Главная страница » Документация о закупке по 44-ФЗ: состав, требования, сроки хранения

Из настоящей статьи вы узнаете, что такое документация о закупке и из чего она состоит. Это фундаментальная информация, которая будет полезна, как заказчикам, так и участникам закупок, которые только начинают осваивать участие в государственных тендерах.

При проведении государственных закупок в рамках 44-ФЗ заказчик обязан разместить в единой информационной системе (ЕИС) извещение о проводимой закупке, требования к содержанию которого установлены в Законе № 44-ФЗ. К извещению также прикладываются дополнительные документы, что в совокупности и принято называть документацией.

Итак, документация о закупке по 44-ФЗ состоит из:

Извещения об осуществлении закупки (ч.1 ст.42 44-ФЗ) – формируется с помощью функционала ЕИС и подписывается электронной подписью уполномоченным представителем заказчика. Документ размещается на сайте www.zakupki.gov.ru и включает в себя основную информацию о проводимой закупке:

• сведения о заказчике и его местонахождении;
• краткое изложение условий контракта с описанием объекта закупки (количество товара, объем работ, сроки исполнения, наименование предмета поставки);
• начальная (максимальная) цена контракта;
• источник финансирования;
• размер аванса, если предполагается авансирование по контракту;
• идентификационный код закупки;
• ограничения участия в определении поставщика, установленные в соответствии с 44-ФЗ;
• способ определения поставщика;
• требования к участникам о соответствии нормам ст.31 44-ФЗ;
• ссылка на электронную торговую площадку (для проведения открытых электронных процедур) или на специализированную площадку (для проведения закрытых электронных процедур);
• требования к оформлению заявок;
• срок, место и порядок подачи заявок;
• критерии и порядок оценки заявок для конкурсов;
• размер и порядок предоставления обеспечения заявок;
• размер и порядок предоставления обеспечения исполнения контракта;
• информация о предоставлении преимущества по ст.28 и 29 44-ФЗ, а также для категории участников из числа СМП и СОНКО;
• информация об ограничениях и запретах в соответствии со ст.14 44-ФЗ (о национальном режиме);
• информация о банковском сопровождении контракта, если расчеты в части аванса по контракту подлежат казначейскому сопровождению;
• сведения о возможности расторгнуть контракт в одностороннем порядке в соответствии со ст.95 44-ФЗ.

Примечание: Общие требования к содержанию извещения установлены в статье 42 44-ФЗ. Однако для каждого отдельно взятого способа закупок состав сведений и информации, содержащейся в извещении, может отличаться.

Технического задания. Практически каждая документация о закупке содержит раздел “Техническое задание”. Это раздел или часть документации, в которой заказчик описывает объект закупки — товары, работы или услуги. В некоторых случаях эта часть документации может иметь такие названия, как “Смета”, “Дефектная ведомость”, “Спецификация” и т.д.

Этот раздел (часть документации) является для участника закупок самым важным, т.к. именно после его изучения участник принимает окончательное решение об участии или неучастии в той или иной закупке.

Примечание: Правила описания объекта закупки, которыми должен руководствоваться заказчик при подготовке технического задания (сокращенно — ТЗ), установлены в статье 33 44-ФЗ.

Общей части. Это часть документации, в которой заказчик описывает способ закупки, указывает информацию об используемых понятиях и сокращениях, требованиях к участникам и содержанию заявок.

В общей части также прописывается порядок отзыва заявок, порядок предоставления разъяснений документации и порядок оценки заявок. Т.е.

участник закупки, изучив эту часть документации, должен разобраться с тем, что ему необходимо сделать, чтобы принять участие в данной закупке.

Инструкции. В этой части документации должна содержаться информация по подготовке заявок участниками.

Примечание: В 44-ФЗ требование об обязательном наличии инструкции в составе документации установлено для всех закупок (п.3 ч.2 ст.42 44-ФЗ).

Обоснования начальной (максимальной) цены контракта. Это часть документации, в которой представлена информация, на основании которой заказчиком была установлена НМЦК.

