Жалобы

Как установить и пользоваться электронной подписью для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Как установить и пользоваться электронной подписью для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ

Из нашей статьи вы узнаете:

Коммерческие и государственные торги проходят на электронных площадках в формате конкурсов, аукционов, запросов котировок и запросов предложений. Заказчик размещает заявку на оказание услуг и условия их выполнения. Поставщики подают свои предложения. Весь процесс регулируется ФЗ № 44 и № 223.

Чтобы принять участие в тендере, как заказчикам, так и поставщикам необходимо получить электронную подпись для торгов.

Она понадобится для:

  • регистрации на торговой площадке;
  • подачи заявки на участие в аукционе;
  • подписания контрактов.

Какая ЭЦП подходит для участия в торгах

Электронная подпись создаётся с помощью криптографии и которая подтверждает авторство электронного документа, защищая его от изменений после подписания.

Существует три вида электронных подписей:

  • простая, которая представляет собой пару логин-пароль или одноразовые пароли, она часто используется только физлицами;
  • усиленная неквалифицированная, используется для обмена документов внутри организации или в работе с порталом nalog.ru;
  • усиленная квалифицированная — имеет высокий уровень защиты, обеспечивает юридическую силу документам.

Именно квалифицированную подпись необходимо получить, чтобы принять участие в электронных торгах. Она признаётся госорганами, идентифицирует участника, его заявку и отправленную документацию.

Помимо торговых площадок, на которых проходят госзакупки, подпись подходит для коммерческих торгов. Также с её помощью можно отправлять электронную отчётность, вести внутренний и внешний документооборот без дополнительных соглашений и работать на госпорталах.

При выборе ЭЦП для госторгов обратить внимание стоит на тариф и форму выпуска, а также на то, сколько делается электронная подпись.

Как сделать электронную подпись для торгов

Получение квалифицированной подписи осуществляется только в аккредитованных удостоверяющих центрах, сертифицированных Минцифры РФ. Актуальный список указан на сайте Министерства. Вместе с подписью клиент получает сертификат проверки ключа, подтверждающий подлинность ЭЦП.

Тариф определяет цену и возможности подписи. Покупатель выбирает подпись исходя из своих задач.

ЭЦП может храниться в облаке или на отдельном физическом защищённом носителе — токене или смарт-карте. Последний способ хранения позволяет работать на любом компьютере и в удобном пользователю месте.

После выбора удостоверяющего центра необходимо оставить заявку и подготовить документы для оформления.

Обычно это:

  • паспорт и ИНН владельца;
  • заявление на изготовление ЭЦП;
  • ИП предоставляют сертификат записи в ЕГРИП, Юрлица — в ЕГРЮЛ.

На оформление ЭЦП для торгов уходит около суток. Если ЭЦП нужна срочно и клиент подготовил необходимые документы заранее, то можно получить подпись за час. Данная дополнительная услуга действует для зарегистрированных пользователей сервиса «Астрал-ЭТ» или при обращении клиента в офис представительства.

Как работать с электронной подписью для торгов

Чтобы начать работать с электронной подписью для торгов, нужно понять, на каких площадках действует ЭЦП. В их список входят все официальные электронные торговые площадки, со списком можно ознакомиться здесь → Перечень отобранных операторов электронных площадок.

Получил ЭЦП, что делать дальше? Для работы с подписью нужна специальная программа — криптопровайдер. Она может быть встроена в носитель, а в иных случаях её нужно устанавливать отдельно. Одна из самых популярных программ — КриптоПро CSP.

Дальнейшие действия поставщика выглядят следующим образом:

  • откройте спецсчёт и получите банковскую гарантию;
  • выберите подходящий лот исходя из возможностей;
  • определите риски;
  • подготовьте документацию;
  • отправьте заявку.

Часто задаваемые вопросы

  • Возможно ли участие в торгах по банкротству без ЭЦП?
  • Торги по банкротству без ЭЦП невозможны, так как подпись нужна, чтобы регистрировать аккаунт, подавать документы и подписывать контракты в случае выигрыша.
  • Где проходят торги по банкротству?

Торги проходят удалённо на специальных торговых площадках, например, «Центр дистанционных торгов» и «Российский аукционный дом».

Таких площадок много, а требования к ним приведены в приказе Минэкономразвития РФ от 23.07.2015 г. № 49.

Какая электронная подпись нужна для участия в электронных торгах?

Для участия в торгах нужна квалифицированная электронная подпись, так как именно она обеспечивает юридическую значимость действиям поставщика.

Как работать с электронной подписью в 2023 году

В статье для простоты мы говорим об «электронной подписи». В действительности предприниматели получают «квалифицированный сертификат электронной подписи», которым и подписывают электронные документы.

Электронная подпись придает электронному документу юридическую силу, то есть делает его равнозначным документу на бумаге, подписанному собственноручно. Такой подписью подписывают налоговую отчетность, акты, накладные и документы, необходимые для участия в закупках.

