ПРОВЕРЯТЬ КЛИЕНТОВ потенциальных и текущих

Проверка осуществляется в сервисе КУБ. Данные автоматически собираются из различных источников. Собранная информация всегда под рукой в карточке клиента в закладке «Досье»

СОЗДАТЬ ДОГОВОР, который защитит ваши интересы

В КУБе есть конструктор договоров, в котором вы создаете шаблон договора, в него автоматически подставляются реквизиты ваших клиентов.

ОПРЕДЕЛИТЬ СРОКИ отсрочки по оплате

В карточке клиента один раз устанавливается срок отсрочки, и оплаты по всем счетам контролируются автоматически. По задолженности автоматически строится график и отчет.

ОПРЕДЕЛИТЬ СУММУ максимальной задолженности

Определить по каждому клиенту и по всем долгам клиентов. В разделе «АвтоСбор Долгов» указываете по всем клиентами или по каждому в отдельности допустимые суммы задолженности.

НАСТРОИТЬ ЦЕПОЧКИ ПИСЕМ по должникам

Сотрудник может забыть или поздно спохватится, а автоматизированная цепочка писем с напоминанием клиенту, уйдет вовремя. Шаблоны писем есть в разделе «АвтоСбор Долгов». Письма отправляются автоматически с напоминанием о сроке оплаты, при просрочке оплаты и т.д.

ПРЕДОТВРАЩАТЬ ПОЯВЛЕНИЕ новых должников

В КУБ есть «АВС анализ клиентов», а так же отчет «Платежная дисциплина» клиентов. Эти отчеты позволяют мониторить клиентов и заранее принимать решения по клиентам, которые вот-вот перейдут в разряд должников.

Лучший метод профилактики – дать сотрудникам инструменты, которые будут им помогать, и не будут отнимать время

Рост дебиторской задолженности

Отчеты и графики, строятся автоматически и показывают текущую ситуацию по долгам по всей компании и каждому клиенту в отдельности.

Возникновение проблем у клиентов

Появление претензий к вашим клиентам в виде исков в суде, а также требований от приставов отразятся в «Досье клиента». Падение выручки у вашего клиента, вы тоже сможете увидеть в «Досье клиента».

Возникновение кассовых разрывов  

Отчет Движения Денежных Средств и график к нему, покажут, что у вас не хватает оборотных средств на предстоящие платежи и нужно усилить работу по сбору долгов.

ПРОБЛЕМЫ в бизнесе

Нет денег, чтобы рассчитаться с вами

КРЕДИТУЕТ свой бизнес за Ваш счет

Клиент специально не оплачивает долг, используя деньги на более приоритетные для него цели

КИДАЛА

Недобросовестный клиент – изначально не собирался ничего оплачивать

РАССЕЯННЫЙ

Ваши сотрудники не напоминают, а он не вспоминает

КУБ – одно решение для разных задач

Удобно для работы сотрудников и собственника бизнеса – вся информация по клиентам, оплатам и документам в одном месте. Понятные отчеты для сотрудников. Полезные отчеты для руководителя и собственника бизнеса.

Работа из офиса и дома

КУБ – онлайн программа, т.е. облачное решение. Вам не нужно ни чего скачивать и устанавливать на компьютеры сотрудников. Не нужно делать обновления. Наша техподдержка поможет в обучении и ответит на любые вопросы сотрудников.

Контроль бизнеса

Отчеты для руководителя бизнеса по клиентам, по должникам, по сотрудникам, по поставщикам, по документам, по финансам и по товарам. Умные отчеты с подсказками и напоминаниями.

Сбор и выгрузка данных

Что бы вам было проще собирать и выгружать данные, мы сделали много интеграций: с банками, с ОФД, с СРМ, Excel, 1С. Интеграция с 1С – позволяет выгружать все счета, Акты, Накладные, УПД бухгалтеру в его 1С.

Удобный и понятный интерфейс Разберется даже школьник! Дебиторская задолженность влияет на финансовую стабильность компании. Ее резкое увеличение, равно как и постоянный большой размер, негативно сказываются на рентабельности и платежеспособности предприятия. Разберемся, как эффективно управлять дебиторской задолженностью. Узнайте. в чем причины появления дебиторской задолженности, когда ее наличие оправдано и как не допускать возникновения просрочек. Дебиторская задолженность — это сумма долга, которую контрагенты должны предприятию. Бывает краткосрочной (планируемый период погашения до 1 года) и долгосрочной (период погашения более 1 года).

Откуда берется дебиторская задолженность?

Многие компании сознательно дают в долг. Сразу оговоримся, что иметь дебиторскую задолженность нормально. Плохо, когда ее уровень превышает возможности предприятия и становится для него проблемой.

