Штрафы

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы В 2022 году изменили правила оформления электронной подписи (ЭП). Раньше ее выдавали удостоверяющие центры и взимали плату за услугу — за универсальную электронную подпись предприниматели платили от 4 000 ₽. Теперь ЭП можно бесплатно получить в ФНС. Рассказываем, куда нужно обратиться и какие документы подготовить.

Что изменилось в правилах оформления ЭП

Порядок аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). До 1 июля 2021 года электронную подпись можно было получить только в аккредитованном УЦ. Пройти аккредитацию могли компании с уставным капиталом в 7 млн ₽ и получившие одобрение Минцифры. Процедура была несложной, поэтому в России работало более 400 УЦ.

 С 1 июля 2021 власти ужесточили требования к аккредитации: уставной капитал компании должен составлять 1 млрд ₽, наличие финобеспечения по ответственности за убытки не меньше 100 млн ₽. У УЦ должна быть безупречная деловая репутация.

 Важно: для аккредитации удостоверяющему центру нужно пройти двухэтапную проверку правительственной комиссии. На сайте Министерства цифрового развития опубликован список УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В опубликованный перечень входит ФНС.  

Место оформления.

Раньше в аккредитованном удостоверяющем центре можно было получить электронную подпись на любого сотрудника. 

После 1 января 2022 место оформления ЭП будет зависеть от того, кто ее получает. 

  • Сотрудники, которые могут подписывать документы от лица компании. Например, гендиректор и главный бухгалтер смогут получить электронную подпись в операционном зале ИФНС. Кроме того, они могут получить подпись в офисе доверенного лица ФНС — это организация, которая работает от имени налоговой.
  • Сотрудники, которые подписывают документы по доверенности. Например, логист или снабженец, должны обращаться в коммерческий УЦ.
  • Руководители бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства.
  • Кредитные организации и операторы платежных систем — в УЦ Центробанка.

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыПока у ФНС только три доверенных лица: Сбербанк, ВТБ и Аналитический центрВажно: бесплатно получить электронную подпись в операционном зале ИФНС могут только сотрудники, действующие от имени компании без доверенности, например, гендиректор и главный бухгалтер. Если ЭП нужна сотруднику, который подписывает корпоративные документы по доверенности, ее получают в коммерческом УЦ. Услуга платная. Стоимость услуги. До 1 июля 2021 электронную подпись можно было получить только за деньги. В среднем универсальная ЭП стоила 4 000 ₽. В стоимость входила оплата услуг УЦ и USB-токен — цифровое устройство с защитой, на которое записывают электронную подпись. В 2022 году порядок оформления ЭП для сотрудников через коммерческие УЦ остался платным. Если оформляете электронную подпись для директора или ИП у доверенного лица ФНС, платить не нужно. Но бесплатное оформление возможно, только если у вас уже открыт счет в Сбере или ВТБ. Или же вы открываете счет для бизнеса и сразу же оформляете ЭП.Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыУсловия для получения электронной подписи от ВТБВ налоговой электронную подпись тоже можно получить бесплатно. Однако с собой нужно принести USB-токен, чтобы налоговики записали на него ключ электронной подписи. Какой нужен токен и где его купить, расскажем ниже.

Срок действия. Ключ ЭП действует 12 месяцев. Если получили подпись в январе 2022 года, ей можно пользоваться в течение всего года и переоформить в январе 2023. Если же получили ЭП в июле 2022 года, обновите ее только в июле 2023. 

Как получить электронную подпись, и чем она полезна бизнесу

Как получить ключ ЭП в налоговой

Авторизоваться на сайте ФНС. Чтобы получить электронную подпись, нужно подать онлайн-заявление на сайте ФНС. Услуга доступна только для авторизованных пользователей. Авторизоваться можно двумя способами.

  1. Авторизоваться через логин и пароль — их нужно получить в налоговой. Необходимо взять с собой паспорт.
  2. Авторизоваться через «Госуслуги».

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыДля авторизации через «Госуслуги» выберите соответствующую функциюЗачем нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах, и как ее получить 

Записаться на получение ЭП. Записаться на получение электронной подписи нужно через личный кабинет налогоплательщика.