С 2019 года большая часть госзакупок перешла в электронный формат. Извещают о таких тендерах в Единой информационной системе (ЕИС), а проводят на восьми торговых площадках (ЭТП). 

Для участия в электронных закупках по 44-ФЗ потребуется электронная подпись. С такой ЭП также можно заявляться на часть торгов по 223-ФЗ и тендеры по капремонту (615-ПП).

Участники закупок используют ЭП, чтобы:

  • пройти регистрацию в ЕИС;
  • отправить заявку на участие;
  • подать ценовое предложение;
  • подписать контракт;
  • осуществить электронное актирование в ЕИС.

Закупки по 223-ФЗ и коммерческие тендеры публикуют на множестве ЭТП — активно работающих площадок больше 200. Однако не все из них принимают обычную электронную подпись, часть площадок потребуют обогатить ЭП специальным платным расширением — OID-ом. Поставщик может оформить одну ЭП и добавить в нее необходимые разным площадкам OID-ы.

В некоторых закупках поставщики по-прежнему могут обойтись без электронной подписи. Вот пять случаев:

  • закрытая закупка по 44-ФЗ с гостайной, если ее проводят в бумажной форме;
  • закупки у ед. поставщика, если подписывают бумажный контракт;
  • закупки по 223-ФЗ, если она проходит в бумажной форме;
  • коммерческие торги на ЭТП, которые не требуют ЭП.
  • некоторые имущественные торги.

Менять правила работы с электронной подписью в закупках пока не планируют. Но значимые изменения для бизнеса произойдут в том, как получать электронную подпись и поддерживать ее актуальность.

  1. Самые важные изменения касаются руководителей юрлиц и индивидуальных предпринимателей. С 1 сентября 2023 года они не смогут пользоваться  подписями, выпущенными коммерческими удостоверяющими центрами (УЦ). Такой ЭП нельзя будет подписать юридически значимые документы, в том числе госконтракты и договоры. 

Вместо подписей коммерческих УЦ руководителям нужно получить подпись ФНС. Изменения должны были вступить в силу уже с 1 января 2023. Однако Госдума продлила переходный период на восемь месяцев.

  1. Сотрудники компаний и ИП должны будут использовать машиночитаемую доверенность (МЧД) и электронную подпись физлица с 1 сентября 2023.

МЧД — электронный аналог бумажной доверенности для подписания документов, или проще говоря — электронная доверенность. МЧД хранит информацию о доверителе, уполномоченном лице и делегированных ему полномочиях.

Сейчас сотрудники имеют право подписывать документы выданной им ЭП юрлица (в нем указывают данные и сотрудника, и организации) или же ЭП физлица (только данные сотрудника), дополненной МЧД.

Предполагалось, что с 1 января сохранится только второй способ — ЭП физлица + МЧД. Но власти отложили и эти изменения на 1 сентября 2023.

  1. Электронная подпись юрлица, выданная сотруднику или уполномоченному лицу, будет действовать до 1 сентября 2023. Такие ЭП сотрудники компаний получают в коммерческих УЦ и используют их без МЧД — и смогут делать это вплоть до сентября 2023 года.

После вступления в силу изменений, сотрудникам также понадобится обратиться в коммерческий УЦ. Но он выдаст уже ЭП новой формы — на физлицо. 

Какую ЭП выбрать сотруднику — юрлица или физлица — зависит от того, сможет ли он использовать в работе МЧД. Если нет, то нужна электронная подпись юрлица. Если да — физлица.

Оформить электронную подпись по новым правилам можно как в самой ФНС, так и через доверенные лица налоговой. Список мест выдачи ЭП доступен на сайте ФНС. При подаче заявления потребуется:

  • документ, удостоверяющий личность;
  • номер СНИЛС;
  • ИНН физлица или юридического лица;
  • токен (похож на флешку).

Можно предоставить уже используемый вами токен или приобрести новый. Главное, запросить у продавца именно носитель для ЭП налоговой — к ним предъявляют особые требования. За токеном можно обратиться в любой УЦ, к производителю или найти его в вендинговых аппаратах в налоговых инспекциях. 

Владелец подписи ФНС получает то же самое, что и раньше получал в коммерческом УЦ:

  • сертификат ЭП со сроком действия 15 месяцев;
  • лицензию на средство электронной подписи (криптопровайдер) на весь срок действия подписи.

Учитывайте, что закрытый ключ ЭП (с помощью него происходит подписание документов) нельзя скопировать. Это защищает от его компрометации и нанесения вреда владельцу. Если раньше практиковалось, что электронной подписью директора пользовались другие сотрудники, например, бухгалтер, то теперь так сделать не получится. Всем работникам понадобятся свои собственные подписи.

Получить электронную подпись в 2023 году можно не только в налоговой, но и в коммерческих УЦ — например, в Контуре. В этом случае ЭП выдаст доверенное лицо ФНС, а эксперты Контура помогут применять ЭП налоговой в торгах.

