому что он подтверждает необходимость покупки СИЗ, а значит, является одним из подтверждающих документов для списания расходов на них.

Предоставление сотрудникам спецсредств предусмотрено Трудовым кодексом (статья 212), обеспечение охраны труда — это такая же обязанность работодателя, как и своевременная выплата зарплаты.

В компании необязательно должна быть целая служба для этого, достаточно специально назначенного лица, имеющего соответствующее образование или прошедшего курсы (последнее актуально для небольших фирм, где таким лицом обычно является руководитель).

Работы, которые выполняются в организации, могут и не отличаться вредностью, но при этом все равно требуют применения спецодежды (спецобуви), потому что ведутся в особых температурных условиях или связаны с загрязнением (обращаемся к той же 212-й статье).

Важно! По умолчанию собственность на средства индивидуальной защиты сохраняется за работодателем, если трудовым договором, соглашением согласно закону не предусмотрено иное.

Кроме нормативных актов, придется прописать выдачу СИЗ во внутренних документах, т.к. необходимо установить перечень должностей, нормативы, списание, ответственных за выдачу лиц, а также сопутствующие ситуации – например, удержание стоимости спецовки из зарплаты при увольнении.

Отдельный случай, когда законодательно работодатель не обязан обеспечивать сотрудников специальной защитой, но при этом хочет улучшить рабочий процесс. Примером может стать даже бухгалтер ­– большую часть времени современный специалист проводит за компьютером, формально это повод как минимум для медосмотра, а фактор относится к вредным (п. 3.2.2.4 Приказа Минздравсоцразвития № 302н).

Обычно работодатели стараются не показывать, что более 50% рабочего времени проходит за монитором, да и спецоценка может признать, что условия труда оптимальные, и тогда даже и медосмотра не потребуется (согласно последним разъяснениям).

Если сотрудникам повезло и руководство компании готово заботиться о своем персонале, то достаточно обозначить обязательства в локальных актах, трудовом, коллективном договоре, даже без необходимости по закону.

В приведенном выше примере можно использовать специальные «компьютерные» очки, снимающие с глаз нагрузку.

Норматив

Конечно, выдавать спецодежду и другие средства защиты направо и налево не получится, существуют нормативы. Они определяются несколькими основными документами (типовые нормы), утвержденными:

  • Постановлением Минтруда №70 от 31.13.97 (по теплой одежде).

СИЗ: покупаем, выдаем и учитываем

Елена Шамова, бухгалтер компании Acsour, узнала, каким сотрудникам предписано выдать спецодежду, что будет, если этого не сделать, и как отразить покупку и выдачу личных средств защиты работникам в налоговом и бухгалтерском учете организации.

https://www.youtube.com/watch?v=jXVcILiG2KY\u0026pp=ygVR0JLRi9C00LDRh9CwINC4INGD0YfRkdGCINGB0YDQtdC00YHRgtCyINC40L3QtNC40LLQuNC00YPQsNC70YzQvdC-0Lkg0LfQsNGJ0LjRgtGL

Спецодежда позволяет сотруднику защититься от вредных и опасных факторов (температуры, механических повреждений, ядовитых веществ и пр.) во время выполнения своих служебных обязанностей.

В соответствии со статьей 221 ТК РФ на работах с опасными условиями труда, а также выполняемых в особых температурных условиях или сопряженных с загрязнением, сотрудникам выдаются: прошедшая обязательную сертификацию/декларирование специальная одежда, другие средства индивидуальной защиты: изолирующие костюмы, средства защиты органов дыхания, рук, головы и проч.; смывающие и (или) обезвреживающие средства.

Перечень профессий, согласно которому должна выдаваться спецодежда, указан в Типовых нормах, утвержденный приказом Минтруда России от 9 декабря 2014 года № 997н.

В приложении к приказу для каждой профессии указаны список и норма выдаваемой спецодежды. Следует отметить, что организация имеет право устанавливать нормы бесплатной выдачи самостоятельно. Квоты утверждаются локальными нормативными актами фирмы на основании результатов проведения специальной оценки условий труда с указанием ответственного должностного лица.

