Жалобы

Оформление компенсации за использование личного авто на работе

2 мая

513

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Компенсация за личный автомобиль в служебных целях прописывается в соглашении. Ее сумма зависит от частоты поездок и их интенсивности, затрат на техосмотры, горючее и т. д. В статье расскажем, как грамотно рассчитать и прописать выплаты, в том числе на ГСМ расходы.

Использование личного автомобиля работника: как прописать

Закон допускает два варианта применения машины сотрудника для рабочих нужд.

  1. Арендовать машину по договору. Эта процедура находится в сфере действия Гражданского кодекса.
  2. Возместить расходы в форме компенсации. Это мероприятие регулирует Трудовой кодекс (ст. 188 ТК РФ).

В последнем случае все нюансы нужно прописать в допсоглашении по стандартной форме. Стороны согласовывают сумму компенсации и периодичность выплат. 

Обратите внимание! На ежемесячную компенсацию имеют право только сотрудники, которые регулярно ездят по делам компании. В коллективном договоре укажите перечень должностей с разъездным типом работы.

Как прописать разъездной характер работы в ЛНА — читайте рекомендации экспертов ИПК.

При этом важно учесть некоторые нюансы:

  1. Машина находится в собственности сотрудника (Письмо ФНС от 13 ноября 2018 г. N БС-3-11/8304@).
  2. Руководитель знает о служебных разъездах на этом автомобиле и не против.
  3. Поездки обусловлены производственными нуждами и совершаются в интересах компании.

Бланк соглашения об использовании транспортного средства сотрудника скачайте здесь

В документе необходимо указать:

  1. Полные характеристики машины: тип, цвет, марку, VIN, регистрационный знак, год выпуска, описание типа, марки и мощности двигателя.
  2. Реквизиты свидетельства о регистрации, которое подтверждает владение ТС сотрудником.
  3. Сумма выплаты, с учетом износа, трат на бензин и техобслуживание.
  4. Способ расчета (фиксированный или по фактическому количеству поездок). 
  5. Срок отчета об эксплуатации авто. В качестве подтверждения расходов используют путевые листы и чеки.
  6. Сроки выплаты компенсации (обычно ежемесячно, после предоставления отчета) и период действия соглашения.
  7. Порядок процедуры: отчет — приказ руководителя — обязанности бухгалтера.
  8. Ответственность работника.

Основанием для выплаты станет приказ руководителя. Укажите фиксированную сумму ежемесячной выплаты и распорядитесь о возмещении расходов на ГСМ и ремонт (техобслуживание) машины. Ответственным назначают бухгалтера компании.

Образец приказа об установлении компенсации за использование личного ТС на работе скачать здесь

Компенсация личного автомобиля состоит из нескольких выплат (ст. 188 ТК РФ):

  • за эксплуатацию ТС,
  • его амортизацию,
  • обслуживание, ремонт, покупка горюче-смазочных материалов (компенсация ГСМ).
Оформление компенсации за использование личного авто на работе Важно! Госслужащие применяют Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563, которое обозначает пределы компенсации для мотоциклов и легковых авто:

  • Мотоциклы — не более 1200 руб. в месяц.
  • Легковое авто до 2000 куб. см. двигателя — 2400 руб. ежемесячно.
  • Машина с объемом мотора свыше 3000 см³ — 3000 рублей каждый месяц.

Компенсацию для остальных компаний и ИП, согласно статье 188 ТК РФ, можно установить индивидуально, по соглашению с владельцем машины. Удобнее всего прописать порядок расчета и условия назначения в отдельном внутреннем положении.

Учтите, что есть конкретные пределы суммы расходов за месяц при расчете налога на прибыль. Они прописаны в Постановлении Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

  1. Объем двигателя до 2000 см³ — ежемесячно 1200 рублей.
  2. Свыше 2000 кубических сантиметров — 1500 руб.
  3. Для мотоциклов — 600 руб.

Эти нормы уже включают в себя ГСМ, ремонт и техобслуживание, поэтому все выплаты сверху не пойдут к вычету.

Читайте в нашем материалекак установить компенсацию за личное оборудование дистанционному работнику.

Оформление компенсации за использование личного авто на работе Важно! Компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), как и страховыми взносами (пп.2 п.1 ст. 422 НК РФ). Но целесообразность трат нужно будет подтвердить. Для этого делают допсоглашение с прописанным размером выплаты, расчет компенсации со всеми прилагающимися документами и копию ПТС.

