ПРИКАЗ № 12

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска Иванову И.И.

На основании графика отпусков на 2022 год

Приказываю:

Оформление отпуска сотруднику

Если у вас есть наемные сотрудники, вы должны знать, что они имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В общем случае это 28 календарных дней за каждый отработанный год.

Как оформить отпуск сотруднику правильно, вы узнаете из этой статьи.

• Он должен быть у каждого работодателя.
• Разработать и утвердить график на будущий год нужно до 17 декабря.
• Вы можете составить его в произвольной форме, но удобнее использовать унифицированную форму Т-7.
• Имейте в виду, что есть категории работников, которые по закону могут отдыхать в то время, которое выберут сами, и вы не сможете им отказать. Среди них:

• сотрудники, у которых есть дети-инвалиды;
• внешние совместители;
• беременные женщины (они могут уйти в очередной отпуск перед отпуском по беременности и родам, или после него);
• почетные доноры;
• участники боевых действий;
• работники, которых вы до этого отозвали из очередного отпуска;
• новые сотрудники, которые отработали 6 месяцев – свой первый отпуск они берут вне графика.

Таких работников вы можете включать или не включать в график, главное – отпустить их отдыхать в то время, которое удобно им.

График можно утвердить отдельным приказом, но это не обязательный документ.

1. О начале ежегодного отпуска сообщите сотруднику за две недели письменно и под роспись. Если работник отдыхает по графику, заявление с него можно не требовать.
2. Оформите приказ. Он тоже может быть произвольной формы, но чаще всего используют готовую форму Т-6, в котором есть все необходимые поля. С приказом ознакомьте сотрудника под роспись. Можно оформить приказ сразу на несколько человек. Для этого используйте унифицированный бланк Т-6а.
3. Рассчитайте и выплатите отпускные. Это нужно сделать не позже, чем за 3 дня до начала отдыха. Если опоздаете с выплатой, работник имеет право перенести дату начала отдыха.
4. В табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13 отметьте дни отдыха кодом «ОТ» или «09».
5. Сделайте отметку в разделе VIII личной карточки работника (форма N Т-2).

Необходимые бланки вы можете найти в базе шаблонов документов.

Для этого нужно знать расчетный период. Для тех, кто работает давно – это 12 месяцев до первого дня месяца, в котором сотрудник уйдет в отпуск. Если дата начала отдыха 15 февраля 2018 года, то расчетный период – с 1 февраля 2017 года до 31 января 2018 года.

1. Если уходит в отпуск работник, принятый меньше года назад, расчетный период начинается с первого дня работы.
2. Из расчетного периода исключите дни болезни, командировки, отпуска очередные и за свой счет, то есть все, что оплачивалось по среднему заработку или не оплачивалось вовсе.
3. Как определить сумму к выплате:

1. Возьмите все выплаты в расчетном периоде кроме тех же отпускных, больничных, командировочных.
2. Рассчитайте количество дней в полностью отработанных месяцах по формуле: (кол-во месяцев) х 29,3
3. Рассчитайте количество дней в не полностью отработанных месяцах (в которых были командировки, больничные, разные виды отпусков и т.д.) по формуле: 29,3 / (кол-во дней в месяце) х (отработанные дни)
4. Сложите дни в полностью и не полностью отработанных месяцах.
5. Все выплаты для расчета из п.1 разделите на получившееся количество отработанных дней из п.4. Получится среднедневной заработок.
6. Среднедневной заработок умножьте на число календарных дней отпуска. Это и будет сумма к выплате. Если на период отдыха попадают нерабочие праздничные дни, их не оплачивайте.

Здесь приведена процедура расчета в упрощенном виде, для стандартных ситуаций без каких-либо особенностей. В нестандартных ситуациях действуют свои правила.

Если в расчетном периоде было повышение заработной платы, выплачивались разные виды премий, или наоборот, не было никаких выплат, отпускные считаются по особым правилам.

Сервис «Моё дело» облегчит вам задачу, ведь расчет отпускных и других выплат здесь автоматизирован.