Примечание: Согласно ч.1 ст.22 44-ФЗ НМЦК определяется и обосновывается заказчиком с помощью следующих методов:

• метод сопоставимых рыночных цен (анализ рынка);
• нормативный метод;
• тарифный метод;
• проектно-сметный метод;
• затратный метод.

Образцов форм и шаблонов. В этой части документации заказчик размещает образцы форм, которые участнику необходимо будет заполнить при подготовке своей заявки.

Проекта контракта. Неотъемлемой частью любой документации является проект контракта. Т.е. это шаблон контракта, который будет заключен с победителем закупки.

Прочих документов и материалов. Наряду с вышеперечисленными документами заказчик может в составе документации приложить рисунки, схемы, чертежи, технические условия и т.д.

Хотим обратить ваше внимание на то, что состав документации о закупке может меняться в зависимости от того, что закупается заказчиком (товар, работа или услуга) и от того, каким способом эта закупка проводится.

Где и как получить документацию о проводимой закупке?

Как было сказано в самом начале статьи, извещение и документация о закупке размещается заказчиком в ЕИС. Поэтому ознакомиться с этой информацией и скачать её на свой компьютер вы можете с сайта единой информационной системы — www.zakupki.gov.ru.

• Что для этого необходимо сделать?
• Во-первых, вам необходимо зайти на официальный сайт ЕИС и ввести поисковые параметры, воспользовавшись инструментом быстрого или расширенного поиска.
• 
• Во-вторых, в результатах выдачи по вашему поисковому запросу найти подходящую закупку и нажать по номеру закупки.
• 
• В-третьих, в разделе «Документы» вы найдете извещение и всю необходимую документацию о закупке, которую необходимо скачать на компьютер:
• 

Хотим обратить ваше внимание на то, что документы могут быть прикреплены на сайте, как в виде отдельных файлов, так и виде одного файла (архива).

Вся информация и документация, размещенная на сайте ЕИС, предоставляется абсолютно бесплатно.

В случае необходимости вы также можете запросить у заказчика комплект документации на бумажном носителе. В данном случае заказчиком может быть предусмотрена плата за предоставление документации, но не превышающая расходы на создание копии такой документации.

Изменения и разъяснения документации о закупке

В том случае если в ходе изучения документации о закупке у вас возникли какие-либо вопросы, то вы можете направить в адрес заказчика запрос на разъяснение положений документации. При участии в электронном аукционе или конкурсе участник может подать не более 3-х таких запросов. Для запроса котировок запросы на разъяснение не предусмотрены.

Такой запрос может быть направлен участником открытого электронного конкурса или аукциона не позднее чем за 3 дня до окончания срока подачи заявок.

Заказчик также может вносить изменения в документацию о закупке, как по собственной инициативе, так и в связи с поступившим запросом от участника закупки не позднее чем за 1 рабочий день до окончания срока подачи заявок. При этом срок подачи заявок продлевается со дня публикации в ЕИС изменений в извещении (ч.4 ст.42 44-ФЗ):

• для электронного аукциона – не менее 7 дней;
• для электронного конкурса – не менее 10 дней;
• для электронных аукционов с НМЦК до 300 млн ₽ и для ЭА на строительство, снос, реконструкцию, капремонт с НМЦК до 2 млрд ₽ — не менее 3 дней;
• для электронных запросов котировок – не менее 3 дней.

Важный момент: Изменять объект закупки и увеличивать обеспечение заявки запрещено.

Документация, как инструмент ограничения конкуренции

Заказчик может механически влиять на количество участников закупки. Очень часто в документации устанавливаются требования по товару таким образом, чтобы соответствовать этим требованиям мог только один или несколько участников.

Ограничения можно установить в документации, выдвинув требование для одного товарного знака.

Также способом уменьшения участников пользуются при помощи включения в позицию контракта нескольких видов продуктов, для которых требуют различные характеристики.

Иногда пользуются вариантом, когда к одному лоту выдвигают требования по множеству характеристик, взаимосвязанных между собой в документации.

Такие действия заказчика считаются нарушением. Законодательством предусмотрено четкое описание товаров (работ, услуг), которые являются объектом закупки.

Необоснованные требования, установленные заказчиком в документации, могут быть обжалованы участником в ФАС. Поэтому, обращайте пристальное внимание на установленные заказчиком требования еще на этапе изучения документации.