Как рассчитать компенсацию

Транспортные расходы возмещают на основании служебной записки или заявления сотрудника. В приложении он должен добавить бумаги, подтверждающие слова в заявлении. 

Образец служебной записки о возврате расходов за поездку скачайте здесь.

Для расчета ГСМ и техобслуживания учитывают ряд факторов.

  1. Частота служебных разъездов.
  2. Учитываются только рабочие дни, без выходных и праздников.
  3. Периоды отпуска и больничного работника не включают в расчет.
  4. Расход горюче-смазочных материалов считают по чекам АЗС.
  5. Лимиты расхода топлива. В организации должен быть отдельный приказ с порядком расчета для конкретной марки машины или усредненный.
  6. Ежемесячный отчет о разъездах сотрудника. Обычно его формируют на основе путевых листов, которые и являются подтверждающими документами об использовании авто.
Обратите внимание!

Порядок выплаты компенсации за использование личного автомобиля

Если работник использует свой автомобиль при исполнении служебных обязанностей, то он вправе рассчитывать на выплату компенсации за использование личного автомобиля работодателем, если между ними есть соответствующая договоренность. Разберемся, как оформить выплату, на какие суммы рассчитывать и что делать с налогами.

Оформление компенсации за использование личного авто на работе

Трудовым законодательством регламентировано получение работником компенсации за использование своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Согласно ст. 188 ТК РФ, работнику оплачиваются:

  • использование и износ (амортизация) инструмента, личного транспорта, оборудования и другого имущества, принадлежащего работнику;
  • расходы, связанные с их использованием.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Если работодатель принял решение о выплате компенсации за авто сотруднику, то выплату и ее размер необходимо прописать в трудовом договоре или дополнительном соглашении (ст. 168.1 ТК РФ). Помимо этого, необходимо определить и условия выплаты.

https://www.youtube.com/watch?v=J903wE0zQvw\u0026pp=ygV10J7RhNC-0YDQvNC70LXQvdC40LUg0LrQvtC80L_QtdC90YHQsNGG0LjQuCDQt9CwINC40YHQv9C-0LvRjNC30L7QstCw0L3QuNC1INC70LjRh9C90L7Qs9C-INCw0LLRgtC-INC90LAg0YDQsNCx0L7RgtC1

В соглашении отражаются:

  • вид используемого имущества, его технические характеристики и данные регистрации;
  • реквизиты документов, подтверждающих право работника на используемое авто;
  • порядок использования авто;
  • размер (порядок его определения) и порядок выплаты за использование авто, в том числе нормы расхода ГСМ.
  • Чтобы установить расстояние, которое сотрудник преодолел в служебных целях, и соответствующую трату ГСМ, оформляются подтверждающие документы, например, путевые листы или иной документ, где указывается график и маршрут передвижения с указанием расстояния.
  • Компенсирование затрат работникам производится в тех случаях, когда их работа по своему характеру связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.
  • Для документального подтверждения расходования ГСМ необходимо оформить соглашение с работником, путевой лист либо иной документ, позволяющий установить пройденный путь в служебных целях.
  • Пример соглашения об использовании личного автомобиля сотрудником:

Оформление компенсации за использование личного авто на работе

Определение размера компенсации

Размер компенсации и порядок выплаты самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Фактически понесенные расходы подтверждаются копией свидетельства регистрации транспортного средства и документами, подтверждающими оплату ГСМ (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Компенсация ГСМ сотруднику. Как сэкономить на налогах и бензине

Курьер на автомобиле быстрее доставляет пиццу, ремонтник объезжает больше клиентов, а менеджер по продажам скорее возвращается из командировки. Поэтому фирмы доплачивают сотрудникам за использование личного авто и бензин.

Но директор хочет платить меньше налогов и не тратить время на оформление бумажек. Бухгалтер — контролировать расход ГСМ. Юрист с кадровиком — исключить споры с работником в случае аварии.

В статье разбираем, как не тратить время, деньги и соблюсти закон.

Расходы при разных схемах

Использование личного автомобиля в служебных целях работнику можно компенсировать по ст. 188 Трудового кодекса РФ. Компенсация не облагается НДФЛ, страховыми взносами. Но в расходы по налогу на прибыль или УСН можно принять только 1 200 рублей.

Некоторые бухгалтеры оформляют договор аренды автомобиля между работодателем и работником. И тогда в расходы по налогу на прибыль полностью принимают затраты на бензин арендованного автомобиля. Но если автомобиль украдут, его стоимость будет возмещать работодатель.