В систему уже заложены алгоритмы расчета для разных ситуаций, кроме того сервис автоматически рассчитает налоги и взносы с отпускных, сформирует платежное поручение для их перечисления.

Если возникнут сомнения или вопросы, пользователи сервиса могут бесплатно обратиться за консультацией к эксперту, и получить ответ в течение суток.

Если сотрудник попросил у вас дни отдыха за свой счет, соглашаться или нет – это ваше право. Но есть ситуации, предусмотренные статьей 128 Трудового кодекса РФ, когда отказать вы не можете.

• Например, если работник женится, у него родился ребенок или умер близкий родственник, по заявлению такой работник может взять до 5 дней за свой счет.
• В пределах 60 дней в году имеют право на отпуск за свой счет инвалиды, до 14 дней – пенсионеры, до 14 дней – супруги или родители погибших военнослужащих.
• Процедура оформления:

1. Заявление от сотрудника на отпуск.
2. Оформление приказа по форме Т-6.
3. Отметка в табеле Т-12 или Т-13 с кодом «ДО» или «16», либо «ОЗ» или «17».
4. Отметка в личной карточке.

Зарегистрируйтесь в нашем сервисе, чтобы делать расчеты и оформлять документы правильно.

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года.

Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять.

Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений.

Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Обязанность по предоставлению отпусков

Кроме того, работодатель обязан по заявлению сотрудника предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы – ​в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников (продолжительностью до 5 календарных дней), а также в иных случаях 1, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ). Во всех остальных ситуациях работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск за свой счет по заявлению работника, и тогда его продолжительность будет определяться по соглашению сторон.

Вносить периоды отдыха за свой счет в график отпусков не обязательно, поскольку он должен определять только периоды оплачиваемых ежегодных отпусков. Однако трудовое законодательство не содержит запрета на внесение неоплачиваемых отпусков в график. Поэтому, если дополнительно указать в графике периоды отпусков за свой счет, нарушением это не будет.

Можно ли график отпусков не составлять?

Составлять и утверждать график отпусков обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые заключили хотя бы один трудовой договор с работником 2. Исключение сделано только:

• для организаций и предпринимателей, которые считаются микропредприятиями, т. е. соответствуют всем требованиям ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209‑ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» и внесены в соответствующий реестр ФНС России (https://ofd.nalog.ru/);
• некоммерческих организаций (за исключением гос- и муниципальных учреждений, госкорпораций, публично-правовых компаний, госкомпаний, общественных объединений, являющихся политическими партиями, потребительских кооперативов, религиозных организаций).

У микропредприятия и некоммерческой организации прошлогодняя среднесписочная численность сотрудников должна составлять до 15 человек, а прошлогодний предельный доход не превышать 120 млн руб. 3

Микропредприятия и некоммерческие организации вправе полностью или частично отказаться от принятия локальных нормативных актов по вопросам трудового права, за исключением локального акта о временном переводе персонала на дистанционную работу в исключительных случаях в соответствии со ст. 312.9 ТК РФ.

Если они отказались от принятия локальных актов, то должны включить дополнительные условия, регулируемые ЛНА, непосредственно в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Поэтому такие трудовые договоры составляют по типовой форме (утв. постановлением Правительства РФ от 27.08.

2016 № 858).

В п. 22 такой типовой формы предусмотрена возможность предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск не в соответствии с графиком отпусков, а по письменному соглашению между работником и работодателем.

Поэтому вместо графика отпусков такие организации и ИП вправе составлять письменные соглашения с работниками. И тогда на их составление следует указать в п.

 22 трудового договора, заключаемого с каждым работником.

Остальные работодатели, не относящиеся к названным, не вправе вместо графика отпусков прописать периоды отпуска каждого работника в его трудовом договоре. Для обычных работодателей трудовой договор не заменяет график отпусков, такая замена противоречила бы трудовому законодательству.