Сколько хранится документация по закупкам 44-ФЗ?

Согласно ч.15 ст.4 44-ФЗ документация, которая оформлялась заказчиком без использования сайта ЕИС и электронных площадок в части формирования цены, в том числе при осуществлении закупки для единственного поставщика, хранится заказчиком не менее 6 лет с даты начала осуществления закупки.

А Согласно ч.8 ст.5 44-ФЗ сведения и документация, подготовленные с помощью функционала ЕИС и опубликованные на этом сайте хранятся одним или несколькими органами федеральной власти не менее 6 лет после окончания закупки.

Вот мы и рассмотрели с вами основные моменты, относящиеся к документации о проводимой закупке. Правильно составленная документация позволит участникам закупок безошибочно подготовить свои заявки, а заказчикам избежать штрафов и проверок со стороны контрольных органов. Если у вас остались вопросы, то можете задавать их ниже в х к этой статье.

Подпишитесь на гостевой Телеграм-чат Тендерного клуба, где вы так же можете задавать вопросы и быть в курсе наших мероприятий, касающихся сферы госзакупок. Каждую среду проводим прямые эфиры на которых обсуждаем последние новости и изменения в контрактном законодательстве.

Вам также может понравиться

Сколько хранить госконтракты и договоры, связанные с закупками

Рассказываем о сроках хранения государственных и муниципальных контрактов, а также договоров, заключенных по результатам закупок организациями с госучастием и их дочерними компаниями (федеральные законы № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ). Объясняем, почему нельзя руководствоваться только ст.

 224 и 225 Перечня управленческих документов, где предусмотрен срок хранения 5 лет ЭПК? Какие более длительные сроки хранения установлены в профильном законе и постановлении Правительства РФ? Как срок хранения зависит от носителя договора (бумажного или электронного)? Как отразить дела с договорами и допсоглашениями, заключенными на бумаге и оставшимися в вашей организации, а также заключенными в электронном виде и хранящимися на электронной торговой площадке?

Договоры о закупках

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поскольку этот Перечень не конкретизирует, о каких закупках идет речь, то можно предположить (исходя из самого наименования статьи), что речь идет о закупках, которые регулируются Федеральным законом от 18.07.

2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» 2.

Положения указанного закона регламентируют закупки, которые проводят организации с государственным  3 участием (наполовину или более чем наполовину принадлежащие государству, а также их дочерние структуры).

Но закупками, то есть проведением конкурентных процедур, закупками у единственного поставщика занимаются не только организации с госучастием.

Зачастую это делают и просто коммерческие компании, которые осуществляют закупки путем проведения торгов, в т. ч.

 на электронных торговых площадках, что регулируется уже не Законом № 223-ФЗ, а локальными нормативными актами конкретной организации.

Так, например, на Электронной торговой площадке Группы Газпромбанка (ЭТП ГПБ) работают секции закупок:

• по Закону № 223-ФЗ о закупках;
• по Федеральному закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» 4;
• для коммерческих организаций введена в эксплуатацию секция закупок, обеспечивающая реализацию требований постановления Правительства РФ от 01.07.2016 № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме и порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг в целях выполнения функций специализированной некоммерческой организации, осуществляющей деятельность, направленную на обеспечение проведения капитального ремонта общего имущества в многоквартирных домах» 5.

Поэтому возникает вопрос, какие закупки регулирует данная статья. Если все-таки предположить, что ст. 225 Перечня УД 2019 г.

регулирует закупки только по Закону № 223-ФЗ, то возникает резонный вопрос: что делать обычным коммерческим компаниям, деятельность которых не регулируется этим законом, но закупки они осуществляют, какой статьей им руководствоваться при определении срока хранения договоров, заключенных по результатам закупок?

В рамках Закона № 223-ФЗ можно закупать товары, услуги или работы. Но вполне возможно, что ваша организация осуществит закупку и таких работ, которые предусмотрены Перечнем НТД 2021 г. 6

Договоры (контракты) о проектировании, разработке, создании, внедрении и сопровождении при эксплуатации информационных систем и документы к ним (технические задания, акты классификации, планы, перечни и другие) хранятся:

• и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК;
• а в эксплуатирующих организациях – ​постоянно (ст. 96 Перечня НТД 2021 г.).

