Если в вашей компании есть хоть один работник, который отказался переходить на электронную трудовую книжку,  то вам обязательно  нужен особый учетный журнал. С 2021 года работодатели разрабатывают и ведут его по особым правилам.

Каждый работодатель обязан вести учет бумажных трудовых книжек (ТК) своих сотрудников с момента заключения договоров с ними.

Данные о датах трудоустройства, работнике и принадлежащем ему документе записывает в журнал регистрации трудовых книжек работодатель или назначенное лицо, например специалист отдела кадров.

Закон требует, чтобы такую регистрационную книгу вела каждая организация и каждый ИП, у которых имеются наемные работники, решившие вести документ о стаже на бумаге.

Даже если учетная книга закончилась и не имеет пустых страниц, то ее не сдают в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Если в это время на хранение работодателю передали дополнительные документы, то сведения о них вписывают в новый учетный бланк.

Разработка и заполнение

С 1 сентября 2021 г. действует обновленный Порядок ведения и хранения ТК (утвержден Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н), где указано, что бланк книги учета движения ТК работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Для удобства пользования в нем предусматривают следующие столбцы:

• порядковый номер регистрируемой записи;
• дату приема сотрудника на работу и получения от него ТК (число, месяц, год цифрами);
• фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
• серию и номер ТК или вкладыша, если они имеются;
• дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
• сумму, внесенную за бланк (если он выдается за деньги);
• дату выдачи на руки;
• подписи представителя работодателя и работника.

После разработки и утверждения шаблона документ распечатывают. Рекомендуется страницы пронумеровать, документ прошнуровать, а концы шнура — опломбировать.

Опломбирование – необязательное требование после 01.09.2021. Но при желании вы вправе поставить пломбу на оборотной стороне книги.

Руководитель организации заверяет книгу подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней, ставит печать, если есть.

Заполняя документ, помните, что все записи следует делать разборчивым, аккуратным почерком. Данные подтверждаются подписью специалиста, который их внес.

Когда сотрудник увольняется или переходит на электронные сведения о профессиональной деятельности и стаже, этот факт обязательно регистрируют в журнале, поскольку в этот момент отдают бумажную ТК ее владельцу.

Если человек увольняется, то указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

Факт получения на руки ТК необходимо заверить подписью работника. Если он лично трудовую книжку не получал, то предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

Так выглядит образец журнала выдачи трудовых книжек на руки, который актуален и при выдаче ТК в связи с увольнением, и после подачи заявления об отказе от ее ведения на бумажном носителе.

Если отсутствует журнал учета трудовых книжек в 2023 году или есть отказ его корректно и регулярно вести, то это рассматривается как нарушение законодательства. В таком случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — от 1000 рублей, для организаций — от 30 000 рублей.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Объясняем требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: как можно заменить сургучную печать более современной голографической пломбой, как оформить заверительную надпись на сшиве и др.

Даем пошаговую инструкцию по заполнению этой Книги и поясняем спорные вопросы: как в ней отражать вкладыши и информацию об ответственных лицах? как вносить исправления? Показываем, как закрыть один том Книги, чтобы начать следующий.

На примере объясняем, с какого года начинать исчислять срок хранения: отталкиваться от даты заполнения последней строки о получении работодателем трудовой книжки работника или от более поздних дат выдачи трудовых книжек обратно работникам при их увольнении? что делать, если остались невостребованные трудовые книжки уже уволившихся сотрудников?

Необходимость ведения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей установлена п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 1. Отказаться от ее ведения работодатель не вправе 2.

Так как в этой Книге сотрудники расписываются за сдачу работодателю своей трудовой книжки и за ее получение, то она по-прежнему ведется в бумажном виде.