График отпусков в первый год работы

ТК РФ не устанавливает специальных норм по составлению графика отпусков в первый год образования организации или регистрации предпринимателя. Поэтому юрлица и ИП могут в первый, в том числе неполный, год работы (до указанного в ч. 1 ст. 123 ТК РФ срока) обойтись без графика отпусков.

Это не будет нарушением законодательства и не повлечет каких-либо штрафов или иных санкций.

В таком случае ежегодные оплачиваемые отпуска будут предоставляться по согласованию сторон трудового договора (например, согласно письменному заявлению каждого работника, являющегося основанием для издания приказа).

Однако отсутствие графика отпусков в первый год работы крайне невыгодно работодателю, т. к. дает возможность всем работникам претендовать на оплачиваемый отпуск в удобное для них время, без учета производственной ситуации.

Поэтому, если у нового работодателя заключены трудовые договоры, желательно составить и утвердить график отпусков даже в первый год работы. Дата его составления может быть и датой его утверждения. После чего по мере найма новых сотрудников график отпусков на первый год можно дополнять (см.

, например, письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

Кстати, требования обязательно вносить изменения в утвержденный график отпусков с приходом каждого нового работника нет 4.

Форма графика отпусков

На сегодняшний день в ТК РФ форма и содержание графика отпусков не конкретизированы. Унифицированная форма № Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 5, уже давно носит не обязательный, а рекомендательный характер.

Поэтому работодатель вправе самостоятельно решить, будет ли он использовать ее или разработает и утвердит собственную форму, в которой должны быть учтены все требования ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» 6 .

Решение об этом рекомендуется закрепить в локальном акте по вопросам трудового права (письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17800).

Кроме того, действующее трудовое законодательство не запрещает составлять график отпусков в электронном виде. В таком случае его следует заверить электронной подписью.

Независимо от того, по какой форме и в каком виде будет оформлен график, важно соблюсти все требования к его составлению и процедуре его утверждения.

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
   • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
   • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
   • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
   • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
   • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

Оформление приказов на отпуск

Чаще при оформлении приказа на отпуск сложности возникают со строкой «за рабочий период». Если ее неверно заполнить, запутается и кадровик, и бухгалтерия. Но это не единственная проблема.

Если вы не используете правильную нумерацию, у вас будут сложности при сдаче документов в архив. Вы будете их хранить слишком долго либо уничтожите раньше положенного времени.

Наш материал поможет вам распутать эти и другие трудности.

Посмотрите, как вы указываете рабочий период сотрудника

В приказе на отпуск по унифицированной форме № Т-6 есть строка «за период работы» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В зависимости от вида отпуска заполняют строку по-разному. А в некоторых случаях и вовсе информацию в нее не записывают, если сведения будут лишними для конкретного вида отдыха. Поясним, как действовать в таких ситуациях.

Удлиняйте рабочий год из-за отсутствия сотрудника. Для каждого сотрудника считайте индивидуально рабочий год. Он начинается со дня приема на работу и по общему правилу длится 365 дней. Если работник пришел в компанию 04.06.2018, его первый рабочий год будет длиться с 04.

06.2018 по 03.06.2019. Но если в течение этого периода сотрудник уходил в отпуск по уходу за ребенком, брал отпуск за свой счет суммарно больше чем на 14 дней или его отстраняли от работы, считайте рабочий период иначе (ст. 121 ТК). Увеличивайте его на продолжительность названных перерывов.

Вписывайте все периоды, когда оформляете отпуск за несколько лет. Если предоставляете отпуск за два рабочих года, в приказе отразите оба периода.

Это поможет правильно учитывать использованные дни отдыха и избежать претензий ГИТ при проверке. В унифицированной форме приказа только одна строка для периода, за который работник использует отпуск.

Поэтому выберите один из трех вариантов, как будете указывать рабочие периоды.

Первый вариант: вы можете в строке «за период работы» написать дату начала первого рабочего года и дату окончания второго, например, «за период работы с 13.06.2016 по 12.06.2018». Это вариант безопасен, если остатки отпусков за рабочие периоды вы отслеживаете по отдельным таблицам или каким-то иным способом.