При неправильном управлении просроченная дебиторка может превратиться в безнадежную и тем самым подорвать финансовую устойчивость компании.

Наиболее частые причины возникновения:

1. продажа товаров с оговоренной отсрочкой платежа по договору;
2. отсутствие денег у покупателя;
3. нежелание контрагента оплачивать товары/услуги (по причине перенаправления средств на другие потребности или из-за недобросовестности);
4. плохая работа сотрудников предприятия по работе с клиентами (как вариант, клиент забыл своевременно внести оплату, а с вашей стороны ему никто об этом не напомнил).

Как уменьшить дебиторскую задолженность и минимизировать риски ее возникновения?

Размер дебиторской задолженности можно и нужно контролировать. Вот несколько методов управления дебиторской задолженностью, позволяющих сделать ее размер некритичным для предприятия.

1. Разработка внутренней политики работы с контрагентами: фиксация максимальной суммы дебиторки по каждому из клиентов, создание алгоритма работы на случай просрочек, аудит репутации клиентов и их финансового положения перед предоставлением товаров/услуг в долг и т. д.

2.  Разработка эффективной кадровой политики: обучение сотрудников методам общения с должниками, мотивация персонала за своевременное получение платежей от контрагентов, назначение ответственных лиц за работу с дебиторкой и т. д.
3.  Документальное оформление договоренностей.

   Никаких устных обязательств, любые долги должны быть зафиксированы в договоре.

4. Грамотное составление договоров. Например, прекращение поставок продукции или работ до погашения задолженности, указание штрафных санкций за превышение сроков погашения.

   Вернуть долг контрагенту должно быть выгоднее, чем платить вам неустойку или самому терпеть убытки из-за простоя.

5. Постоянная активная работа с клиентами: телефонные напоминания или автоматическая смс-рассылка о необходимости возврата средств, рассылка писем в случаях просрочки и т. д.

   Должники должны понимать, что вы помните о долге и готовы к активным действиям в случае его невозвращения.

6.  Регулярный мониторинг всех контрагентов на предмет исполнения обязательств. Вы должны четко знать, кто, сколько вам должен и каков официальный срок погашения задолженности.

Нюансы работы с просрочкой во многом зависят от причины ее возникновения. Шантажировать контрагентов, конечно, не стоит. Но и спускать просрочку не рекомендуется, иначе клиенты перестанут воспринимать вашу компанию всерьез. Виды дебиторской задолженности, срок возвращения которой уже наступил:

1. сомнительная (в течение срока исковой давности);
2. безнадежная (после срока исковой давности).

Алгоритм действий, направленных на взыскание просроченной дебиторской задолженности

1. Напоминание об оплате по телефону. Это первое, что стоит сделать при просрочке. В дальнейшем звонки должны совершаться параллельно с другими активными действиями.
2. Отправка письма с уведомлением (стоит разработать готовый шаблон на такой случай) с указанием суммы задолженности и сроков ее погашения.

3. В случае обещания оплатить — отправка на подпись документа, подтверждающего наличие долга и сроков его погашения (пригодится в суде).
4. В случае отказа в оплате или игнорирования ваших обращений — отправка письма с напоминанием о долге, штрафных санкциях и возможности обращения в суд.

5. Обращение в суд. Крайняя мера, на которую идут, если просрочка становится критической и ее срок превышает 90 дней.

В случае невозможности возврата дебиторской задолженности самостоятельно, можно и нужно нанимать сторонних специалистов.

  Вы можете привлечь к обзвону должников сотрудников колл-центра или воспользоваться услугами юристов на аутсорсе. Это позволит сократить постоянные расходы компании на персонал и сделать работу более эффективной за счет сотрудничества с профессионалами. Еще один вариант решения вопроса с задолженностью — переуступка прав собственности на долг.

Иными словами, вы можете продать долг третьему лицу со скидкой (часто 60-80%). Обычно так поступают с безнадежной дебиторской задолженностью, пытаясь таким образом вернуть хотя бы ее часть.

Как списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности? Срок исковой давности по дебиторке составляет 3 года с момента образования. После этого ее можно списывать.

Для достижения результата работа с дебиторской задолженностью и должниками должна вестись постоянно, а не только в критические моменты. Это позволит ликвидировать долги и сделать бизнес успешным.

Дебиторская и кредиторская задолженность в компании

Как управлять дебиторской и кредиторской задолженностью

Бизнес – это постоянные расчеты: с поставщиками, покупателями, бюджетом, сотрудниками… Как следствие – регулярно возникают различные задолженности, как в пользу компании, так и наоборот. Рассмотрим, как контролировать эти долги и управлять ими.