Работодатель обязан обеспечить приобретение, а также хранение, стирку, сушку, ремонт и замену средств индивидуальной защиты за счет собственных средств и выдавать работникам спецодежду бесплатно.

Правила выдачи и пользования, а также ответственность и организация контроля за обеспечением работников СИЗ установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 1 июня 2009 года № 290н об утверждении межотраслевых правил.

Требования Правил распространяются на всех работодателей – юридических и физических лиц, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты влечет наложение административного штрафа:

  • на должностных лиц – в размере от 20 000 до 30 000 рублей;
  • на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 20 000 до 30 000 рублей;
  • на юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Несоблюдение сроков эксплуатации спецодежды грозит работодателю ответственностью. Так, за нарушение правил выдачи фирма может быть оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а руководитель и ответственные лица – от 1000 до 5000 рублей (при повторном нарушении – дисквалификация на срок от одного года до трех лет).

Порядок выдачи

Спецодежда выдается сотруднику при приеме на работу и должна соответствовать полу, росту, размеру сотрудника, а также характеру и условиям труда. Сроки использования исчисляются со дня фактической выдачи и могут составлять от одного года до срока достижения износа.

Получение и сдача спецодежды фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ. Работник, которого не обеспечили спецодеждой, вправе отказаться от выполнения своих трудовых обязанностей.

Кроме того, ему нужно оплатить возникший по этой причине простой в размере не менее 2/3 средней заработной платы.

При выдаче спецодежды не нужно начислять НДФЛ и страховые взносы, так как она выдается работникам в пользование, а не в собственность (письмо Минфина от 16 сентября 2016 г. № 03-03-06/1/54239).

Обратите внимание

По проекту Минтруда России, организациям можно будет приобретать как российские, так и иностранные спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Для спецодежды неважно, будет ли она сшита из отечественной ткани или нет. Напомню, требования к производителю тканей фактически начали действовать с 2018 года.

  • Спецодежда является собственностью организации и подлежит возврату: при увольнении, при переводе на другую работу, для которой выданные специальная одежда, обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами, по окончании сроков их носки взамен получаемой новой спецодежды.
  • Возможность удержания денежных средств за спецодежду из заработной платы сотрудника при его увольнении ТК РФ не предусмотрена.
  • Если же вы не хотите «дарить» спец-одежду увольняющемуся сотруднику, то обращайтесь в суд, но в таком случае у вас в локальных нормативных документах должны быть прописаны возврат спецодежды или возмещение ее стоимости.

Технические требования

Специальная одежда – это не только вещи с логотипом компании. Важными в этом случае являются цвет, плотность и износостойкость. Производство регламентируется многочисленными ГОСТами, применяемыми в зависимости от типа и назначения средств защиты.

https://www.youtube.com/watch?v=jXVcILiG2KY\u0026t=114s

ГОСТы содержат требования к размерам, материалам, фурнитуре, маркировке, к методам контроля и испытаний, к транспортировке, хранению и эксплуатации такой одежды и других средств защиты.

Как таковые сроки службы стандарты не устанавливают. Требования к маркировке гласят, что на изделии должна быть проставлена дата производства, а указания по эксплуатации устанавливают, что в документации следует обозначить гарантийный срок использования защитных средств, который не может быть меньше времени использования, соответствующего типовым нормам.

Следует помнить о том, что недопустимо приобретать спецодежду без сертификатов соответствия и/или деклараций о соответствии требованиям технического регламента Таможенного союза ТР ТС 019/2011 «О безопасности средств индивидуальной защиты».

По проекту Минтруда России, организациям можно будет приобретать как российские, так и иностранные спецодежду, спецобувь и другие СИЗ. Для спецодежды неважно, будет ли она сшита из отечественной ткани или нет.

Напомню, требования к производителю тканей фактически начали действовать с 2018 года. Скорее всего, покупать иностранные СИЗ можно будет с 2019 года, так как по планам Минтруда изменения должны вступить в силу уже после 1 августа 2018 года.