Второй способ – дополнить унифицированную форму приказа еще одной строчкой «за период работы», в которую вносить второй рабочий год (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Третий вариант: на отпуск за разные рабочие периоды вы можете сделать два отдельных приказа.

Отдельные приказы часто используют, если нельзя перенастроить программу, в которой компания ведет кадровый учет.

Второй и третий способы позволят вам точно вести учет использованных дней отпуска и заносить об этом сведения в личную карточку работника.

Всегда указывайте полный рабочий год, даже если работник использует только часть ежегодного отпуска.

Не указывайте рабочий год, если от него не зависит отпуск. В приказах на отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам строчку «за период работы» оставляйте пустой или ставьте прочерк.

Эти отпуска предоставляют в связи с определенными событиями по заявлению работника, и они не зависят от продолжительности работы в компании (ст. 121, 255, 256 ТК).

Если программа подставляет даты рабочего года автоматически, не удаляйте их, это не будет нарушением.

В приказах об отпуске без сохранения заработной платы строчку «за период работы» лучше заполнить. Количество дней такого отпуска в течение одного рабочего периода влияет на продолжительность рабочего года (ч. 2 ст. 121 ТК). И если в приказах на отпуск и личной карточке сотрудника сразу будут сведения об этом, вы сможете без ошибок отслеживать, нужно ли увеличивать рабочий год.

Решите, будете ли вы оформлять общие приказы на отпуск

В унифицированной форме приказа об отпуске есть отдельная строка «А» для ежегодного отпуска и строка «Б» для всех остальных видов отпусков. Такое деление позволяет оформить одним приказом сразу два вида отпуска. Но не всегда выгодно объединять отпуска в одном документе. Есть ситуации, когда этого делать вовсе нельзя.

Создавайте общий приказ, если отпуска идут один за другим. Включить в один приказ два разных отпуска можно, если один из них – ежегодный. Его вы впишете в строку «А».

Второй вид отпуска указывайте в строке «Б», это может быть учебный отпуск, по беременности и родам, дополнительный за ненормированный рабочий день, за особый характер работы, без сохранения заработной платы и т. п.

Одним из условий единого приказа для двух отпусков будет то, что по датам они идут друг за другом, без разрыва. Причем не обязательно, чтобы первым начинался ежегодный отпуск. Например, сотрудник по графику идет в отпуск с 15.06.2018 по 28.06.2018, а на 14.06.

2018 берет отпуск за стаж работы. Общая продолжительность отпуска будет 15 календарных дней с 14.06.2018 по 28.06.2018. Эти сведения вносите в строку «В». Если между отпусками будет разница хотя бы в один день, нельзя оформлять их одним приказом.

Иначе вы не сможете правильно заполнить строку «В». 

Убедитесь, что вы правильно определили сроки хранения приказов на отпуск

Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам.

Его храните 50 (75) лет. Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 (75) лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).

Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать.

Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке. Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-…», где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа.

Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.

Откажитесь от общего приказа, если не хотите долго хранить документ. Не все приказы об отпуске совпадают по сроку хранения. Если оформите их одним документом, то хранить придется в соответствии с большим сроком.

Например, приказ о ежегодном отпуске хранят 5 лет, а об отпуске за свой счет – 50 (75) лет.

Чтобы не запутаться со сроками хранения документов и правильно сдавать их в архив, рекомендуем не объединять в один приказ два, если они не совпадают по продолжительности хранения.

Неудобно одним приказом оформлять два отпуска, если право на один из отпусков появилось у сотрудника не со дня приема на работу. Возникнет неясность, как указать рабочий период. Например, вы не сразу установили сотруднику ненормированный рабочий день.

Если будете одним приказом оформлять ежегодный отпуск и отпуск за ненормированный режим работы, потребуется вписать два разных периода, а в приказе есть только одна строка для этого. Поэтому удобнее оформлять отдельные приказы на каждый вид отпуска.

Посмотрите, как вы указали дату приказа

На каждом приказе об отпуске вы указываете его реквизиты. После того как распечатаете приказ, посмотрите на дату, верно ли вы указали месяц и год документа.