Договоры (контракты) на опытно-конструкторские работы, составные части опытно-конструкторских работ, разработку эскизных проектов, технических проектов и других видов работ и документы к ним (технические задания, протоколы, соглашения, акты, дополнения к техническим заданиям и другие) хранятся:

• и в организации-разработчике, и в организации-заказчике – ​15 лет ЭПК (ст. 191 Перечня НТД 2021 г.).

Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: сроки для контрактов, плана-графика, протоколов и как они устанавливаются?

В ходе проведения закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ у заказчика остается на руках существенный массив документации в форме протоколов, извещений и пр. Под сроками хранения закупочной документации понимается законодательно установленный временной период, в течение которого компания должна хранить документы о закупках после завершения торгов.

Правовое регулирование

Сроки хранения документов по закупкам должны регулироваться:

• ФЗ-44 «О контрактной системе…»;
• ФЗ-223 «О закупках товаров и услуг….»;
• ФЗ-125 «Об архивном деле РФ»;
• Указом Президента №293 «Вопросы федерального архивного агентства»;
• Приказом Минкультуры №558 «Об утверждении перечня типовых…»;
• Методическими рекомендациями по разработке инструкций от органов исполнительной власти, которые были утверждены Росархивом в 2009 г. №76;
• Основными правилами работы архивов организаций от 2002 г.

Сроки хранения документации по закупкам

Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и бумажном виде. Согласно действующему законодательству, есть определенный перечень регистров, которые должны храниться в бумажной форме.

Необходимость хранения документации обусловлена на случай возникновения претензионных споров либо проверки контролирующих инстанций.

В 44-ФЗ отсутствует строгий регламент для сохранения закупочных регистров. При этом здесь указано на необходимость обеспечения должного хранения:

1. Конкурсной документации с изменениями и разъяснениями.
2. Заявок на участие в закупке в форме конкурса.
3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.

Указанные документы, согласно ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, должны храниться как минимум 3 года. Аналогичные сроки указаны в письме Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 г. Документация об изменениях, разъяснениях закрытого аукциона, заявки на участие и все протоколы по закрытым закупкам по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ также хранятся три года. Трехгодичные сроки хранения документов также подтверждаются ст. 196 Гражданского кодекса, то есть они устанавливаются равными срокам исковой давности.

Начальной точкой отсчета для определения периода сохранности составляет 1 января года, который следует за датой осуществления процедуры.

Ответственность за хранение документации, которая была сформирована при проведении электронного аукциона, возлагается на электронные торговые площадки. Это указано в п. 10 ст. 60 44-ФЗ.

Согласно ст. 272-279 Приказа Минкультуры, предусмотрены иные сроки хранения закупочной документации. Так, по этому документу все регистры в области закупок нужно хранить как минимум 5 лет, кроме особо крупных контрактов. Сроки хранения последних должны составлять не менее 10 лет.

Представим данные о хранении из приказа Минкультуры №558 в табличной форме.

Номер статьи	Тип документа	Срок хранения
272	Государственные контракты	5 лет
273	Документация по закупкам: протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, планы-графики, доверенности, копии договоров и пр.	5 лет
274	Положения о закупочных комиссиях, отчеты по контрактам, план закупок	Бессрочно
275	Переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов	5 лет
276-278	Журналы регистрации	5 лет

Хотя Приказ Минкультуры идет вразрез с положениями ФЗ-44, но по нормам российского законодательства федеральные законы обладают приоритетом перед Приказами отдельных ведомств.

Из-за этого заказчику следует руководствоваться следующими правилами: документы по конкурсам и аукционам хранятся не менее 3 лет, по другим формам закупок – не менее 5 лет, документация по крупным закупкам должна храниться не менее 10 лет, после чего она передается в архив.

Как устанавливаются сроки хранения

Заказчик наделен правом самостоятельного регламентирования перечня и периода сохранности регистров. Для этого ответственный работник готовит внутренний приказ в свободной форме, в котором будет регулироваться сохранность материалов в области контрактной деятельности.