Осенью 2022 года некоторые предприниматели оказались за пределами России и продолжили свою деятельность удаленно. У таких владельцев ЭП могло возникнуть желание передать ее в пользование коллеге и родственнику.

Однако 63-ФЗ запрещает владельцу передавать кому-либо свою ЭП — это считается компрометацией ключа. С чужой электронной подписью злоумышленники могут совершить любое действие от лица компании или директора, в том числе, навредить имуществу. 

Если предприниматель покинул Россию, но оформил нотариальную доверенность на другое лицо, то выпустить с ее помощью ЭП все равно не получится. Желающий получить подпись предприниматель или руководитель компании должен приехать в ФНС лично — для идентификации.

Читайте также:  Конфликт с жильцами в коммунальной квартире

Удаленно ЭП ФНС можно только продлить — через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Но важно, чтобы на руках уже был сертификат ФНС, его срок еще не закончился, а в выписке ЕГРЮЛ или ЕГРИП не было изменений.

Откройте дверь в мир торгов с электронной подписью

Получить ЭП

Руководителю юрлица или ИП получить ЭП ФНС

Чтобы без проблем участвовать в электронных закупках в следующем году, руководителю необходимо до 1 сентября 2023 года получить электронную подпись ФНС. С ней вы гарантированно сможете участвовать в торгах, подписывать договоры и проходить электронное актирование в ЕИС. 

Сотрудникам юрлица дать доступ к закупкам

Подпись ФНС у руководителя будет в единственном экземпляре. Если он не готов сам подписывать все документы по торгам, то этим могут заняться сотрудники или внештатные специалисты.

На середину декабря 2022 года ни одна ЭТП не принимает МЧД. Поэтому пока сотрудники могут представлять организацию в закупках только так: 

  1. Получить ЭП юрлица на свое имя в коммерческом УЦ. Достаточно назвать должность, для которой нужна электронная подпись, и необходимые торговые площадки. Специалисты УЦ подберут подходящий сертификат.
  2. Иметь доверенность от руководителя на подписание необходимых документов и совершение закупочных действий: подписания заявки, участия в аукционе, заключения контракта. Доверенность может быть простая или нотариальная.
  3. Запросить у руководителя юрлица доступ к закупкам. Государственным — через профиль компании на Госуслугах и личный кабинет ЕИС. Коммерческим — в личном кабинете ЭТП или по правилам конкретной площадки.

Если в 2023 году ЭТП начнут работать с МЧД, сотрудник сможет представлять организацию, подписывая документы своей ЭП физлица и прикладывая к ней МЧД. 

Сотрудникам ИП дождаться МЧД в торгах

Без руководителя и его электронной подписи участвовать в закупках не получится — ни в государственных, ни в коммерческих. Потому что документы участника могут быть подписаны только электронной подписью ИП. Некоторые коммерческие ЭТП могут делать исключения, но в частном порядке — узнавать это необходимо у конкретной площадки.

Когда ЭТП начнут работать с МЧД, представитель ИП сможет подписывать документы сам — своей ЭП физлица. Понадобится только приложить МЧД, подписанную электронной подписью ИП.

  • С 1 сентября 2023 нельзя будет использовать электронные подписи для руководителей и ИП, выпущенные коммерческими УЦ. 
  • Всем руководителям и ИП, имеющим электронную подпись коммерческого УЦ, придется обновить ее на ЭП налоговой. Сделать это можно в ФНС или в офисе доверенного лица налоговой.
  • ЭП ФНС выдается в единственном экземпляре. Ее нельзя получить удаленно, только продлить.
  • Чтобы сотрудникам юрлиц сейчас работать с закупками, им нужна своя подпись — на юрлицо. Выдают такие подписи коммерческие УЦ.
  • Обязательный переход на МЧД отложили до 1 сентября 2023.

Как получить электронную подпись для участия в закупках | Контур.Закупки

Электронная подпись (ЭП) сегодня широко применяется различными субъектами хозяйственной деятельности. Без нее невозможно удаленно подать отчетность, обратиться в государственный орган, подписать электронный документ. Для участия в торгах электронная подпись необходима и заказчику, и исполнителю. Какая именно ЭЦП подойдет? Как ее получить? Об этом расскажем в статье.

Что такое ЭЦП

Цифровая подпись — эта информация о лице в электронной форме, которая хранится на специальном носителе в закодированном виде. Сертификат ЭП содержит данные о наименовании или ФИО лица, его ИНН, КПП (для организаций), ОГРН, должность и полномочия владельца.

Правовая основа применения электронной подписи — Федеральный закон № 63-ФЗ от 6 апреля 2013 года. В нем определено, какие существуют виды подписей, в каких случаях должна применяться каждая из них, в каком порядке признается юридическая сила подписанных ЭЦП документов и много других нюансов.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

В соответствии с этим законом ЭП бывают трех видов:

  • простая электронная подпись;
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;
  • усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для участия в торгах оформляются подписи с полномочиями:

  • администратор организации;
  • уполномоченный специалист;
  • специалист с правом подписи контракта.