Какие виды долгов возникают при ведении бизнеса

Все расчеты, связанные с ведением бизнеса, можно разделить на две большие группы: дебиторская задолженность (нам должны) и кредиторская (мы должны). Но внутри каждой из групп выделяется еще ряд видов:

1. Дебиторская задолженность:

• — покупателей по отсрочкам платежа;
• — поставщиков по перечисленным авансам – ожидается поставка материалов или товаров;
• — бюджета или фондов – переплата по налогам и взносам;
• — персонала – переплата по зарплате или выданные подотчетные суммы.

1. Кредиторская задолженность:

1. — перед поставщиками за поставленную продукцию или товары;
2. — перед покупателями по полученным авансам;
3. — перед бюджетом и фондами по начисленным налогам и взносам;
4. — перед персоналом по начисленной зарплате или невозмещенным подотчетным суммам.
5. Далее будем говорить, главным образом, о расчетах с контрагентами, потому что возможность управлять остальными видами задолженностей для компании ограничена. 

Перечислять налоги и зарплату нужно в строгом соответствии с законом, любые просрочки здесь чреваты серьезными санкциями. Переплаты по зарплате лучше вообще не допускать. Что же касается подотчетных сумм, то долги по ним, как правило, невелики и быстро закрываются.

Задолженность бюджета и фондов перед компанией возможна, в основном это касается возмещения НДС и возврата средств из ФСС. Но здесь правила работы с долгами подробно регламентированы законом, и отдельная компания практически не может повлиять на них.

Как разделить задолженность на группы

Всю дебиторскую и кредиторскую задолженность можно разделить на группы по различным признакам.

1. По контрагентам. Это первое, что приходит в голову – ведь общая задолженность складывается именно из долгов отдельных контрагентов перед бизнесом, или наоборот. 
2. По срокам. Если деньги должны поступить (или, напротив, их нужно заплатить) через несколько дней – это одна ситуация. А если срок наступает через три месяца или полгода – совсем другая. Чтобы понимать, как долги компании распределены по периодам, нужно составить специальный отчет — реестр старения задолженности. 

Пример

Реестр старения дебиторской задолженности на 31.12.2019

Контрагент	Сумма	В том числе по срокам
до 30 дней	30-90 дней	свыше 90 дней
ООО «Альфа»	250	100	50	100
ООО «Дельта»	1300	700	250	350
ООО «Сигма»	500	0	280	220
Итого	2050	800	580	670

Из таблицы видно, что общая задолженность контрагентов перед компанией – более 2 млн руб. Но в течение ближайшего месяца поступит меньше половины от этой суммы. Поэтому, если у бизнесмена есть крупные срочные платежи, то нужно искать другие источники средств.

1. По регионам и странам. Этот вариант актуален для тех бизнесменов, которые работают со многими партнерами в разных географических областях.

1. По ответственным специалистам. С каждым поставщиком или покупателем работает менеджер, который отвечает за расчеты с ним. Премиальная часть вознаграждения специалиста должна зависеть от соблюдения подконтрольными ему контрагентами графика оплат или поставок. 

1. По значимости. Чтобы выделить наиболее важных для компании дебиторов и кредиторов, нужно провести ABC-XYZ анализ. Он позволяет разбить всех контрагентов на группы, в зависимости от объемов закупки или поставок и стабильности сотрудничества.

Основные финансовые показатели, связанные с дебиторской и кредиторской задолженностью

В первую очередь нужно сопоставить дебиторскую (строка 1230 баланса) и кредиторскую задолженность (строка 1520). Лучше всего – когда они примерно равны, но дебиторская задолженность немного выше, то есть отношение ДТ / КТ находится в диапазоне от 1 до 1,1. 

Если дебиторская задолженность существенно выше «кредиторки» — это значит, что бизнесмен «замораживает» значительную часть своих средств. Если же кредиторская задолженность превышает «дебиторку», то есть риск, что в нужный момент не окажется достаточно средств, чтобы рассчитаться с долгами.

Но, конечно, надо учитывать и другие факторы. Например, если у компании есть значительные средства на счете или ликвидные (легко реализуемые) товарные запасы, то она может при необходимости погасить кредиторскую задолженность за счет этих ресурсов.

Сопоставлять оба вида задолженностей нужно не только в целом (т.е. по балансу), но и в разрезе сроков. Здесь поможет реестр старения, который мы рассматривали в предыдущем разделе.

Также следует определить отношение обоих видов задолженности к выручке и активам (итогу баланса). Норматива здесь нет, но оба этих показателя с течением времени должны снижаться, или, как минимум — оставаться неизменными. 

