Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает.

С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в законе. Если разложить всё по полочкам, с её помощью дистанционно вы можете:

• получить государственные услуги, оформив обращение, скажем, через портал госуслуг;
• решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
• оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
• заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
• заверить доверенность;
• взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
• подать прошение, судебный иск или жалобу;
• подтвердить долговую расписку;
• участвовать в электронных торгах;
• подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи.

Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации.

Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Недавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Большинство кадровых документов сегодня можно перевести в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточку сотрудника. Так что не удивляйтесь, если вместо привычных бумажных версий типовых документов при трудоустройстве вы получите электронные.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами.

Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно.

Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно.

Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

https://www.youtube.com/watch?v=k9b3SQNogOY\u0026pp=ygWiAdCt0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0L_QvtC00L_QuNGB0Ywg0LLQuNC00Ysg0L7QsdC70LDRgdGC0Lgg0L_RgNC40LzQtdC90LXQvdC40Y8g0LrRgNC40YLQtdGA0LjQuCDQstGL0LHQvtGA0LAg0YDQsNC30LvQuNGH0LjRjyDQstC40LTQvtCyINC80LXQttC00YMg0YHQvtCx0L7QuQ%3D%3D

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись.

Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде.

Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Это самый разнообразный и уязвимый вид электронной подписи. К ПЭП можно отнести и подписанный неровным почерком pdf-файл, и письмо в почте, отправленное на запрос, и логин с паролем — авторизацию пользователя в системе, и даже введённый код от банковского приложения, подтверждающий оплату.

Есть сервисы, которые полностью заточены под использование простой электронной подписи, например: Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно.

Плюс, как уже разбирали, простая электронная подпись пригодится для работы с внутренним документооборотом компании.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

В определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. ПЭП — самый уязвимый вид подписи. Очень легко в суде представить всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Такая подпись действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное отличие УНЭП от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Иначе говоря, система умеет распознавать пользователя по его цифровым следам.

Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов.

Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений.

Бывает так, что вместо отпуска с 15 мая в заявлении на этапе утверждения появляется дата 17 мая, а в приказе о раннем приходе на работу значится уже не 8:30, а 9:00. С УНЭП таких ситуаций не будет.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют.

Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать.

Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

УКЭП приравнена к рукописной подписи. Я бы рекомендовал сразу оформлять её, поскольку только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.) или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр.

То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене.

Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Интересный факт! При желании работодатель может стать посредником между удостоверяющим центром и сотрудниками, тогда УКЭП будут оформлять и выдавать прямо в офисе компании.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

https://www.youtube.com/watch?v=k9b3SQNogOY\u0026pp=YAHIAQE%3D

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

В hh.ru мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят серьёзную подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда за счёт работодателя сотрудник может получить удобный инструмент и обмениваться кадровыми документами, решать личные задачи.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН.

Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы.

В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Интересный факт! На стоимость и вид электронной подписи никак не влияет статус сотрудника. Есть вероятность, что генеральному директору для выполнения задач вполне сгодится УНЭП, а рядовому менеджеру по закупкам необходима самая дорогая — УКЭП. Поэтому при выборе подписи важно отталкиваться от потребностей, а не от уровня позиции человека в компании.

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги.

Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность.

В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе.

Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления.

Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

https://www.youtube.com/watch?v=1E-O7rkQJAw\u0026pp=ygWiAdCt0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0L_QvtC00L_QuNGB0Ywg0LLQuNC00Ysg0L7QsdC70LDRgdGC0Lgg0L_RgNC40LzQtdC90LXQvdC40Y8g0LrRgNC40YLQtdGA0LjQuCDQstGL0LHQvtGA0LAg0YDQsNC30LvQuNGH0LjRjyDQstC40LTQvtCyINC80LXQttC00YMg0YHQvtCx0L7QuQ%3D%3D

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Электронная подпись сокращает время трудоустройства — вы не тратите полдня на подписание кадровых бумаг в офисе, и помогает в разных областях жизни. Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения. Прежде всего, это удобно.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

Ещё о трудовых отношениях

???? Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи ⏫

↩ К другим статьям

Принцип работы ЭЦП | Как работает цифровая подпись

Из нашей статьи вы узнаете:

ЭЦП — электронная (цифровая) подпись — это аналог рукописной подписи. Она выполняет ту же функцию — обеспечивает юридическую значимость для документов.