Читайте также:  Пошаговая инструкция и этапы признания должника в статусе физического лица банкротом

Можно взять авто в аренду с экипажем. Тогда за машину отвечает работник. Но есть налоговые риски. Выплаты по аренде могут переквалифицировать в компенсацию по ст. 188 ТК РФ и доначислить налог на прибыль.

«Черный нал» может быть и удобнее для расчетов, но его нужно где-то брать и на него нельзя уменьшить налоги.

Прикинем экономию налогов на 1 человека при разных схемах оформления. Во всех случаях работник получает 3 000 рублей на оплату бензина и 500 рублей. При аренде с экипажем 500 рублей разделим пополам на аренду и услуги экипажа.

Наличка от дивидендов Компенсация Аренда Аренда с экипажем
Выплаты сотруднику 0 500 500 500
Страховые взносы с услуг экипажа 0 0 0 86
НДФЛ 0 0 75 75
ГСМ (компенсация работнику по чекам) 3 500 3 000 3 000 3 000
Возьмем в расходы 0 1 200 3 575 3 661
Экономия по налогу на прибыль -240 -715 -732
Заплатили государству налоги и СВ -240 -640 -657
Всего затраты* 3 500 3 260 2 935 3 004

*здесь НДФЛ считаем расходами работодателя, т.к. работник должен получить сумму на руки 3 500 независимо от выбранной схемы.

Способ 1. Черный нал

Компенсировать затраты работнику можно и в конверте. Это до сих пор популярно в организациях, но рискованно.

Какие налоги. С выплат работнику фирма не платит НДФЛ, страховые взносы. Выплаты нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль. Но чтобы получить наличные средства, фирма рискует и несет расходы.

Кто-то получает наличные от выплат дивидендов, и это дополнительные 13 или 15 % налога.

Кто-то сотрудничает с фирмами-однодневками, что чревато налоговыми претензиями и блокировкой расчетного счета службой банка по 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов…»

При этой схеме работы документы с работником часто не оформляют. А если оформляют, то не упоминают в официальных документах фирмы разъездной характер работы сотрудника и его автомобиль. Чтобы работник, получив наличку, не пошел потом в суд с требованием о выплате ему официальной компенсации за использование личного авто.

Способ 2. Компенсация

Этот способ возмещения затрат работникам признает налоговая и фонд социального страхования. Он прямо предусмотрен ст. 188 ТК РФ.

Какие налоги.

Порядок возмещения транспортных расходов сотрудников

Возмещение транспортных расходов сотруднику нередко становится темой обсуждения у бухгалтеров. В данной статье мы рассмотрим, какие нормы права регулируют этот вопрос, какие затраты относятся к транспортным, а также приведем алгоритм бухгалтерского и налогового учета компенсации транспортных издержек работнику.

В штате большинства компаний работают сотрудники, функционал которых связан с поездками. Это могут быть водители, курьеры, торговые агенты, менеджеры, а также офисные работники. Например, кассиру периодически нужно сдавать денежные средства в банк, а бухгалтеру – представлять документы в инспекцию. Такие издержки должны компенсироваться работодателем.

Компенсация – денежная выплата, которая связана с возмещением сотруднику затрат, возникших при выполнении его трудовых обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

К транспортным издержкам, которые подлежат возмещению работникам, относятся:

  • Компенсации за использование личного автотранспорта.
  • Оплата арендуемой собственности (например, автомобиля или компьютера работника) и затраты на его содержание.
  • Компенсации за билеты общественного и иного транспорта, а также услуги такси и т. д.

Работодатель вправе компенсировать сотрудникам стоимость проезда к месту работы. О нюансах, сроках и рисках таких выплат узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Если же работа сотрудника имеет разъездной характер, то работодатель должен возместить и затраты на аренду жилого помещения, и затраты на проезд, суточные и иные издержки, предусмотренные ст. 168.1 ТК РФ.

Приказ, заявление о компенсации и иные документы для подтверждения транспортных расходов

Все расходы компании, в том числе и транспортные, подлежащие возмещению сотруднику, должны удовлетворять условиям ст. 252 НК РФ: быть экономически оправданными и подтверждаться корректно оформленными документами.

При этом работодатель может их компенсировать лишь при условии, что они осуществлены с его ведома и разрешения (письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-07/52139).

Рассмотрим, какие документы необходимо оформить в каждом конкретном случае.