Подписи конкретного лица можно присвоить любые из этих полномочий и даже несколько. Все зависит от того, что нужно организации.

Какая подпись нужна для торгов по 44-ФЗ

Всем участникам торгов, которые проводятся на электронных площадках, понадобится обзавестись ЭП:

  • заказчикам — усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • поставщикам — усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Подпись пригодится на каждом из этапов торгов и при проведении любых операций на ЭТП.

Также стоит учесть, что требования к наличию подписи не зависит от того, на федеральной или коммерческой площадке собирается работать организация. Подпись понадобится на любой ЭТП, однако разная.

Существуют ЭЦП, которые позволяют участвовать в торгах только на федеральных площадках, но есть и такие, которые включают и работу на коммерческих.

Обратите внимание! Подпись, которая оформлена для участия в аукционах по 223-ФЗ, не подойдет для торгов по 44-ФЗ.

Короткое видео о выборе ЭЦП для поставщика:

Где взять электронную подпись?

Куда обратиться за подписью, зависит от того, в каком качестве организация собирается принимать участие в торгах:

  1. В качестве заказчика. В этом случае ЭЦП выдает территориальный орган Федерального казначейства. Полученный сертификат будет действовать на любой федеральной площадке.
  2. В качестве поставщика (исполнителя, подрядчика). За ЭЦП следует обращаться в удостоверяющий центр (УЦ).

Как выбрать удостоверяющий центр?

Разные площадки устанавливают собственные требования к удостоверяющим центрам. Поэтому начать процесс следует с выбора ЭТП, на которой будет производиться участие в торгах.

Далее целесообразно действовать по такому алгоритму:

  • посетить сайт ЭТП и найти на нем перечень удостоверяющих центров;
  • выбрать один из них и уточнить, какие документы понадобятся;
  • собрать пакет документов и отправляться за подписью.

Рекомендуем сразу решить, на каких лиц будут оформляться подписи, и для чего они будут предназначаться (для торгов, подачи отчетности, работы с ЕГАИС по алкогольным напиткам и так далее).

Нередко у заказчиков возникает вопрос: на кого необходимо делать электронную подпись — на руководителя, на контрактного управляющего, на них обоих? Ответ прост — на того, кто будет подписывать документы на ЭТП, в том числе контракты. Кого наделить такими полномочиями — руководителя или специалиста по закупкам — это решает сам заказчик.

Комплект для документов для оформления ЭЦП

Минимальный набор документов обычно примерно таков:

  • заявление на изготовление ключ ЭЦП;
  • документы, на основании которых действует организация и ее руководитель — копия Устава, выписка из реестра, копия приказа о назначении директора;
  • документы лица, на которого будет оформлена ЭЦП, в том числе доверенность на осуществление полномочий, которые будут в ней прописаны;
  • если владелец подписи подает документы через представителя, то доверенность на его имя.

Когда подпись готова, удостоверяющий центр выдаст:

  1. Токен. Ключ ЭЦП — это файл, который размещается на специальном устройстве — токене. На нем должны находиться:
    • файл ключа;
    • файл сертификата ключа проверки ЭЦП.
  2. Копию сертификата проверки ключа на бумаге с подписью и печатью УЦ.
  3. Лицензию на право использования средства электронной подписи (программа для ПК).
  4. Цифровой носитель с установочными файлами этой программы и документацией.

Как хранить ЭЦП

К хранению электронной подписи следует относиться ответственно. По правилам свою ЭЦП запрещено передавать для пользования другим лицам, но на практике это случается повсеместно.

Вместе с токеном будет выдан защищающий его пин, который следует хранить конфиденциально. В этом случае даже при утере носителя никто не сможет воспользоваться цифровой подписью.

Если носитель утерян, необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Старый ключ будет аннулирован, а вместо него для пользователя будет изготовлен новый.

Правда, придется вновь оплатить изготовление ЭЦП.

Эцп заказчика для коммерческих торгов

Параметры электронной подписи (ЭЦП) не зависят от будущей роли на площадке. Заказчики и поставщики получают одинаковые комплекты подписи. Для работы на коммерческих торгах среди ключей ЕЭТП самым подходящим можно назвать комплект «Коммерческий»

Обязательно ли заказчику получать ЭЦП для коммерческих торгов?

Сферу закупок регулируют два основных федеральных закона: 223-ФЗ и 44-ФЗ.

Коммерческими торгами называются процедуры, которые проводят субъекты 223-ФЗ и обычные компании, на которых не распространяются оба федеральных закона.