Только подписывают с помощью ЭЦП документы не бумажные, а электронные. Кроме того, электронная подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.

В статье рассмотрим, что значит электронная подпись.

Как устроена электронная подпись

Электронная цифровая подпись — это устройство со сложной технической составляющей.

Электронная подпись состоит из двух основных частей:

1. Открытый ключ, он же сертификат.
2. Закрытый ключ — криптографическая часть.

Эти составные части выполняют разные функции: с помощью закрытого ключа, доступного только владельцу, документ шифруется, а с помощью сертификата, доступного для всех, документ дешифруется. Таким образом, достигается цель использования ЭЦП — подтверждается то, кем был подписан документ, и заверяется его неизменность с момента подписания.

Закрытый ключ не содержит в себе ничего, кроме механизма, с помощью которого он может шифровать документы. Сертификат же несёт в себе такую полезную информацию, как сведения о владельце, сведения об удостоверяющем центре, срок действия цифровой электронной подписи и т.д. Сертификат выступает в роли главного носителя информации о ЭЦП.

Программы для работы и алгоритмы шифрования

С ЭЦП не получится работать сразу. Чтобы шифровать и подписывать документы, недостаточно только иметь сертификат и закрытый ключ, для работы нужно устанавливать специальные программы. С помощью этих программ, которые работают по определённому стандарту шифрования (в России — ГОСТ 34.10-2018), обеспечивается связь закрытого и открытого ключа с документами.

Одной из самых популярных программ-криптопровайдеров в России является «КриптоПро CSP». С её помощью можно подписывать и шифровать документы, проверять сертификаты на подлинность, контролировать целостность соответствующего программного обеспечения.

Принцип работы электронной подписи

Электронная подпись работает по асимметричному принципу шифрования. То есть документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого.

Объясним принцип работы ЭЦП на пальцах. Подписание документа производится в несколько этапов:

1. Хеш документа шифруется с помощью закрытого ключа.
2. Полученная подпись добавляется к документу.
3. К документу прикрепляется сертификат проверки.

Так как сертификаты, выдаваемые удостоверяющим центром, тоже подписываются с помощью электронной подписи, подменить сертификат невозможно. На сайте удостоверяющего центра, как правило, можно скачать открытый ключ проверки, хеш которого должен совпадать с хешем открытого ключа владельца. Таким образом доказывается его достоверность.

Виды электронной подписи

Существует три вида ЭП, которые используют для различных ситуаций. Рассмотрим, какой может быть электронная подпись, понятие, виды и применение.

• Простая электронная подпись (ПЭП) — представляет из себя логин и пароль. Используется для авторизации и аутентификации пользователя в интернете или различных автоматизированных сервисах;
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — подойдёт для внутреннего и партнёрского электронного документооборота. Чтобы работать с контрагентами, потребуется заключить дополнительное соглашение;
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — равнозначна рукописной, придаёт документам юридическую значимость, имеет высокую степень защиты информации. Для создания цифровой подписи используются средства криптографической защиты, которые соответствуют требованиям законодательства. Технические характеристики КЭП регулирует государство. Данный вид подписи подходит для сдачи электронной отчётности в государственные органы, участия в закупках по 223-ФЗ и 44-ФЗ и ЭДО с контрагентами без дополнительных соглашений.

Как происходит подписание документа с помощью ЭЦП

Система подписания документов с помощью электронной подписи выглядит следующим образом:

1. Электронная подпись присоединяется не к цифровому документу. ЭП ставится на его сжатую версию — хэш. Таким образом, сокращается время шифрования, так как хэш файла весит меньше, чем сам файл.
2. Для создания хэша применяются криптографические хэш-функции. При данном способе объёмный текст файла не делится на отдельные модули и сохраняет свой порядок.
3. После создания хэша, закрытый ключ его шифрует и передаёт получателю вместе с сертификатом электронной подписи.
4. Открытый ключ ЭП адресата расшифровывает информацию и проверяет подлинность сертификата отправителя.

Закрытый ключ электронной подписи хранят в памяти компьютера или физических носителях: USB-токенах и смарт-картах. Согласно закону «Об электронной подписи» 63-ФЗ, ответственность за хранение закрытого ключа несёт владелец.