Сравните даты приказа и начала отпуска. Когда заполняете приказы в специальной кадровой программе, дата проставляется автоматически.

Но если вы создаете новый приказ в отдельном файле, есть риск не поменять месяц и год от предыдущего документа. Инспектор при проверке смотрит даты приказов.

Ведь отпуск компания должна оплачивать минимум за три дня до его начала, поэтому приказ не может быть позже этой даты (ч. 9 ст. 136 ТК).

В приказах по унифицированной форме отражают дату арабскими цифрами, сначала день месяца, потом месяц и год. Поэтому день месяца и месяц пишите двумя цифрами через точку, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 4 июня 2018 года отражайте как 04.06.2018.

Букву «г» или слово «года» ставить не нужно. Словесно-цифровой способ, когда название месяца прописывают полностью, применяют чаще в приказах, для которых нет унифицированных форм или вы разработали собственные формы вместо рекомендованных Госкомстатом.

Не будет ошибкой, если в любых приказах дата будет написана цифровым способом.

Если датой приказа вы проставляете число регистрации документа после того, как его подписал руководитель, приказы на отпуск готовьте заблаговременно (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003).

Ведь при таком способе первоначально эту графу вы оставляете пустой, а заполняете ее позже вручную. И пока руководитель подпишет документ, может пройти время.

Поэтому все чаще компании отказываются от такой системы регистрации приказов.

Вычитайте из отпуска праздничные дни

Нерабочие праздничные дни не входят в ежегодный основной и дополнительный отпуск (ст. 120 ТК).

Поэтому вписывайте в пустую ячейку в строках «А» и «Б» приказа об отпуске именно количество дней отпуска, а не количество дней, когда сотрудник будет отсутствовать. Например, если работник на период с 04.06.2018 по 13.06.

2018 написал заявление на ежегодный основной отпуск, он использует его в размере 9 календарных дней, потому что в этот период попадает 12 июня – День России, нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК).

Нумеруйте приказы в зависимости от сроков их хранения. Приказы следует подшивать в отдельные дела с учетом сроков хранения документов, поэтому заранее присваивайте им разные номера.

Срок хранения приказа о предоставлении ежегодного или учебного отпуска – 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребенком относятся к приказам с длительным сроком хранения, то есть 50 (75) лет (ст.

19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Регистрационный номер приказов можете сделать цифровым или буквенно-цифровым. Второй вариант удобнее, тогда вы сразу по типу номера документа будете понимать, в папку с каким сроком хранения его подшивать.

Например, для приказов со сроком хранения 5 лет присваивайте цифровой номер с буквой «о», то есть отпуск.

Для приказов со сроком хранения 50 (75) лет указывайте буквенную часть «од» – приказ об отпуске длительного хранения.

Буквенно-цифровую нумерацию вводите отдельно по каждому виду приказа. Присваивать цифровую часть по порядку всем приказам, а менять только буквенную часть рискованно, можете запутаться и не заметить ошибки.

Если ежегодно оформляете много приказов на разные виды отпусков, разделите их не только по сроку хранения, но и по виду отпуска.

В этом случае приказы на ежегодный отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на отпуск по беременности и родам и другие приказы нумеруйте отдельно. Для каждого вида отпуска определите свою систему нумерации.

Например, в приказах о предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда после номера через тире ставьте букву «в» (вредность), а в приказах по уходу за ребенком – «д» (декрет) и др.

Важные выводы

1. Когда предоставляете отпуск за несколько рабочих периодов, отразите их в приказе. Дополните форму документа еще одной строкой «за период работы» или издавайте на каждый рабочий год отдельный приказ.

2. Не оформляйте одним приказом два вида отпуска, которые идут подряд, если в компании много сотрудников. Иначе будет сложнее искать нужный документ и вести учет использованных отпусков.

3. Решите, будете ли вы распределять приказы на отпуск по сроку их хранения или еще по виду. В зависимости от этого вводите систему нумерации приказов.