Требования к оформлению

Вопрос о целесообразности скрепления книг именно сургучной печатью или пломбой давно обсуждается в профессиональных кругах. Многие высказывают мнение о нецелесообразности подобных мер при возможности скрепления подписью и печатью на сшивке. Ведь при нарушении сшивки Книги с целью внесения в нее «задним числом» сведений, следы вмешательства тоже останутся.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY\u0026pp=ygWfAdCa0L3QuNCz0LAg0YPRh9C10YLQsCDQtNCy0LjQttC10L3QuNGPINGC0YDRg9C00L7QstGL0YUg0LrQvdC40LbQtdC6INC30LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQuCDQv9GA0LDQstC40LvQsCDQvtGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjw%3D%3D

Против отмены использования сургучной печати в кадровых документах ничего не имеют и госорганы.

В проекте Плана проведения оценки фактического воздействия нормативных правовых актов на 2019 год 5, подготовленном Минэкономразвития России к общественному обсуждению в период с 01.08.2018 по 28.08.

2018, было предложено исключить вышеуказанные требования по оформлению Книги учета трудовых книжек, как устаревшие, а кроме того, затрудняющие поэтапный переход к внедрению электронных технологий в кадровом документообороте.

В частности, ведомство указывало: «Целесообразно исключить из абзаца четвертого пункта 41 Правил устаревшие положения, обязывающие работодателей скреплять сургучной печатью или опломбировать Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, оставив при этом нормы об обязательной нумерации указанных книг и заверении подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. Устаревшим данное требование является по следующим причинам: сургуч со временем становится хрупким и не обеспечивает той надежности, которая от него требуется. Для работы с сургучом следует его расплавить, т.е. возникает риск ожогов у работников и пожаров, печать объемна, при ее наличии заполнять книгу неудобно».

Добавим, однако, что в утвержденный Минэкономразвития План на 2019 год данное предложение не попало 6. Но мы видим, что в этом направлении есть определенные подвижки.

Несмотря на видимое неудобство данного требования, соблюдение его на настоящий момент обязательно. В случае нарушения требования к оформлению Книги учета движения трудовых книжек, установленного абз. 4 п. 41 Правил, работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Так случилось, например,…

Книга учета трудовых книжек. Поступление и выбытие

Порядок учета поступления и выбытия трудовых книжек сотрудников предприятия

Согласно нормам и правилам на каждом предприятии ведется учет движения всех документов. Эти правила касаются не только отдела бухгалтерии и канцелярии, но и также отдела кадров.

При трудоустройстве в организацию на каждого работника заводится личное дело с данными и сведениями о работнике. Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю.

В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.

С 2019 года сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника будут аккумулироваться в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Сюда работодатели должны будут передавать сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основаниях прекращения трудового договора.

Ведение трудовых книжек в бумажном виде будет производиться работодателем только для тех работников, которые подадут до конца 2020 года об этом письменное заявление.

Работникам, не подавшим такое заявление, трудовые книжки выдаются на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение) и для них ведение сведений о трудовой деятельности производится в электронном виде.

Лицам, впервые поступающим на работу, трудовая книжка не оформляется, а записи об их трудовой деятельности ведутся в электронном виде.

С целью учета трудовых книжек, а также приобретенных бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

Напомним, что в соответствии с требованиями пункта 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, предприятием в обязательном порядке издается приказ: Приказ об ответственном лице за ведение трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Книга учёта ТК и вкладышей должна быть оформлена надлежащим образом. Так как ТК – документ повышенной отчётности, то и журнал их учёта должен обеспечить защиту записей. Поэтому журнал прошнуровывается и опломбировывается и скрепляется сургучной печатью.

Книга учета представляет собой журнал, при развороте имеющий тринадцать граф с пунктами для внесения определенных сведений. Каждый пункт заполняется ответственным работником в строго определенном порядке, аккуратно и разборчиво. Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф. Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