Как начать работать с квалифицированной электронной подписью

Для работы с КЭП требуется настроить рабочее место: установить СКЗИ и специальный плагин на компьютер. А получить квалифицированную электронную подпись можно только в удостоверяющих центрах. Финансовым участникам рынка КЭП выдают в Центробанке, работникам бюджетных учреждений — в Казначействе, а индивидуальным предпринимателям и юрлицам в УЦ ФНС и её доверенных лиц.

Для ускоренного выпуска квалифицированной ЭП юрлица и ИП рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».

Работники индивидуальных предпринимателей получают квалифицированную подпись только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Минцифры.

УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска электронных подписей для физлиц и работников ЮЛ/ИП — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и позволяют вести деятельность от имени компании.

Виды электронной подписи | Отличия видов ЭЦП

Виды электронной подписи

Простая электронная подпись, или ПЭП

Простая подпись — это знакомые всем коды доступа из СМС, коды на скретч-картах, пары “логин-пароль” в личных кабинетах на сайтах и в электронной почте. Простая подпись создается средствами информационной системы, в которой ее используют, и подтверждает, что электронную подпись создал конкретный человек.  

Где используется простая электронная подпись?

Простая электронная подпись чаще всего применяется при банковских операциях, а также для аутентификации в информационных системах, для получения госуслуг, для заверения документов внутри корпоративного электронного документооборота (далее — ЭДО).

Простую электронную подпись нельзя использовать при подписании электронных документов или в информационной системе, которые содержат гостайну.

Юридическая сила ПЭП

Простая подпись приравнивается к собственноручной, если это регламентирует отдельный нормативно-правовой акт или между участниками ЭДО заключено соглашение, где прописаны:

• правила, по которым подписанта определяют по его простой электронной подписи.
• обязанность пользователя соблюдать конфиденциальность закрытой части ключа ПЭП (например, пароля в паре “логин-пароль” или СМС-кода, присланного на телефон).

Во многих информационных системах пользователь должен сначала подтвердить свою личность во время визита к оператору систему, чтобы его ПЭП в будущем имела юридическую силу. Например, для получения подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг, нужно лично прийти в один из центров регистрации с документом, удостоверяющим личность.

Неквалифицированная электронная подпись, или НЭП

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — НЭП) создается с помощью программ криптошифрования с использованием закрытого ключа электронной подписи. НЭП идентифицирует личность владельца, а также позволяет проверить, вносили ли в файл изменения после его отправки.  

Человек получает в удостоверяющем центре два ключа электронной подписи: закрытый и открытый. Закрытый ключ хранится на специальном ключевом носителе с пин-кодом или в компьютере пользователя — он известен только владельцу и его нужно держать в тайне. С помощью закрытого ключа владелец генерирует электронные подписи, которыми подписывает документы.

Открытый ключ электронной подписи доступен всем, с кем его обладатель ведет ЭДО. Он связан с закрытым ключом и позволяет всем получателям подписанного документа проверить подлинность ЭП.

То, что открытый ключ принадлежит владельцу закрытого ключа, прописывается в сертификате электронной подписи. Сертификат также выдается удостоверяющим центром. Но при использовании НЭП сертификат можно не создавать. Требования к структуре неквалифицированного сертификата не установлены в федеральном законе № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. 

Где используется неквалифицированная электронная подпись?

НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего ЭДО, если стороны предварительно договорились об этом.

Юридическая сила НЭП

Участникам ЭДО нужно соблюдать дополнительные условия, чтобы электронные документы, заверенные НЭП, считались равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Сторонам нужно обязательно заключить между собой соглашение о правилах использования НЭП и взаимном признании ее юридической силы.

Квалифицированная электронная подпись или КЭП

Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи. Так же, как и НЭП, она  создается с помощью криптографических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, но отличается от НЭП в следующем:

• Обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011.
• Программное обеспечение для работы с КЭП сертифицировано ФСБ России.
• Выдавать КЭП может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России.

Если вы еще не получили электронную подпись, оформите ее в удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию. В УЦ Контура есть подписи для сотрудников, торгов, отчетности и личных дел. Поможем оформить сертификат ФНС для руководителя.

Заказать

Где используется квалифицированная электронная подпись?

КЭП нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.