Размеры и алгоритм возмещения расходов разъездным сотрудникам нужно прописать в коллективном договоре и соответствующих дополнительных соглашениях с ними (ст. 168.1 ТК РФ). Условие о разъездном характере работы также необходимо зафиксировать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Для обоснования служебных поездок как офисных, так и разъездных работников можно оформить единый нормативный акт компании, например, положение о компенсации транспортных затрат сотрудникам, в котором прописать все должности и порядок выплаты возмещений. Такой документ позволит оправдать разъезды как кассира, так и торгового агента и др.

  1. Документы для оформления и выплаты компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Возмещению также подлежат расходы за использование автомобиля сотрудником в рабочих целях (ст. 188 ТК РФ). Для обоснования выплаты компенсации работник должен предоставить работодателю копию ПТС, заявление с перечислением должностного функционала, для которого требуется автомобиль, и указанием на то, как часто он используется.

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Вопрос: Как отражается в учете выплата компенсации за использование в служебных целях личного легкового автомобиля работника?
В соответствии с трудовым договором организация ежемесячно выплачивает работнику компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях.

Размер компенсации определяется исходя из сумм ежемесячного износа автомобиля (1 100 руб.) и эксплуатационных расходов (в том числе расходы на ГСМ). Возмещение фактически произведенных за месяц эксплуатационных расходов производится в сумме, документально подтвержденной работником и утвержденной руководителем организации.

В текущем месяце общая сумма компенсации, подлежащая выплате работнику, составляет 9 000 руб. Выплата компенсации производится в следующем месяце на банковский счет работника. Автомобиль объемом двигателя 2 000 куб. см используется для управленческих нужд организации.
В целях исчисления налога на прибыль доходы и расходы признаются методом начисления.

Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на конец каждого календарного месяца.

Посмотреть ответ

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.

Вопрос: Для оформления компенсации при использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя достаточно приказа на выплату или надо оформлять дополнительное соглашение с работником?
Посмотреть ответ

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Существует ли срок выплаты компенсации за использование личного автомобиля работнику?

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.
Читайте также:  Кто может воспользоваться налоговым имущественным вычетом по НДФЛ?

Вопрос: Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является (п. 1 ст. 217 НК РФ (до 31.12.2019 включительно — п. 3 ст. 217 НК РФ))?
Посмотреть ответ

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.
  5. Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  6. Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  7. Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.

Компенсация за использование собственного авто

Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

  • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
  • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

Аренда авто в служебных целях

Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды.

За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

В обеих ситуациях необходимо:

  1. Заключить договор аренды.
  2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
  3. Передать транспорт по акту.

Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

Бухгалтерский учет компенсации

Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления.

Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

Пример. Компенсация сотруднику предприятия

Оформление компенсации за использование личного авто на работе в 2023 году – Юридическая поддержка

Компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).

  • Работник имеет право на два вида выплат (ст. 188 ТК РФ):
  • — компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
  • — возмещение расходов, связанных с использованием имущества.

Требования к документальному оформлению и выплате компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок определены в письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок».

Для документального подтверждения расходов на компенсацию необходимы:

1) трудовой договор или дополнительное соглашение между работником и работодателем.

https://www.youtube.com/watch?v=J903wE0zQvw\u0026pp=YAHIAQE%3D

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В соглашении должны быть отражены:

  1. — вид используемого имущества и его характеристики. Если таким имуществом является автомобиль, то необходимо указать его технические и регистрационные данные;
  2. — документально подтвержденные права работника в отношении имущества (документы о собственности, владении на основании доверенности и др.);
  3. — порядок использования имущества;
  4. — размер компенсации за использование;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием имущества. При этом необходимо указать виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т. д.;

  • — срок использования имущества;
  • 2) приказ руководителя организации, в котором указывается размер компенсации, рассчитываемый с учетом интенсивности использования транспортного средства;
  • 3) копия технического паспорта транспортного средства;
  • 4) платежные документы;
  • 5) документы, подтверждающие необходимость использования личного автомобиля работника в служебных целях.
  • Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями. Документом, подтверждающим такую необходимость, может служить должностная инструкция;
  • 6) путевые листы и иные документы.

В командировку на личном автомобиле: что надо знать о компенсации расходов и документах

К числу таких трат помимо прочего относятся расходы на проезд к месту командировки и обратно. Обычно при перечислении транспортных средств, которыми можно добраться до места выполнения служебного задания, указывают поезда, самолеты, автобусы.

А может ли работник отправиться в командировку на личном автомобиле? Если да, то какие расходы, связанные с использованием машины, компенсирует работодатель? Вопрос не новый, но повторение пройденного еще никому не мешало.