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыПосле авторизации на сайте ФНС откройте вкладку «Жизненные ситуации»Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыПрокрутите бегунок до конца и выберите услугу «Получить квалифицированную электронную подпись»Сведения о налогоплательщике подгружаются автоматически. Пользователю остается только отправить сформированное заявление. После отправки он получит уведомление, что ответ на заявление поступит в течение пяти дней в личный кабинет налогоплательщика.Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыУведомление подтверждает, что ваше заявление полученоОтвет на заявление обычно приходит в течение 10-15 минут. В пятидневный срок заявителю нужно записаться на прием в любое отделение ФНС. Если пропустит срок, заявление придется подавать повторно.Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документыЧтобы записаться на получение ЭП, кликните по гиперссылкеПосле перехода по ссылке откроется страница онлайн-записи. Пользователю нужно заполнить личную информацию, указать ИНН, выбрать регион и ближайшую инспекцию, указать услугу «Выдача КЭП», выбрать дату и время приема. Откроется вкладка подтверждения. Пользователь проверяет, правильно ли он ввел информацию, и подтверждает запись.Важно: выбирая дату получения ЭП, учтите, что вам нужно успеть купить USB-токен.  Купить USB-токен. На обычную флешку электронную подпись записать нельзя — нужен специальный цифровой носитель.

  • Токен, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.
  • Ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ — эти форматы поддерживает удостоверяющий центр ФНС. 

Цифровой носитель можно купить у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах, например, в Taxcom, Эцп-центре или Cryptostore. Средняя стоимость токена, который отвечает требованиям ФНС — 1 500 ₽. 

Получить ЭП. В день выдачи электронной подписи руководителю нужно лично прийти в то отделение ФНС, которое он выбрал, когда записывался на прием. С собой необходимо принести:

  • сертификат, подтверждающий, что токен соответствует требованиям налоговиков.

Сотрудник налоговой проверяет документы и записывает электронную подпись на ваш токен.Важно: следующую подпись можно будет получить через личный кабинет налогоплательщика. Посещать ИФНС не придется. 

Что изменилось в оформлении ЭП

1. В 2022 году руководители компании и индивидуальные предприниматели могут бесплатно получить ЭП в налоговой.2. Если электронная подпись нужна сотруднику, который подписывает документы по доверенности, получить ЭП можно только в коммерческом УЦ.

Сотрудники подписывают документы от имени организации, если оформили машиночитаемую доверенность.3. Для получения ЭП запишитесь на посещение налоговой в личном кабинете налогоплательщика. 4. Чтобы получить электронную подпись, лично придите в ИФНС. С собой возьмите паспорт, СНИЛС и USB-токен.5.

Если уже получали первую подпись в ИФНС, второй раз можно сделать ЭП удаленно, без посещения налоговой.

Новости, которые нельзя пропускать, — в нашем телеграм-канале

Подписывайтесь, чтобы быть в курсе событий: @life_profit Александра Задорожнева, получила электронную подпись для организации

Зарегистируйтесь, чтобы поделиться историей

Войдите, чтобы поделиться историей

Как получить электронную подпись для портала госуслуг?

Электронная подпись — госуслуги как получить с ее помощью и нужна ли она при их получении, можно ли сделать цифровую подпись бесплатно и как проверить ее подлинность? На все эти вопросы мы подготовили подробные и наглядные разъяснения с иллюстрациями, которые вы найдете в нашей статье.

Нужна ли электронная цифровая подпись для портала госуслуг

Чтобы понять, нужна ли электронная подпись для портала госуслуг, необходимо вначале сформировать общее представление о назначении этой подписи.

Законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ установлено 3 типа ЭЦП, характеристика которых дана ниже в виде схемы:

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

Получается, что для госуслуг нужно оформлять ЭЦП:

  • либо простую, для того чтобы:
    • запросить (получить) справочную информацию (к примеру, о задолженности по налогам, штрафам, судам или размере пенсионных накоплений);
    • записаться в очередь на услуги в образовательных или медицинских учреждениях;
    • оплатить услуги (ЖКХ, госуслуги, налоги, штрафы и т. д.) и др.;
  • либо квалифицированную, для того чтобы отправить (передать) в госорганы юридически важные документы (сведения), связанные с такими событиями, как: 
    • получение (замена) удостоверяющих личность документов (паспорта, водительских прав и т. п.);
    • регистрация транспорта, организации, ИП;
    • подача 3-НДФЛ;
    • оформление сертификатов, лицензий, разрешений и др.

Подробнее о квалифицированной подписи и ее применении читайте в нашем ознакомительном материале «Усиленная квалифицированная электронная подпись — что это такое?».

Читайте также:  Как выбить алименты с бывшего мужа

Таким образом, мы определились, для каких госуслуг нужна простая подпись, а для каких — квалифицированная. Теперь перейдем к разъяснениям о том, где и как получить ЭЦП для госуслуг и можно ли ее оформить бесплатно.

Создание простой электронной подписи для госуслуг

Для того чтобы создать простую ЭЦП, необходимо зайти на главную страницу портала госуслуг, найти в правой части окошко «Вход в госуслуги» и нажать на кнопку «Зарегистрироваться» (как показано на рисунке ниже).