Участие компании-заказчика в процедурах коммерческих площадок и секций начинается с получения электронной подписи. Электронная подпись для коммерческих закупок выполняет несколько важных функций:

  • защищает от подделки документов и подделки действий на электронной площадке
  • идентифицирует лицо, подписавшее документ;
  • защищает документ от изменения и просмотра третьими лицами.
Читайте также:  Проверки прокуратурой в россии

Получение электронной подписи обязательно. Без неё работа на электронных площадках невозможна. Приобрести подпись можно в одном из авторизованных удостоверяющих центров, например в нашем УЦ

Где можно использовать ЭЦП для коммерческих торгов?

Большинство ЭЦП по 223 ФЗ для заказчиков можно использовать на разных площадках. В каждом удостоверяющем центре список сфер применения подписи различается. Например, приобретая комплект «Коммерческий» от ЕЭТП вы получаете доступ к самым известным электронным торговым площадкам

  • АО «Единая электронная торговая площадка» (АО «ЕЭТП», «Росэлторг»)
  • Площадка Сбербанк-АСТ, sberbank-ast.ru
  • Электронная площадка РТС-тендер, rts-tender.ru
  • Группа электронных площадок ОТС.ру (ОТС-тендер), otc.ru
  • Торговая площадка «Российский аукционный дом», lot-online.ru
  • Электронная торговая площадка «Фабрикант», fabrikant.ru
  • Группа площадок b2b-center b2b-center.ru
  • Электронная площадка uTender (ЭТП uTender), utender.ru
  • Аукционный Конкурсный Дом, a-k-d.ru
  • и другие

Кроме того, вы сможете использовать более 200 систем электронного взаимодействия: сайты ПФР, ФНС, «Госуслуги». Полный список можно посмотреть на странице электронной подписи на нашем сайте. Выбирайте подпись, ориентируясь площадку, на которой планируете размещаться, а также на дополнительные сферы применения подписи.

Утечка данных ЭЦП или их фальсификация может обернуться существенной потерей средств. Поэтому оформление электронной подписи –трудоёмкий процесс, требующий достаточно большого количества документов.

При этом особенного значения не имеет, оформляете ли вы электронную подпись по 44-ФЗ или это электронная цифровая подпись 223 ФЗ. Заказчикам и поставщикам нужно готовить одинаковые пакеты документов. Будущая роль на электронной площадке не влияет на список необходимых бумаг.

Какие именно документы нужно предоставить, зависит от других параметров, а именно:

  • форма организации (юридическое лицо/индивидуальный предприниматель/физическое лицо)
  • электронная подпись оформляется на руководителя или сотрудника организации
  • комплект ЭП в точке выдачи получает сам владелец ЭП или доверенное лицо.

Список документов, которые необходимо предоставить именно вам, чтобы получить ЭЦП для коммерческих торгов, можно посмотреть на странице электронной подписи нашего сайта.

  1. Коммерческими торгами называются процедуры, в которых заказчиками выступают субъекты 223-ФЗ и компании, на которых НЕ распространяется действие 223 и 44-ФЗ. Получение ЭЦП для коммерческих торгов обязательно, если вы хотите участвовать в них в качестве заказчика.
  2. ЭЦП по 223 ФЗ для заказчиков можно использовать на большинстве коммерческих площадок. Сферы применения нашей электронной подписи можно посмотреть на нашем сайте.
  3. Список документов для получения ЭЦП для коммерческих торгов одинаков для заказчиков и поставщиков. Однако список различается для физических лиц, юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Какой пакет документов необходимо принести в точку выдачи ЭП именно вам, указано на нашем сайте.

Участие в торгах с электронной подписью на сотрудника — Сервисный центр "Софт-онлайн" — Партнер СКБ Контур

Организации внедряют электронный документооборот для долгого применения в будущем. Конечно, они заинтересованы в том, чтобы как больше партнеров и клиентов также перешли на цифру. Ведь только в этом случае удастся выстроить удобный и выгодный обмен электронными документами.

Нередко руководители компаний заранее анализируют количество своих контрагентов, подключенных к ЭДО. При этом процесс присоединения продолжается и позже — с помощью писем-приглашений. Получатель такого сообщения может согласиться на предложение, но решение отказаться тоже правомерно.

Согласие обеих сторон на ЭДО и их свобода в этом решении оговариваются в законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Гражданском кодексе России.

Основные причины отказа от электронного документооборота

Объясняя отказ от электронного документооборота, руководители компаний называют схожий перечень причин. Большинство построено на непроверенных фактах и заблуждениях, из-за чего реальная картина процесса перехода на ЭДО серьезно искажается.

Итак, перечислим самые частые причины отказа от ЭДО:

  • Документы в электронном виде небезопасны: будет сложно гарантировать сохранность и конфиденциальность данных.

Напротив, при ЭДО контрагентам не страшны махинации и манипуляции.

Все документы и действия с ними отражаются в единой системе ЭДО, в процессе не задействованы посторонние, а электронная подпись гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.