Платить ли взносы?

Часть расходов на приобретение СИЗ организации разрешено зачесть в счет взносов на травматизм. Полный перечень мер можно найти в Правилах № 580н.

Так, в счет взносов организация может: обучить охране труда работников отдельных категорий; провести спецоценку условий труда; купить аптечки первой помощи; купить алкометры и алкотестеры, чтобы проводить обязательные предрейсовые или предсменные медосмотры; купить одежду, обувь и другие СИЗ согласно Типовым нормам или результатам спецоценки условий труда. СИЗ должны быть отечественными. К спецодежде дополнительное требование: материалы, из которых она сшита, тоже должны быть российскими. Как поясняет ФСС, это требование применяется с 2018 года.

Сумма расходов, которую можно зачесть в счет уплаты взносов, не должна превышать 20 процентов от суммы взносов на травматизм, которые были начислены за прошлый год, за вычетом сумм выплат работникам по данному виду страхования в том же году. Отмечу, что если организация оплачивает спецодежду за счет бюджета, то НДС к вычету не принимается (письмо Минфина России от 20 июня 2018 г. № 03-07-11/42124).

«В каком случае не признают расходы на СИЗ»

Ну и бу

Как же организациям учитывать приобретенную спецодежду? В налоговом учете ее стоимость можно учесть в расходах при одновременном выполнении следующих условий, прописанных в письмах Минфина от 19 августа 2016 года № 03-03-06/1/48743, от 25 ноября 2014 года № 03-03-06/1/59763, от 16 февраля 2012 года № 03-03-06/4/8:

  • проведена спецоценка условий труда или аттестация рабочих мест по условиям труда, и ее результаты подтверждают необходимость выдачи спецодежды;
  • спецодежда выдается в пределах норм, предусмотренных законодательством, или по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя (письмо Минтруда от 30 сентября 2016 г. № 15-2/ООГ-3519).

Таким образом, стоимость включают в материальные расходы в полной сумме на дату выдачи работникам (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Также вы вправе установить иной порядок списания стоимости спецодежды (например, равномерно в течение срока использования), закрепив его в учетной политике для целей налогообложения (подп. 3 п. 1 ст. 254, ст. 313 НК РФ).

  1. Для отражения в бухучете приобретения спецодежды можно использовать следующие проводки. Для учета спецодежды со сроком службы 12 месяцев и меньше:
  2. Дебет 10-10   Кредит 60 — приобретена спецодежда;
  3. Дебет 19   Кредит 60 — принят к учету входной НДС по спецодежде;
  4. Дебет 68   Кредит 19 — НДС по спецодежде принят к вычету;
  5. Дебет 20 (23, 25, 26, 44)   Кредит 10-10 — спецодежда выдана работникам.
  6. Проводки по учету спецодежды со сроком службы более 12 месяцев:
  7. Дебет 10-11   Кредит 10-10 — спецодежда выдана работникам (на дату выдачи спецодежды работникам);
  8. Дебет 20 (23, 25, 26, 44)   Кредит 10-11 — часть стоимости спецодежды списана на затраты (ежемесячно равными частями в течение срока службы спецодежды). 

Организация и оформление выдачи СИЗ

  • Разберем процесс выдачи и учета средств индивидуальной защиты поэтапно
  • Как специалист по охране труда выдает СИЗ?
  • СИЗ: порядок выдачи специалистом имеет четкую последовательность. Для организации выдачи средств индивидуальной защиты специалист по охране труда:
  • определяет список профессий в организации, которым требуется выдача СИЗ;
  • выясняет условия труда на рабочем месте для данных профессий;
  • на основании профессии подбирает типовые нормы выдачи СИЗ для сотрудника, а исходя из условий труда на его рабочем месте (пункт 2), при необходимости, обеспечивает его дополнительными СИЗ;
  • создает внутренний приказ об ознакомлении работников с полагающимися им СИЗ и принимает меры, направленные на подписание его сотрудниками при трудоустройстве;
  • организовывает закупку и хранение необходимых СИЗ. Причем хранение как складское, так и индивидуальное (наличие мест для переодевания и хранения СИЗ после окончания смены);
  • выстраивает процесс фактического обеспечения сотрудников СИЗ таким образом, чтобы можно было проконтролировать непосредственно сам процесс выдачи, а, также фиксацию выдачи личной подписью сотрудника;
  • контролирует сроки выдачи и состояние эксплуатируемых СИЗ, и в случае необходимости производит их замену.
  • Какие СИЗ необходимо выдать сотруднику?