Далее вводим свою фамилию, имя, номер телефона (или почты) и регистрируемся. На указанный номер телефона (или на адрес почтового ящика) придет подтверждающий код (или ссылка). Вводим полученный код (или переходим по присланной ссылке) и нажимаем кнопку «Подтвердить».

Указываем личный пароль, который будет применяться при дальнейшем входе на госуслуги.

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

Далее заполняем все стандартные сведения, устанавливающие личность (паспортные данные, ИНН, СНИЛС), и выбираем способ подтверждения введенных данных:

  • через Центр обслуживания;
  • через «Почту России»;
  • онлайн через веб-версии интернет-банков «Сбербанк Онлайн» и «Тинькофф», а также интернет- и мобильный банк «Почта Банк Онлайн» (при условии что вы являетесь клиентом одного из банков).

После того как внесенные в личном кабинете сведения будут подтверждены Центром обслуживания или «Почтой РФ», простая ЭЦП для портала госуслуг будет считаться созданной.

О мерах предосторожности, связанных с созданием простой подписи, читайте в нашей статье «Как сделать простую электронную подпись?».

Где взять квалифицированную электронную подпись для госуслуг

Квалифицированную ЭЦП так быстро и просто сделать не получится. Для ее оформления необходимо будет обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, представленных на сайте налоговой. Там есть список мест (конкретные организации и адреса), где можно оформить ЭЦП. С 2022 года оформлением занимается только ФНС и одобренные ей удостоверяющие центры.

Не каждый офис удостоверяющего центра занимается выпуском подписей. И обращаться надо не в ту налоговую, к которой относится физическое или юридическое лицо, а в определенную, которая занимается выпуском ЭЦП.

Можно оформить заявку на получение ЭЦП в личном кабинете налогоплательщика на сайте налоговой и после одобрения заявки идти получать подпись.

Оформление квалифицированной электронной подписи для госуслуг физлицами

Для получения квалифицированной электронной подписи для госуслуг нужно будет совершить несколько последовательных действий, описанных ниже.

Какие подготовить документы для получения электронной подписи для госуслуг

Перед подачей заявления на квалифицированную ЭЦП физлицу необходимо подготовить 3 документа:

Кроме того, необходимо будет приобрести специальный носитель — токен, на который будет записана ЭЦП.

Перед посещением оганизации или отделения ИФНС лучше позвонить и уточнить, в какое время можно приехать и следует ли записываться заранее. Иногда токен можно приобрести на месте.

Например, Сбербанк (он является одним из удостоверющих центров) своим клиентам продает токен непосредственно в офисе при оформлениии ЭЦП.  

Получение квалифицированной электронной подписи (ЭЦП) для госуслуг юридическими лицами 

Порядок получения квалифицированной ЭЦП для госуслуг юридическими лицами аналогичен порядку, описанному выше. Но есть одно дополнение — помимо паспорта, СНИЛС и ИНН сотрудника, на которого оформляется квалифицированная подпись, нужны следующие документы:

  • доверенность на сотрудника,
  • ИНН организации,
  • выписка ЕГРЮЛ.

Как бесплатно получить или сделать электронную подпись для госуслуг

Без осуществления денежных трат оформить получится только простую ЭЦП — по той причине, что она создается самим пользователем госуслуг.

О том, как бесплатно создать электронную подпись для госуслуг, мы уже рассказывали во втором разделе нашей статьи.

За квалифицированную электронную подпись для госуслуг как юридическим лицам, так и физлицам придется заплатить порядка 2 тыс. руб. — это примерная стоимость токена. Получение самой полписи производится бесплатно. 

Итоги

Таким образом, для портала госуслуг понадобится либо простая ЭЦП (если планируется запрашивание справочной информации и использование различных сервисов госуслуг), либо квалифицированная подпись (если планируется обмен через госуслуги юридически важными документами).

Для создания простой ЭЦП необходим сам портал госуслуг, где можно бесплатно получить электронную подпись для госуслуг, и ближайшее отделение МФЦ или «Почты России».

Для оформления квалифицированной ЭЦП нужно будет обратиться в один из аккредитованных удостоверяющих центров, одобренных ФНС иоли непосредственной в отделение налоговой.

Инструкция по установке ЭЦП для Госуслуг

На портале Госуслуг можно работать с помощью электронной подписи — ЭЦП. Это значит, что все доступные на портале услуги можно получать дистанционно: вам не придётся лично ходить в государственные организации и ведомства. Расскажем, как добавить ЭЦП в Госуслуги.

Регистрация на портале государственных услуг доступна физическим и юридическим лицам. Физическое лицо может подтвердить свою учётную запись в МФЦ или через онлайн-банк. Юридическому лицу для этого требуется сертификат ЭЦП.