1. Графа 1. «Регистрационный номер №» нарастающий из года в год.
2. Графы 2 – 4. «Дата о приеме» о внесении записи в трудовую или во вкладыш. Идет речь о нескольких датах, которые могут не совпадать. Поэтому в целях целесообразности рекомендуют ставить дату поступления на работу.
3. Графа 5. «имя, отчество и фамилия» работника полностью.
4. Графа 6. «серия и номер» При заполнении этой графы стоит учитывать особенности бланков разных лет. Если книжка старого образца не имеет номера, нужно поставить прочерк.
5. Графа 7. «Должность» указывают в соответствии со штатным расписанием. Если невозможно указать специальность или должность, пишут направление работы или обозначенные в трудовом договоре функции сотрудника.
6. Графа 8. «Подразделение, отдел или сектор учреждения» для крупных организаций удобно указывать не только мелкую часть подразделения, но и название структуры полностью.
7. Графа 9. «Реквизиты документа о принятии на работу» при этом, название, номер и дату, а также тип документа указывают без сокращений.
8. Графа 10. «Подпись» проставляется личная подпись работника, принявшего трудовую и отдавшего ее.
9. Графа 11. «Стоимость» заполняется, если книжка заводится впервые и покупается предприятием.
10. Графы 12, 13. «Дата и подпись» заполняется при получении документа после увольнения работника.

Что такое вкладыш?

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, в нее подшивается вкладыш утвержденной формы, для дальнейших записей трудовой деятельности.

Приходно-расходная книга (ПРК)

Приходно-расходная книга используется для внесения данных о приобретении и выдаче трудовых книжек и вкладышей сотрудникам. Главное значение приходно-расходной книги, это контроль затрат организации на этот вид продукции.

Приобрести книгу можно в канцелярии или книжных магазинах в специальных отделах продукции ФГУП «Гознак». Приходно-расходная книга относится к категории особо важных обязательных документов, что определяет требования к ней. Каждый журнал начинается с новой нумерации.

Приходно-расходную книгу ведет ответственное лицо.

Требования к ведению книги учета трудовых книжек и приходно-расходной книги

Журнал должен быть прошит, прошивка должна быть сделана так, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала; с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Печать должна частично попадать на бумагу, нить и сам журнал.

Также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров; на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2004.

Кто назначает ответственное лицо для ведения книги учета трудовых книжек и приходно- расходной книги

Руководитель организации назначает сотрудника ответственным лицом по ведению регистра (ПРК и книга учета трудовых книжек) путем издания приказа или распоряжения. В небольших организациях этими обязанностями может справляться бухгалтер. Все записи в книге заносятся аккуратно и разборчиво.

Форма приходно-расходной книги, как правильно вносить записи

Форма приходно-расходной книги имеет стандартный вид учета реестра, утвержденной Правительством РФ. Приобретают бланки в ГОЗНАКе или у официальных дистрибьюторов, факт покупки оформляется договором.

Передача производится по заявке специалиста кадрового отдела, составляемой в вольной форме с указанием необходимого количества. На первой титульной странице книги указывается название компании, как это написано в уставе, и номер контрольной пломбы.

Вторая страница предназначена для внесения данных о сотруднике, отвечающем за ведение книги. Последующие страницы книги разделены на 12 граф. Рассмотрим подробнее, что указывается в каждой графе:

1. Графа 1. «№». Пишется порядковый номер каждой записи, арабскими цифрами.
2. Графы 2, 3, 4. «Дата». Число и месяц указываются двумя арабскими цифрами, год – четырьмя. При получении бланков указывается дата подписания договора, при отпуске – дата подачи заявки, при списании – дата составления акта.
3. Графа 5. «От кого получено или кому отпущено». Пишется наименование фирмы-продавца бланков или должность, инициалы и фамилия получателя бланков (заявителя).

Книга учета движения трудовых книжек законодательные требования и правила оформления в 2023 году – Юридическая поддержка

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения в готовом виде вы можете на нашем сайте. Однако кадровому работнику более важно знать, как корректно его заполнить самостоятельно, ведь необходимость в этом постоянна, поскольку у любого, даже небольшого по масштабам, работодателя процесс движения трудовых ресурсов непрерывен. Тем более, что с 01.09.2021 порядок ведения журнала изменен.

Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек

Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат.

Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.

Также только электронная трудовая книжка ведется на того работника, который отказался от ее ведения в бумажном формате.

https://www.youtube.com/watch?v=DkAS_r_YUxY\u0026pp=YAHIAQE%3D

Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).