Перечень того, что необходимо выдать работнику, регулируется в первую очередь типовыми нормами выдачи средств индивидуальной защиты. Для больших промышленных секторов экономики есть свои перечни. Если вашу организацию можно отнести к таковым, то начать нужно именно с поиска нормативного документа по вашей отрасли. Если же нет, то воспользоваться Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ №997н «Об утверждении Типовых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты работникам сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях или связанных с загрязнением».

Помимо этого, необходимо использовать результаты специальной оценки условий труда (СОУТ). По ее итогам выявляются вредные производственные факторы, воздействующие на сотрудника в процессе работы. Соответственно, в карте СОУТ указываются рекомендации по подбору СИЗ для данного рабочего места.

https://www.youtube.com/watch?v=jXVcILiG2KY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Обратите внимание, что Вы можете обеспечивать работников СИЗ и сверх типовых норм и рекомендаций, указанных в карте СОУТ.

Очень часто это даже необходимо, потому что сейчас охрана труда на пути перехода на риск ориентированный подход.

Таким образом, подбор СИЗ производится в соответствии с выявленными рисками, которые присутствуют на рабочем месте сотрудника. В ваших же интересах максимально обезопасить своих сотрудников.

Как закупать СИЗ?

Вопрос, казалось бы, довольно простой, однако это не так. К сожалению, чаще всего, работодатель придерживается принципов «как можно дешевле» и «лишь бы было, на случай проверки». Такой подход крайне нежелателен, потому что его итогом будет штраф.

Соответственно заплатить придется дважды. Первый раз за неправильно подобранные СИЗ, не соответствующие всем необходимым требованиям, а второй раз расходы уже непосредственно на штрафные санкции.

Чтобы этого избежать, необходимо придерживаться следующих правил:

Правило 1. СИЗ должны защищать именно от тех вредных и опасных факторов, которые воздействуют на сотрудников.

Если в типовых нормах указан респиратор, не нужно покупать самый дешевый или самый дорогой. Нужно в первую очередь идентифицировать вредный фактор.

В том случае, когда на сотрудника воздействует пыль, то и респиратор должен быть от пыли. Она в свою очередь тоже бывает разная и фильтрующий элемент должен защищать именно от того вида пыли, которая воздействует на сотрудника.

То же самое касается и средств защиты органов дыхания от различных испарений.

Правило 2. СИЗ должны соответствовать уровню воздействия вредных и опасных факторов

Во всех типовых нормах указан требуемый класс защиты. Соответственно, выдаваемые работникам СИЗ ни в коем случае не должны быть ниже того, который прописан. Разрешается выдача только в соответствии с законодательством, либо выше.

Однако выдача СИЗ более высокого класса защиты не всегда оправдана с точки зрения целесообразности и экономики. Таким образом, правильный подбор позволит не только избежать штрафа, но и сэкономить средства при правильном подборе.

Чаще всего работодатель закупает самый дешёвую позицию, не догадываясь, что она не соответствует требованиям степени защиты.

Правило 3. Все СИЗ должны быть сертифицированы и иметь подтверждающие документы.

Согласно законодательству, все СИЗ, перед тем как поступить в продажу, должны пройти ряд технологических испытаний, подтверждающих их защитные свойства.

По итогу их проведения выдается сертификат соответствия, а информация вносится в соответствующий реестр, где в открытом доступе содержится вся информация.