К тому же в поисках ответа на этот вопрос со временем частенько появляются какие-то новые особенности.

Поводом для материала мы выбрали письмо Минфина от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804. В нем чиновники по традиции ограничились констатацией нормы НК РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264).

Согласно этой норме расходы налогоплательщика на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов своих работников учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль. Причем такие расходы нормируются.

Размер компенсации при налогообложении

Нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсации за использование личных легковушек и мотоциклов работников для служебных поездок утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.02 № 92. При определении облагаемой базы по налогу на прибыль такие расходы признаются в следующих размерах:

  1. для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес.;свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.;
  2. до 2000 куб. см включительно — 1200 руб/мес.;
  3. свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес.;
  4. для мотоциклов — 600 руб/мес.
Читайте также:  Чем отличаются свойства земельных участков ижс снт днп

Для федеральных государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта (легковых автомобилей и мотоциклов) в служебных целях иные (утв. постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563). Компенсация выплачивается в следующих предельных размерах:

  1. для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателядо 2000 куб. см включительно — 2400 руб/мес.;свыше 2000 куб. см — 3000 руб/мес.;
  2. до 2000 куб. см включительно — 2400 руб/мес.;
  3. свыше 2000 куб. см — 3000 руб/мес.;
  4. для мотоциклов — 1200 руб/мес.

Как видим, приведенные значения в два раза превышают нормы из постановления № 92. Что касается расходов на приобретение ГСМ, то они возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. 5 правил).

В коммерческих организациях компенсация относится к прочим расходам, связанным с производством и реализацией.

По мнению финансистов, налогоплательщик учитывает компенсацию в расходах в пределах приведенных норм, а также при условии соблюдения критериев, установленных НК РФ (ст. 252).

В указанных суммах компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации транспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт) (письмо Минфина от 05.04.2021 № 03-03-06/3/24885).

За прошедшие два десятка лет нормы, к сожалению, не менялись. Не предусмотрено их увеличение и основными направлениями бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики РФ на 2022 год и плановый период 2023 и 2024 годов (письмо Минфина России от 20.06.2022 № 03-03-07/58082).

Для получения компенсации:

  1. работник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля (с предъявлением оригинала);
  2. организация обязана вести учет служебных поездок в путевых листах.

Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов при условии, что они обоснованы и документально подтвержденные (п. 1 ст. 252 НК ФР).

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Подтвердить затраты нужно документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Работодатель обязан возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы на проезд и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 166, 167, 168 ТК РФ).

Никаких ограничений в выборе вида транспорта для проезда к месту командировки НК РФ не установлено.

Правомерность использования транспорта, находящегося в собственности работника, для проезда в командировку и обратно подтверждается и положением об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 7) (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

В документе указано, что в случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Ее работник должен представить работодателю по возвращении из командировки. К служебной записке работник должен приложить подтверждающие использование машины документы (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

Как видим использование работником личного автомобиля для поездки в командировку вполне приемлемо.

https://www.youtube.com/watch?v=ud0m6e46Aa8\u0026pp=ygV10J7RhNC-0YDQvNC70LXQvdC40LUg0LrQvtC80L_QtdC90YHQsNGG0LjQuCDQt9CwINC40YHQv9C-0LvRjNC30L7QstCw0L3QuNC1INC70LjRh9C90L7Qs9C-INCw0LLRgtC-INC90LAg0YDQsNCx0L7RgtC1

Налоговики и раньше считали (письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199), что расходы, понесенные работником в связи с проездом на личном автомобиле к месту командировки и обратно (включая расходы на ГСМ) и компенсируемые ему, для целей налога на прибыль могут быть учтены только в пределах установленных норм.

Работодатель, согласившийся использовать в интересах компании личный автомобиль работника, должен выплатить ему компенсацию, возместить износ (амортизацию) машины, а также расходы, связанные с ее использованием.

В руководстве по соблюдению требований трудового законодательства (утв. приказом Роструда от 13.05.2022 № 123) указано на обязанность работодателя компенсировать работнику:

  1. использование его личного имущества (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов);
  2. расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).

Размер возмещения расходов должен быть определен письменным соглашением сторон трудового договора.

Щекотливым является вопрос о проведении предрейсовых (послерейсовых) медосмотров. Отметка о прохождении медосмотра делается в путевом листе (п. 15 обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368). В этом же документе сказано (п.