Юридическая сила КЭП

КЭП — это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.  Если организации ведут ЭДО, подписывая документы КЭП,  их юридическая сила признается автоматически согласно федеральному закону № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Электронная подпись (ЭЦП): какую и как получить? | Купить и получить в компании Тензор

Электронная подпись (ранее ЭЦП) — собственноручная подпись в электронном виде, которой можно подписывать документы. Федеральный закон №63‑ФЗ от 06.04.2011 определил три вида электронных подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. У них разный уровень защиты и юридической значимости, так что применяются они в разных ситуациях.

Простая электронная подпись

Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которые вы вводите для авторизации в интернет‑магазине, портале «Госуслуги» или внутренней корпоративной сети, подтверждая свою личность. Простая электронная подпись имеет юридическую силу при оказании страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если участники документооборота договорятся о ее признании.

Неквалифицированная электронная подпись

Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания.

Подходит для внутреннего документооборота и работы на портале nalog.ru. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре.

Документ, подписанный неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута договоренность между сторонами.

Квалифицированная электронная подпись

Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее, квалифицированная подпись создается с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ.

Выдается квалифицированная ЭП только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи России. Любой документ, который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной электронной подписью.

Он будет иметь полную юридическую силу. Подробнее

В чем заключаются самые важные отличия электронных подписей?

• Свойства электронной подписи
• Простая
• Неквалифицированная
• Квалифицированная

Способ получения

Простая

Самостоятельно, при регистрации на сайте

Неквалифицированная

В любом УЦ

Квалифицированная

В аккредитованном УЦ

Защита подписанного документа

Простая

Не защищает документ от подделки

Неквалифицированная

Защищает документ от подделки

Квалифицированная

Защищает документ от подделки

Юридическая значимость

Простая

Требует соглашения о признании

Неквалифицированная

Требует соглашения о признании

Квалифицированная

Равна собственноручной подписи

Где хранятся

Простая

На любом носителе

Неквалифицированная

На любом носителе

Квалифицированная

Защищенный носитель (Рутокен, eToken)

Стоимость

Неквалифицированная

Бесплатно или от 200 рублей

Квалифицированная

От 500 рублей

Как узнать, какая у вас подпись?

Если у вас есть только физический носитель электронной подписи, то это означает, что перед вами неквалифицированная или квалифицированная ЭП.

Чтобы узнать, какая именно, позвоните в техподдержку удостоверяющего центра. Если вы получали подпись в УЦ «Тензор», сообщите специалисту техподдержки ваш ИНН и он подскажет тип ЭП.

Когда и какую электронную подпись использовать

Простая электронная подпись подойдет любым физическим лицам, которые пользуются интернет‑сервисами для покупок товаров и услуг, управления средствами в банке. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».

Неквалифицированная электронная подпись нужна сотрудникам компаний для обмена документами с партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика.

Квалифицированная электронная подпись требуется всем, кто сдает отчетность в ФСС, ФНС, ПФР и другие государственные органы, подписывает договоры с контрагентами, участвует в госзакупках и других видах торгов. С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.

Квалифицированная электронная подпись универсальна, она подходит для работы на большинстве площадок. Однако некоторые торговые площадки предъявляют дополнительные требования к электронным подписям. Например, чтобы в сертификате подписи был объектный идентификатор (OID), содержащий дополнительную информацию о владельце ЭП и его полномочиях. В «Тензоре» выдадут ЭП для любой торговой площадки.

Каждый человек может пользоваться одной или несколькими электронными подписями. Каких‑либо ограничений по количеству и разнообразию используемых ЭП нет.

Что нужно для получения электронной подписи

1. Создать заявку на получение подписи одним из трех способов:

• Прийти лично в офисы компании «Тензор» с необходимыми документами. Срок выпуска подписи — 1 час.
• Отправить онлайн‑заявку на выпуск ЭЦП с сайта УЦ. Менеджер проверит заявку, запросит сканы документов и согласует с вами дату и время визита в офис для получения электронной подписи.
• Создать заявку из личного кабинета, если вы уже работаете в СБИС. Приложите сканы документов и выберите время визита в офис.

2. Забрать готовую подпись

Если вы подавали заявку дистанционно, в назначенный день придите в УЦ и предоставьте оригиналы документов, чтобы удостоверить личность. Менеджер сверит с приложенными сканами и, если все верно, выпустит квалифицированный сертификат электронной подписи и выдаст вам полностью готовый к использованию носитель.