Если растет доля «дебиторки» в выручке или активах, это говорит о том, что компания «замораживает» в долгах все больше и больше своих средств. А если увеличивается доля «кредиторки», то это может привести к снижению финансовой устойчивости.

• Еще один важный показатель – оборачиваемость задолженности в днях.
• Он рассчитывается за период (месяц, квартал, год) по следующей формуле:
• ОЗ = Т / (О / СЗ)
• Т – длительность периода в днях.
• О – обороты, для «дебиторки» это – выручка, для «кредиторки» – объем закупок за период.
• СЗ — средняя задолженность за период.

Пример

Выручка ООО «Альфа» за 2019 год – 100 млн руб. Среднегодовая дебиторская задолженность – 20 млн руб. Оборачиваемость будет равна:

ОДЗ = 365 / (100 / 20) = 73 дня

Чем короче срок оборачиваемости, тем лучше. Уменьшение этого показателя говорит о том, что средства компании «крутятся» быстрее, а значит – используются более эффективно. 

Как планировать дебиторскую и кредиторскую задолженность

Планирование задолженностей должно быть частью общей системы бюджетирования. 

Дебиторская задолженность по своему экономическому смыслу близка к выдаче кредитов, причем, во многих случаях — беспроцентных. Поэтому контрагентов необходимо тщательно проверять. В идеале бизнесмен должен работать со своими дебиторами, как банк с потенциальными заемщиками, то есть оценивать их кредитоспособность.

Здесь удобно пользоваться результатами ABC-XYZ анализа. Чем выше значимость клиента для компании – тем большую отсрочку ему можно предоставлять. Но не следует забывать и о платежной дисциплине. Если покупатель делает крупные заказы, но регулярно пропускает срок оплаты, то лучше работать с ним по авансовой схеме.

Планировать кредиторскую задолженность проще. Для этого достаточно взять информацию о возможных отсрочках из договоров, заключенных с поставщиками. В общем случае предоставленные отсрочки нужно «выбирать» полностью, так как это равнозначно получению беспроцентного кредита. 

Однако некоторые поставщики могут продавать свою продукцию по разным ценам, в зависимости от условий оплаты. Тогда нужно внимательно изучить условия договора и решить, что выгоднее для компании – заплатить аванс и приобрести товар дешевле, или оставить деньги в обороте.

Как управлять дебиторской задолженностью

1. При заключении договоров нужно предоставлять отсрочку или давать авансы только надежным клиентам. Если позволяет рыночная ситуация – цена при продаже с отсрочкой должна быть выше, чем по предоплате. Следует обязательно предусмотреть в договорах штрафы за просрочку оплаты или поставки.

1. Если деньги (или товар) не поступили вовремя, ответственный менеджер должен:

1. — позвонить контрагенту;
2. — если звонок не помог – направить претензию;
3. — если же должник не отреагировал и на письмо – передать информацию юристам.

1. Работой с проблемными дебиторами должен заниматься юрист.

   В небольших компаниях эту функцию иногда выполняет главбух или сам директор. Порядок здесь следующий:

• — предарбитражное напоминание контрагенту;
• — исковое заявление в суд;
• — взаимодействие с судебными приставами в рамках процедуры взыскания.

1. Если же взыскать долг не удалось, то его можно списать на убытки.

   Такое право появляется у компании:

1. — при ликвидации должника;
2. — если судебный пристав признает, что взыскать долг невозможно;
3. — если обязательство прекращено вследствие непреодолимых обстоятельств;
4. — если отмена обязательства основана на решении государственного органа;
5. — по истечении срока исковой давности (в общем случае – три года); этот вариант могут использовать только те бизнесмены, которые не пытались взыскать долг через суд.

Как управлять кредиторской задолженностью

1. При заключении договоров нужно стараться согласовать для себя наиболее выгодные условия. Применительно к расчетам это означает – максимально длительная отсрочка платежа. Но при этом следует обращать внимание на изменение цены из-за условий оплаты (если оно есть), а также на размеры штрафов за просрочку.

1. Ответственный специалист должен отслеживать своих контрагентов и обеспечить своевременную оплату или отгрузку товара. Если заплатить вовремя не удалось, следует немедленно связаться с продавцом и постараться договориться об отсрочке или оплате по частям.

1. Ситуацию лучше не доводить до судебного разбирательства. Но если это произошло, то нужно постараться убедить суд в своей добросовестности. Доказательством может быть, например, переписка, направленная на урегулирование задолженности.

   Вернуть долг все равно придется, но суд может снизить размер штрафных санкций.