Соответственно, перед тем как закупить необходимые СИЗ, Вы должны запросить у поставщика сертификат соответствия, который он обязан предоставить. Необходимо убедиться, что у него не истек период действия, а информация в реестре соответствует той, которую Вам передал поставщик.

В каком количестве закупать СИЗ?

В типовых нормах указано количество выдаваемых СИЗ в год на одного сотрудника. Однако, следует понимать, что данные цифры являются очень примерными. Отталкиваться необходимо в первую очередь от реальных показателей.

На степень износа и потерю защитных свойств влияет огромное количество факторов, начиная от качества самих СИЗ и заканчивая погодными условиями, которые могут значительно сократить срок эксплуатации.

Поэтому наиболее оптимальным вариантом будет закупить сначала небольшое количество СИЗ от разных производителей, или разные модели одной и той же позиции.

Далее отслеживать степень их износа в конкретных трудовых условиях, а на основании этого, уже выбрать для себя оптимальный вариант.

Например, грузчики в своей работе используют х/б перчатки с точечным ПВХ покрытием. Такой вариант является очень дешевым, но не очень долговечным.

Если же использовать перчатки с латексным обливом, которые стоят дороже, то срок эксплуатации перчаток станет дольше, так как износоустойчивость таких перчаток гораздо выше.

Однако понять какой вариант более выгодный, Вы сможете только на практике, в реальных «полевых условиях».

Обратите также внимание на то, что существуют дежурные СИЗ. Они выдаются работникам только на время выполнения тех работ, для которых они предназначены.

Например, плащи дождевики, которые не используются постоянно, или же диэлектрические перчатки и коврик, выдающиеся на время выполнения ремонтных работ, связанных с электричеством.

Такие СИЗ используются разными сотрудниками и закреплены за рабочими местами, а не конкретными людьми. Эксплуатируют их «до износа» — то есть фактической потери защитных свойств.

https://www.youtube.com/watch?v=hFE825wV7Kk\u0026pp=ygVR0JLRi9C00LDRh9CwINC4INGD0YfRkdGCINGB0YDQtdC00YHRgtCyINC40L3QtNC40LLQuNC00YPQsNC70YzQvdC-0Lkg0LfQsNGJ0LjRgtGL

Помимо этого, некоторые СИЗ имеют срок годности. Часто, для снижения закупочной стоимости, работодатели практикуют оптовую закупку, и хранят их на складах, забывая о данном факторе. В итоге выдача СИЗ с истекшим сроком годности приводит к наложению штрафных санкций.

Как и где хранить СИЗ?

Перед тем, как производить закупку СИЗ, Вы должны позаботиться о помещении для их размещения. Оно должно соответствовать требованиям к хранению, рекомендованному производителем (влажность, температура воздуха и т.д.).

Ведь если для таких видов СИЗ, как, например, каска, которая практически не подвержена воздействию внешних факторов, этот момент не играет большой роли, то с монтажными поясами ситуация совсем другая. Их тканевая основа при нарушении условий хранения может снизить или же полностью потерять свои защитные свойства, что в свою очередь может привести к плачевным последствиям.

Виновником в данном случае будете являться вы, так как не обеспечили правильного хранения СИЗ.

Что должны знать сотрудники?

Прежде чем произвести выдачу, Вы должны ознакомить сотрудников с перечнем положенных им СИЗ и ознакомить с правилами их использования. В том числе, довести до их сведения, что использование СИЗ обязательно.

Данная обязанность работника закреплена в статье №214 ТК РФ. Обратите внимание, что обеспечение сотрудников — это обязанность работодателя.

Вы не имеете право производить какие-либо вычеты за выданные работникам СИЗ.

Таким образом, Вам необходимо создать внутренний приказ, в котором будут прописаны нормы выдачи СИЗ для каждой профессии в Вашей организации. Далее, подготовить ведомость ознакомления с этим приказом.