Требования предъявляются и к архивам. К примеру, в системе ЭДО Контур.Диадок копии файлов хранятся на разных серверах. Даже сбой на одном из них не затронет сохранность документа.

  • Электронный документооборот нужен только большим компаниям.

Эффект от цифровизации виден и в небольших организациях, поскольку из административных расходов сразу «выпадают» затраты на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги. Сотрудники смогут быстрее обрабатывать данные и получат больше свободного времени на другие задачи.

  • Возрастут налоговые риски, возникнут сложности во взаимодействии с контролирующими госорганами.

Государственные структуры все активнее переходят на цифру и реже принимают документы на бумажном носителе.

Причем ФНС в этом вопросе — передовое ведомство: налоговая давно внедрила возможность, а в ряде случаев и обязанность сдачи электронной отчетности.

Точно так же ПФР, ФСС, Росстат, суды, другие органы готовы принимать многие документы, завизированные квалифицированной электронной подписью.

Благодаря ЭДО сокращаются расхождения с контрагентами, а значит, станет меньше налоговых проверок. Представлять документы по требованию налоговой тоже будет проще — в Диадоке можно быстро найти и выгрузить нужные файлы.

  • Переход на ЭДО будет долгим и болезненным.

Действительно, на крупных предприятиях внедрение электронного делопроизводства может занять несколько месяцев. Особенно в том случае, если ЭДО подключается через сложную интеграцию с учетной системой. Но есть и другие варианты — веб-версия Диадока или модуль для 1С.

Веб-версию не нужно устанавливать,  достаточно просто открыть в браузере, а пользоваться ей можно бесплатно, без какой-либо абонентской платы. Готовый модуль Диадока для 1С вы сможете скачать и самостоятельно настроить всего за 15 минут.

Интерфейс в этих решениях интуитивно понятный, сотрудникам не потребуется много времени на знакомство с сервисом.

  • Слишком мало контрагентов перешли на обмен электронными документами.

Для начала это утверждение стоит проверить — в этом поможет, например, специальный сервис Диадока. В нем можно узнать, кто из контрагентов уже в Диадоке, — для этого введите название компании или ИНН. Если нужный поставщик или клиент окажется не в списке, ему можно направить приглашение в сервисе.

Стоит отметить, что в период ограничений из-за пандемии все больше компаний начали переходить на электронный документооборот. Это помогло им быстро перестроить бизнес-процессы и уйти на удаленку без прекращения работы с документами. Системы ЭДО обеспечивают доступ к файлам с любого устройства.

Эксперты Диадока помогут с привлечением контрагентов: расскажут, как подобрать эффективный способ рассылки приглашений к электронному документообороту, поделятся шаблонами писем, новостей и скриптами разговора. Если же партнер уже работает через ЭДО, но использует систему другого оператора, для обмена документами понадобится лишь настройка роуминга.

При этом подключение к электронному документообороту не обязывает компанию начинать онлайн-обмен документами со всеми контрагентами сразу. Все зависит от конкретного решения, в Диадоке вы можете как пригласить контрагентов к ЭДО, так и отказаться от взаимодействия.

Как оформить отказ от электронного документооборота

Если вы пока не готовы переходить на ЭДО с кем-то из контрагентов, отказать нужно так, чтобы соблюсти деловой этикет и в будущем вернуться к вопросу перехода на ЭДО.

Ответное письмо может быть составлено в свободной форме — никаких регламентов в этом отношении нет. Но для оформления аргументированного и вежливого отказа можно обратиться к правилам составления официальной корреспонденции. Они предполагают следующее:

  • Текст должен состоять из трех условных частей: вступления, основного раздела и заключения. В начале письма напишите обращение и заголовок, в основной части сообщите об отказе, а в конце укажите дату и поставьте подпись.
  • Стоит придерживаться сдержанного, лаконичного стиля. Сообщать об отказе нужно максимально корректно и грамотно, но конкретно и прямо. При этом необязательно объяснять свою мотивацию, но указание причины будет только плюсом.
  • Желательно выразить благодарность за предложение и оказанное внимание, а также дать понять, что вы не против продолжать сотрудничество.
  • Оформить письмо с отказом можно как на простом листе бумаги, так и на бланке организации с реквизитами и логотипом. Для придания официального статуса документ может подписать уполномоченный сотрудник. Перед отправкой в адрес организации поставьте на документе номер и дату.
Читайте также:  Зачисляется в трудовой стаж служба в армии

Другая ситуация, если в вашей компании уже налажен ЭДО, но руководитель не планирует настраивать обмен электронными документами с конкретным контрагентом. В этом случае отказать можно как с помощью письма, так и в самой системе ЭДО. К примеру, в Диадоке вы можете просто не принять приглашение от кого-то из партнеров — и продолжить «бумажное» взаимодействие.

Образец письма об отказе от ЭДО

Утвержденной формы письма об отказе от электронного документооборота нет. Однако с приведенными выше рекомендациями можно составить свой вариант. Ориентируйтесь на следующий образец:

Главному бухгалтеру ООО «Компания»

Иванову И.И.