1. Списать кредиторскую задолженность можно, если контрагент простил задолженность или не востребовал ее в течение срока исковой давности. В общем случае это – три года.

   Такая ситуация может возникнуть, например, если кредитор ликвидирован, а правопреемников у него – нет. При списании кредиторской задолженности у бизнесмена возникает налогооблагаемый доход. 

Вывод

Управление дебиторской и кредиторской задолженностью – важная часть системы управления финансами и компанией в целом.

Необходимо регулярно анализировать структуру долгов, планировать их величину, контролировать текущее состояние и не допускать нарушения договорных обязательств, как самой компанией, так и ее контрагентами.

Доверьте бухгалтерию команде экспертов

Как работать с любой дебиторкой: от нормальной до сомнительной и безнадежной

Дебиторская задолженность — неотъемлемый элемент бизнеса. Сама по себе дебиторка не есть зло, но ее нужно жестко контролировать. Грамотно выстроенный алгоритм управления долгами дебиторов — гарантия финансовой стабильности компании. Расскажем, как это делать.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность — суммы, которые контрагенты задолжали вашей компании. Например, вы внесли предоплату, а работа еще не выполнена. Вы отгрузили товар, а деньги за него от покупателя еще не пришли.

Виды дебиторки

Дебиторка бывает нормальной и просроченной. Пока срок исполнения обязательств по договору еще не истек, задолженность считается нормальной. Если договорной срок уже вышел, а деньги, товары или услуги от контрагента так и не поступили, задолженность становится просроченной. 

В бухгалтерском и налоговом учете просроченную задолженность также разделяют на сомнительную и безнадежную. Сомнительная — это просроченная задолженность, которая не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Просроченная задолженность, которую взыскать невозможно, — безнадежная.

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.  

Как работать с дебиторкой

В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.

→ Если задолженность нормальная

Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате. 

→ Если просрочка до 30 дней

В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.

Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.

Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.     

В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.     

Что делать при просрочке платежа до 30 дней

Ежедневные звонки с напоминанием об оплате, выяснение причин просрочки

Руководитель отдела продаж

Прекращение отгрузок, приостановка выполнения работ, оказания услуг в адрес клиента.

Письменное требование об уплате долга с напоминанием, что в случае невыполнения обязательств клиенту будут начислены штрафы. Личная встреча с руководством должника. Согласование графика погашения задолженности.

→ Если просрочка от 30 до 60 дней

Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.  

Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.  

Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре. 

Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней

Начисление штрафных санкций по договору. 

Отправка претензии в адрес должника курьерской службой.

→ Если просрочка более 60 дней

Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств? 

Есть варианты мирного решения вопроса.

Прощение части долга

Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей.

Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы.

Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.

Продажа долга

Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично.

Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей. Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей.

Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.          

Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд. 

Что делать при просрочке платежа более 60 дней

Повторная личная встреча с руководством должника, совместный поиск решения по погашению долга. 

Составление искового заявления в суд.

Оплата госпошлины, отправка иска курьерской службой в адрес судебной инстанции и копии иска в адрес должника.

→ Если просрочка стала безнадежной

Иногда взыскать долг не удается. Например, приставы прекратили исполнительное производство, поскольку у должника нет имущества и взять с него нечего.

Безнадежную задолженность нужно вовремя выявлять и списывать на убытки. Во-первых, своевременное списание такого долга поможет сэкономить налог на прибыль. Во-вторых, «мертвая» дебиторка искажает реальное положение дел компании: в активе отражаются суммы, которых на самом деле нет. Это значит, что показатели чистой прибыли будут завышены, а результаты финансового анализа — недостоверны.

Что делать в конце каждого квартала

Инвентаризация дебиторской задолженности, выявление и списание безнадежных долгов. 

Как анализировать дебиторскую задолженность

Если регулярно не контролировать размер, качество и скорость оборота дебиторской задолженности, это неизбежно скажется на платежеспособности предприятия.

• Контрагенты не будут исправно выполнять финансовые обязательства.
• Нарушится нормальный цикл превращения долгов дебиторов в денежные средства.
• Периодически будут возникать кассовые разрывы и компания не сможет вовремя расплачиваться с кредиторами.

Контролировать дебиторскую задолженность поможет регулярный анализ финансовых показателей. Анализ всегда выполняется в динамике: надо сравнивать значения показателей за несколько последовательно идущих периодов: месяцев, кварталов, лет. Для этого обычно рассчитывают следующие показатели.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в днях

Показывает, сколько дней занимает цикл превращения дебиторки в денежные средства.