Что еще может потребоваться для работы с ЭЦП

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) — программа, отвечающая за работу с подписью и шифрование документов. Стоимость от 1 200 рублей.

Носитель — защищенное устройство в виде USB‑флешки, на которое устанавливается сертификат электронной подписи. Записать КЭП на обычную флешку нельзя. Стоимость от 1 600 рублей.

Виды носителей:

• Рутокен, eToken (европейский вариант носителя) – используются для работы на госпорталах, торговых площадках, для сдачи отчетности, для ЭДО. Стоимость: 1 600 рублей.
• Рутокен ЭЦП 2.0, JaCarta‑2 SE – предназначены только для продавцов и производителей алкоголя. Стоимость: 2 350 рублей.

Частые вопросы

В соответствии с п.2 статьи 18 Федерального закона № 63‑ФЗ удостоверяющий центр для выпуска подписи потребует следующие документы:

• с граждан РФ — паспорт и СНИЛС.
• с иностранцев — документ, удостоверяющий личность: паспорт, разрешение на временное проживание, вид на жительство и т.д., и любой документ с номером СНИЛС: само страховое свидетельство, справка из ПФР с номером СНИЛС либо сопроводительная ведомость по форме АДИ‑5.
• с представителей владельца ЭП — доверенность на получение, оригиналы или заверенные копии документов владельца подписи, паспорт представителя или документ, удостоверяющий личность.

Физические лица должны заверять копии документов для получения подписи только нотариально. Если вы находитесь на территории другой страны, заверить копии можно в консульстве РФ.

Юридические лица и ИП могут заверять копии самостоятельно. Если у организации или ИП есть печать, заверить копии может любой сотрудник компании. Для этого на копии необходимо указать:

• надпись «Копия верна» или «Верно»;
• должность заверившего лица с подписью и расшифровкой;
• дату заверения;
• печать организации или ИП.

Если печати нет:

• для юрлиц: на копиях должна стоять только подпись руководителя, плюс прикладывается устав, в котором нет записи, что организация работает с печатью;
• для ИП: на копиях должна стоять только подпись предпринимателя, плюс прикладывается «Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя» либо «Лист записи ЕГРИП».

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

• отдельно заверить каждый лист копии;
• прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав количество листов.

В этом случае потребуется выпустить новый ключ электронной подписи, а старую — аннулировать, обратившись к своему менеджеру в удостоверяющем центре.

Обратитесь к менеджеру вашего удостоверяющего центра. Он оформит заявку на отзыв и отправит вам заявление на подпись. Если вы работаете в СБИС, то заявку на отзыв вы можете отправить самостоятельно.

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия, в среднем — 12 месяцев. Чтобы продлить подпись нужно заранее, лучше за 30 дней до окончания срока, обратиться в ваш удостоверяющий центр для продления.

Если вы получали ЭП в удостоверяющем центре «Тензор», то получите автоматическое напоминание со ссылкой на заявку для продления ЭП. Кликните по заявке и следуйте подсказкам системы.

Продлить можно только действующую ЭП. Если ее срок уже закончился, придется выпускать новую.

Носителями могут быть: защищенный флеш‑накопитель (JaCarta‑2, Рутокен, Рутокен ЭЦП 2.0 и др.), флеш‑накопитель и реестр.

В соответствии со ст. 27.3 Приложения 2 к Приказу ФСБ от 27.12.2011 № 796 компания «Тензор» выдает ключи ЭП на защищенных носителях. Они также соответствуют регламенту Федеральной антимонопольной службы по ЭП для госзакупок.

Кроме этого такие устройства:

• поддерживают множество циклов перезаписи, что увеличивает срок службы;
• имеют функцию защиты информации — чтобы получить доступ к контейнеру с ключом, нужно ввести пароль.

Проверить подлинность сертификата электронной подписи можно на нашем сайте по серийному номеру или по данным владельца.

Как получить ЭЦП

Отправьте онлайн‑заявку и выберите удобный способ получения:

• в офисе компании «Тензор» или партнеров в регионе;
• дистанционно, с помощью действующей КЭП или по биометрии;
• закажите доставку на дом.

Главное удобство дистанционного получения ЭЦП — не нужно никуда ходить.