Владелец ЭЦП может уплачивать госпошлину через «Госуслуги» со скидкой 30%. А ИП при регистрации бизнеса могут не платить её вообще.

После регистрации ИП и юридическим лицам будет доступен полный перечень государственных услуг.

На портале можно получать лицензии, выписки, разрешения на различные виды деятельности, регистрировать транспорт, получать юридическую помощь и многое другое.

Для получения ряда услуг нужно подать заявление в электронном виде. Для того чтобы электронный документ имел юридическую значимость, его нужно подписать квалифицированной ЭЦП.

Прежде всего нужно получить электронную подпись. Для этого обратитесь в Удостоверяющий центр ГК «Астрал»:

  • оставьте заявку на получение ЭП;
  • предоставьте необходимые документы;
  • оплатите счёт;
  • пройдите идентификацию;
  • получите сертификат электронной подписи.

Для правильной работы подписи на вашем компьютере нужно поставить криптопровайдер. Кроме того, необходимо подтвердить подлинность сертификата ЭЦП.

Как зарегистрировать ЭЦП на Госуслугах

В личном кабинете на портале Госуслуг есть раздел «Проверка подлинности сертификата». Пользователю необходимо добавить файл сертификата, ввести код с картинки и нажать «Проверить».

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

Как установить электронную подпись для работы на Госуслугах

Технические требования

Чтобы добавить электронную подпись для работы на Госуслугах, вам понадобятся:

Если вы пользуетесь старой версией браузера, ЭП может работать с ошибками.

Настройка браузера

Internet Explorer. Для него понадобятся специальные настройки безопасности. Перед установкой плагина портала Госуслуг настройте следующие параметры:

  • установите последнюю версию браузера;
  • в пункте меню Сервис выберите Свойства обозревателя, перейдите на вкладку Безопасность и выберите Надёжные сайты;
  • нажмите кнопку Сайты и введите в текстовое поле «gosuslugi.ru»;
  • уберите галочку напротив пункта «Для всех сайтов этой зоны требуется проверка серверов (https:)»;
  • перейдите на вкладку Другой;
  • в окне Безопасность выберите Надёжные сайты;
  • во вкладке Параметры безопасности – зона надёжных сайтов установите значение Включить в пункте Доступ к источникам данных за пределами домена;
  • включите все пункты Элементы ActiveX и модули подключения;
  • сохраните изменения;
  • во вкладке Конфиденциальность измените уровень на Низкий, отключите блокировку всплывающих окон и нажмите ОК;
  • во вкладке Дополнительно включите SSL 1.0 и TLS 1.0.

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

После этого можно переходить к установке плагина Госуслуг. Для этого нужно:

  1. В правом верхнем углу браузера открыть настройки и найти Настроить надстройки.

  2. Выбрать Все надстройки.

  3. В левой части выбрать Панели инструментов и расширения, а в правой — найти Crypto Interface Plugin.

  4. В столбце Состояние в правой части должно быть Включено. Если это не так, щёлкните правой кнопкой по названию плагина и выберите Включить. Затем перезагрузите браузер.

Mozilla Firefox. В этом браузере настройка проходит по более простому сценарию:

  1. Обновите браузер до последней версии.

  2. Установите последнюю версию плагина.

  3. Разрешите установку плагина при первом запуске браузера.

  4. Если браузер не предложил установить плагин, включите его вручную в настройках Меню → Дополнения

  5. В разделе Расширения найдите IFCPlugin Extension и включите его.

Электронные трудовые договоры можно будет подписывать через «Госуслуги»

Через «Госуслуги» можно будет подписывать важные документы

Компании смогут электронно подписывать трудовые договоры и направлять кадровые документы сотрудникам. Для этого придётся подключиться к эксперименту и зарегистрироваться на сайте Госуслуг (постановление Правительства от 15.07.2021 № 1207).

Таким образом работодатели могут вести обмен документами с удалёнными сотрудниками в электронном формате прямо на портале. Благодаря этому эксперименту станет возможно заключить трудовой договор, договор о матответственности, оформить допсоглашение. Документы, которые подписаны усиленной электронной подписью на портале, будут иметь равную силу с бумажными документами и обычной подписью.

Читайте также:  Работающие пенсионеры старше 65 лет могут получить еще один больничный с 20 по 30 апреля дистанционно

К эксперименту могут добровольно присоединиться как государственные учреждения, так и обычные организации и ИП – по согласованию с Минцифры России, которое отвечает за проект. Для этого необходимо зарегистрировать на портале Госуслуг личный кабинет ИП или юрлица.

Чтобы участвовать в эксперименте и обмениваться с работодателем электронными документами, сотрудникам также понадобится электронная подпись. Сейчас можно использовать усиленную неквалифицированную или квалифицированную подпись.