Для осуществления такого учета нужно вести:

• книгу (журнал) учета бланков трудовой книжки и вкладышей;
• книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей.

О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».

Образец заявления о выдачи трудовой книжки на руки есть в КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию.

Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021

Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).

• В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
• В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
• Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
• Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к КонсультантПлюс:

Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021

До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.

Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.

Итоги

С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно.

Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства.

Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек?

Бухгалтерский учет трудовых книжек — процедура, которую обязаны вести все организации-работодатели. Изучим ее содержание и ключевые нюансы.

Обязателен ли бухгалтерский учет трудовых книжек на предприятии?

С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg\u0026pp=ygWfAdCa0L3QuNCz0LAg0YPRh9C10YLQsCDQtNCy0LjQttC10L3QuNGPINGC0YDRg9C00L7QstGL0YUg0LrQvdC40LbQtdC6INC30LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQuCDQv9GA0LDQstC40LvQsCDQvtGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjw%3D%3D

Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Как вести трудовые книжки по новым правилам, подробно разъясняется в готовом решении от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.

Напомним! С 2021 года заводить бумажную трудовую книжку для работника, который впервые устаивается на работу, не нужно. На такого работника оформляйте только электронную версию документа. Подробности см. здесь.

Приобретение работодателем бланков трудовых книжек, как и любая другая хозяйственная операция, подлежит отражению в бухгалтерском учете. Списание трудовых книжек также подлежит учету.

Таким образом, ведение бухгалтерского учета трудовых книжек— обязательная процедура для организаций.

Если же работодатель — ИП, он будет вести учет трудкнижек только в части соблюдения требований по их заполнению и хранению.

Узнать больше о специфике ведения и хранения трудкнижек вы можете в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

В качестве какого объекта учитывать трудовую книжку?

Вопрос этот законодательно не урегулирован и остается до сих пор спорным. На наш взгляд, верен следующий подход:

• Трудовая книжка принимается к учету как бланк строгой отчетности (БСО), поскольку она законодательно признается таковой в период между моментом ее приобретения у поставщика и моментом оформления на сотрудника (п. 42 Правил).
• С момента оформления бланка на сотрудника объектом учета становится задолженность работника за оформленную на него трудкнижку. Впоследствии в учете отражается операция по погашению задолженности (или факт ее отнесения в расходы).

Вместе с тем финансовое ведомство (письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818) этот вопрос рассматривает так:

• трудкнижки следует принимать к учету с выделением НДС (то есть как ТМЦ);
• при взимании компенсации возникает внереализационный доход, а при неосуществлении компенсации — безвозмездная реализация.

Иначе говоря, в рамках предложенной Минфином схемы предполагается ведение учета трудкнижек с применением счета 41.

Журнал учета трудовых книжек — скачать образец заполнения — nalog-nalog.ru

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.

Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:

• при приеме работника;
• при его увольнении.

Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.

Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.

Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Ошибки в книге: их исправление

Так как журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

https://www.youtube.com/watch?v=M2koRyMgSzg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

• в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится о}
• ниже указать достоверную информацию}
• чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Пошаговая инструкция по заполнению книги

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.

Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.

Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.

Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).

Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.

Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.

Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;

  Безопасная организация и содержание рабочего места

Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;

Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;

Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;

Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;

Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;

Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Что это такое

Представляет собой прошитый и опломбированный реестр. Хронологическая отчетность упрощает просмотр записей по движению трудовых книжек и вкладышей к ним.

  Что такое штатное расписание и как заполнить приказ

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

• обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
• задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
• вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygWfAdCa0L3QuNCz0LAg0YPRh9C10YLQsCDQtNCy0LjQttC10L3QuNGPINGC0YDRg9C00L7QstGL0YUg0LrQvdC40LbQtdC6INC30LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQuCDQv9GA0LDQstC40LvQsCDQvtGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjw%3D%3D

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Как оформляется книга учета — опломбирование и шнуровка

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней длится годы, а то и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению.