Где получить ЭЦП

Какие бывают электронные подписи, в каких случаях они применяются и как получить ЭЦП

Большинство государственных услуг давно можно получить в электронном виде, и на самом деле весь документооборот можно перевести в такой формат, но для этого придется оформить электронную подпись. Разбираемся, что это такое, чем отличаются механизмы получения такой подписи для физлиц и юрлиц и для чего она может понадобиться.

Что такое электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это атрибут электронного документа, с помощью которого верифицируется авторство, время подписания документа и его неизменность. ЭЦП даже может полностью заменить рукописную подпись, но есть нюансы.

Принцип работы ЭЦП

Подписанный ЭЦП документ зашифровывается с помощью закрытого ключа, а расшифровывается с помощью открытого. Весь процесс складывается из нескольких этапов:

• Информация о документе и его содержании зашифровывается с помощью закрытого ключа, создается хэш-сумма.
• Полученная подпись прикрепляется к документу.
• Вместе с документом добавляется сертификат проверки (открытый ключ).
• С помощью программы криптографической защиты информации проверяется соответствие хэш-суммы и содержания документа. Если документ не изменялся после подписания, значит эти переменные совпадут, то есть документ сохранит юридическую силу.

Сертификат закрытого ключа хранится у владельца подписи на компьютере, внешнем диске или специальной флешке (токене). Также подпись можно записать на менее популярные носители: смарт-карты, сим-карты, облачные хранилища, диски.

https://www.youtube.com/watch?v=1E-O7rkQJAw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Просмотреть подпись можно с помощью сертификата открытого ключа — электронного документа, в котором есть следующая информация:

1. Кто владеет подписью.
2. Какие у него полномочия.
3. Какая организация выдала подпись.

Зачем нужна электронная подпись

Электронная подпись позволяет подписывать документы в электронном виде. Если для простых операций подходит простое подтверждение личности с помощью пары «логин-пароль» или СМС-подтверждение, то, например, для других целей физическим лицам понадобится ЭЦП. Например, чтобы:

• подать декларацию в ФНС;
• удаленно заключить трудовой договор;
• подать судебный иск через ГАС «Правосудие»;
• оформить заявление на поступление в вуз;
• получить патент или разрешение на различные работы;
• проводить удаленно сделки с недвижимостью (только при наличии специального расширения);
• подписывать договоры между заказчиком и исполнителем;
• использовать в других случаях, когда нужна подпись человека.

Федеральный закон «Об электронной подписи» прямо указывает, что ЭЦП — замена рукописной подписи. Поэтому физлицо смело может использовать электронную подпись в любых случаях, а препятствие к этому может быть лишь одно — категоричный отказ второй стороны взаимодействовать таким образом.

Электронная регистрация прав собственности: как проходит и какие документы нужны

Юридические лица и индивидуальные предприниматели пользуются ЭЦП, чтобы подавать отчетность, общаться с госорганами по электронному документообороту, работать в системе «Честный знак» или пользоваться онлайн-эквайрингом. Предпринимателям точно не обойтись без электронной подписи, если они планируют участвовать в тендерах и аукционах на торговых площадках. Без ЭЦП аккредитоваться на таких площадках не получится.

Простые	Неквалифицированные	Квалифицированные
Декларации и отчетность в ФНС	не принимаются	принимаются	принимаются
Запросы в ПФР и ФСС	принимаются, но только на «Госуслугах» и только по выпискам	принимаются	принимаются
Иски в суды	не принимаются	не принимаются	принимаются
Трудовые отношения между организациями и сотрудниками	не принимаются	принимаются	принимаются
Операции с недвижимостью в Росреестре	не принимаются	не принимаются	принимаются, причем только со специальным расширением
Вузы	принимаются, но ограниченно	принимаются, но только для студентов	принимаются

В чем плюсы и минусы ЭЦП

Самое главное преимущество электронной подписи — экономия времени, а значит и расходов, связанных с физическим оформлением и подачей документов. Перевод документооборота в электронный вид упрощает рабочие процессы. Также к плюсам ЭЦП можно отнести:

• безопасность: электронную подпись невозможно подделать, если ее владелец соблюдает все правила сохранности;
• легкая проверка подлинности;
• высокая скорость коммуникаций между сторонами.

Правда, за это придется заплатить. Усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица при самостоятельном выпуске стоит 1 200 рублей, а стоимость одного ключа для юрлиц может достигать 10 тыс.