 17), что обязанность регистрировать оформленные путевые листы возлагается на собственников (владельцев) транспортных средств. У нас же собственником является работник. Если он по должности водитель и командировка на личном авто связана с выполнением трудовых обязанностей, работодатель должен обеспечить прохождение работником медосмотра.

Если же в трудовую функцию работника не входит управление автомобилем, то и указанные медосмотры он проходить не обязан. Условие о трудовой функции включается в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В случае поездки работника (не водителя) в командировку на собственном автомобиле, последний — это лишь средство передвижения.

И управление автомобилем в командировке не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2013 по делу № 33-9894).

А путевой лист является оправдательным документом для понесенных расходов, связанных с использованием автомобиля. Данные из путевого листа работник укажет в авансовом отчете.

Бухгалтерский учет

Затраты организации, связанные с использованием личного имущества работника в служебных целях, признаются расходами (управленческими) по обычным видам деятельности. Такие расходы признаются в том отчетном периоде, за который выплачивается компенсация, в сумме, подлежащей выплате работнику (п. 5-7, 16, 18 ПБУ 10/99) (утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).

При отражении в учете рассматриваемых фактов хозяйственной жизни осуществляются следующие бухгалтерские записи:

  1. Дебет 20 (26, 44) Кредит 73— учтены расходы по выплате компенсации работнику за использование в служебных целях личного автомобиля;
  2. Дебет 73 Кредит 51— перечислена компенсация работнику.

При следовании рекомендациям чиновников об учете в расходах затрат в размере утвержденных норм, в бухгалтерском учете организации возникает постоянная разница.

Она формирует бухгалтерскую прибыль (убыток) отчетного периода и не учитывается при определении облагаемой базы по налогу на прибыль отчетного периода и последующих периодов.

Наличие постоянной разницы обязывает начислить постоянный налоговый расход (сумма налога, которая приводит к увеличению налоговых платежей по налогу на прибыль в отчетном периоде):

  1. Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»— начислен постоянный налоговый расход.

Пример

Работодатель заключил с работником, не являющимся водителем, дополнительное соглашение к трудовому договору о возможности использования личного автомобиля (объем двигателя — 1600 куб. см), в т. ч. при поездках в командировку. Размер компенсации определен в сумме 8000 руб. при условии использования машины в течение полного месяца.

Работнику также компенсируются расходы на ГСМ, определяемые исходя из установленных организацией норм, и с учетом пробега автомобиля. В сентябре работник был в командировке 14 дней, при этом он использовал личный автомобиль. Стоимость израсходованного по норме ГСМ за эти дни составила 8360 руб.

В учете организация руководствуется разъяснениями контролирующих органов.

Компенсация за использование автомобиля в командировке 3733,33 руб. (8000 руб. : 30 дн. х 14 дн.), общая же сумма компенсации — 12 093,33 руб. (3733,33 + 8360).

Начисление компенсации в бухгалтерском учете сопровождается следующей записью:

  1. Дебет 20 Кредит 73— 12 093,33 руб. — начислена компенсация за использование личного автомобиля работника в командировке.

При определении величины облагаемой базы по налогу на прибыль за 9 месяцев 2022 года налогоплательщик учтет 560 руб. (1200 руб. : 30 дн. х 14 дн.) в качестве компенсации за использование личного автомобиля работника в командировке.

Разница в расходах 11 533,33 руб. (12 093,33 — 560) в бухгалтерском учете признается постоянной, что влечет за собой начисление постоянного налогового расхода в сумме 2306,66 руб. (11 533,33 руб. х 20%):

  1. Дебет 99 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»— 2306,66 руб. — начислен постоянный налоговый расход.
  • Взгляд арбитров
  • Судебная практика по рассматриваемому вопросу противоречива.

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 по делу № А66-7112/2005 суд констатировал, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику должна выплачиваться компенсация, а также возмещаться расходы, связанные с его использованием.

По мнению кассации, основанием для компенсационных выплат служат (на момент принятия судебного акта) следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ):

  1. приказ руководителя организации, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования автомобиля);
  2. документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля (копия ПТС, а если работник управляет по доверенности — соответствующие документы);
  3. путевые листы с отметками о служебных поездках.

Компенсация включает сумму износа автомобиля, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 28.08.2006 по делу № А29-8205/2005А посчитал обоснованными затраты на приобретение бензина для автомобилей работников, направлявшихся в командировки.

Общество представило авансовые отчеты, при этом размер возмещения расходов соответствовал экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей экономической деятельности налогоплательщика.

Adblock
detector