Оборачиваемость дебиторской задолженности =

(Средняя сумма дебиторки ∕ Рассматриваемый период в днях) × Выручка за этот период,

где:

Средняя сумма дебиторской задолженности =

( Дебиторская задолженность на начало периода + Дебиторская задолженность на конец периода ) ∕ 2

Доля просроченной задолженности в общем объеме дебиторки

Отражает качество управления дебиторской задолженностью в компании.

Доля просроченной задолженности =

(Просроченная задолженность ∕ Общая дебиторская задолженность) × 100%

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов

Показывает, насколько правильно выстроена кредитная политика в отношении клиентов.

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов =

(Дебиторская задолженность ∕ Общая сумма оборотных активов) × 100%

Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью

Показывает, какая сумма дебиторки приходится на один рубль обязательств перед кредиторами компании. Оптимально, если размер этого показателя варьируется в пределах от 0,9 до 1,1.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности =

Дебиторская задолженность ∕ Кредиторская задолженность

Пример. Исходные данные для анализа.

Расчет финансовых показателей.

Анализ финансовых показателей

У предприятия значительно снизился объем продаж — из-за этого уменьшился объем оборотных активов, в том числе дебиторской задолженности.

Сократился период оборачиваемости дебиторки. Вероятно, компания пересмотрела кредитную политику с контрагентами и уменьшила период отсрочки платежей по договорам. 

Доля просроченной задолженности резко выросла. Это говорит о снижении платежеспособности клиентов и неэффективной работе персонала с долгами дебиторов.

Выросла доля дебиторской задолженности в оборотных активах. Следовательно, увеличилась доля средств компании, которые заморожены в долгах. 

Пока соотношение дебиторской и кредиторской задолженности остается в пределах нормы. Но общая тенденция негативная. Предприятию нужно направить максимум усилий на снижение величины просроченной задолженности.

Дебиторка в Seeneco

В Seeneco можно выставить счет контрагенту прямо из личного кабинета. Реквизиты получателя подставляются автоматически, а реквизиты контрагента — по номеру ИНН или названию компании. Счет уходит клиенту — оплатить счет можно в пару кликов.

https://www.youtube.com/watch?v=GYhcA5rdq8M\u0026pp=ygVv0JfQsNGH0LXQvCDQvdGD0LbQtdC9INC4INC60LDQuiDQv9GA0L7QuNGB0YXQvtC00LjRgiDRg9GH0LXRgiDQtNC10LHQuNGC0L7RgNGB0LrQvtC5INC30LDQtNC-0LvQttC10L3QvdC-0YHRgtC4

В специальном интерфейсе счета от Seeneco клиент может сразу выбрать банк для оплаты, авторизоваться в интернет-банке и подписать готовое платежное поручение. После оплаты статус счета изменится автоматически, а в разделе «Продажи» вы увидите все выставленные счета и их статусы: «Оплачен», «Не оплачен», «Частично оплачен». Больше никаких потерянных платежей: все на одной экране.

Итог

Дебиторская задолженность нуждается в постоянном контроле. Регулярно анализируйте состояние дебиторки. Разработайте четкий алгоритм по работе с долгами. Используйте все доступные средства воздействия на клиентов для погашения просроченной задолженности: от телефонных переговоров до судебного разбирательства.

Дебиторская задолженность: что это такое простыми словами, ее виды, последствия

Дебиторская задолженность — долги контрагентов, работников или государства перед ИП или компанией: деньги, товары, работы или услуги. Главное, что одна сторона уже выполнила свои обязательства, а вторая еще нет. Например, компания заплатила за дизайн сайта, но сайт еще не сделали. Или ИП отгрузил товары, а ему за них еще не заплатили.

Если бизнесу одновременно должны несколько контрагентов, дебиторская задолженность — сумма всех этих долгов.

Разберем подробнее, что такое дебиторская задолженность и как бизнесу с ней работать.

Кредиторская и дебиторская задолженность — противоположные понятия. Кредиторская задолженность — то, что сам бизнес должен контрагентам, работникам или государству. Например, деньги за полученный товар, выплаты по кредиту или пени.

Часто в одно и то же время бизнес сам что-то должен и ему должны. Кредиторскую и дебиторскую задолженность организации отражают в бухгалтерском учете. ИП ведут учет задолженности в произвольном виде, например в Excel.

Соотношение кредиторской и дебиторской задолженности помогает оценивать финансовое состояние компании или ИП. Если долг бизнеса больше, чем дебиторская задолженность, возможно, бизнес работает неэффективно.

Чтобы этого избежать, составляют финансовую модель.

Что такое финансовая модель и как ее построить

Дебиторскую задолженность делят по основанию возникновения, срокам и вероятности погашения.