На данный момент её еще можно получить в удостоверяющем центре и МФЦ, но в ближайшие три месяца обещают запустить цифровую платформу для выдачи электронных подписей. 

Такие правила заработают с 1 сентября 2022 года. А с 1 марта 2023 года введут единые требования к формату кадровых документов, которые разработают Минтруд, Минцифры и Росархив.

Напоминаем: все самые важные изменения 2022 г. в бухгалтерском учете, налогообложении и МСФО за 5 дней!

В Сочи у самого Черного моря Вы проведете пять незабываемых дней на нашем обучении. Вы узнаете все самые важные изменения 2022 г. в бухгалтерском и налоговом учете, в налоговой оптимизации, Трудовом кодексе и МСФО!

Как перейти на ЭДО с учетом нового ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» Среди главных вопросов курса – практика применения новых ФСБУ 2022 года, налоговые схемы, НДС и налоговый контроль! МЫ СДЕЛАЕМ ВСЕ, чтобы Ваше обучение было насыщенным, максимально комфортным и приятным! СТОИМОСТЬ КУРСА МОЖНО УЧЕСТЬ В РАСХОДАХ для налога на прибыль!

Эдо с работниками через госуслуги с 1 сентября 2022. как подготовиться?

Постепенный переход к цифровизации документов начался еще в 2002 году, с появлением первого закона «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ. Сейчас отчетность для многих субъектов бизнеса сдается только в электронном виде.

https://www.youtube.com/watch?v=CFU_CnjQQYw\u0026pp=ygVu0KfQtdGA0LXQtyDCq9CT0L7RgdGD0YHQu9GD0LPQuMK7INC80L7QttC90L4g0LHRg9C00LXRgiDQv9C-0LTQv9C40YHRi9Cy0LDRgtGMINCy0LDQttC90YvQtSDQtNC-0LrRg9C80LXQvdGC0Ys%3D

В 2019 году подписан закон № 439-ФЗ о введении электронных трудовых книжек. В переходный период использование ЭТК было правом, а не обязанностью. Теперь же для работников, не имеющих стажа и впервые вступающих в трудовые отношения, трудовая книжка только электронная.

Для КЭДО действует похожий принцип — новые сотрудники автоматически подключаются к КЭДО, если его уже используют в компании (есть соответствующие положения, регламенты и т. д.).

Это говорит о серьезности намерений государства по глобальному переходу к цифре.

Изменения, внесенные в ТК в 2021 законом № 377-ФЗ, предоставили работодателям возможность полностью перейти на КЭДО в рамках которого создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде можно без дублирования на бумаге.

Исключения: акты о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, инструктажи по охране труда. Эти документы по-прежнему необходимо оформлять только в бумажном виде!

Технические предпосылки КЭДО

Новая ст. 22.1 ТК позволяет работодателю для организации КЭДО использовать по выбору собственную информационную систему или государственную платформу «Работа в России», с доступом через сайт Госуслуг.

С 1 сентября 2022 года заработает взаимодействие государственной платформы «Работа в России» и информационных систем работодателей с Госуслугами.

ГИС «Работа в России» бесплатна для всех участников процесса. Это создает условия для большинства работодателей с наименьшими затратами интегрироваться в процесс цифровизации кадров.

В рамках развития платформы Роструд обеспечит разработку и утверждение форм и форматов для всех электронных документов к марту 2023 года. Эти типовые формы будут разработаны как комплекс эталонных моделей документирования процессов в сфере трудовых отношений.

На платформе «Работа в России» для любых документов работнику доступны все варианты подписей, в том числе простая подпись. Её можно получить бесплатно через портал Госуслуги.

Организации при работе на платформе со всеми документами могут использовать любую квалифицированную подпись. Какой вид подписи использовать для подписания конкретного вида документов определено в новой ст. 22.3 ТК.

УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) является универсальным инструментом и подходит во всех случаях и для всех кадровых электронных документов.

Механизм взаимодействия работодателя и работника через Госуслуги понятен: свои заявления, уведомления и сообщения работник или соискатель, претендующий на должность в компании, подписывает и направляет в инфосистему работодателя с помощью функционала, доступного в личном кабинете на Госуслугах. Работодатель же получает документы от сотрудников и направляет со своей стороны кадровые документы всем своим работникам.

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Мотивационные предпосылки КЭДО

Кадровый документооборот в электронном виде несомненно имеет ряд преимуществ по сравнению с классическим бумажным документооборотом в сфере трудовых отношений.