рублей. Учитывая, что ЭЦП действует только 15 месяцев, эти расходы станут ежегодными. К тому же в компании подпись может понадобиться нескольким сотрудникам, тогда расходы могут оказаться еще более существенными.

Это сравнительно молодой вид документооборота в России, поэтому пока встречаются манипуляции с ЭЦП. Правда, государство регулярно ужесточает правила выдачи электронных подписей и аккредитации удостоверяющих центров. Отдельные ведомства также добавляют дополнительные требования для работы на их порталах. Например, чтобы защитить граждан от мошенничества, Росреестр не принимает базовые квалифицированные подписи, а только подписи со специальным расширением.

Виды ЭЦП и их отличия

Всего существует три вида электронной подписи — простая, неквалифицированная и квалифицированная:

• Простая электронная подпись. Это знакомые пары «логин-пароль», коды из пуш-уведомлений и СМС. Когда пользователи заходят в онлайн-банкинг или в личные кабинеты сайтов госуслуг, совершают операции, подтверждают их с помощью кодов и паролей, то по условиям оферты или договора это приравнивается к подписи. Это лишь подтверждение согласия на действие, но нет никакой гарантии авторства.
• Неквалифицированная электронная подпись. Этот вид ЭЦП используется для электронного документооборота внутри компаний или с внешними контрагентами, если между сторонами подписаны соглашения о доверии электронным подписям. Неквалифицированную ЭЦП создают с помощью программ шифрования. Такой способ точно определяет автора, время подписи, но доказать неизменность документа уже не получится. А государство вовсе не доверяет этому виду ЭЦП, поэтому использовать такие документы в суде не получится.
• Квалифицированная электронная подпись (иногда — усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП). Ее выдают лишь в удостоверяющих центрах, которые проходят госаккредитацию, поэтому это самый надежный вид ЭЦП. Ключи создаются только в тех программах, которые прошли сертификацию в ФСБ. Соответственно, государственные органы всецело доверяют именно квалифицированным электронным подписям. Подписанный такой ЭЦП документ можно проверить на авторство, неизменность и время подписания, то есть он равнозначен документу, подписанному от руки.

Для работы на портале Росреестра понадобится специальное расширение для квалифицированной электронной подписи. Без этого расширения ведомство не принимает электронные документы.

На всех электронных торговых площадках это обязательное условие. Обычно базовой УКЭП достаточно, но некоторые торговые площадки усложняют доступ и предъявляют дополнительные требования. Перед участием в торгах лучше уточнить условия у торговой площадки.

Как получить электронную подпись

Как получить электронную подпись физлицу

Квалифицированную электронную подпись можно получить через удостоверяющие центры.

Для оформления необходимо подготовить пакет документов: каждый УЦ запрашивает свой список, но чаще всего требуется только заявление, паспорт и СНИЛС.

Стоит обратить внимание, что понадобится техника — ноутбук или персональный компьютер. Его для корректной работы с ЭЦП бесплатно настроят специалисты удостоверяющего центра.

https://www.youtube.com/watch?v=yZp2btHGBy4\u0026pp=ygWiAdCt0LvQtdC60YLRgNC-0L3QvdCw0Y8g0L_QvtC00L_QuNGB0Ywg0LLQuNC00Ysg0L7QsdC70LDRgdGC0Lgg0L_RgNC40LzQtdC90LXQvdC40Y8g0LrRgNC40YLQtdGA0LjQuCDQstGL0LHQvtGA0LAg0YDQsNC30LvQuNGH0LjRjyDQstC40LTQvtCyINC80LXQttC00YMg0YHQvtCx0L7QuQ%3D%3D

В офис идти необязательно. Многие УЦ предлагают услугу выезда специалиста на дом. Представители выезжают к клиенту на дом, верифицируют личность, забирают документы и выдают токен. После этого человек сам выпускает подпись на своем компьютере — это делается за пару кликов.

Стоимость выдачи электронной УКЭП для физлиц не превышает 2 тыс. рублей. Плюс к этой сумме добавляется отдельно стоимость токена — от 1,5 до 2 тыс. рублей в зависимости от региона.

При этом для операций в личном кабинете налоговой подойдет и неквалифицированная подпись, которую ФНС оформляет налогоплательщику бесплатно. Получить ее можно в разделе «Профиль».