По основанию возникновения. Кто и за что должен бизнесу: контрагенты, работники или государство. Например, поставщик должен привезти оплаченный товар, работник — отработать отпускные, которые он получил за отпуск, предоставленный авансом. Государство — вернуть переплату по налогам.

По срокам погашения. Задолженность бывает краткосрочной и долгосрочной.

Если долг должны вернуть в течение года, задолженность считается краткосрочной. Она относится к оборотным активам бизнеса и влияет на его ликвидность — возможность рассчитаться с кредиторами.

От ликвидности может зависеть, даст ли банк кредит бизнесу.

Предполагается, что краткосрочную задолженность дебиторы могут погасить быстро, а значит, она поможет компании или ИП расплатиться по кредиту.

Что такое активы бизнеса

По срокам исполнения обязательств. Срок исполнения обязательств показывает, не опаздывает ли должник с исполнением. Задолженность бывает нормальной и просроченной.

Нормальная задолженность — если срок по договору еще не истек. Просроченная — если должник опаздывает с погашением обязательств.

По вероятности выплаты. Если срок погашения уже вышел, задолженность может быть сомнительной или безнадежной.

Что такое арбитражный суд

Сомнительная задолженность не обеспечена залогом или банковской гарантией. Шанс, что ее погасят, остается, но это зависит от состояния дебитора. Например, если у компании-должника началась процедура банкротства, вероятность погашения долга очень невелика.

Задолженность считается безнадежной, если истек срок исковой давности — три года, если контрагента признали банкротом, компанию ликвидировали или пристав вернул исполнительный лист в связи с невозможностью взыскания. Например, не нашел должника или нашел, но у него нет денег и имущества. Бизнес уже не сможет обратиться в суд, чтобы вернуть долг.

https://www.youtube.com/watch?v=GYhcA5rdq8M\u0026pp=YAHIAQE%3D

Дебиторскую задолженность нужно контролировать. Иначе может случиться так, что у компании или ИП не будет денег на зарплаты сотрудникам или закупку, а быстро получить долги от контрагентов не получится.

Есть несколько способов снизить дебиторскую задолженность:

1. Оценить финансовые возможности и лимиты. Еще до того, как отгружать продукцию в долг, нужно понять, сколько бизнес может одолжить контрагентам без ущерба себе.
2. Инвентаризировать долги — проверить, кто и какую сумму вам должен, и сделать расчет дебиторской задолженности. Обычно расчетом занимается бухгалтер — сверяет, например, на какую сумму отгрузили товар или сколько перечислили контрагенты. Помимо этого, нужно проверить, что можно считать сомнительными долгами и какую задолженность уже можно списать как безнадежную.
3. Проверить платежеспособность контрагентов — возможно, контрагент уже на стадии банкротства. Чтобы получить от должника деньги, компании нужно попасть в реестр кредиторов, иначе вернуть долг не получится.
4. Продумать систему штрафов и пени для контрагентов, которые не платят вовремя.
5. Определить четкие даты оплаты долга и отправлять напоминания накануне этой даты.
6. Оценить ресурсы для взыскания долга. Например, если все сроки вышли, контрагент вас игнорирует и бизнес хочет обратиться в суд, нужно посчитать, во сколько обойдутся судебные расходы, — может быть, они будут больше суммы долга.

Лучше всего проверять надежность контрагентов еще в начале работы, а не после того, как появилась задолженность, — например, можно обнаружить, что на компанию подали в суд уже несколько заказчиков.

Как проверить надежность контрагентов

Для проверки можно воспользоваться открытыми ресурсами.

Если новые партнеры появляются постоянно, для их проверки можно воспользоваться услугами юриста.

Дебиторская задолженность часто становится причиной кассового разрыва.

У компании есть дебиторская задолженность: контрагент должен заплатить за поставку товара.

Пока контрагент еще не заплатил, компания берет деньги с расчетного счета и закупает материалы, чтобы производить новые товары. Случается кризис — продажи падают, выручка уменьшается.

Если должник не заплатит вовремя, у компании не будет денег на текущие расходы, например чтобы выдать зарплату сотрудникам.

Рискованно надеяться, что контрагент вернет деньги вовремя, если дата возврата долга незадолго до дня зарплаты. Лучше на это не рассчитывать и заранее отложить деньги для зарплаты сотрудникам

На случай кассовых разрывов можно подключить в банке овердрафт — краткосрочный кредит, который позволяет тратить деньги на срочные необходимые расходы даже при нулевом балансе. А когда деньги от должников поступают на счет, овердрафт погашается автоматически.

Что такое овердрафт

Если контрагенты платят вовремя, можно распланировать поступления и расходы так, чтобы не оказываться без денег. Но всегда остается риск, что контрагент не погасит долг, даже если он добросовестный, например если у него в бизнесе что-то пошло не так.