В указанном приказе заказчик должен прописать сроки для хранения документации, но они не должны быть менее тех, которые прописаны в 44-ФЗ. В приказе также указываются дата и место его оформления и ответственное должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность документов. Приказом утверждается перечень документов, который подлежит хранению у заказчика, состав экспертной комиссии, которая станет ответственной за учет материалов.

Приказ подписывает руководитель компании-заказчика, а также назначенные им должностные лица. Последние обязаны подписать приказ, чтобы подтвердить факт ознакомления с содержанием.

Таким образом, минимальные сроки хранения документации по 44-ФЗ составляют три года. По истечении трех лет заказчик должен либо продолжать хранение регистров, либо уничтожить их. В Приказе Минкультуры указано, что сроки хранения документов по крупным контрактам составляют от 10 лет, по другим закупкам – 5 лет. 44-ФЗ имеет приоритет перед Приказами министерств.

Новые сроки хранения документации по 44 ФЗ с 2020 года

Госзакупки

Срок хранения документов по 44 ФЗ — это диапазон от 3 до 5 лет. Он устанавливается, исходя из значимости, для проверки органами контроля и решения споров хозяйствующих субъектов. С 18.02.2020 хранить документы нужно по-новому.

2 марта 2020
Дмитриева Наталья

Закон не содержит детальный регламент и срок хранения аукционной документации по 44 ФЗ. Отдельные статьи указывают о должной сохранности:

• конкурсной документации (с разъяснениями и изменениями);
• заявок, проводимых в виде конкурсов;
• протоколов вскрытия конвертов и аудиозаписей.

Периодичность содержания закупочной документации в учреждении устанавливается равной (не менее) периоду исковой давности — минимум 3 года (ч. 15 ст. 53 и ч. 13 ст. 90 ФЗ-44).

За сохранность регистров электронных аукционов отвечают электронные торговые площадки (п. 10 ст. 60 ФЗ-44).

Предельный срок хранения всех документов по закупкам устанавливается приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 (п. 217-233 утвержденного перечня), который определяет минимальный период равным 3 годам для всех основных регистров госзакупок. Вот актуальная таблица:

Пункт перечня по приказу № 236
Тип
Сколько сохранять

224, 225	Государственные и муниципальные контракты	Срок хранения контрактов по 44 ФЗ — 5 лет со дня исполнения
219-223	Протоколы, аудиозаписи, конкурсная документация, доверенности, переписка о проведении конкурсов, запроса котировок, аукционов	3 года после окончания процедур, заключения договора, признания закупки несостоявшейся — независимо от объекта и объема заказа
217	Положения о закупочных комиссиях, реестры и отчеты по госконтрактам	Бессрочно
218	Планы-графики	3 года
227, 228	Журналы регистрации	3 года
226	Реестры закупок без заключения госконтрактов	До момента ликвидации учреждения

Период сохранности начинается 1 января года, следующего за датой осуществления процедуры.

Сколько хранить по 223-ФЗ

Заказчикам по конкурентным процедурам, осуществляемым в рамках законодательства о закупках отдельными видами юридических лиц, рекомендовано сохранять регистры в течение 3 лет — вот какой срок хранения документов по 223 ФЗ (ч. 12 ст. 3.2). К обязательным бланкам относятся:

• извещения о проведении закупки;
• документация, изменения и разъяснения;
• протоколы;
• заявки и итоговые предложения участников.

По окончании установленного времени бумаги уничтожают.

Как зафиксировать период

Заказчик самостоятельно регламентирует перечень и срок хранения закупочной документации по 223 ФЗ и 44-ФЗ. Вот как это делается:

1. Определяется порядок передачи документации в архив.
2. Готовится внутренний приказ в свободной форме. Он содержит:

• перечень документов, которые хранятся у заказчика;
• периодичность;
• состав специализированной комиссии, ответственной за учет сохраняемого;
• дату и место;
• ответственное лицо организации.

Приказ подписывает руководитель компании-заказчика и назначенные должностные лица после ознакомления.