  • КЭДО исключает ошибки в документах и возможность их утери. Сохранить бумажный архив документов, который уже есть у организации, можно при помощи Делис Архив. При хранении соблюдаются, как технические условия (влажность, температура), так и законодательство о персональных данных. Делис Архив по соглашению с ПФР сам исполнит запросы сотрудников — предоставит справки или выписки.
  • Гибкость системы КЭДО позволяет в короткие сроки отсортировать и найти нужный документ.
  • У бизнеса появляется реальная экономия на бумаге, расходных материалах, почтовых отправлениях, архивных помещениях и прочих затратах, тесно связанных с бумажным документооборотом и архивом.
  • Коммуникация с персоналом становится оперативной. Это возможность подписания документов в любой момент, с любого устройства (смартфон, ноутбук, планшет), при нахождении в любой точке мира.

Например, так можно легко согласовать отпуск или командировку, получить от сотрудника данные по больничному.

  • Сервисы КЭДО интегрируются с учетной системой, что сокращает время кадровика или бухгалтера на ввод данных.
  • КЭДО помогает мониторить все документы сотрудников: можно просматривать статусы документов и сроки их подписания, управлять напоминаниями через e-mail или смс.
  • Электронный документооборот позволяет снизить риски работодателя.

Например, одно из самых частых нарушений ТК — непредставление расчетных листков. С КЭДО их можно быстро, в несколько кликов, отправить всем сотрудникам компании. Работникам будет сложнее оспорить увольнение или перевод, количество конфликтных ситуаций снизится.

https://www.youtube.com/watch?v=CFU_CnjQQYw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Пока КЭДО не обязанность, а право. Но это не надолго. Поэтому бухгалтеру и кадровику следует понимать, что нужно сделать для перехода на КЭДО уже сейчас.

Как начать работать с КЭДО? Семь шагов перехода

Взвешены все «за» и «против» КЭДО и вы готовы начать использовать все возможности прямо сейчас? Тогда действуйте по порядку.

Шаг № 1. Необходимо назначить лицо, ответственное за разработку ЛНА для перехода на КЭДО, и подготовить соответствующий приказ.

Шаг № 2. Определить, на основании какой информационной системы будет реализован КЭДО. Это может быть информационная система работодателя или государственный сервис «Работа в России». И в том и в другом случае для работника расходов не возникает. Все мероприятия осуществляются за счет работодателя.

Расходы при переходе на КЭДО. Во-первых, это затраты на саму информационную систему. Если использовать государственную, то тратиться не придется. Во-вторых, выпуск ЭП для сотрудников. Также стоит позаботиться о том, чтобы электронные документы, как и обычные, хранились в архиве. Правда, это будет особый вид хранения и доверить его лучше профессионалам Делис Архив.

Шаг № 3. Следует разработать и издать ЛНА в котором нужно регламентировать основные моменты:

  • сведения об инфосистеме, с использованием которой будет происходить КЭДО;
  • порядок доступа к ней;
  • перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых применяется кадровый ЭДО;
  • срок уведомления работников о переходе на кадровый ЭДО и сведения о дате его введения.

Кроме того, нужно будет детально описать сам порядок КЭДО:

  • сроки подписания электронных документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника;
  • периодичность такого подписания и ознакомления;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия посредством КЭДО с работодателем;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе.

Шаг № 4. Настал черед уведомить сотрудников о переходе на КЭДО и получить их письменное согласие на обмен электронными документами. Заставить перейти на КЭДО сотрудника по закону нельзя. Увольнение или отказ в приеме на работу на основании отказа работника использовать КЭДО запрещены.

Следует провести разъяснительную работу, убедить, показать удобство и преимущества от использования нового механизма в первую очередь для самих сотрудников. Сделать акцент на том, что все это для сотрудников бесплатно. Показать, как работает система, обучить, составить памятки и оказывать техпомощь, пока взаимодействие не войдет в привычку.

Шаг № 5. Организуем процесс получения сотрудниками ЭП. Одна из приоритетных задач для работодателя, она же обязанность перед работниками и государством при переходе на КЭДО — обеспечить безопасность информации. Поэтому на практике работодатели часто принимают решение в пользу универсального инструмента — УКЭП.

При этом работник в системе может использовать простую электронную подпись. Фактически подтвержденной регистрации на Госуслугах и авторизации на этом портале уже достаточно для подписания большинства документов.

Шаг № 6. Вносим соответствующие изменения в трудовые договоры работников, составляя допсоглашения с информацией по переходу на КЭДО.

Шаг № 7. Работодатель должен обеспечить взаимодействие своей информационной системы и портала Госуслуг, чтобы:

  • размещать на портале Госуслуг электронные документы, связанные с работой, если работник подал заявление о выдаче таких документов и указал способ их предоставления — размещение на этом портале;
  • предоставлять работнику или лицу, поступающему на работу, возможность направлять в форме электронных документов в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, в отношении которых ведется КЭДО;
  • направлять в личный кабинет работника на портале Госуслуг документы, подписанные простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, если работник подал заявление о размещении документов в его личном кабинете.
Читайте также:  Амнистия для водителей лишенных прав в связи с коронавирусом

Реформа по переводу документов касающихся трудовых правоотношений в электронный формат стартовала уже давно. Лучше внедрять КЭДО планово, без спешки, выверяя каждый шаг, чем делать это в последний момент, когда КЭДО объявят обязательным.