У дебиторской задолженности есть срок исковой давности — 3 года с даты возникновения. Если за это время ничего не предпринять, потом деньги уже не вернуть. Рассказываем, что можно сделать в эти три года.

О сроке исковой давности

Обнулить срок давности. Предположим, контрагент обещает вернуть долг, просит перенести дату — и так в течение пары лет.

Компания ему верит, но не доверяет настолько, чтобы оставить долг на словах. Чтобы срок давности не прошел, нужно составить акт сверки взаиморасчетов.

В нем фиксируют сумму задолженности, и если обе стороны подписывают его, то три года начинают отсчитываться заново с даты подписания акта.

Важно, чтобы со стороны должника акт подписал директор или сам ИП: у других лиц нет полномочий признавать долги. По доверенности ее может подписать главный бухгалтер, но тогда реквизиты доверенности нужно будет указать в акте сверки.

В акте сверки зафиксирован долг в 12 140 ₽. Три года начнут отсчитываться с даты подписания акта обоими контрагентами

Договориться о рассрочке или отсрочке. Бывает, что у контрагента проблемы в бизнесе. Чтобы повысить шансы погашение долга, можно условиться о реалистичных для должника условиях, например платить по частям.

Обратиться в суд. В России обязательно досудебное урегулирование конфликтов — нужны доказательства, что кредитор пытался решить вопрос мирным путем. Чтобы их получить, нужно отправить контрагенту письменную претензию с требованием погасить долг.

О досудебном урегулировании

Можно отправить ее почтой с уведомлением о вручении или передать лично. Советуем сделать копию претензии и попросить должника подписать ее. Если дело дойдет до суда, уведомление и копия с подписью пригодятся как доказательство, что кредитор пытался договориться мирно.

Если контрагент проигнорирует претензию, можно обратиться в суд. Сумма долга будет складываться из основной задолженности, неустойки, пеней или штрафов.

Бывают ситуации, когда даже суд не поможет вернуть долг. Например, если контрагент-должник стал банкротом, за счет оставшихся средств он обязан в первую очередь исполнить обязательства перед работниками и государством, а потом уже перед кредиторами. И до них очередь может даже не дойти.

Если есть опасения, что контрагент не заплатит, можно застраховать долг. В таком случае, если должник не будет платить, деньги вернет страховая компания, но возьмет за это комиссию.

Как работает страховая компания

Есть два вида страхования — по полису и генеральное.

Страхование по полису. На каждую конкретную сделку выписывают полис, где указывают дату отгрузки, номер товарной накладной или акта о выполнении работ или оказании услуг и сумму долга.

Генеральное страхование. Бизнес заключает одно общее соглашение со страхователем. Оно распространяется на все поставки контрагентам, которые оплачивают товар, работы или услуги в рассрочку.

Страховым компания невыгодно покрывать долги, поэтому они могут затруднять получение выплат — например, указать в договоре слишком узкие условия, при которых долг будет считаться страховым случаем. Нужно внимательно изучить договор, чтобы быть уверенным, что это подходящие условия для вашей ситуации с контрагентами.

Если не получилось договориться с контрагентом и нет времени обращаться в суд, задолженность можно продать. Тогда взысканием долга будет заниматься ее покупатель.

Есть три способа продать задолженность.

Через факторинг. Продажа происходит заранее, если бизнес планирует сделку с отсрочкой платежа, а не в тот момент, когда задолженность уже накопилась. Банк или факторинговая компания расплачивается с предпринимателем или компанией сразу, а контрагент выплачивает им долг позже.

Что такое факторинг

Задолженности обычно продаются по цене гораздо ниже фактической — ведь это риск для покупателя. Иногда долг можно продать всего за 5% от всей суммы. Но зато можно быстро получить хоть какие-то деньги — к примеру, если из-за дебиторской задолженности бизнес сам не может расплатиться с кредиторами или сделать новую закупку.

1. Дебиторская задолженность — все, что контрагенты, работники и государство должны ИП или компании. Это могут быть деньги, товары, невыполненные работы или неоказанные услуги.
2. Дебиторская задолженность может быть причиной кассового разрыва, если сама компания уже рассчиталась по своим счетам и у нее не осталось денег, а долг ей еще не вернули.
3. Если должник не платит и образовался кассовый разрыв, можно взять краткосрочный кредит — овердрафт.
4. Задолженность можно застраховать, но нужно внимательно изучать договор, чтобы сделки с контрагентами подходили под страховые случаи.
5. Если срочно нужны деньги, а должники не платят, дебиторскую задолженность можно продать по более низкой цене.