БУ СДЮСШОР «Аллюр» ПРИКАЗ № 123 О хранении документов по закупкам В соответствии с положениями части 15 статьи 53, части 13 статьи 90 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, ПРИКАЗЫВАЮ: Назначить ответственным за сохранность документов БУ СДЮСШОР «Аллюр» руководителя отдела кадров Александрову Александру Александровну. Поручить Александровой А.А. разработать перечень видов документации, хранить которую обязательно. Создать экспертную комиссию в составе: председатель комиссии: члены комиссии: Экспертной комиссии в срок до 18.02.2020 разработать порядок учета поступающей на хранение закупочной документации и порядок передачи документов на архивное хранение, определить сроки оперативного и архивного хранения документов, разработать мероприятия по обеспечению сохранности и конфиденциальности сведений, содержащихся в документах. Установить срок начала хранения с 18.02.2020. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. 07.02.2020 Подпись

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Срок хранения документов о закупках по 44-ФЗ

После проведения закупки на руках у заказчика остается большое количество документов: план-графиков, планов, протоколов, контракта и так далее. Их необходимо заархивировать и отправить на хранение. Это делается на случай возникновения претензионных споров или проверки контролирующих органов. Но встает резонный вопрос, сколько лет следует хранить у себя эти документы.

Регламентируемые сроки

Однозначного ответа на вопрос 44-ФЗ не дает. Но в нем можно найти указания на сроки хранение документов, оставшихся после отдельных процедур.

Так, в соответствии со статьей 53 заявки на участие в конкурсе, протоколы, вся конкурсная документация и изменения к ней подлежат хранению на протяжении трех лет.

После этого заказчик на свое усмотрение может продолжить ее хранение или передать на уничтожение.

Аналогичная информация касается и закрытых аукционов. Порядок хранения документации, всех протоколов, а также разъяснений документации прописан в части 13 статья 90 44-ФЗ. Согласно этому пункту срок хранения составляет не менее трех лет.

Ответственность за хранение документации, связанной с электронными аукционами возлагается также и на электронные торговые площадки. Это установлено пунктом 10 статьи 60.

Трехгодичный срок хранения документов подтверждается и статьей 196 Гражданского кодекса. Именно такой период считается сроком исковой давности. Соответственно, более длительное хранение с точки зрения разрешения претензионных ситуаций не имеет смысла. 

Одновременно с этим Министерство культуры издало приказ №558 от 25.08.2010, в пунктах 272-279 утверждается перечень документов, подлежащих длительному хранению. Из этого приказа следует вывод, что всю документацию, имеющую отношение к закупкам государственных учреждений, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Сведения о крупных закупках должны храниться не менее 10 лет.

Что же делать заказчику?

Приказ Минкультуры идет в разрез с 44-ФЗ. Согласно российскому законодательству федеральные законы имеют приоритет над приказами отдельных министерств. В связи с этим во избежание конфликтных ситуаций заказчику стоит руководствоваться следующими правилами:

1. Документы, которые относятся к закрытым аукционам и конкурсам, хранить на протяжении минимум трех лет.
2. Документы по всем остальным видам закупок хранить на протяжении пяти лет.
3. Всю документацию, которая касается крупных закупок, хранить не менее 10 лет. А по истечению этого срока передавать в архив.

Соблюдение таких правил поможет в будущем избежать конфликтных ситуаций при проверке контролирующими органами.

Сколько лет хранятся документы по закупкам по 44-ФЗ: как устанавливаются сроки, как формируется приказ?

После завершения закупки по нормам 44-ФЗ заказчик должен оформить должное хранение всех оформленных им документов. Сроки хранения устанавливаются продолжительностью от 3 до 10 лет в зависимости от типа документа и начальной цены контракта. В указанный период времени не допускается уничтожать документацию.

Правовое регулирование

После завершения закупки у заказчика на руках остается большой массив документации: план-график, протокол, контракт, допсоглашения к нему и пр. Все они должны быть заархивированы и переданы на хранение. Это необходимо на случай возникновения споров, проведения проверок и пр.

Закупочная документация заказчика может храниться в электронном или бумажном вариантах.