Нет, подпись и на дому, и в офисе оформляется только на будущего владельца ЭЦП, поэтому даже нотариально заверенная доверенность не поможет получить ключ удаленно. Удаленно получить токен в УЦ можно только в том случае, если уже есть ЭЦП другого центра.

Как получить электронную подпись юрлицу и ИП

Юридические лица и ИП получают квалифицированные сертификаты подписи в удостоверяющем центре или МФЦ. Понадобятся следующие документы:

1. заявление на изготовление электронной подписи;
2. паспорт и СНИЛС (для ИП);
3. выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
4. копия устава;
5. доверенность уполномоченного представителя и паспорт получателя.

Как и в случае с физлицами, представители УЦ могут выехать в офис или на дом.

Стоит оформление от 800 до 20 тыс. рублей. Стоимость зависит от того, в каких целях юрлицо или предприниматель будет использовать подпись. Разные ведомства и торговые площадки предъявляют свои требования к нужным расширениям у ЭЦП. Помочь в подборе нужной конфигурации могут специалисты УЦ. Стоит обратить внимание, что отдельно оплачивается также носитель.

ФНС бесплатно выдает КЭП, но только руководителям юрлиц и ИП. Правда, носитель придется все равно покупать — любая флешка не подойдет. Только тот токен, что сертифицирован в ФСБ.

С 2022 года руководители юрлиц, ИП и частные нотариусы обязаны получать подписи в ФНС — непосредственно в отделении инспекции или в офисе доверенного лица налоговой. Если есть действующая электронная подпись, выданная другим УЦ, то ей можно пользоваться до конца года. Обновлять уже придется у налоговиков. Такая подпись будет действовать до 15 месяцев.

Можно ли проверить подлинность электронной подписи

Проверить подлинность электронной подписи можно несколькими способами:

• Сервис на «Госуслугах». Пользователь загружает документ без ограничений в форматах. Проверить таким образом бесплатно можно как квалифицированную, так и неквалифицированную электронную подпись. Если подпись отсоединенная, загрузить нужно и подписанный документ, и файл подписи.
• Сервис «КонтурКрипто». Здесь можно как подписать, так и проверить документы, подписанные электронной подписью. Последняя процедура бесплатная и подходит для файлов в любом формате. Правда, проверить можно только отсоединенную подпись — для этого нужно загрузить и документ, и файл подписи.
• Сервис «КриптоПро». На этом сервисе проверить бесплатно получится только PDF-файлы, а за остальные придется заплатить. Зато проверить можно все типы подписей.
• Программа «КриптоАРМ». Минус этого способа в том, что придется скачивать специальную программу. Для этого достаточно бесплатной версии «Старт». Проверить можно файлы в любом формате, а также папки документов.
• Плагины для офисного софта и читалок PDF. У «КриптоПро» есть свои инструменты, с помощью которых можно проверить подлинность документа прямо в Adobe Reader, Word или Excel. Такая же возможность есть у плагина «КриптоБит».

Если подписи действительны, сервисы укажут владельца подписи, дату подписания, наименование удостоверяющего центра, а также подтвердят, что файл не был изменен. Если же проверка окажется неуспешной, пользователю укажут, что с этим документом не так.

Помимо подлинности подписи для надежности рекомендуется проверять аккредитацию удостоверяющего центра, выдавшего ЭЦП. Это можно сделать на сайте Минцифры России.

Может ли другой человек использовать мою электронную подпись

Федеральный закон №63 «Об электронной подписи» накладывает ответственность за безопасность ЭЦП на ее владельца. Он отвечает за сохранность ключей и следит, чтобы электронную подпись не использовали без его согласия. Поэтому если соблюдать все правила безопасности, то использовать подпись без ведома ее владельца невозможно.

К сожалению, передача доверенности на ЭЦП никак не регламентирована. Чтобы сэкономить расходы, в некрупных компаниях часто заводят подпись на одного уполномоченного сотрудника (чаще всего директора), а после передают ее между сотрудниками. Бухгалтеры этим ключом отправляют отчетность в ФНС, юристы формируют иски в суд, коммерческие сотрудники маркируют товары.

По закону это не считается нарушением, но стоит помнить, что всю ответственность несет владелец подписи, независимо от того, подписывал он документ сам или поручил это своему доверенному сотруднику. Поэтому рекомендуется оформлять ЭЦП каждому сотруднику, у которого есть право подписи.