Как бесплатно получить электронную подпись на сайте налоговой — инструкция

© РИА Новости

Зачем нужна электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Хотя некоторые люди по привычке обращаются в налоговые органы лично, большинство пользуется сервисом «Личный кабинет налогоплательщика для физического лица» на официальном сайте ФНС.

При помощи личного кабинета в налоговую можно отправлять широкий перечень документов в электронной форме, от стандартных деклараций до многих других бумаг.

Как раз для этого необходима цифровая подпись, которая подтвердит вашу личность.

Как бесплатно получить электронную цифровую подпись для физического лица на сайте ФНС

Получить электронную подпись можно прямо в личном кабинете налогоплательщика. Собирать отдельный пакет документов или заполнять заявление на выпуск не потребуется: процедура достаточно простая. От вас нужна только зарегистрированная учетная запись на портале государственных услуг.

  • На официальном сайте ФНС перейдите в меню «Сервисы и госуслуги».
  • Слева появится плашка «Личные кабинеты». Кликните на «Личный кабинет для физических лиц».
  • Войдите в личный кабинет через Госуслуги и выберите пункт «Жизненные ситуации».
  • Пролистайте список вниз и найдите «Прочие ситуации».
  • Выберите опцию «Нужна электронная подпись».

Затем сайт предложит выбрать, где будет храниться ваша электронная подпись. Первый вариант (в базе данных налоговой) оптимален для обычных пользователей. Однако если вы предпочитаете хранить важные документы на личном компьютере, можно выбрать и второй (на рабочей станции). Тогда для работы подписи понадобится установить специальную программу: ссылка на нее появится прямо в том же окне.

Третий вариант актуален только для тех, кто уже владеет электронной подписью, оформленной в УЦ ФНС России. Об этом мы расскажем отдельно.

  • Тщательно проверьте реквизиты на предмет ошибок.
  • Придумайте пароль для доступа — его нужно будет вводить каждый раз, когда вы соберетесь подписать тот или иной документ при помощи ЭЦП

После отправки запроса остается лишь подождать: в среднем процесс занимает около тридцати минут. Срок действия сертификата составляет 15 месяцев. Оформить новый сертификат по истечению срока можно точно таким же способом.

Как получить электронную цифровую подпись в МФЦ

Цифровую подпись также можно получить в МФЦ. Для этого вам понадобятся следующие документы.

Где можно использовать подпись

Помимо подачи налоговых документов цифровая подпись также может быть использована на любых электронных площадках и сервисах документооборота. Например, чтобы оформить кредит или зарегистрировать патент.

Как получить квалифицированную цифровую подпись

Любое физическое лицо может подать заявку на получение электронной подписи на официальном сайте ФНС, однако на бесплатной основе налоговый орган выдает только усиленные неквалифицированные подписи. Они подходят исключительно для использования в рамках личного кабинета налогоплательщика. Другие сервисы просто не примут такие сертификаты.

Индивидуальным предпринимателям, нотариусам и представителям организаций, которые хотят пользоваться электронными подписями на коммерческих платформах, предстоит оформить квалифицированную электронную подпись. Для этого стоит обратиться в один из удостоверяющих центров ФНС России. Найти ближайший можно на интерактивной карте на сайте налоговой службы.

Если вы уже оформили квалифицированную подпись, то получать неквалифицированную не нужно. Все операции в рамках личного кабинета налогоплательщика можно выполнять при помощи любой из них, просто первая больше пригодится предпринимателям и сотрудникам различных бизнесов.

Электронная подпись для портала Госуслуги для физических лиц | ЭЦП для Госуслуг: как получить, авторизоваться на сайте?

Юридические и физические лица могут решать повседневные задачи без визита в различные госорганы. Это можно делать в электронном виде, зарегистрировавшись на портале gosuslugi.ru. Один из способов получить полный доступ ко всем услугам — заходить с помощью квалифицированной электронной подписи.