Сроки хранения всей документации в самом 44-ФЗ никак не регламентируется. Здесь прописаны только сроки обеспечения сохранности бумажной документации. При определении сроков хранения электронных документов заказчику необходимо опираться на положения иных нормативно-правовых актов.

Порядок сохранности документов по закупке регулируется по следующим нормативно-правовым актам и разъясняющим документам:

• на основании законодательства о контрактной системе по ч. 15 ст. 53 44-ФЗ, ч. 13 ст. 90 44-ФЗ;
• по Письму Минэкономразвития № Д28и-1805 от 2017 года;
• по ФЗ от 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• по Приказу Министерства культуры №558 от 2010 года;
• по Методическим рекомендациям по разработке инструкций от органов исполнительной власти, утвержденные Росархивом в 2009 году, за номером 76.

Сроки хранения документации по закупкам

Минимальные сроки хранения документов по закупкам в рамках 44-ФЗ установлены как 3 года. По истечении указанного периода заказчик может продолжать хранить документы или должен уничтожить их.

В рамках 44-ФЗ не предусмотрен строгий регламент для обеспечения сохранности регистров по закупкам. Здесь указано только на необходимость обеспечения сохранности следующих документов:

1. Документации по конкурсу.
2. Заявок на участие в конкурсе и аукционе.
3. Протоколов и аудиозаписей вскрытия конвертов.
4. Документация об изменении закрытого аукциона.
5. Все протоколы на участие в закрытой закупке.

Конкурсная документация, заявки на участие конкурса, протоколы рассмотрения заявок конкурсной комиссией и аудиозаписи вскрытия конвертов подлежат хранению в течение 3 лет (на основании ч. 15 ст. 53 44-ФЗ и по письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года). Все документы по изменениям в закупочной документации в области закрытого аукциона, предоставленными заказчиками разъяснениями по закрытому аукциону, протоколы и заявки на участие должны храниться не менее 3 лет по ч. 13 ст. 90 44-ФЗ и Письму Минэкономразвития №Д28и-1805 от 2017 года).

Трехгодичные минимальные сроки хранения документации можно подтвердить и на основании ст. 196 Гражданского кодекса. Именно такой период установлен в качестве срока исковой давности. Соответственно, с точки зрения судебных разбирательств, более длительный период хранения лишен смысла.

На основании ч. 1 ст.

2 ФЗ-44 поставщику следует дополнительно опираться на положения Конституции, Гражданского и Бюджетного кодексов, а также на другие законы, которые регулируют отношения в процессе закупок и исполнение контрактов.

В одном из таких документов есть противоречия по срокам хранения документов с 44-ФЗ. Так, по 125-ФЗ «Об архивном деле» документы по закупкам должны храниться не менее 5 лет.

В Приказе Минкультуры №558 от 2010 года в п. 272-279 подчеркивается, что вся документация по государственным и муниципальным закупкам может храниться не менее 5 лет. Для материалов по крупным и особо крупным заказам указанные сроки составляют не менее 10 лет.

Таким образом, рекомендации Минкультуры идут вразрез с требованиями 44-ФЗ. В данном случае заказчику нужно понимать, что приоритетом обладают нормы законодательства о контрактной системе.

То есть в отношении тех документов, которые перечислены в 44-ФЗ, нужно обеспечить трехлетние сроки хранения.

В отношении неуказанных здесь документальных сведений сроки хранения устанавливаются, как 5 лет по Приказу Минкультуры.

В указанный перечень документов, которые нужно хранить 5 лет, можно включить извещения о закупке, сводные заявки, технические задания, календарные планы, доверенности, копии договоров, информационные карты. Сюда входят все документы, которые сформированы при закупках единственного поставщика, через запросы котировок и предложений.

Документация по крупным закупкам по истечении 10 лет передается в архив, то есть она будет храниться бессрочно.

Сроки хранения можно различать в зависимости от способа закупки и стоимости контракта. Сроки хранения отдельных документов по 44-ФЗ составляют:

1. Государственных и муниципальных контрактов по 44-ФЗ – 5 лет.
2. Весь перечень закупочной документации, включая переписку между заказчиком и поставщиком – 5 лет (документы хранит как заказчик, так и поставщик).
3. Регистрационные журналы – 5 лет.
4. Реестры закупок без подписания контракта – 5 лет после завершения процедуры.
5. Положения о комиссиях, план закупок, план-график, реестры контрактов и отчеты по контрактам – бессрочно.