Но ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Напомним, что утверждены правила Поставновлением № 22. Этот нормативный акт определяем в том числее, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, нумеровать страницы, использовать печать и так далее.

Рассмотрим эти правила. Обязательные требования к оформлению:

• страницы нумеруются заранее, до начала использования;
• книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
• заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером.

При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

ВАЖНО!

Минтруд России готовит изменение правил учета трудовых — в частности, планируется отмена сургучной печати. Пока существует лишь проект приказа, но у него есть все шансы быть принятым в скором времени.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003). Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Ведя учет и перемещая – не забывайте соблюдать хронологию, вначале заполняя первую графу. Регистрация должна охватывать не только берущиеся на учет книги о трудовой деятельности сотрудников, но количество вкладышей к ним.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

• передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
• оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
• выдаче дубликата (в случаях необходимости);
• заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Форма строго обязательна к заполнению. Работодатель не вправе отказаться от ведения такого журнала, что зафиксировано постановлением № 225 Правительства РФ (16.04.2003).

Исправление ошибок

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации.

Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Книга учета трудовых книжек: заполнения

• Последовательно выполняя описанный выше алгоритм, кадровая служба без труда отразит в книге все факты перемещения трудовых книжек сотрудников.
• заполнения книги учета и движения трудовых книжек вы можете на нашем сайте.
• О способах исправления ошибок, допущенных при ведении книги, читайте в материале «Минтруд рассказал, как исправить ошибку в книге учета трудовых книжек».

В связи с переходом на электронные трудовые книжки, все работодатели обязаны уведомить своих сотрудников о праве выбора: продолжать вести бумажный бланк или перейти на электронный формат учета трудовой деятельности. Как организовать учет выданных уведомлений, читайте в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе К+. Это бесплатно.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново.

Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу: в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт.

И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Процесс ведения

Как вести трудовую книжку? Трудовая книжка становится объектом деятельности кадровых специалистов после приёма сотрудника на постоянную работу и заключения с ним трудового договора.

  Срок предоставления больничного листа работодателю

Так как принятие лица на должность осуществляется приказом – соответствующий приказ сыграет важную роль в работе с этим документом.

В целом процесс ведения основан на положениях статьи 66 ТК РФ, он заключается:

• во внесении соответствующих записей, отражающих движение сотрудника по карьерной лестнице в пределах организации;
• во внесении записей о поощрениях или дисциплинарных взысканиях на основании статьи 191 ТК РФ.;
• в надлежащем хранении и выдаче;
• в ответственности за передачу сотруднику после его увольнения.

После внесения сведений о приёме на работу, документ убирается на хранение в сейф или иное место, которое должно составлять профессиональную тайну кадровой службы и не подлежать разглашению.

При внесении новой записи, он изымается на время оформления сведений и возвращается на место. При увольнении сотрудника, книжка возвращается владельцу под роспись, при условии регистрации выдачи.

Вносимые записи соответствуют требованиям установленных Правил (№ 225) и нормативных инструкций, в соответствии с чем, они:

1. Записываются шаблонными, унифицированными формулировками.
2. Вносятся без помарок и ошибок, соответствуют формулировкам приказа.
3. Опираются на основания статей ТК РФ.
4. Если работник делает первую запись в ТК, на титульном листе он ставит свою подпись.

Обратите внимание, что подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, должна быть разборчивой, а именно должно быть указано:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Право сотрудника на ведение ТК

Кто ведет трудовые книжки на каждого работника? Если в организации существует отдел по работе с персоналом (отдел кадров), сотрудники определяются в соответствии с должностными инструкциями, прописанными для определённых должностей. Как правило, в этом случае доступ к документам имеет начальник отдела и лица, по его распоряжению.

https://www.youtube.com/watch?v=YM7Q8PAN2u8\u0026pp=ygWfAdCa0L3QuNCz0LAg0YPRh9C10YLQsCDQtNCy0LjQttC10L3QuNGPINGC0YDRg9C00L7QstGL0YUg0LrQvdC40LbQtdC6INC30LDQutC-0L3QvtC00LDRgtC10LvRjNC90YvQtSDRgtGA0LXQsdC-0LLQsNC90LjRjyDQuCDQv9GA0LDQstC40LvQsCDQvtGE0L7RgNC80LvQtdC90LjRjw%3D%3D

Если такой отдел отсутствует, лицо, ответственное за ведение делопроизводства ТК, назначается приказом директора (руководителя). Имеющиеся книжки сотрудников передаются ему актом. В маленьких организациях руководитель ведёт записи лично.