Какие электронные госуслуги будут доступны

Использовать все возможности Госуслуг могут только пользователи с подтвержденной учетной записью. Чтобы получить такой статус учетной записи, нужно зарегистрироваться на портале, заполнить основные данные и подтвердите личность — для последнего шага подойдет квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Вот список самых популярных услуг и сервисов, которые будут доступны вам после того, как вы получите подтвержденную учетную запись на Госуслугах:

Для физических лиц Для юридических лиц
  • Заменить паспорт гражданина РФ
  • Получить загранпаспорт
  • Зарегистрироваться по месту пребывания или месту жительства
  • Зарегистрировать или снять с учета автомобиль
  • Узнать о штрафах ГИБДД
  • Получить сведения о налоговой задолженности или о лицевом счете в Социальном фонде РФ
  • Подать налоговую декларацию
  • Подать заявление на регистрацию брака в ЗАГС
  • и другие — подробный перечень предоставляемых услуг опубликован на портале Госуслуг
  • Зарегистрироваться в ЕИС для участия в госзакупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ
  • Подтвердить вид деятельности в Социальном фонде РФ
  • Подать документы по уплате страховых взносов
  • Получить разрешение на движение по автомобильным дорогам
  • Оформить разрешение на строительство
  • Получить свидетельство частного охранника
  • Оплатить штрафы ГИБДД
  • и другие — подробный перечень предоставляемых услуг опубликован на портале Госуслуг.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Заказать

Как зарегистрироваться на портале Госуслуги физлицу

Использовать все возможности госуслуг могут только пользователи с подтвержденной учетной записью. Чтобы получить такой статус, нужно зарегистрироваться на портале, заполнить основные данные и подтвердить личность 

Подтвердить свою личность можно четырьмя способами:

  • лично прийти в центр обслуживания, их список есть на портале,
  • получить код подтверждения Почтой России,
  • в личном кабинете одного из нескольких банков,
  • использовать для входа квалифицированную электронную подпись.

Как подтвердить личность с помощью КЭП

  1. На главной странице портала выберите «Другой способ регистрации» и внесите данные. 
  2. Подтвердите действие с помощью кода.

     

  3. Авторизуйтесь в личном кабинете и под кнопкой «Найти ближайший центр обслуживания» перейдите по ссылке «Электронной подписи».
  4. Выберите способ подтверждения «Электронной подписью или УЭК».

  5. Подключите токен и нажмите на кнопку «Готово» — начнется проверка электронной подписи. 
  6. Когда данные проверят, отобразится окно с сообщением о подтверждении учетной записи.

Как зарегистрироваться на портале Госуслуги юрлицу

Зарегистрировать организацию на Госуслугах может ее руководитель. Для этого он должен:

  1. Зарегистрироваться как физическое лицо и подтвердить учетную запись.
  2. После того, как учетная запись будет подтверждена, в личном кабинете физлица он должен нажать «Войти как организация» и зарегистрировать юрлицо.
  3. Подтвердить действия с помощью квалифицированной электронной подписи руководителя. Личный кабинет организации станет доступен в течение 15 минут — 5 дней. 

Одно физлицо может создать на портале сколько угодно профилей организаций, если является их руководителем.

Какая электронная подпись подойдет для портала Госуслуги

Для доступа к личному кабинету портала Госуслуг подойдет любой квалифицированный сертификат электронной подписи, в котором указаны ваши данные:

  • руководитель или другой сотрудник, которому дали доступ к учетной записи организации, может использовать КЭП для отчетности и электронного документооборота, если он выпущен на его имя,
  • в остальных случаях подойдет электронная подпись для физических лиц.

Сейчас Правительство пробует новый способ подписания документов на портале — с помощью приложения Госключ. Оно позволяет получить через Госуслуги сертификат электронной подписи. Пока приложение работает в экспериментальном режиме  (Постановление Правительства РФ №1207). С помощью него физлицо может подписывать документы, совершать сделки и другие юридически значимые действия.

Как сделать электронную подпись для портала Госуслуги

Чтобы получить электронную подпись — раньше ее называли электронная цифровая подпись или ЭЦП —   выполните следующие шаги:

  1. Заполните электронную заявку на выдачу сертификата на сайте нашего удостоверяющего центра — кнопка для заполнения ниже. Укажите контактные данные. Вы можете оплатить электронную подпись сами или оформить счет через менеджера. Менеджер, получивший заявку, свяжется с вами и вышлет на контактный e-mail перечень необходимых документов и счет.
  2. Подготовьте пакет документов для получения электронной подписи физического лица. В него обязательно входит:
    • заявление на получение ЭП;
    • паспорт;
    • номера ИНН и СНИЛС.

Если работать на Госуслугах будет представитель юрлица или ИП, то может понадобится доверенность от руководителя.

  1. Дождитесь проверки данных и придите в ближайший офис Контура с оригиналами документов. Мы сверим личность с паспортом, после чего вы получите сертификат электронной подписи для Госуслуг. 

Вся процедура займет около двух дней. Сертификат электронной подписи будет действовать 1 год или 15 месяцев. По истечении этого срока нужно будет получить новый.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ЭП в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Заказать

Adblock
detector