Сроки начинают отсчитываться с 1 января следующего календарного года за годом проведения закупочной процедуры.

Например, контракт был исполнен в октябре 2019 года. Сроки хранения документов по нему должны отсчитываться начиная с 1 января 2020 года.

Перечень и сроки хранения документации в архиве заказчика определяются самим заказчиком самостоятельно, и регламентируется данная процедура через приказ. В этом приказе заказчик регулирует процесс обеспечения сохранности материалов в области контрактной системы.

Период времени, в течение которого нужно обеспечить хранение регистров госзаказа, не может быть меньше указанного в 44-ФЗ.

Приказ имеет свободную структуру, но в нем необходимо прописать следующие аспекты:

1. Перечень документов, которые должен хранить заказчик.
2. Ответственное лицо за хранение со стороны заказчика.
3. Состав экспертной комиссии, которая является ответственной за порядок учета документальных материалов.
4. Начало периода хранения (с 1 января следующего года).

Приказ должен подписать руководитель заказчика, а также перечисленные в приказе ответственные лица. Последние расписываются в подтверждение того, что они были ознакомлены с текстом приказа.

Таким образом, заказчик должен обеспечить хранение закупочной документации в течение 3 лет. При этом заказчик вправе установить собственные более длительные сроки и прописать их в документации по закупке.

Перечень документации, которая передается на хранение, срок ее хранения устанавливается заказчиком самостоятельно. Для этих целей формируется внутренний приказ.

В Приказе Минкультуры указано на другие минимальные сроки хранения документов: они составляют от 10 лет по крупным контрактам и 5 лет – по иным закупкам.

Хранение документов о закупках по Закону 44-ФЗ — Компания «АПИ»

Минимальный набор документов, которые заказчик должен хранить, и срок такого хранения предусмотрены Законом N 44-ФЗ лишь для конкурса и закрытого аукциона (ч. 15 ст. 53, ч. 13 ст. 90 Закона N 44-ФЗ).

Необходимо соблюдать сроки хранения документов, установленные Перечнем N 236 (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.3 Инструкции N 237). Это снизит риск претензий со стороны контрольных органов и позволит вам предоставлять нужные сведения при проверках. После истечения сроков хранения продлите их или уничтожьте документы (п. 4.3 Инструкции N 237).

Контракты храните не менее пяти лет со дня истечения срока действия, прекращения обязательств по ним. После истечения пятилетнего срока контракты могут быть отобраны экспертно-проверочной комиссией для постоянного хранения (ст. 224 Перечня N 236).

Для установления сроков хранения конкретных документов о закупках воспользуйтесь таблицей:

Номер статьи Перечня N 236	Документы	Срок хранения
217	Положения (регламенты) о контрактных управляющих; контрактной службе; комиссиях по осуществлению закупок	Постоянно
226	Реестры закупок, осуществленных без заключения государственного или муниципального контракта	До ликвидации организации
224	Государственные и муниципальные контракты	Пять лет. После истечения этого срока экспертно-проверочная комиссия может отобрать контракты на постоянное хранение. Исчисляйте этот срок со дня истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по нему
12	Документы к контрактам (расчеты, заключения, справки, переписка)	Пять лет
218	Планы-графики	Три года. Исчисляйте этот срок с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено. Срок хранения журналов исчисляйте с 1 января года, следующего за тем, в котором завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции N 237)
219	Документы, составленные при проведении конкурса (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
220	Документы, составленные при проведении аукциона (извещение, документация, внесенные изменения, разъяснения документации, заявки, протоколы)
221	Документы, составленные при проведении запроса котировок (извещения, запросы, заявки, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, протоколы)
222	Документы, составленные при проведении запроса предложений (извещения, приглашения, аудиозаписи вскрытия конвертов с заявками, конвертов с окончательными предложениями, протоколы)
227	Журналы регистрации заявок на участие в закупке
228	Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки и прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками
229	Переписка по осуществлению закупок

Важно!