Ответ на предложение о переходе на электронный документооборот

Уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за проявленное внимание к нашей компании и приглашение перейти на электронный документооборот в рамках нашего взаимодействия. Мы ознакомились с темой и внимательно изучили ее аспекты, узнали, кто из наших контрагентов пользуется такими системами и почему.

К сожалению, вынужден сообщить, что пока мы не готовы принять данное предложение. Нас устраивает действующий документооборот бумажными версиями документов, и в ближайшее время мы не рассчитываем на изменения в работе нашей компании.

Надеемся на ваше понимание и на то, что это не повлияет на дальнейшее сотрудничество. Мы с радостью продолжим работу в прежнем ключе.

Главный бухгалтер ООО «Фирма»                  ____________________                                Петров П.П.

Что делать в случае отказа контрагента перейти на ЭДО

Если контрагент отказал вам в переходе на электронный документооборот, есть несколько вариантов действий. Первый — не делать ничего и продолжить взаимодействие в привычном бумажном формате. Второй — вовсе отказаться от партнерства с контрагентом, что может быть не лучшим исходом для обеих сторон.

Всегда можно попробовать переубедить партнера, особенно если нет уверенности в том, что он откажется еще раз. Узнайте причину отказа, приведите аргументы и поделитесь своим опытом. Как правило, в компаниях руководствуются причинами:

  • Через ЭДО работает мало контрагентов. На сайте Диадока вы можете заранее проверить по ИНН/КПП, кто уже работает в системе или имеет техническую возможность. С учетом результатов этой проверки будет проще принять решение.
  • Приглашать каждого бизнес-партнера к ЭДО индивидуально — это долго. Чтобы сократить время на эту процедуру,  можно сделать массовую рассылку приглашений в Диадоке, составление писем облегчат готовые шаблоны.
  • Нужны финансовые вложения. На деле переход на ЭДО не требует больших затрат и лишних средств, тем более что сэкономленное на административных расходах компенсирует ваши вложения.

Еще одним аргументом на чаше весов в пользу ЭДО послужит принятая в конце 2020 года «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности». Документ был разработан ФНС совместно с бизнес-сообществом и стал дополнительным доказательством взятого государством курса на цифровизацию.

Основание концепции — сформулированный комплексный подход к регулированию в области ЭДО. Она описывает цели и указывает основные направления развития ЭДО в России. В документ включен план мероприятий, среди которых:

  • проработка порядка взаимодействия при обмене электронными документами,
  • создание форматов электронных документов, которые использует бизнес,
  • развитие информационной системы ФНС и другое.

Реализация концепции, по планам правительства, позволит уже до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных. Предполагается, что с 2022 года общее количество электронных документов ежегодно будет расти не менее чем на 20 %.

???? Как участвовать в тендерах

Претендент должен подготовиться к торгам и пройти несколько этапов:

  1. Оформить электронную подпись.

  2. Зарегистрироваться на торговых площадках.

  3. Открыть спецсчёт в банке.

  4. Выбрать тендер.

  5. Подать заявку на участие в тендере.

  6. Выиграть торги.

  7. Выполнить условия контракта.

Как оформить электронную подпись

Электронная подпись — это аналог личной подписи человека, который используется для заверения электронных документов. Технически это цифровая метка, уникальный набор букв и цифр.

https://www.youtube.com/watch?v=31yyAjpoVDA\u0026pp=ygWiAdCa0LDQuiDRg9GB0YLQsNC90L7QstC40YLRjCDQuCDQv9C-0LvRjNC30L7QstCw0YLRjNGB0Y8g0Y3Qu9C10LrRgtGA0L7QvdC90L7QuSDQv9C-0LTQv9C40YHRjNGOINC00LvRjyDRg9GH0LDRgdGC0LjRjyDQsiDQt9Cw0LrRg9C_0LrQsNGFINC_0L4gNDQt0KTQlyDQuCAyMjMt0KTQlw%3D%3D

Для участия в электронных торгах используется квалифицированная электронная подпись — КЭП. Она идентифицирует подписавшего, придаёт документам юридическую значимость и защищает их от подделки.

Чтобы получить КЭП, обратитесь в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр. В России есть несколько удостоверяющих центров. У каждого свои списки документов для выпуска КЭП, свои тарифы, сроки выпуска, дополнительные услуги. Перед тем как заказывать КЭП, изучите предложения и условия.

С 1 января 2022 года бесплатные КЭП выдаёт ФНС России. Воспользоваться этой услугой могут юридические лица и индивидуальные предприниматели.