В ней сотрудник, после того как Вы обеспечите проведение инструктажа о правилах применения указанных СИЗ, простейших способах проверки их работоспособности и исправности, а также ознакомите с нормами выдачи, ставит свою подпись и пишет «С нормами выдачи СИЗ и правилами их использования ознакомлен».

Приказ и ведомость ознакомления с ним делаются в свободной форме. Главным требованием является доведение норм, требований и правил до работника, с последующей фиксацией этого мероприятия посредством его личной подписи.

Выдача и учет СИЗ

СИЗ: порядок выдачи и учета регулируются Приказом Минздравсоцразвития России N 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты».

Основным документом, подтверждающем выдачу, является личная карточка учета выдачи СИЗ. Она может заполняться как в бумажном, так и в электронном виде.

Также ведется журнал учета выдачи СИЗ, в котором ведутся списки работников, получивших средства индивидуальной защиты

Эксплуатация СИЗ

Некоторые СИЗ в процессе эксплуатации требуют периодических испытаний, на предмет сохранения своих защитных свойств. Сюда в первую очередь относятся монтажные пояса и некоторые модификации средств защиты органов дыхания. У таких СИЗ есть техпаспорт, в котором ставятся отметки, о результатах таких проверок и возможности их дальнейшего использования.

Вы должны следить за этим и, в случае износа, проводить необходимый ремонт, либо полную замену СИЗ, пришедших в негодность. Несоблюдение этих требований к эксплуатации может привести к печальным последствиям.

Помимо этого, СИЗ могут требовать постоянного обслуживания, в зависимости от специфики выполняемых работ (стирка, чистка, дезинфекция, дегазация, дезактивация, обеспыливание, обезвреживание и ремонт). Все необходимые требования можно найти в законодательных актах, связанных с областью деятельности Вашей организации.

Износ СИЗ и их списание

Все СИЗ изнашиваются, а значит теряют свои защитные свойства. Однако, как определить, что они уже непригодны?

В первую очередь, необходимо проверить их срок годности. Если он истек, то СИЗ необходимо немедленно списать.

В некоторых случаях СИЗ периодически проверяют, для оценки их защитных свойств. Такие испытания проводятся в специализированных организациях. Результаты вносятся в паспорт СИЗ, таким образом регулируя вопрос возможности их дальнейшего использования.

В конечном итоге решение принимает комиссия, сформированная внутренним приказом работодателя.

Входящие в ее состав сотрудники при работе комиссии опираются на внутренний документ, который разрабатывается внутри организации и содержит в себе критерии, определяющие степень износа.

В личной карточке выдачи на оборотной стороне, есть соответствующая графа, которая заполняется при возврате СИЗ сотрудником.

На основании положения, регулирующего критерии оценки износа, комиссия либо разрешает дальнейшее использование СИЗ, либо же принимает решение об их ремонте или списании. Оценка, в свою очередь, может опираться на результаты испытаний в специализированных лабораториях, внешний осмотр, отзывы сотрудников и так далее.

Однако, в связи с тем, что методика оценки износа СИЗ не имеет утверждённой формы, а привлечение специализированных организаций требует дополнительных затрат, большая часть организаций действует следующим образом.

Как только у ответственного за определённый производственный участок лица появляются подозрения, что СИЗ потеряли свои защитные свойства (механически повреждения, потёртости, загрязнение, потеря светоотражающими элементами своих свойств и т.д.), либо же сам сотрудник сообщает о невозможности их дальнейшего использования, СИЗ сразу же заменяются.

Далее, с периодичностью примерно в квартал, создается комиссия, которая пишет акт, в котором аргументирует списание СИЗ «в утиль». Бухгалтерия, в свою очередь, на основании этого акта списывает СИЗ с баланса организации. Таков вариант применим лишь для СИЗ, которые не имеют техпаспорта и не подлежат обязательным периодическим испытаниям.

Подведя итог по СИЗ порядок выдачи и учета очень важный процесс, который является одним из главных направлений в охране труда. В первую очередь использование СИЗ позволяет избежать травм, либо же снизить последствия их получения.

Adblock
detector