Важным аспектом права работы является ответственность, налагаемая на лицо, уполномоченное на работу с персональными данными. Так как книжки сотрудников и сведения, вносимые в них, относятся к персональным данным, то сотрудник обязан предварительно пройти инструктаж и расписаться за ознакомление с правилами работы.

Кто и как заполняет

Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

Заполнить книгу учета бумажных трудовых

Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. ведется на протяжении нескольких лет.

После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т.к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки.

В дальнейшем книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в общем порядке (по описи) передается на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги учета составляет 50 лет.

На заметку!

Книгу учета трудовых книжек нужно хранить в сейфе.

Прием трудовой книжки и выдача новой книжки при устройстве на работу

• В первой графе укажите порядковый номер регистрации трудовой книжки или вкладыша (книжки и вкладыши регистрируются подряд).
• В следующих трех графах поставьте дату (число, месяц, год) приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.
• Впишите полностью фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки. Сокращения или инициалы недопустимы, поэтому вы можете использовать необходимое количество строк.
• Занесите серию и номер трудовой книжки или вкладыша. Работники старшего возраста могут предъявить трудовые книжки образца 1938 г., где нет серии и номера. В этом случае в шестой графе сделайте прочерк, чтобы показать отсутствие серии и номера, иначе пробел в графе может восприниматься как небрежное заполнение книги учета (пропуск информации).
• В следующей графе укажите должность (профессию, специальность) работника, указанную в трудовой книжке. Вместо должности (профессии, специальности) можете указать конкретную трудовую функцию.
• Укажите наименование структурного подразделения (либо всю иерархию структурных подразделений) организации, в которое принят работник. Например, отдел маркетинга, сектор рекламы.
• Впишите дату и номер распорядительного документа (приказа, распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокола общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью), на основании которого произведен прием работника. Необходимо отметить, что девятая графа заполняется только при регистрации трудовых книжек (как предъявленных paботниками, так и оформляемых впервые). При регистрации вкладышей в трудовые книжки никаких ссылок на приказы (распоряжения) быть не может, поэтому в девятой графе можно поставить прочерк.
• В графе 10 ставится личная подпись специалиста кадровой службы, принявшего у работника трудовую книжку или оформившего книжку впервые.
• В графе 11 впишите сумму (в рублях), которая была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша (только при регистрации трудовых книжек, оформленных впервые, или регистрации выданных работникам вкладышей). В остальных случаях, т.е. при регистрации предъявляемых работниками трудовых книжек (или, если книжка была выдана бесплатно), поставьте в этой графе прочерк, показывая, что деньги с таких работников не взимались.

Выдача книжки при увольнении

В графе 12 работник ставит дату выдачи ему трудовой книжки, т.е. дату увольнения (последнего дня работы), а в графе 13 — расписывается в получении трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно по причине отсутствия работника или его отказа от получения книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. В этом случае в 12 и 13 графах книги учета соответственно указываются:

• дата и номер уведомления (телеграммы или заказного письма), направленного работнику;
• дата отправки с согласия работника трудовой книжки по почте.

Дополнительно можно указать номера почтовых квитанций, которые подшиваются в дело в кадровой службе вместе с копиями отправленных работникам уведомлений или сопроводительных писем к высланным трудовым книжкам.

Если в период работы в организации работнику оформлялся вкладыш, то при увольнении он должен расписаться не только за полученную трудовую книжку, но и за выданный ему вкладыш, т.к. он регистрируется в книге отдельной строкой в момент его заведения.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.