Как зарегистрироваться на торговых площадках

Электронные торги проходят на электронных торговых площадках — ЭТП. Таких площадок восемь:

  • •АО «Российский аукционный дом»;
  • •АО «ТЭК-Торг»;
  • •ООО «РТС-тендер»;
  • •АО «Агентство по государственному заказу Республики Татарстан»;
  • •АО «Сбербанк — Автоматизированная система торгов»;
  • •АО «Единая электронная торговая площадка»;
  • •ООО «Электронная торговая площадка ГПБ»;
  • •АО «Электронные торговые системы» (Национальная торговая площадка).

Также существует Единая информационная система в сфере закупок — ЕИС. В этой системе публикуется информация о предстоящих тендерах со всех тендерных площадок. Регистрируясь в ЕИС, вы получаете бесплатную аккредитацию на три года на всех площадках.

Для регистрации в ЕИС индивидуальному предпринимателю или учредителю организации нужно:

  • •создать подтверждённую учётную запись на портале Госуслуг;
  • •создать профиль организации;
  • •зарегистрировать организацию в ЕИС.

После регистрации информация о новом поставщике передаётся на все торговые площадки в течение одного дня.

Как открыть спецсчёт в банке

Перед участием в торгах подрядчик должен открыть специальный счёт в банке. Такой счёт нужен только для торгов и не подходит для других целей. Средства со спецсчёта используются для денежного обеспечения заявки и контракта. Если участник проиграл торги, ему возвращают деньги. Но если он выиграл тендер и передумал подписывать контракт, деньги уходят заказчику в качестве компенсации.

Альфа⁠-⁠Банк открывает спецсчёт за один день. Если вы клиент Альфа-Банка и уже открыли расчётный счёт для бизнеса, то открытие и обслуживание спецсчёта будет для вас бесплатным. Также в Альфа-Банке можно открыть оба счёта одновременно.

Как выбрать тендер

Искать подходящие тендеры можно вручную, с помощью специальных сервисов или через сторонние компании.

Выбирая тендер, учитывайте свои шансы на выигрыш. Если вы новичок, шансы ниже, но есть несколько способов повысить вероятность выигрыша:

  • •Участвуйте в недорогих торгах, чтобы получить опыт и репутацию. Начинайте с госзакупок, потому что там чётко прописаны правила, требования, документы.
  • •Изучите предложения конкурентов и предложите более выгодные условия — снизьте стоимость, ускорьте доставку товаров или выполнение работ, предложите бонусы или бесплатные услуги.
  • •Внимательно заполняйте документы. Заказчики выбирают тех поставщиков, у которых нет ошибок в документации.
  • •Прикладывайте только те документы, которые требуются по условиям конкурса. Чем больше лишних документов, тем выше шанс допустить ошибку в оформлении и получить отказ.

Как подать заявку на участие в тендере

Перед тем как подавать заявку, изучите общую информацию и документацию тендера. Если есть вопросы к заказчику, запросите у него разъяснения. Если информация о закупке понятна и условия вас устраивают, подавайте заявку. Для заполнения обычно нужны следующие данные и документы:

  • •для ИП — данные паспорта;
  • •для организации — выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, приказ о назначении руководителя или решение о его
  • •избрании, копии учредительных документов;
  • •нотариальная доверенность, если в тендере участвует представитель организации или ИП;
  • •предложения участника по цене, качеству, срокам поставки;
  • •иные документы, которые запрашивает заказчик.

Заявку нужно подавать в срок. Важно заполнить её без ошибок, прикрепить к ней все необходимые документы и заверить квалифицированной электронной подписью.

Что делать во время торгов

Если вы участвуете в аукционе, ваша задача — предложить самую низкую цену. Каждые 10 минут участники снижают цену на 0,5–5% от первоначальной цены. Время аукциона не ограничено, торги останавливаются, когда предложена самая низкая цена.

Если вы участвуете в запросе котировок или предложений, то предлагайте свой вариант одновременно с другими участниками. Заказчик выбирает самое выгодное, по его мнению, предложение и объявляет победителя.

Если вы участвуете в конкурсе, то заказчик может выбрать сразу нескольких поставщиков, чтобы изучить их предложения более подробно и только после этого назвать победителя. Будьте готовы пообщаться с заказчиком лично.

Что делать при выигрыше

Если вы выиграли тендер, то вам предстоит заключить с заказчиком контракт. Заказчик публикует текст контракта в течение пяти дней после объявления победителя. Если вы не согласны с какими-то пунктами, то в течение пяти дней составляете протокол разногласий и отправляете заказчику. У заказчика есть три дня, чтобы доработать документ и снова отправить его вам.

Если в итоге вы согласны со всеми условиями, то в течение трёх дней вносите на спецсчёт денежное обеспечение контракта и подписываете документ с помощью КЭП. Заказчик подписывает контракт после того, как ознакомится с обеспечением. На это у него также есть три дня. Когда обе стороны поставили подписи, сделка считается заключённой.

Если победитель отказывается подписывать договор или не выполняет его, он попадает в реестр недобросовестных поставщиков. В будущем таких поставщиков реже допускают к новым тендерам.

Adblock
detector